Электронный кассовый аппарат: особенности, виды и характеристики

Введение инновации

Такие электронные аппараты, передающие данные в ФНС посредством интернета, успешно применяются с июля 2017 года. Но наблюдались и сбои в ПО, которые блокировали работу миллионов продавцов сразу. В скором времени (с июля 2019-го) число пользователей электронных касс достигнет 3,5 млн.

К их числу прибавятся и те предприниматели, кто сегодня оказывает услуги населению, используя БСО (бланки строгой отчетности). С начала июля 2019-го они будут вынуждены использовать для выдачи данных бланков автоматизированные системы. Последние также признаются ККТ. Смогут ли производители подобных устройств, операторы фискальных данных обеспечить бесперебойную работу всей этой техники – один из актуальных вопросов на сегодня.

По самым современным требованиям, электронные кассы в России обязательно должны обладать следующими характеристиками:

Передавать данные о покупке ОФД в онлайн-режиме.
Формировать электронные чеки для потребителей и покупателей.
Обеспечивать печать фискальной информации.

Регистрация в налоговой

Как уже было сказано выше, контрольно-кассовую машину (ККМ) необходимо зарегистрировать в налоговой службе. Для этого следует обратиться в службу по месту прописки либо же выбрать посредника, который является специальной организацией. Она способна по доверенности выполнить всю работу за владельца предприятия.

Специалист должен принести в налоговую все документы, которые необходимы для регистрации. Речь идет о бумаге, подтверждающей просьбу о постановке на учет машины в налоговой. Необходимо предоставить ИНН, кассовую книгу, журнал кассира, а также документ, который подтверждает вызов специалиста по обслуживанию. Также следует приложить заявление, которое будет заранее заполнено. Речь идет о документе, который является просьбой на регистрацию машины.

Также следует предоставить договор о вводе машины в эксплуатацию, инструкцию к ККМ, а также пломбу, карточку регистрации и договор на техобслуживание. Дополнительно следует предоставить паспорт заявителя и сам прибор. Поставить устройство на учет необходимо до того как начнет работать на нем операционист. Иначе это будет считаться нарушением.

Что такое 54-ФЗ

Закон 54-ФЗ регламентирует правила применения контрольно-кассовой техники на территории РФ

Согласно 54-ФЗ, денежные расчеты с населением разрешается выполнять только с использованием контрольно-кассовой техники — онлайн касс. На кассе должна быть установлена актуальная прошивка, обеспечивающая корректную передачу данных о транзациях в ФНС. Покупателю товаров или услуг продавец обязан выдать кассовый чек в бумажном или электронном виде

Запрещено использование онлайн кассы без фискального накопителя (ФН). Это устройство является резервным хранилищем данных о всех транзакциях (продажах, возвратах и пр.). Фискальный накопитель подлежит обязательной периодической замене — через 13 или 36 месяцев, в зависимости от вида деятельности и системы налогообложения владельца кассы

Онлайн касса должна всегда быть подключена к интернету для онлайн передачи данных о каждой продаже (транзакции) в облачное хранилище. Следить за тем, что касса подключена к интернету обязан владелец кассы.

Сохранность данных о продажах и передачу их в ФНС обеспечивает оператор фискальных данных (ОФД), с которым владелец кассы обязан заключить договор на обслуживание.

Касса должна быть зарегистрирована в ФНС — по интернету через Личный кабинет на сайте nalog.ru.

Полное название и ссылка на официальный документ: Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт”.

Начиная с 2016 года в 54-ФЗ вносились многочисленные изменения, ниже приведены ссылки на основные.

Федеральный закон от 03.07.2016 № 290-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт” и отдельные законодательные акты Российской Федерации”. Этот Закон и является началом кассовой реформы, и повсеместного внедрения онлайн касс.

Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ “О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации”

Федеральный закон от 06.06.2019 № 129-ФЗ “О внесении изменений в Федеральный закон “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации””

Федеральный закон от 26.07.2019 N 238-ФЗ “О внесении изменений в статью 33.1 Федерального закона “О государственно-частном партнерстве, муниципально-частном партнерстве в Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации” и отдельные законодательные акты Российской Федерации”

Полный список государственных документов, регламентирующих правила применения ККТ на территории РФ вы можете найти на официальном интернет-портале правовой информации www.pravo.gov.ru

Вендинговая деятельность

Также предполагает ведение автоматизированной торговли

При выборе контрольно-кассовой техники необходимо обратить внимание на совместимость с другим оборудованием, задействованным в бизнес-процессах. Часть торговых автоматов не поддерживает онлайн-кассы или же для интеграции могут потребоваться модели с определенным набором функций

Для вендингового бизнеса можно выбрать следующие аппараты:

Казначей-ФА;
PAY ONLINE 01-ФА;
Умка 01-ФА;
Искра Прим 21 ФА.

Все перечисленные модели упрощают ведение бухгалтерского учета, сведения о выручке и проданных товарах передаются в режиме онлайн. Встроена в онлайн-кассы также функция настройки уведомлений. Субъекты хозяйственной деятельности могут получать оповещения об остатках товара или ошибках в работе вендингового устройства.

Работа на ККМ

Перед тем как начать работать на ККМ в розничной торговле, необходимо выполнить ряд манипуляций. Операционист должен ознакомиться с правилами эксплуатации и подписать соответствующий документ, который будет подтверждать это.

Помимо этого человеку все равно необходимо прочесть инструкцию, для того чтобы понять, как пользоваться компьютерно-кассовым аппаратом. Не следует забывать, что вся материальная ответственность при недочетах в производственном цикле будет лежать именно на кассе. Каждый день кассиру нужно будет вносить в журнал данных информацию о полученной выручке.

Не стоит забывать, что компьютерно-кассовая машина должна быть настроена на печать реквизитов в чеках. Этим вопросом будет заниматься не кассир, а специалист из центра обслуживания. В инструкции к ККМ все подробно описано. Среди обязательных реквизитов следует выделить:

ИНН предприятия;
его название;
заводской номер аппарата;
порядковый номер напечатанного чека;
общую сумму к оплате;
наличие реквизита фискального режима;
дата и время покупки.

К необязательным полям относят отделы, вывод об уплате налога в чеке, а также пароль кассира.

Перед началом работы в кассовую машину необходимо вставить ленту, а после этого включить устройство и проверить дату. Далее необходимо провести один чек, чтобы понять, хорошее ли качество печати. Для этого печатается нулевой чек или же Х-отчет. Кассовые чеки следует выдавать при оплате услуг и продуктов, а не вместе с выдачей товаров.

Особенности конструкции и функциональное предназначение

Что такое контрольно-кассовая машина (ККМ) и можно ли ее использовать в условиях деятельности небольшого частного предприятия? Как выбрать контрольно-кассовое устройство, оптимально подходящий для обеспечения финансовой жизнедеятельности конкретной организации или индивидуального предприятия в 2019 году? Чтобы правильно ответить на данные вопросы, стоит немного подробнее ознакомиться с особенностями конструкции рассматриваемого оборудования и его функционального применения.

Различают два основных вида КММ: портативные и стационарные.

Портативный кассовый аппарат представляет собой миниатюрное высокотехнологичное устройство, предназначенное для считывания базовой информации с магнитных карт, встроенных в современные ценники или ярлыки.

Кассовый аппарат данного типа зачастую состоит из таких базовых компонентов:

контрольная лента электронного формата;
встроенный GSM- либо GPRS-модем;
считыватель электронной карты;
встроенная клавиатура.

Эффективность и надежность таких устройств достаточно высока, а диапазон доступных опций находится в зависимости от конкретно выбранной вами модели. В 2019 году ожидается появление новых интересных модификаций.

https://www.youtube.com/watch?v=XZdlBm5ozTo

Кассовый аппарат стандартного типа представляет собой, фактически, настоящий компьютер, операционная часть которого состоит из:

монитора;
клавиатуры, используемой для ввода данных;
считывателя магнитных карт и информационных данных;
печатающего устройства, с помощью которого данные переносятся на специальную бумажную ленту.

Стоит отметить, что практически любой кассовый аппарат современного образца, который вы захотите выбрать, имеет возможность проводного подключения к Интернет-сети. Это обеспечивает доступ к единым финансовым реестрам кассовых аппаратов, без внесения в который применение ККМ считается незаконным и может повлечь за собой экономические санкции (штраф в сумме от 4 до 6 тысяч рублей, в зависимости от формы и степени тяжести нарушения).

Кроме того, основные виды ККМ определяются в зависимости от характера их функционирования: является ли оно автономным, или нет.

Автономный кассовый аппарат может работать без подключения к основному компьютеру, и характеризуется наличием встроенных блоков фискальной памяти и памяти электронной контрольной ленты (ЭКЗЛ). Такое устройство зачастую имеет портативный формат и подходит в условиях мобильного использования. Впрочем, новые модели, выход которых ожидается в 2019 году, могут иметь в наличии опцию подключения к компьютеру, для ввода начальных настроек и их дальнейшей коррекции, а также соединения с унифицированной базой данных.

В то же время, неавтономныйкассовыйаппарат (фискальный регистратор) более объемен и требует обязательного подключения к наружной операционной системе. Такие устройства более охотно используют крупные торговые центры, предприятия, акционерные общества со значительным оборотом денежно-наличных потоков.

Кроме того, выделяют пассивные и активные типы контрольно-кассовых систем. Пассивные ККС не могут самостоятельно обрабатывать получаемую информацию, и управлять системой, в отличии от оборудования активного типа, которое.

Фактически, это даже не кассовый аппарат, а своеобразный чековый принтер, который также обладает блоком внутренней памяти. Но их использование мало распространено, ввиду узкой спецификации, и немного устаревшего функционального диапазона.

Бюджетный выбор кассового аппарата

Когда предприниматель только начинает свою деятельность, его волнует вопрос: как выбрать кассовый аппарат с минимальными затратами. Экономии при покупке кассы можно добиться, если приобретать его в ТЦО и одновременно заключать договор на обслуживание оборудования. Такая операция дает скидку в размере до 2 тысяч рублей. Помимо этого компания сама проводит регистрацию устройства в налоговых органах. Но такой вариант подходит, если нужна распространенная модель, так как выбор в таких компаниях значительно ограничен.

При покупке можно взять аппарат с минимальным необходимым для Вашей деятельности набором функций. Не стоит приобретать слишком мощный или многофункциональный аппарат, если у Вас предполагается средний или низкий товарооборот.

Меркурий 115Ф

Среди наиболее доступных онлайн-касс стоит отметить модель Меркурий 115Ф. Стоимость устройства начинается с 5 500 рублей.

Наряду с моделями 180Ф и 185Ф она крайне популярна у представителей малого бизнеса и на транспорте. Это автономное устройство весом 1 кг способно проработать от встроенного аккумулятора до 30 часов. В пересчете на печать чеков полного заряда хватает на 500 чеков. Ширина чековой ленты — 57.5 мм. Скорость печати — 7 строк в секунду (35 мм в секунду). Имеется бесшумная термопечать. Замена ленты по быстрой схеме EasyLoad. Автоотрез не предусмотрен.

На корпусе располагаются 24 прорезиненные механические кнопки, небольшой экран с разрядностью 8 знаков, а также различные индикаторы: открытия крышки, малого количества бумаги. Модель оснащена портами microUSB и RS-232 для быстрого соединения с компьютером и подключения весов. Имеется поддержка Wi-Fi для обмена данными и подключение по мобильной сети GSM (есть слот для sim-карты).

Особенностью аппарата является объемная номенклатурная база, включающая в себя до 10 тыс. наименований товаров. Однако для настройки, а также для создания и изменения карточек товаров, кассу надо подключать к компьютеру. Для расширения памяти в специальный слот вставляют microSD. Чтобы добавить позицию в чек, надо ввести на клавиатуре код, который соответствует добавляемому товару.

Эта касса подходит для владельцев малого бизнеса, а также для выездной торговли. Меркурий 115Ф часто устанавливают в автобусах для приёма оплаты за проезд. Печать билета осуществляется одним нажатием кнопки.

Касса Ф

Среди моделей стационарного типа стоит отметить Кассу Ф. Она относительно компактная – 279×156×99 мм и не слишком тяжёлая – около 700 грамм. Оснащается цветным ЖК-дисплеем и механической буквенно-цифровой клавиатурой. Присутствуют функциональные кнопки. Стоимость устройства в районе 23 000 рублей.

Касса Ф имеет поддержку работы с программными продуктами 1С и может гармонично интегрироваться в систему бухучета предприятия. В ней предусмотрена возможность гибко вносить изменения в структуру в случае изменений в законодательстве.

Личный кабинет доступен в браузере в качестве облачного сервиса. Со смартфона можно удаленно следить за средним чеком, текущей выручкой, эффективностью проводимых акций и т.д.

P.S. Надеемся, что приведенный обзор оказался вам полезным. Желаем успехов вашему бизнесу.

Что такое кассовый аппарат

Функцией кассового аппарата является регистрация факта реализации продукта. Продавец вносит данные о покупке, или терминал сам распознаёт штрих-код товара, его количество и стоимость, после чего происходит операция закрытия чека. Далее покупатель оплачивает свою покупку и получает чек на кассовой термоленте.

Современный кассовый аппарат состоит из следующих компонентов:

клавиатура;
экран (или тачпад);
печатающее устройство;
память.

По сути — это небольшой компьютер с фискальной памятью, которая не поддаётся изменению и сохраняет в себе все операции по приобретению товаров. Такая память фиксирует все операции, подлежащие налогообложению.

Из каких элементов состоит онлайн-касса

Большинство приобретателей онлайн-касс даже не задумываются об устройстве ККМ. На самом деле, это важные знания, которые помогают правильно выбрать хорошее оборудование. Необязательно вникать в каждую деталь конструкции – её материалы, разновидности и т. д. Но, понимать из чего состоит касса, и какие функции выполняет тот или иной элемент, все же необходимо.

Итак, стандартный кассовый прибор состоит из следующих элементов:

Корпус – это внешнее покрытие прибора. Корпус может быть пластиковым или резиновым. Некоторые изделия покрыты корпусами смешанного типа. Пластиковые выглядят красиво, их покрытие глянцевое, с блеском. Но пластик – очень хрупкий материал. Плохо переносит даже малейшее физическое воздействие. В то время как резиновый корпус не подвергается царапинам, деформациям, лучше «противостоит» ударам.
Клавиатура. Не менее важная часть оборудования. Клавиатура есть не во всех модификациях. Чаще всего она встречается в автономных кассах. При выборе ККМ надо внимательно изучить клавиши. Они не должны западать при нажатии, быть расшатанными или поврежденными. Отличным материалом для клавиш признана резина или каучук. Но производители часто отдают предпочтение пластику, так как этот материал дешевле.
Дисплей. Он присутствует в большинстве современных онлайн-касс. На нем отображается информация по операциям. Все вводимые команды через дисплей передаются в программу и подлежат исполнению. Изготавливают дисплеи из прозрачного пластика или стекла. Есть и жидкокристаллические варианты. Они более хрупки для механических воздействий, поэтому ЖК-дисплеи не рекомендуется трогать пальцами.
Печатающий принтер. Эта деталь встроена в кассу. Для ее функционирования необходима специальная краска и бумага. К каждой модели подходит свой принтер, на котором имеется индивидуальный код. Изготавливают печатающий элемент из пластиковых деталей. Есть и металлические принтеры. Либо комбинированные.
ФН (фискальный накопитель) – элемент, запоминающий все данные по расчетным операциям. Накопитель собирает информацию и в нужный момент передает ее через программу в налоговый орган. Требования закона №54 сводятся к необходимости приобретать онлайн-кассы только с фискальными накопителями. Они могут быть встроенными или внешними. Но, обязательно подлежат регистрации в налоговой инспекции по месту деятельности предпринимателя.

В обновленных моделях есть также принтеры для чеков с QR-кодами, сетевые карты, передающие данные, регистраторы фискальные, формирующие информацию обо всех операциях.

Разновидности аппаратов

Все онлайн-кассы можно условно разделить на два класса:

Автономные. Их отличает то, что такие устройства могут самостоятельно выбивать чеки. Для работы не требуется их подключения к кассовому оборудованию или компьютеру. Некоторые такие кассы не нужно постоянно подсоединять к электросети – они способны работать от встроенной батареи. Техника также имеет модуль связи для передачи информации оператору фискальных данных.
Смарт-терминалы. Планшет или смартфон, объединенный в одном корпусе с фискальным принтером. На устройство устанавливается специальное кассовое ПО, которое и управляет формированием фискальной документации.

Что такое ККМ? Контрольно-кассовая машина: обзор, инструкция, техническое обслуживание

Пассивная системная ККМ может использоваться как автономная ККМ.

Активная системная ККМ — кассовый аппарат может принимать от компьютера сигналы управления на фиксацию продажи и распечатку чека, но не имеет возможности повлиять на работу компьютерной системы. К активной системной ККМ относится также POS-терминал — ККМ с фискальной памятью, обладающая возможностями персонального компьютера по вводу-выводу, хранению, обработке и отображению информации. Активная системная ККМ может использоваться как пассивная системная или автономная ККМ.

Фискальный регистратор — активная ККМ, не способные работать в отрыве от компьюторно-кассовой системы. По сути, она является «фискальным принтером», поэтому он может работать только в составе компьютеризированной кассовой системы (POS-системы).

ККТ для интернет-магазинов

В широком смысле выделяют три варианта оплаты товара в интернет-маркете:

Предоплата за товар взымается на сайте.
Товар оплачивается наложенным платежом.
Расчет «по квитанции».

У каждого способа есть свои особенности, и аппаратура им подойдет разная.

Предоплата взымается на сайте

В этом случае в соответствии с «Законом о кассах» продавец обязан передать покупателю электронный кассовый чек. Конечно, можно распечатать и бумажный и отправить вместе с товаром по почте или курьером, но это необязательно.

С точки зрения оборудования, есть два варианта:

Обычная онлайн-касса. Интегрируется с виртуальным магазином посредством облачных сервисов. Получается, что одна касса одновременно обслуживает две точки – и офлайнову, и онлайновую. Для реализации такого подхода потребуется установить и правильно настроить ПО).
Специализированная автоматическая касса для виртуальных магазинов. Физически находится в закрытом дата-центре. Он обеспечивает ее защиту и бесперебойную работу. Такую кассу можно взять в аренду, месячное обслуживание обойдется примерно в 2000 рублей/месяц (цены можно посмотреть у нас на сайте). Дополнительная трата в этом случае одна – понадобится купить фискальный накопитель, который будет зарегистрирован на ваш магазин.

Какой выбирать? Если у вас уже есть кассовый аппарат – первый, если его нет – второй. Так будет экономичнее всего.

Расчет наложенным платежом

При этом покупатель отдает деньги за товар по факту его получения – отдает курьеру, специалисту в пункте выдачи или оператору Почты России.

В этом случае онлайн-касса работает в стандартном режиме. Единственный значимый нюанс – нужно будет делегировать полномочия по отпуску товара так называемому платежному агенту (службе доставки, почте и так далее). При этом будет использована онлайн-касса, которая записана на агента.

Расчет по квитанции

Схема похожа на расчет с наложенным платежом.

Работа строится так:

Покупатель скачивает с сайта квитанцию и оплачивает ее.
Продавец выдает покупателю электронный чек (крайний срок – следующий после фактической оплаты рабочий день). Если электронный чек по техническим причинам невозможно отправить – например, покупатель указал неверный номер телефона или некорректно записал почту – полагается выдать бумажный. Сделать это можно, когда человек обратится за товаром или посетит пункт выдачи по иному поводу. При этом чек выбивается в срок, даже если покупатель еще не пришел. В этом случае чек сохраняется до возможности вручения.

Специальных аппаратов для работы по этому методу не потребуется.

ЭЦП и онлайн-кассы

Разберемся, нужна ли электронная подпись для кассовых аппаратов. Да, ведь договор с ОФД на передачу фискальных данных в ФНС должен быть заверен именно ЭЦП. Она оформляется на ИП, руководителя организации или доверенное лицо.

Подпись позволит регистрировать онлайн-кассы в считаные минуты. С ее помощью в личном кабинете электронной ККТ также можно подписывать следующую документацию:

Заявления о регистрации и перерегистрации онлайн-касс.
Заявления о снятии кассового аппарата с регистрационного учета.
Отчеты о закрытии фискального накопителя.
Отчеты по изменению параметров при регистрации электронной кассы.

Электронные кассовые аппараты с 1 июля 2019 года должны быть введены большинством ИП.

Мы рассмотрели особенности, разновидности, стоимость данной техники, возможность применения ЭЦП.

Классификация по конструкции

Что такое ККМ, рассмотрим немного позже, а пока следует заметить то, как именно разделяются машины по конструкции:

Автономные приборы имеют расширенный функционал. Они являются дополнительными устройствами по вводу-выводу. К таким можно отнести портативные аппараты, которые способны работать без постоянной подачи электропитания. Перед использованием такой системы необходимо ознакомиться с инструкцией, которая идет в комплекте.
Следующий вид классификации – это фискальные регистраторы. Они являются приборами, которые могут функционировать только в комплекте с другой компьютерно-кассовой техникой. Все данные они получают посредством канала связи.
Следующий вид – активные системные ККМ. Что такое? Данный прибор может функционировать в компьютерно-кассовой системе, максимально управляя ее работой. К таким видам техники относятся терминалы типа POS.
Пассивные системы кассовой техники представляют собой машины, которые способны работать в компьютерно-кассовой системе, но управлять ее работой они не имеют возможности.

Касса и ККМ

Кассовый аппарат и контрольно-кассовая машина – это два разных прибора. В народе оба варианта техники называют одинаково, но эти понятия имеют совершенно разные значения.

Кассой называется прибор, который может совершать любые наличные операции. Речь идет и о доходах, и о расходах. Все операции, которые происходят с наличными, должны происходить на кассе. Как правило, у частных предприятий и организаций всегда имеются наличные операции, поэтому кассовый аппарат нужен практически всем.

Компьютерно-кассовая машина должна использоваться во всех случаях, когда человек выбрал при создании частной деятельности систему налогообложения ЕНВД. В таком случае покупать и использовать кассовый аппарат нет смысла. В таких ситуациях используется БСО.