Скачать образец документа
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
ФОРМА КНИГИ
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ
----T----------------T---------T--------T---------T---------T----------T--------T------T--------T--------¬
¦No.¦Дата приема на ¦Фамилия, ¦Серия и ¦Долж- ¦Наиме- ¦Дата и No.¦Расписка¦Полу- ¦Дата вы-¦Расписка¦
¦п/п¦работу, заполне-¦ имя и ¦ номер ¦ность, ¦нование ¦приказа ¦ответ- ¦чено ¦дачи на ¦работни-¦
¦ ¦ния трудовой ¦отчество ¦трудовой¦профес- ¦места ¦(распо- ¦ственно-¦за за-¦руки ¦ка в по-¦
¦ ¦книжки или ¦владельца¦ книжки ¦сия, спе-¦работы ¦ряжения) ¦го лица,¦полне-¦трудовой¦лучении ¦
¦ ¦вкладыша в нее ¦трудовой ¦ или ¦циаль- ¦(с указа-¦или ино- ¦приняв- ¦нные ¦книжки ¦трудовой¦
¦ +-----T----T-----+ книжки ¦вкладыша¦ность ра-¦нием ¦го реше- ¦шего или¦тру- ¦при ¦книжки ¦
¦ ¦число¦ме- ¦ год ¦ ¦ в нее ¦ботника, ¦струк- ¦ния ра- ¦запол- ¦довые ¦увольне-¦ ¦
¦ ¦ ¦сяц ¦ ¦ ¦ ¦который ¦турного ¦ботода- ¦нившего ¦книжки¦нии ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦сдал тру-¦подраз- ¦теля, на ¦трудовую¦или ¦(пре- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦довую ¦деления),¦основа- ¦книжку ¦вкла- ¦краще- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжку ¦куда ¦нии ¦ ¦дыши ¦нии тру-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦или на ¦принят ¦которого ¦ ¦в них ¦дового ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦которого ¦работник ¦произве- ¦ ¦(руб.)¦догово- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заполнена¦ ¦ден при- ¦ ¦ ¦ра) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦трудовая ¦ ¦ем ра- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжка ¦ ¦ботника ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦или вкла-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дыш в нее¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----+----+-----+---------+--------+---------+---------+----------+--------+------+--------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
L---+-----+----+-----+---------+--------+---------+---------+----------+--------+------+--------+---------
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Книга: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Книга» по всему сайту
- «Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Форма книги учета движения документов государственного фонда данных
- Форма книги учета предоставленных сведений из государственного реестра уставов муниципальных образований
- Форма книги учета движения бланков разовых пропусков за каждый день на промышленных предприятиях и других объектах Министерства морского флота СССР
- Форма книги учета работы с документами государственного фонда данных территориального органа Роснедвижимости
- Форма книги учета товаров, хранящихся на таможенном складе
- Форма книги учета движения документов государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства, страховых копий
- Форма книги учета поступлений документов при организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
- Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
- Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
- Форма книги учета утвержденных документов в области стандартизации
Основные требования к заполнению журнала
Работодатель обязуется вести контроль приёма трудовых книжек. Правовая и нормативная база процесса ведения журнала находится в трудовом законодательстве.
Кодексом контролируется и процесс получения работодателем бланка книги, требует выполнения конкретных правил:
- Приходно-расходная книга – ведёт учёт основной документации, бланков. Документ ведёт бухгалтерия, вписывает принятые и отпущенные бланки новых сотрудников, вкладыши с указанной стоимостью.
- Книга учёта движения документации, вкладышей. Документ ведёт кадровый специалист. Единая форма книги, установленная трудовым законодательством, имеет единые формы для заполнения.
Так, к основным обязательствам относится:
- сбор трудовых книг;
- выдача новой книги при первичном поступлении сотрудника на работу;
- заполнение титульной страницы в соответствии с требованиями законодательства;
- фиксирование сведений о наградах, всех местах работы;
- хранение документа исключает возможность уничтожения, потери, просмотра бумаг чужими физическими лицами;
- вносятся записи об увольнении;
- документ выдаётся родственникам при непредвиденных обстоятельствах.
Учёт документации сопровождается конкретными правилами, законами, что позволяет правильно вести контроль документации. Титульный лист заполняется бухгалтерией при поступлении на работу первый раз. Документация ведётся тщательно, новая информация регулярно вносится в документ с требуемыми поправками.
Правила заполнения
В соответствии с законодательными нормами на обложке журнала указывается полное название компании, период, на протяжении которого велся документ. Характер информации внутри книги зависит от причины ее внесения.
При трудоустройстве
Так, при приеме на работу в столбцы бланка вносятся такие сведения:
- номер по порядку (1 столбец);
- дата внесения данных (2,3,4 столбцы);
- ФИО владельца ТК. Чтобы избежать возможности наложения штрафа контролирующими органами, фамилию, имя и отчество работника следует прописывать полностью (5 столбец);
- серия и номер ТК, а при наличии и вкладыша (6 столбец);
- данные о занимаемой владельцем ТК должности, его профессии и специальности. Информация вносится согласно приказу о приеме на работу, дальнейшие факты повышения сотрудника или перевода на другую должность в книге учета не отображаются (7 ст.);
- название структурного отдела (согласно приказу)(8 ст.);
- дата и номер приказа (9 ст.);
- сведение о сотруднике, уполномоченном на заполнение ТК (10 ст.).
Обратите внимание! Сведения, подлежащие фиксации в 11 графе, на данный момент утратили свою актуальность, поскольку средства на покупку ТК сегодня не выделяются
При увольнении
При увольнении записи вносятся только в 12 и 13 графу бланка. В 12 прописывается дата последнего рабочего дня, в 13 — подпись владельца ТК, свидетельствующая о факте получения документа на руки.
Если работника нет на работе в день увольнения, порядок действий будет следующим:
- направить ему письмо с уведомлением с просьбой дать разрешение на почтовую отправку ТК или же прийти за ней лично;
- вложить ксерокопию письма и уведомления в книгу учета;
- зафиксировать реквизиты платежного поручения в журнале.
Если по итогам проделанной процедуры сотрудник так и не явился за своей ТК, она остается на предприятии и хранится в соответствии с установленными правилами на протяжении 75 лет.
Образец ведения журнала трудовых книжек
Журнал ведения трудовых образец Для учета используется типовой бланк, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.
Берите книги регистрации в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго: до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.
Страницы книги нумеруют и сшивают определенным образом: концы шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки. На полосе, фиксирующей концы нитки, указывают числом и словами количество листов и заверяют подписью руководителя. Полную нумерацию производят сразу в момент заведения.
С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы тесьмы, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.
Журнал регистрации трудовых договоров: образец
Работодатели не обязаны вести журнал регистрации трудовых договоров, образец которого не регламентирован законодательно. Форма документа разрабатывается предприятием самостоятельно.
Цель применения этого бланка – систематизация данных о заключенных договорах с наемным персоналом.
Благодаря журналу можно оперативно отслеживать сроки окончания действия срочного типа соглашения для предотвращения перехода его в категорию бессрочных.
Общие правила оформления журнала
Общие правила оформления журнала
Задачи, которые призван решать журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений:
- удовлетворение информационных запросов пользователей системы документооборота;
- создание полноценного юридически действительного документа, подтверждающего факт получения работником его экземпляра соглашения.
Если спектр задач ограничивается первым пунктом, то можно организовать ведение бланка только в электронном виде. Во втором случае журнал регистрации трудовых договоров должен иметь бумажный формат.
Такая фиксация факта получения работником его экземпляра соглашения о сотрудничестве с предприятием предусмотрена наравне с другими способами ч. 1 ст. 67 ТК РФ.
Альтернативный вариант – проставление физическим лицом собственноручной подписи на:
- экземпляре договора работодателя;
- заверение подписью фразы в самом договоре, уточняющей, что работник получил документ на руки с указанием даты этого действия.
Документ может состоять из большого табличного блока. В нем рекомендуется предусмотреть ячейки для указания порядкового номера каждой записи, прописания ФИО должностного лица, с которым оформлено соглашение.
Рядом с идентифицирующими личность сотрудника данными заполняется графа с наименованием занимаемой штатной должности.
Завершающими элементами книги являются обоснование необходимости документа и подпись ответственных лиц за его ведение.
В структуре бланка можно предусмотреть графы для описания характера работы, обозначения структурного подразделения и срока актуальности трудового соглашения. Для особых пометок можно оставить пустым последний столбец. Его переименовывают в «Примечания».
Особенности бумажного формата документа
Особенности бумажного формата документа
Если ведется журнал учета трудовых договоров (образец скачать можно ниже) на бумажных носителях, то должен соблюдаться такой механизм действий:
- Создание макета обложки с указанием сведений о наименовании книги учета, названии предприятия и его структурного отдела. На титульном листе надо указать дату, которой была сделана первая запись в книге. После закрытия документа проставляется дата завершающей записи. Журнал учета трудовых договоров должен содержать информацию о назначенном ответственном за его оформление лице.
- Заполнение внутренних страниц и граф. Внесение данных должно осуществляться в строгом соответствии наименованию должностей по штату. ФИО показываются без сокращений.
В строки заносятся сведения и реквизиты каждого нового заключенного трудового соглашения. В конце оставляется ячейка для подписей лиц, получающих второй экземпляр договора на руки.
Страницы книги рекомендуется пронумеровать, чтобы предотвратить случаи умышленной порчи документа или информационного воровства.
Все листы книги регистрации должны быть прошиты одной нитью, конец которой зафиксирован самодельной защитной пломбы (нити в конце журнала связываются и проклеиваются листом бумаги, который заверяется печатью компании).
Электронный формат заполнения
Электронный формат заполнения
Если руководство предприятия решило, что журнал регистрации трудовых договоров (бланк которого утвержден учетной политикой) будет вестись в электронном виде, то графа для проставления сотрудниками подписей не вводится. Документ будет выполнять исключительно информационную роль. Нюансы возникают при определении минимального срока хранения форм, касающихся учета личного состава.
В Приказе Минкультуры от 31.03.2015 г. под № 526 значится, что формат ведения документа не является основанием для изменения периода сохранности бланков. Журнал учета трудовых договоров и нормативные акты обязывают работодателя хранить бланк до 75 лет в архиве. Этот срок распространяется на всю кадровую документацию, включая книги учета, заполняемые в электронном виде.
Скачать бланк журнала учета трудовых договоров
Скачать заполненный образец журнала учета трудовых договоров
, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Правила ведения журнала учета выдачи трудовых книжек
Стандарт ведения данного документа регламентирован Трудовым кодексом, «Правилами ведения журнала учета трудовых книжек № 225» от 16.04.2003 года. Форма журнала выдачи трудовых книжек, включающая 13 граф, утверждена постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 года.
В журнале используется порядковая нумерация каждой поступающей трудовой книжки. Оформление новой книжки требует заполнения 11-ти граф при поступлении на работу и еще 2-х, при увольнении сотрудника.
Какие сведения указываются в журнале выдачи трудовых книжек?
- информация обо всех трудовых книжках, полученных на хранение от сотрудников, в момент оформления на работу;
- информация о трудовых книжка, заведенных на предприятии (в случае, если данное рабочее место является первым для сотрудника);
- информация о вкладышах, выданных сотруднику на предприятии. Если вкладыш был получен на прежнем месте работы, вносятся только данные трудовой книжки;
- проставляются порядковые номера полученных книжек (в графе №1);
- дата оформления книжки и дата приемы на работу указываются в графах № 2,3,4;
- серия и номер документа отображаются в графе №6. В случае отсутствия серии и номера, ставится прочерк;
- профессия, специальность, категория и квалификация сотрудника указывается в графе №7;
- название организации и подразделение (место непосредственной работы сотрудника) фиксируются в графе №8. При этом, в случае сложно структурной схемы предприятия, нужно указать все вышестоящие структуры;
- номер приказа или распоряжения, являющегося основанием для приема сотрудника на работу, указывается в графе № 9;
- подпись сотрудника, принимающего трудовую книжку ставится в графе № 10;
- при необходимости взимания денежных средств за выдачу трудовой книжки, соответствующая сумма указывается в графе № 11;
- графы № 12 и 13, при приеме ТК остаются незаполненными. В момент увольнения сотрудника, в графе № 12 фиксируется дата выдачи книжки, а в графе № 13 сотрудник ставит подпись ;
- регистрация нового бланка ТК происходит при наличии оприходованного бланка, зарегистрированного в расходных документах организации.
Замена журнала выдачи трудовых книжек на руки
Журнал ведется до полного использования всех страниц, без привязки к календарному году. Законодательством не предусмотрены специальные процедуры по замене текущего журнала выдачи трудовых книжек на руки. Однако практика ведения документа сформировала определенны алгоритм, используемый отечественными кадровиками.
При необходимости заменить текущий журнал на новый, можно действовать двумя способами:
- Вести запись на последней странице старого журнала о завершении его действия. Сдать документ в архив и завести следующий журнал, как самостоятельный документ, с новой нумерацией.
- Не указывать на старом журнале о его завершении, а начать вести новый, продолжая нумерацию предыдущего. Таким образом, оформленный по всем правилам журнал становится продолжением предыдущего.
Оба правила активно используются специалистами по кадровому учету
Важно, соблюдать процедуру оформления, в соответствии с нормативами. В архиве организации журнал учета ТК хранится от 50 до 75 лет
Что делать в случае отсутствия журнала учета выдачи трудовых книжек?
Поэтому, руководителю или уполномоченному лицу следует принять меры, при обнаружении такого нарушения:
- написать докладную записку об отсутствии журнала;
- завести новый журнал, соответствующий всем правилам;
- внести все записи, с подписями сотрудников в хронологическом порядке (первым указать того, кто был зачислен на работу раньше всех и так далее). При том, дата заполнения журнала и дата приема на работу могут отличаться;
- в невозможности восстановить какие-либо данные, составляется акт, с перечислением утраченных данных. В акте указывает причина, препятствующая их восстановлению.
Образец журнала выдачи трудовых книжек:
Движение трудовых книжек
Журнал учёта, выдачи трудовых книжек – единая база всех сотрудников компании, организации, которая состоит из информации о должностных назначениях, карьерном росте, повышении, расчёте с занимаемой должности.
Законодатель объясняет, что фиксирование движения трудовых книг позволяет проследить трудовой путь каждого гражданина.
Это своего рода история каждой должности работника:
- Трудоустраиваясь, работник принимается в штат выбранной организации. Трудовая книжка регистрируется по месту нового места работы.
- Если физическое лицо впервые выходит на работу, работодатель, принимающий работника, выдаёт ему трудовую книгу, заполненную надлежащим образом.
- Фиксируется факт нахождения документов в единой базе.
- Отражается дата выдачи документа работнику при расторжении договора и увольнении с места деятельности.
Исправления в трудовой документации предусмотрены законодательством и подкрепляются соответствующим приказом от руководителя по отношению к конкретному случаю. Предоставление информации из документов допускается только собственнику или доверительному лицу, имеющему подтверждающий документ.
Прошивка документов совершается после внесения их в единую базу организации, что обусловлено законом. Пример оформления, способы сшивать журнала учёта находятся в интернет ресурсах, официальных сайтах.
Назначение журнала учета рабочего времени сотрудников
Когда компания основывает ведение документации на положениях Трудового кодекса, вероятность возникновения конфликтов из-за ошибок подсчета отработанного времени и его оплаты сведена к минимуму.
Рабочим временем считается период исполнения сотрудником своих трудовых обязанностей, прописанных в трудовом соглашении и правилах внутреннего трудового распорядка.
Вне зависимости от формы собственности компании и ее юридического статуса необходимо регистрировать отработанное время в журнале. В этом заинтересованы и работодатель, и сотрудники.
Для трудоустроенного гражданина учет является гарантией переработки сверх установленных норм, а при ее возникновении — оплаты дополнительной работы.
Трудолюбивые и дисциплинированные работники достойны материального поощрения, а нарушители порядка — взысканий.
Отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 1 дня без уважительной причины является прогулом. За одно нарушение сотруднику выносится выговор, повторный инцидент сопровождается увольнением (ст.81 ТК РФ). При почасовой оплате труда журнал учета имеет еще большее значение.
Учет трудовых дней осуществляется несколькими методами:
- ежедневный — рабочее время каждого наемного работника должно в точности соответствовать закрепленным нормам, любое дополнительное время считается сверхурочным;
- недельный — график работы расширяется до 1 рабочей недели;
- суммированный — длительность расчетного отрезка времени может равняться 1 месяцу или году, средняя продолжительность фактически затраченного на труд времени за выбранный отрезок должна соответствовать декретированной норме рабочего дня.
Эти периоды наиболее распространенные, на практике предприятия вправе установить иной временной отрезок. Максимальный срок установлен законом и равен 1 году, 3 месяца на вредных и опасных условиях труда.
Учетный период выбирается в соответствии с графиком работы каждый отдельной должности. Суммированный метод часто применяется на предприятиях с вахтовым принципом координации труда, а также на иных организациях, где часто возникают переработки или недоработки по времени.
При расчете средней продолжительности рабочего дня можно привести ее к норме, нивелировав эти отклонения от необходимого уровня.
Порядок ведения и заполнения
Строго утвержденного способа ведения учета отработанных часов в законодательстве нет. Предприятия сами выбирают бланки и формы для использования.
Установленные правила четко соблюдаются и закрепляются в учетной политике предприятия.
Для исполнения трудового распорядка назначается ответственный специалист, в крупных компаниях ответственное лицо есть в каждом отделе. Обязанности таких специалистов фиксируются в приказе или трудовом контракте и могут возлагаться на любого сотрудника.
Записывать приход и уход персонала можно на бумаге или при помощи компьютерных программ. Бумажные бланки приобретаются в типографии или оформляются своими силами и распечатываются.
Если учетной политикой компании организации закреплена норма составления такого документа в качестве первичного, то требования по правильному оформлению соблюдаются неукоснительно.
Указанная книга прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя и печатью компании. Подобный метод ведения документации защищает информацию от ее искажения, заменить и удалить листы невозможно.
При заполнении учетного реестра не допускаются исправления и помарки, маскировка ошибок корректором. Неправильная запись вычеркивается, ниже прописывается верные сведения и подпись ответственного специалиста.
Журнал учета представляет собой таблицу и включает в себя графы:
- порядковый номер;
- дата внесения записи;
- ФИО сотрудника;
- время прихода и убытия;
- подпись специалиста;
- информация о командировках.
Содержание книги может изменятся и подстраиваться под определенное предприятие. Если в компании командировки для персонала не предусматриваются, то ненужные графы исключаются из документа.
Ведение журнала — наиболее привычный и известный вариант, успешно используемый на многих предприятиях, но несколько устаревший с точки зрения технического прогресса.
Конкретизация и контроль режима рабочего времени нужна в любой компании. За нарушение требований о труде и его охране возможно наложение штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ с должностных лиц от 1 до 5 тыс. рублей, с юридического лица — от 30 до 50 тыс. рублей.
Перечень журналов, нужных для конкретной организации
Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.
Предприятия общественного питания
В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.
На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.
Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.
Предприятия, работа которых связана с вредными выбросами
Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:
- Учета выбросов в атмосферу.
- Учета потребления воды и ее отведения.
- Книга движения отходов.
Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.
Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых
Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:
- Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
- Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
- Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.
Как внести исправления в книгу
Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:
- В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
- Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
- Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.
Как заполнить книгу: образец
В настоящий момент требования учета, форма заполнения не изменились. Она едина и содержит 13 граф:
- Номер записи в хронологическом порядке по возрастанию.
- Дата приема – отдельно указываются число, месяц и год (т.е. всего 3 графы).
- ФИО сотрудника, книжку которого переместили (или внесли в нее запись).
- Реквизит документа: серия, номер книжки (а также вкладыша при наличии).
- Должность сотрудника, на которого ведется документ.
- Наименование организации и отдела (при наличии).
- Дата и номер внутреннего приказа (или другого документа) работодателя, на основании которого произведено изменение (запись, перемещение).
- Расписка сотрудника, который уполномочен принимать её, вносить записи и т.п. (как правило, сотрудник отдела кадров и/или бухгалтер).
- Сумма в рублях, которая получена за заполнение (поле остается пустым в большинстве случаев, т.к. подобные действия не предполагают дополнительной оплаты).
- Дата выдачи (если работник увольняется).
- Личная подпись сотрудника, которому она была выдана (допускается также подпись других лиц, если сотрудник по объективным, документально подтвержденным причинам не мог принять документ лично).
Титульный лист
Титульный лист также унифицирован и содержит следующие поля:
- В верхнем поле нужно вписать полное официальное название организации, без сокращений. Например, Общество с ограниченной ответственностью «Елизария» или Индивидуальный предприниматель Светлов Владимир Игоревич.
- Номер тома (если до этого журнала были 5 аналогичных, соответственно, это 6 том).
- Даты начала и окончания ведения.
- Общее количество внесенных записей.
- Срок хранения – он составляет 75 лет. Соответствующая дата вписывается в поле: например, до 1 сентября 2092 года.
Последняя страница
Форма последней страницы также унифицирована:
- Руководитель ставит свою подпись с расшифровкой, прописывает должность и дату подписи по итогу заполнения журнала.
- На этой же странице прописывается уникальный номер пломбы, наклеенной справа в вертикальном положении.
Как правильно оформить книгу учета – основные требования
Общие требования к ведению книги отразим в таблице.
| Требование | Как должно быть |
| Обложка | Подобная книга учета содержит в себе множество листов. Её заполнение иногда растягивается на годы. Длительность хранения книги –75 лет (статья 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010 года). Как видим, сроки немаленькие. Именно поэтому обложка у книги учета должна быть добротная, твердая, иначе через пару лет она придет в негодность |
| Нумерация | Нумерация – важный аспект при составлении книги учета. Она проходит через весь документ, является сквозной. Нумерацию лучше проставить до начала заполнения формы |
| Как скрепить книгу | Для того, чтобы не были удалены листы книги ее шнуруют и ставят пломбу (пункт 40 Правил). Удобнее всего ставить индикаторную пломбу. Она одноразовая. Для того чтобы пломба была действительной, переносим ее номер на обложку книги |
| Заверительная надпись | Она делается на обороте последнего листа и содержит информацию о количестве страниц книги, заверяется подписью руководителя, его подписью и печатью |
ВАЖНО! Не стоит забывать, что заверяет книгу и ставит подпись на заверительной надписи только руководитель компании
Регистрация трудовых книжек
Основным инструментом выступает контроль над журналом передвижений. Организация, которая занимается какой-либо деятельностью, обязуется иметь в номенклатуре реестр трудовых книг. Его наличие обусловлено правилами трудового законодательства. Образец журнала, утверждённый Минтруда, снабжён дополнительными приложениями в виде наглядного примера внешнего вида журнала и правил его заполнения.
Должностное лицо обязуется выполнять такие действия:
- заниматься текущим ведением документации;
- контролировать процесс передвижения трудовых книг и их вкладышей;
- производить выдачу трудовых книг.
За допущенные ошибки при заполнении журнала кадровика могут снять с занимаемой должности. Сведения должны вноситься внимательно относительно каждого случая. Нумерация листов, подшивка и опломбирование проводится руководящим или доверенным лицом.
Действия по переходу на ЭТК, обязательные для 2022 года
Особыми для 2022 года в связи с переходом к ЭТК для работодателя становятся следующие действия:
- С его наступлением прекращается оформление новых бумажных трудовых книжек. Для впервые принимаемых на работу лиц этот документ будет существовать только в виде ЭТК (п. 8 ст. 2 Закона 439-ФЗ). При этом останутся востребованными бланки вкладышей в бумажную трудовую книжку для работников, выбравших продолжение ведения этого документа в бумажном варианте.
- В нем в срок до 15.02.2021 (подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…») должна быть осуществлена подача в единую электронную базу, ведущуюся ПФР, сведений по состоянию на 01.01.2020 о трудовой деятельности тех работников, в отношении которых за весь 2020 год не происходили кадровые события, подлежащие внесению в текущую отчетность о таких событиях.
- С его началом окончательно закрепляются сроки для подачи в ПФР информации о текущих кадровых событиях (подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ): в отношении фактов начала или прекращения трудовых отношений — не позднее первого рабочего дня после даты такого события; по иным кадровым мероприятиям (включая факт подачи заявления о выборе формы ведения трудовой книжки) — не позднее 15 числа месяца, наступающего после месяца, в котором произошло событие.
Работники, не использовавшие право перехода на ЭТК в 2020 году, могут воспользоваться таким правом в 2022 году и более поздних годах.
Как заполнить журнал
Титульный лист книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заполняется работником организации, на которого оформлен приказ о соответствующей ответственности. На законодательном уровне предусмотрена смена ответственного за ведение документационного учета, подразумевающая оформлении изменений посредством приказа, и передачу книги учета новому лицу с использованием внутреннего документа по предприятию акта-передачи. Прежде чем приступить к оформлению первого листа документа следует удостовериться в соответствии законодательным нормам и правилам книги, в которой каждая страница должна иметь свой номер и быть опломбированной.
Утвержденные нормативной документацией правила заполнения и ведения книги учета не допускают совершения ошибок и помарок. При наличии таковых, при ближайшей проверке, на ответственное лицо обязательно выпишут штрафные санкции за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей. Для наглядного представления правил оформления документации, следует скачать образец журнала учета трудовых книжек на сайте.
На титульном листе обязательно должна находиться информация:
- название предприятия, которое должно полностью совпадать с данными, указанными при регистрации компании,
- отраженными в учредительной документации;
- форма и тип собственности организации.
Журнал учета трудовых книг может помочь восстановить трудовой стаж при утере трудовой книжки ее владельцем
При самостоятельном оформлении книги учета предпринимателем в разделе формы собственности необходимо указать аббревиатуру ИП, подразумевающие деятельность индивидуального предпринимателя. При этом, в следующей графе, вместо названия предприятия, следует указать личные данные бизнесмена, совпадающие с регистрационной и с паспортной информацией. Скачать образец бланка книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно здесь.
В документе все графы обязательны для заполнения. В нем необходимо заполнить информацию о работнике:
- индивидуальная информация работника, включающая его личные данные;
- дата начала деятельности работника по выполнению обязанностей, касающихся определенных разделов сферы предприятия;
- информация, фиксирующая данные документа, свидетельствующего о том, что человек в определенный период времени работал в организации;
- профессиональные характеристики работника организации, в соответствии с данными кадрового приказа;
- наименование структурного подразделения предприятия, в котором выполняет свои должностные обязанности работник;
- номера нормативной документации на основании которой было произведено оформление трудовых отношений;
- роспись лица, которое приняло документ.
Сложности в оформлении учетного журнала могут возникнуть по причине отсутствия единой базы законодательства, где прописана информация о правилах работы. Ввиду разрозненности данных, которые следует учитывать ответственному лицу при выполнении должностных обязанностей, лучшей помощью для него станет образец заполнения журнала учета трудовых книжек с примерами, в котором рассмотрены варианты различных случаев, включая некоторые нюансы и особенности.
Книга учета обязательна к оформлению и ведению на каждом предприятии. При ее отсутствии не только будет наблюдаться беспорядок в документации, подтверждающий наличие факта трудовых отношений между компанией и работниками, но и могут быть выписаны достаточно большие штрафы при проверках, выявивших нарушение.
Watch this video on YouTube
