Даём определение понятию
Начнём с того, какой у неё внешний вид. Круглая прозрачная наклейка из переливающейся серебряной глянцевой бумаги, с изображением двуглавого орла — символа нашей страны. При разных углах падения света она показывает разные отражения. Любая попытка отклеить её разрушает материал послойно. Это свойство обеспечивает возможность использовать её только однажды. В результате скрытый участок гарантированно не будет изменён, ведь будет запятнан остатками разрушенной голограммы.
Гознак решил провести эксперимент, будет ли новая система безопасности эффективно использоваться сотрудниками кадровых отделений для предохранения от подделки. Технология их изготовления довольно сложна и требует использования специального оборудования. Это позволяет быть уверенными, что голограммы не будут создаваться мошенниками.
Трудность производства обуславливает отсутствие данных средств защиты в бракованной и незаконной продукции. Самостоятельно изготовить такую наклейку практически невозможно. Прозрачные плёнки можно использовать как дополнительную меру защиты реквизитов документа. Подтверждение отсутствия попыток подделать подпись в документе. Особенностью голограмм является саморазрушение, поэтому снять её не получится.
Документ будет испорчен полностью и его необходимо заменить. Наклейки используются для подтверждения достоверности подписей и номера документа на титульном листе трудовой книги.
Согласно требованиям Гознака, использование наклеек преследует следующие цели:
- гарантирует подлинность документа;
- не даёт вносить в документ ложную информацию;
- невозможность подделки.
К этому же списку можно отнести разрушение голограммы вследствие естественных или искусственных причин. Зачастую разрушение голограммы свидетельствует о попытке исправить документ.
Как и куда клеится голограмма в трудовой книжке?
Законодательством не определены точные страницы и поля для приклеивания голограмм, а также правила их нанесения. При этом в местах продаж бланков трудовых книжек с защитными пленками выдаются рекомендации по их использованию.
В случае несоблюдения правил и некорректного нанесения голограммы нельзя пытаться ее поправить или переклеить.
При этих попытках особая наклейка портится:
- часть слоев рвется и расслаивается;
- размываются элементы рисунка.
При возникновении таких ситуаций может потребоваться замена трудовой книжки сотруднику.
Как внести исправление в трудовую книжку? Читайте в этой статье.
Как проводится проверка персонала при приеме на работу? Смотрите тут.
Общие правила
При применении голограмм в кадровом делопроизводстве важно руководствоваться четырьмя правилами:
Наклеить голограмму может только работодатель. После оформления бланка.
Голограмма подлежит нанесению на первую (титульную) страницу трудовой книжки или вкладыша к ней. Наклейка защищает подлинность следующих неизменяемых элементов:подпись работника, которому принадлежит документ; отметки специалиста кадровой службы, оформившего трудовую книжку; номер выданного документа или вкладыша к нему; печать организации, в которую был трудоустроен сотрудник; прочие идентификационные данные по специалисту на усмотрение работодателя.
Необходимо проверить место, куда клеится голограмма в трудовой книжке
Специальные пленки должны наноситься точно на защищаемые объекты: важно не приклеить голограмму в некорректном положении (например, вверх ногами); нежелательно наличие наклеек, которые нанесены неровно или имеют складки.
Полупрозрачная пленка может быть использована однократно. Любые действия с защитной наклейкой после нанесения будут хорошо заметны и фактически сделают недействительной трудовую книжку сотрудника
Поэтому если защитная пленка порвалась или была смята до нанесения в трудовую книжку, не следует ее использовать. Лучше взять новый экземпляр, чем переоформлять трудовую книжку.
Места, куда можно наклеить голограмму:
Стрелками обозначены возможные места наклеивания
Образец
Голограмма для защиты бланка и сведений трудовой книжки представляет собой круглую полупрозрачную наклейку серебристого цвета, на которой изображен двуглавый орел.
Диаметр защитных знаков составляет около 2 см. К каждому бланку прикладывается до 6 таких элементов.
Где можно получить наклейку?
Голограммы не продаются отдельно от трудовых книжек, а лишь являются дополнением к ним.
Трудовые книжки и голограммы относятся к защищенным видам полиграфической продукции и изготавливаются только в типографиях ФГУП «Гознак».
Реализация бланков с клеящимися пленками разрешена следующим организациям:
- имеющим действующие договоры с объединением «Гознак» или его официальными посредниками;
- с правом работы с защищенной полиграфической продукцией и бланками строгой отчетности.
Их представители, в свою очередь, могут предоставить информацию по местам розничных и мелкооптовых продаж бланков во всех крупных городах страны.
Несмотря на малую распространенность и отсутствие официальных оснований, полупрозрачные наклейки продолжают использоваться кадровыми службами. Однако до однозначного законного решения вопроса, должна ли быть голограмма в трудовой книжке, будущее такого средства защиты данных остается неопределенным.
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
- Позвоните на горячую линию:
- Москва и Область – +7 (499) 110-56-12
- Санкт-Петербург и область – +7 (812) 317-50-97
- Регионы – 8 (800) 222-69-48
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Трудовое законодательство постоянно совершенствуется. Для того, чтобы облегчить работу руководителям организаций, были разработаны правила, согласно которым документы можно защищать от подделки специальной наклейкой. В статье поговорим о том, куда клеить голограмму в трудовой книжке 2019 года, и зачем нужны дополнительные защитные знаки.
Образец голограммы в трудовой книжке
Первые планы по введению защиты трудовых книжек появились в нашей страны в 2007 году. Именно тогда и была разработана текущая форма голографических наклеек. Однако официальное появление первой трудовой книжки с голограммой произошло в 2008 году. Парадоксом является тот факт, что на данный момент времени в продаже можно встретить как бланки трудовых книжек с голограммой, так и без них. Именно этот факт до сих вызывает многочисленные споры среди современных работодателей.
Несмотря на то, что официально голограммы для трудовых документов появились уже более 10 лет, на законодательном уровне обязательность наличия данных наклеек до сих пор не закреплена. Следует помнить, что ранее утвержденное письмо ФГУП «Госзнак» носит исключительно рекомендательный характер. На основании данной информации можно сделать справедливые выводы о том, что использование голографических наклеек до сих пор может быть осуществлено лишь по желанию работодателя. Если же он не желает этого делать – он вправе использовать стандартные бланки, без каких-либо дополнительных элементов защиты. Сам факт наличия или отсутствия наклеек не будет оказывать никакого влияния на правовую силу данного документа.
Многих работодателей, которые все-таки решили использовать дополнительные элементы защиты для своих трудовых книжек, волнуют вопросы о том, куда именно должны быть приклеена голографическая наклейка. Здесь сразу необходимо отметить, что действующими нормами также не был определен точный порядок применения этой защиты. Иногда в местах продажи этих бланков строгой отчетности желающие могут получить письменные рекомендации относительно использования наклеек.
Если ориентироваться на существующую практику, можно сделать следующие выводы относительно мест приклеивания данных элементов:
Сама голограмма представляет собой круглую полупрозрачную наклейку. Ее изображение всегда отличается наличием на нем двуглавого орла.
Диаметр данного элемента защиты составляет до 2 сантиметров. К каждому бланку может быть приложено до 6 наклеек.
Оптимальным способом использования данного элемента является его наклеивание на какую-либо важную информацию, содержащуюся в трудовой книжке
Например, можно наклеить этот элемент рядом с основным номером трудового документа.
Во время приклеивания очень важно будет расположить элемент максимально корректно. Как уже было сказано выше, он должен располагаться на важной информации, однако ни в коем случае не закрывать ее полностью
Помимо этого, орел на самой наклейке должен находиться в правильном положении. Во время наклеивания также обязательно нужно расправить все складки, если таковые будут иметься.
Необходимо помнить, что данный элемент защиты может быть использован только однократно. Это правило будет действовать даже в том случае, если наклейка была использована некорректно. В подобной ситуации нельзя пытаться отклеить данный элемент либо произвести с ним иные манипуляции.
Как приклеить голографический знак?
Многие работодатели, впервые увидев защищенные трудовые книги, не понимают куда нужно клеить пленку. Существует несколько правил использования голограмм, о которых необходимо знать:
- Наносить наклейку можно только после заполнения бланка;
- Защитный знак приклеивается на титульный лист документа. Таким образом, он подтверждает подлинность сведений о сотруднике и записи в трудовой книге;
- Изображение орла на стикере не должно быть перевернуто. Пленку необходимо наносить аккуратно, не допуская образования складок;
- Переклеивать знак запрещено. Неправильное нанесение испортит бланк, поэтому лучше заполнить новый.
Голографические наклейки в трудовой книге должны охватывать какую-либо важную информацию, например штамп предприятия или подпись руководителя.
Только директор предприятия или ответственное лицо имеет право приклеивать голограммы. В трудовой книге нет определенных мест для нанесения знаков, однако существуют наиболее уязвимые области, которые следует защитить:
- Порядковый номер документа. Наклейку клеят рядом с цифрами, стараясь не закрыть их;
- Образец подписи директора и владельца книжки;
- Дата приема на работу, увольнения;
- Персональные сведения о сотруднике.
На фото показано, как использовать голографические знаки:
Общие правила
В трудовой книжке голограмма может быть наклеена по определенным правилам, составленным Гознаком. К данным правилам можно отнести следующее:
- Наклеивать голограмму имеет право только руководитель организации или уполномоченное лицо. Данная процедура может быть проведена только после заполнения титульного листа трудовой книжки или вкладыша к ней.
- Наклейка должна наноситься на первую страницу трудовой или бланка вкладыша. Голограмма защищает подлинность подписи сотрудника и руководителя, номера бланка или вкладыша к нему, печати компании, а также другие личные данные, которые указаны в документе.
- Прежде чем фиксировать наклейку, следует проверить место, куда клеить голограмму в трудовой книжке, и удостовериться, что оно верное. Такие знаки должны быть нанесены четко на защищаемый объект. И самое главное — голограмма должна быть приклеена правильно: рисунок не должен лежать боком или быть вверх ногами, сама наклейка должна клеиться ровно, без складок. Если же такое произошло, голограмму лучше не трогать, иначе можно испортить весь документ.
- Голограмма используется однократно. Всякое действие с защитной пленкой после ее нанесения делает саму голограмму недействительной, а трудовую книжку испорченной и подлежащей уничтожению с выдачей ее дубликата. Если при подготовке к приклеиванию голограмма была испорчена, лучше взять следующую наклейку, чем потом переделывать весь бланк трудовой.
Неизвестно, сколько еще времени голограмма будет экспериментом. Ведь такая защита наверняка показывает, что сделанные записи в трудовой книжке являются истинными и их сделали в организации. Следовательно, все сведения в подобном документе будут правильными и подтверждающими истинный трудовой стаж конкретного сотрудника.
Несмотря на то что ни в одном законодательном акте не прописана обязанность кадрового сотрудника вклеивать голограмму, многие кадровики все-таки решают использовать данный защитный знак. И, скорее всего, это правильное решение.
Но в любом случае, и трудовая книжка без голограммы, и трудовая нового образца (поставляемая уже с защитной пленкой) будут считаться оригинальными документами, подтверждающими рабочий стаж сотрудника. И ни одна инстанция пока что не имеет права делить трудовые на «правильные» (с голограммой) и «неправильные» (без наклейки).
Необходимость или желание?
Разберемся надо ли клеить (нажмите для увеличения)
Голограмму невозможно приобрести в свободной продаже, так как он выдаётся организации непосредственно к трудовой, заключив договор поставки с типографией. Работнику, как правило, предприятие выдаёт документ бесплатно, так как его ценовая себестоимость не так уж и высока.
Марки серебристого оттенка покупаются одновременно с трудовым документом, издаваемым с 2008 года вместе: вкладыш с голограммой. По закону сотрудник может своими средствами приобрести книжку, но это не исключает покупку поддельного документа, который изготавливают и выпускают сторонние предприятия.
Большинство опытных юристов уверены, что защиту не только необязательно наклеивать, но и вовсе не желательно. Своё мнение на этот счёт они объясняют тем, что Гознак проводит некий эксперимент, который, по прошествию времени, вполне может смениться с появлением нового нормативного акта, фиксирующего правила ведения данного документа.
Общие правила наклеивания голограммы
Несмотря на отсутствие законодательной базы, в целях снижения риска фальсификации «Гознак РФ» более десятка лет печатает трудовые книжки и отдельные листы, на которых имеются голографические наклейки. По первичному замыслу создателей, они были призваны обезопасить внесенные в бланк сведения о приеме, увольнении и кадровых перемещениях ее владельца. На одной бумаге напечатано шесть эмблем. Для правильного применения защитных элементов организация разместила на своем официальном сайте соответствующую разъяснительную инструкцию.
- Перед тем, как прикрепить эмблему, необходимо определить информацию, подлежащую защитным мерам.
- Голограмму нужно располагать строго вертикально, узор не должен быть повернут вбок, вниз.
- Наклеивая пленку, необходимо следить, чтобы не было складок, морщин, а поверхность оставалась гладкой и ровной.
- В каждом экземпляре допустимо использование одного либо всех элементов, которые прилагаются в виде отдельного вкладыша.
- Применять голографические наклейки можно только в документах нового образца, имеющих строго отведенные для этого области.
Фиксируя на листке бланка защитную эмблему, следует проявлять осторожность, поскольку в случае неудачной попытки может потребоваться замена трудовой книжки
Место наклейки
Как уже упоминалось, обязательных советов, куда приклеить голограмму в трудовой книжке, не имеется. С учетом сложившейся практики, в мерах по снижению риска фальсификации нуждается, прежде всего, титульный лист. Однако согласно инструкции ФГУП «Гознак», сохранению от подделки могут подлежать:
- основные сведения о владельце, расположенные на первой странице бланка;
- серия и номер трудовой книжки, присвоенный при приеме сотрудника на работу;
- штемпель (печать) компании, открывшей документ;
- подпись руководителя либо его полномочного представителя, а также владельца;
Защите в виде голограммы могут подлежать и другие идентификационные данные, являющиеся, по мнению директора или начальника ОК, наиболее важными. Таковыми часто становятся записи об увольнении, в которых отражены причины разрыва рудового договора. К примеру, сотрудник нарушил рабочую дисциплину и был уволен, о чем в трудовую книжку была внесена соответствующая информация, подтвержденная подписью руководителя и печатью компании. Подчиненный же, недовольный решением, может попытаться исправить сведения. При наличии голографической эмблемы сделать это будет проблематично, поскольку при отклеивании пленки часть узора остается на листке бланка.
Кто может наклеить
Согласно ст. 66 ТК РФ вся ответственность за ведение, заполнение и сохранность трудовых книжек лежит на работодателе. Личным приказом он может назначить должностное лицо либо делегировать свои полномочия конкретному сотруднику. В результате вносить изменения и подписывать имеют право как руководитель компании, так и признанный им представитель. На практике же ведением бланков занимается кадровое подразделение. Любой из его служащих вправе прикрепить наклейку в трудовой книжке, а вот куда клеить, уже укажет начальник.
Таким образом, ответственность лежит как на руководителе предприятия, так и на назначенном исполнителе. Приказ же становится объектом внимания во время проверки со стороны соответствующих служб.
Где можно взять
Голографические элементы действующего образца выпускаются исключительно для снижения риска фальсификации сведений в трудовых книжках. Поэтому они реализуются в виде вкладышей к основному документу. Отдельно купить стикеры невозможно, так же как и заказать в печатных учреждениях. Единственным вариантом приобретения голографических эмблем является покупка чистых экземпляров книг. Но и в этом случае изготовлением и продажей документов подобного типа могут заниматься не все организации, а только те, у которых:
- имеется договор с Гознаком или его официальными представителями.
- есть право производить полиграфическую продукцию защищенного типа и бланки строгой отчетности.
Прежде чем обращаться в какую-либо компанию с целью приобретения трудовых книжек, рекомендуется посетить сайт ФГУП, и ознакомиться с полным перечнем распространителей данной продукции.
Куда нельзя прикреплять
Поскольку порядок применения защитных элементов нового образца законодательно не регулируется, следует обозначить места в трудовой книжке, куда клеить голограмму не рекомендуется ни при каких обстоятельствах. Это области, охватывающие две полные строки, где содержатся:
- данные об образовании;
- сведения о профессии и специальности.
Что говорит закон?
Найти официальные разъяснения о предназначении таких наклеек и правилах их использования достаточно проблематично, поэтому у специалистов кадровых служб нет однозначного мнения по данным вопросам.
Нормативная база
Требования по оформлению и учету трудовых книжек содержатся в 2-х основных законодательных документах:
- в Трудовом кодексе РФ;
- в Постановлении Правительства от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках».
Ни в одном из этих нормативных актов нет сведений о голограммах и их применении.
В сообщении даны рекомендации по использованию защитных пленок при оформлении трудовых книжек сотрудниками кадровых служб и отделов.
Для чего нужна наклейка?
К бланку трудовой книжки может прикладываться от 1-ой до 6-ти голограмм вместе с инструкцией по их нанесению.
Согласно разъяснениям производителя ФГУП «Гознак», элементы выполняют 2 функции:
| Причина использования | Преимущества |
| Гарантия подлинности бланков трудовых книжек | Голограммы достаточно тяжело подделать, поэтому нелегальные образцы документов не имеют их |
| Защита от внесения незаконных исправлений в документы | В случае попытки снять пленку в целях внесения изменений в бланк, она расслаивается, портится и не может быть удалена бесследно |
С какого года ее используют?
Впервые планы по внедрению защитных наклеек на документы по трудоустройству граждан были официально озвучены в 2007 году. Однако новая трудовая книжка с голограммой появилась только с начала 2008 года.
В продаже можно встретить образцы документов как с вложенными наклейками, так и без них. Такая ситуация до сих пор вводит в недоумение работодателей: нужно ли приобретать бланки с защитными элементами или можно обойтись без них.
Информацию о том, как оформляется прием на работу бывшего госслужащего, вы найдете тут.
Обязательна или нет?
Несмотря на достаточно долгий период с момента появления голограммы, необходимость ее использования не утверждена в российском законодательстве.
Решение об использовании наклеек полностью зависит от усмотрения работодателя. Трудовые книжки установленного образца действительны как с вклеенными голограммами, так и без нанесения таких элементов.
Общие правила использования голограмм
Поскольку в законодательстве отсутствуют положения о нанесении голографии, место для вклеивания теоретически можно подобрать произвольно. Однако в ходе использования этой меры защиты сложились определенные традиции. Чаще всего наклейка помещается внизу первого листа книжки. Общая инструкция по нанесению знаков подлинности:
- Наносится наклейка исключительно представителем работодателя.
- Расположение герба – вертикально на первой странице документа.
- Аккуратное нанесение во избежание появления перегибов рисунка.
- Запрещается перекрывание надписей, подписей и печатей.
Голограмму лучше вклеивать в непосредственной близости к основной информации документа или иным отметкам. Таким образом, заполненные личные сведения о владельце (Ф. И. О., профессия и т.д.), а также печать организации и подписи сторон подтверждаются голографическим рисунком.
Образец размещения голограммы
Изготовлением голографических изображений для бланков официальной документации занимается . Значок представляет собой наклейку, на которой изображен герб Российской Федерации. Для изготовления применяется технология горячего тиснения. В результате получается голографическая картинка, которая отличается высокой четкостью. Надписи на ней читаются при изменении угла падения света.
Образец трудовой книжки с голограммой:
Действительна ли трудовая книжка без наклейки
Действующим законодательством не были установлены обязательные требования по установке голограмм. Использование наклеек является просто дополнительным способом защиты от подделок. Трудовые книжки, не имеющие голограмм, также продолжают считаться действующими.
Если в кадровом отделе необходим дополнительный контроль, то использование голограмм позволяет гарантировать подлинность подписи в документе с момента его создания.
Например, действия ваших кадровых сотрудников не вызывают у вас доверия. Вы можете обязать использовать голограммы при заполнении титульных листов. Отклеить наклейку и подделать подпись будет уже невозможно.
Трудовая книжка с голограммой
Утвержденный в 2003 году формуляр значительно изменился в сравнении со своими предшественниками. Стала меньше – размер (88×125 мм) совпадает с форматом гражданского паспорта. Обложка серого цвета, с золотым гербом Российской Федерации.
Для печати внутренних страниц используется специальная бумага с водяными знаками «ТК» в три тона и химической защитой: видимые невооруженным глазом волокна имеют чередующееся свечение в УФ-излучении.
Применяют специальные краски. Для номера – магнитная, для остального текста – изменяющаяся в ультрафиолете.
Внутренние страницы оттиснены офсетным методом в пять красок и две графические не раппортные сетки. Одна из них создается по технологии ирисовой (радужной) печати – тип полиграфии, использующийся для банкнот и ценных бумаг: при такой технологии наблюдается цветовой переход на линиях гильоширной сетки.
В книжке образца 2003 года 46 страниц. Они пронумерованы, на каждой стоит уникальный серийный знак. Листы сшиты специальными нитками. На титуле три полосы с микротекстом. На нечетных страницах имеется элемент, видимый в инфракрасном излучении зеленым цветом.
Кроме этих общеизвестных признаков защиты бланка книжки от подделки, есть еще и секретные, по которым представители Гознака подтверждают подлинность в случае необходимости.
