Помощник генерального директора: должностная инструкция

Отличие ДИ заместителя от ДИ генерального директора

Должностные инструкции зам генерального директора от непосредственно обязанностей генерального директора отличаются главным образом широтой полномочий и прав. У генерального директора в должностной инструкции прописывается безусловное право подписи документов, скрепление и расторжение договоров (в т.ч. трудовых).

Генеральный директор распоряжается счетами компании, имеет право открытия и закрытия счетов. Распоряжение имуществом компании, представительство предприятия в органах власти – всё это в компетенции генерального. Печать общества также должна находиться у генерального директора.

Часть этих полномочий (иногда и полностью) переходит к заместителю в случае отсутствия основного руководителя (по причине командировки, отпуска, болезни). Это должно быть чётко прописано в должностной инструкции заместителя. А при необходимости подтверждаться дополнительной документацией: приказом руководителя.

Различия есть и в круге подчинённых сотрудников. Генеральному директору априори подчинены все отделы компании и люди, в них работающие. У заместителя же в должностной инструкции, обычно прописывается: на какие именно структурные подразделения фирмы распространяется его право отдавать распоряжения и указания.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

• стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
• многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
• позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
• высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

5 важных личных качеств ассистента руководителя

Многочисленные анкетирования управленцев показали, что ассистента руководителя делают ценным и незаменимым пять личных качеств. Если они есть, вам будут повышать зарплату, защищать перед вышестоящими, давать перспективные проекты.

1. Главное — быть преданным интересам фирмы и своему конкретному начальнику.

2. Быть исполнительным.

3. Сохранять конфиденциальность.

4. Обладать смекалкой.

5. Быть трудоголиком.

Кроме того, управленцам важны: опрятная внешность ассистента, его ловкость (если нужно, например, сервировать стол, требуется изрядная сноровка, чтобы не опрокинуть напиток на почётного гостя). А если вы умеете выгодно преподнести себя, то ваши шансы на трудоустройство растут.

Рекомендуемые статьи по данной теме:

Нормативно-правовая регламентация

Функции помощника генерального директора основаны на следующих нормативно-правовых актах:

1. Документы, которые регулируют его деятельность в целом либо регламентируют схожий вид деятельности.
2. Методические рекомендации и иные материалы, созданные в целях упорядочивания того или иного направления деятельности.
3. Устав компании/организации/предприятия.
4. Трудовой распорядок.
5. Приказы и распоряжения, изданные непосредственным начальником организации.
6. Определяемая начальником должностная инструкция.

Помощник генерального директора должен быстро, чётко и правильно ориентироваться в нормативно-правовой базе, которая регулирует его деятельность в целом, а также работу подчинённых помощнику должностных лиц

Важно отметить, что необходимо изучить не только федеральное и региональное законодательство, но и местные нормативные документы

Должностные обязанности помощника руководителя для резюме

Набор должностных обязанностей во многом зависит от конкретного места работы. В небольших фирмах на помощника руководителя могут возлагаться и такие функции, как поиск сотрудников и проведение собеседований или отслеживание судебных дел предприятия. Чем крупнее компания, тем больше вероятности, что эту работу возьмёт на себя не ассистент директора, а отдел кадров и юридический отдел. В общем случае в круг должностных обязанностей помощника входит планирование рабочего времени руководителя, организация встреч и мероприятий, делопроизводство, поиск информации и контроль выполнения распоряжений руководства. Среди распространённых функций можно упомянуть поддержание порядка в приёмной, взаимодействие с курьерскими и клининговыми службами, обеспечение жизнедеятельности офиса, выполнение личных распоряжений руководителя.

Примеры должностных обязанностей для резюме помощника руководителя:

1. Планирование рабочего дня руководителя.
2. Организация работы приёмной руководителя предприятия, выполнение служебных поручений руководства.
3. Ведение электронного и бумажного документооборота.
4. Оформление договорной документации, выставление счетов и актов.
5. Приём и распределение звонков, работа со входящей и исходящей корреспонденцией.
6. Протоколирование деловых встреч и совещаний.
7. Формирование бюджета по АХО.
8. Организация приёма посетителей.
9. Работа с банками, контроль дебиторской задолженности.
10. Решение вопросов с визами, бронирование отелей, заказ трансфера, авиабилетов, составление программ командировок.
11. Обеспечение жизнедеятельности офиса (взаимодействие с клининговыми сервисами, закупка воды, канцелярских принадлежностей, расходных материалов для оргтехники).
12. Ведение табеля учёта рабочего времени.
13. Взаимодействие со всеми отделами компании.
14. Информационно-аналитическая поддержка руководителя.
15. Поддержание порядка в офисе.

Шаблон резюме

Область ответственности помощника

Помощник руководителя несет ответственность за:

• ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
• нарушение сроков выполнения требуемой работы;
• нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
• действия не в пределах своей компетенции;
• не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
• нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
• предоставление недостоверной информации сотрудникам;
• недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
• разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

• не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
• правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
• причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Общие сведения

Ассистент генерального директора — сотрудник, который находится на попечении руководителя. Помощник выполняет все приказы и поручения своего руководства, связанные с трудовой, а нередко — и личной деятельностью. Приказы могут разниться от составления и предоставления документации до организации деловых встреч или заказа билетов. Желательный опыт работы для соискателей на должность ассистента, как правило, начинается от трёх лет.

Задача сотрудника полностью зависит от требований генерального директора. На попечении у одного руководителя может быть сразу несколько ассистентов, и задача каждого будет отличаться. Для полного представления о содержании документа следует скачать должностную инструкцию ассистента (помощника) генерального директора.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

• ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
• координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
• ведение переписки от имени организации;
• прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
• обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы	Минусы
● Богатый и разноплановый опыт. ● Высокая оплата труда (если компания достаточно крупная). Грамотные начальники ценят хороших ассистентов и нередко мотивируют их доплатами. ● Возможность работать удалённо, хотя и не всегда (некоторые вакансии — исключительно офисные). ● Не всегда требуется профильный опыт и высшее образование.	● График ненормированный: если у шефа возникло срочное дело, он звонит ассистенту даже поздно вечером. ● Маленькая зарплата в небольших конторах (даже по сравнению с заработком фрилансера-копирайтера или контент-менеджера). ● Стресс, необходимость оперативно реагировать на задачи и действовать очень быстро. ● Часто требуется знание иностранного языка (обычно английского) на высоком уровне.

Ответственность специалиста

Работник, который исполняет обязанности замдиректора по общим вопросам, наряду с правами и обязанностями, несёт ответственность за выполнение или невыполнение определённых профессиональных действий.

К сфере ответственности данного специалиста относятся:

• Разглашение коммерческой тайны, а также сведений, которые относятся к личной информации сотрудников.
• Ненадлежащее выполнение своих трудовых обязанностей.
• Неправильное или несвоевременное обеспечение материально-хозяйственной части.
• Несвоевременное выполнение указаний генерального директора компании.
• Проявление невысоких деловых и профессиональных качеств.
• Нежелание совершенствовать трудовые навыки и проходить курсы повышения квалификации.
• Нарушение внутреннего трудового распорядка и морально-нравственных норм.
• Пренебрежение правилами техники безопасности.
• Причинение материального ущерба предприятию в результате деятельности или бездействия работника.
• Нарушение правил по охране труда и инструкций по технике безопасности.
• Халатное выполнение непосредственных трудовых обязанностей.

Если материальный ущерб нанесён в значительной степени, или при недобросовестном исполнении своих трудовых произошла гибель человека или причинение вреда здоровью, заместитель директора по общим вопросам несёт уголовную ответственность, а также в отношении данного сотрудника производятся взыскания для возмещения ущерба.

Общая информация

Круг должностных обязанностей помощника гендиректора зависит от масштабов компании, количества его контрагентов, сотрудников. То есть от того, насколько большой объем помощи требуется руководителю, будет зависеть перечень задач работника. Если сказать коротко, то главная задача помощника гендиректора — исполнять все его распоряжения или доносить их до других работников компании.

Поручить разработку документа можно кадровым работникам и юристам. Кроме того, сам генеральный директор должен ознакомиться с ней на стадии создания, при необходимости проконсультировать подчиненных на предмет полноты внесения обязанностей.

Для ознакомления с перечнем трудовых функций можно воспользоваться профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Он утвержден приказом Минтруда РФ от 6 мая 2015 года №276н. Если данные документа соответствуют рабочим действиям потенциального помощника гендиректора, то формулировки можно смело использовать в документе.

После составления инструкции ее утверждает работодатель. Он расписывается в графе «Утверждаю» и ставит дату.

Несмотря на то что в законодательстве нигде не указано, что разрабатывать должностную инструкцию нужно обязательно, работодатели все-таки ее составляют. Документ могут потребовать предоставить во время проверки трудинспекции, о его необходимости говорится в письмах Роструда

Поэтому важно соблюсти традиционную структуру бумаги

Обязанности, прописанные в должностной инструкции

У глав и руководителей ООО есть множество обязанностей, которые стоит не забыть указать в должностной инструкции. Например:

• разработка и планирование общей глобальной миссии предприятия, его целей и прочего;
• утверждение общего расписания компании;
• контролирование исполнения обязательств перед налоговыми службами государства, управление бухучетом;
• создание, тестирование и внедрение современных улучшенных технологий производства и разработки;
• выполнение задач и инструкций совета директоров и учредителей;
• обеспечивание общей безопасности сотрудников; организация и проведение глобальной аттестации внутри предприятия: тестирование профессиональной пригодности сотрудника и уровень соответствия занимаемой им должности;
• защита интересов компании в судах, а также при проведении сделок и подписания контрактов различного характера;
• организация эффективного рабочего процесса сотрудников, контроль их деятельности;
• структурирование и планирование взаимодействия различных отделов;
• контроль организации на соблюдение законов и текущих действующих нормативно-правовых актов.

Организация имеет право изменить отдельные должностные обязанности коммерческого руководителя в соответствии со своими аспектами, особенностями, уставами и масштабами предприятия.

Коммерческий директор также может доверить часть инструкций и обязанностей своим подчиненным и, после, осуществлять наблюдение за качеством их исполнения. Например, на предприятии бывает несколько заместителей коммерческого директора: по финансовым вопросам, правовым актам и других.

Как составляется должностная инструкция

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Обязанности (наблюдение за ситуацией на предприятии)

В рамках данного направления деятельности, заместитель генерального директора имеет следующие обязанности:

1. Контролировать и участвовать в составлении необходимых документов, смет, где определяются переработки, а также модернизация технологий.
2. Осуществлять контроль за своевременной сдачей отчетности, расчетами, их включением в основную документацию.
3. Курировать исполнение планов, нормативов, возможности реализации производства.
4. Если генеральный директор отсутствует, то его обязанности переходят заму. Поэтому данный сотрудник должен уметь вести переговоры, проводить мероприятия, организовывать встречи.

Работники должны подчиняться заместителю генерального директора. Он не только курирует их работу, но и принимает меры для улучшения результативности и повышении безопасности. Зам разрабатывает, улучшает и внедряет правила внутреннего распорядка, предписания по пожарной безопасности, а также охране труда. Он передает сотрудникам приказы и требования генерального директора, а также обеспечивает и контролирует их исполнение.

Чем занимается помощник руководителя

Обязанности специалиста часто путают с обязанностями секретаря или офис-менеджера. Однако на самом деле это разные специальности, предполагающие различные права, ответственность и перечень дел.

Помощник руководителя занимается организационной деятельностью компании. В его обязанности также входит координирование встреч с партнерами и клиентами. Директор вправе возложить на работника часть своих обязанностей, при условии закрепления их за ним распорядительной документацией. Должностные обязанности помощника руководителя предполагают выполнение перечня работ:

• составление расписаний встреч;
• организация поездок делового характера;
• оформление документов;
• визирование или подпись документации в рамках своей компетенции;
• обеспечение нормального климата в коллективе;
• ведение телефонных переговоров;
• закупка канцтоваров;
• ведение переговоров.

Стандартные обязанности

Должностная инструкция помощника руководителя включает перечень стандартных обязанностей, которые сотрудник обязан выполнять. Они имеют отношение к организации делопроизводства субъекта хозяйствования. Сфера деятельности работника может быть сокращена до решения документальных вопросов, имеющих отношение только к руководящему составу компании.

Она формируется записью о том, что он должен выполнять не только профессиональные обязанности, но и личные поручения руководства. На некоторых предприятиях специалисты координируют его деятельность, составляют рабочий план, формируют записи на прием посетителей, составляют графики совещаний, напоминают директору о событиях и необходимости проведения конкретных мероприятиях, а также составляют ему рабочий план деятельности. В обязанность помощника может быть также вменена переписка от имени компании, ведение телефонных разговоров в интересах субъекта хозяйствования, а также поиск информации по запросу директорского состава.

Дополнительные обязательства

Трудоустраиваясь на должность помощника руководителя, не стоит рассчитывать, что перечень обязанностей ограничится их стандартным набором, оговоренным на собеседовании. Специалист должен понимать особенности профессии и быть готовым возложить на себя любые обязательства по распоряжению руководства. Их выполнение может требовать наличия дополнительных знаний и квалификаций, а может быть связано даже с физическим трудом, что актуально в условиях предупреждения или ликвидации аварийных ситуаций.

Требования к специалисту и его должностные обязанности

Помощнику может быть вменен в обязанность контроль за состоянием охраны труда на предприятии и за соблюдением правил пожарной безопасности сотрудниками. Для того чтобы справиться с такими задачами, ему придется пройти дополнительное обучение.

Квалификационные требования для заместителя по экономике

Квалификационные требования для управленцев в крупных компаниях с мировым именем включают в себя знание международных стандартов финансовой отчетности, английского языка, наличие дополнительного образования, например степени MBA, сертификатов CFA, CPA.

Специалисты по экономике и финансам в разных фирмах никогда не решают одни и те же задачи. Их функции разнообразны: от рутинного управления финансовой сферой до привлечения инвестиций, выпуска ценных бумаг.

Для успешного выполнения служебных обязательств от замдиректора по экономике требуется наличие управленческих и лидерских качеств, коммуникабельности. Необходимо присутствие умения влиять и убеждать, успешно взаимодействовать с партнерами, принимать управленческие решения, работать в команде.

Функциональные обязанности

Подписание установленных документов и других бумаг.
Сотрудник обязан совершать различные действия от имени организации.

Замещение генерального директора в его отсутствие (по доверенности).

Представление интересов предприятия на встречах и других мероприятиях.
Отстаивать права и интересы предприятия при взаимодействии с органами гос

власти или полиции.
Сотрудник обязан проверять работоспособность не только в главном офисе, но и в филиалах, поскольку это очень важно.

Следить за качеством выпускаемой продукции.

Следить за рынком и спросом на нём. Подстраиваться под сложившуюся ситуацию.
Предлагать директору поощрить или наградить премией того или иного сотрудника за проявленную активность и упорство, за проделанную работу.
Предлагать директору сделать выговор и провести взыскания с того или иного сотрудника на предприятии за его работу и некомпетентность в вопросе.

Следить за экономикой производства.

Выдвижение предложений по улучшению качества работы на производстве.

Но есть и то, что заместителю директора запрещается делать:

• Заместитель директора не должен причинять ущерб офису.
• Сотрудник не должен разглашать коммерческую тайну и другую информацию о предприятии.
• Запрещено нарушать положения трудового договора.
• Ни в коем случае не должен нарушать трудовую дисциплину и технику безопасности.
• Запрещается проводить встречи, не обговорив их с вышестоящими лицами.

Должность заместителя директора очень тяжёлая и имеет множество нюансов.

Сотрудник должен соблюдать огромное количество правил и условий, только тогда его работа будет эффективной.

Образец

Утверждаю

Генеральный директор

ООО «Арбуз»

Медведева О. В.

«01» августа 2015 г.

1. Требования к директору.
   • Генеральный директор руководит ООО, его производственной и хозяйственно-финансовой деятельностью.
   • Генеральный директор полностью подчиняется общему Учредительскому собранию ООО «Арбуз».
   • Замещать генерального директора может его заместитель или иное лицо, назначенное на должность по приказу гендиректора.
2. Обязанности директора.
   • Соблюдает законность всей деятельности предприятия, а также подготавливает необходимые документы для лицензирования фирмы.
   • Регулирует отношения между государственными и частными фонами, предприятиями.
   • Ведет переговоры с кредиторами, инвесторами, заказчиками.
   • Разрабатываем максимально эффективную систему управления, целью которой будет являться повышение качества продукции и увеличение продаж.
   • Внедряет и контролирует предложения Учредителей в развитие фирмы.
3. Организаторские обязанности.
   • Регулирует и организует работу, контролирует все структурные подразделения.
   • Обеспечивает предприятие всем необходимым оборудованием за счет финансов предприятия.
   • Организует работу высококвалифицированных кадров на предприятии.
   • Гендиректор поводит проверку знаний и профессиональных качеств рабочих. Организует учебные курсы для повышения квалификации рабочих, если это необходимо.
   • Проводит проверку должностных обязанностей рабочих. Устраняет все недочеты, ошибки кадров.
4. Правовые аспекты. Гендиректор имеет право:
   • 4.1 Принимать на работу сотрудников и увольнять их.
   • 4.2 Подписывать документы в рамках компетентности должности.
   • 4.3 Заключать договора с кредитными, бюджетными и частными организациями.
   • 3.4 Начислять зарплату.
   • 3.5.Открывать счета в банках.
5. Ответственность гендиректора.
   • Гендиректор является материально ответственным лицом, а также защищает интересы имущества в суде.
   • Гендиректор несет ответственность за несоблюдение правил распорядка, пожарной безопасности и иных мер.

Обязанности по экономическим вопросам

В соответствии с должностной инструкцией, заместитель директора по экономическим вопросам должен осуществлять следующие функции:

1. Координировать деятельность отдела по разработке стратегии.
2. Заниматься планированием и контролем за показателями по хозяйственной части.
3. Анализировать результаты деятельности, разрабатывать и внедрять новые методики с целью улучшения финансовых показателей.
4. Контролировать пользование ресурсами.
5. Участвовать в заключении коллективного соглашения, расписании штата.
6. Работать над улучшением экономических показателей разных подразделений.
7. Работать над улучшением производства, выполнять функции антикризисного управления.

Если речь идет о компании международного уровня, то к этим требованиями добавляются международные стандарты. В частности, в них входит наличие знаний осуществления финансовой отчетности, английского языка, дополнительного образования (МВА, сертификат CFA и СРА).

У разных специалистов могут отличаться обязанности. Чтобы успешно с ними справляться, заместитель генерального директора по экономике, помимо прочего, должен обладать лидерскими качествами, а также являться коммуникабельным человеком, уметь убеждать и оказывать влияние на других людей, принимать ответственные решения.

Заключение

Должность – помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания – главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации. Главное – инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами. С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь. Помощник – «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам – руководителям.