Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Как происходит заверение

Сотрудник должен сразу четко представлять, что именно он хочет получить – простую копию или же заверенную: в соответствии с этим он и отражает свою просьбу в заявлении на выдачу. Если речь идет о заверенном документе, это значит, что заверение происходит при наличии на каждой странице одновременно нескольких отметок:

подпись уполномоченного работника (обычно директора);
его фамилия и инициалы;
его должность (полное название);
виза «копия верна»;
синяя печать компании.

На самой последней странице следует поставить запись о том, что работник по сей день состоит в штате компании. Также указывается точное количество всех скопированных страниц. Подсчет совершается не по бумажным листам, а именно по страницам самой трудовой, которые были откопированы.

Как правило, копия состоит из нескольких страниц, поэтому будет лучше, если их скрепят и пронумеруют. На прошивку лучше также поставить печать.

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за ..

год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.

Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять

Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.
Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов

Их следует уточнить заранее.

Правила выдачи копии

Работодатель обязан предоставить работнику копию по первому требованию. Это правило закреплено в статье 62 Трудового кодекса.

Для ее получения работник должен обратиться в кадровую службу предприятия. При этом заявление на копию трудовой книжки оформляют в свободной форме, так как никакого единого образца в нормативной документации не представлено.

Его обычно пишут следующим образом:

В шапке документа указывают:
полное наименование организации;
Ф.И.О. и должность руководителя;
должность и Ф.И.О. заявителя.

В основной части прописывают стандартную формулировку заявления: «Прошу выдать копию трудовой книжки…».

Далее необходимо поставить дату обращения и подпись заявителя

Оригинал трудовой книжки должен постоянно хранить отдел кадров предприятия. Его не выдают сотруднику для предоставления в банк или иное учреждение. Однако руководство организации не имеет права отказывать в предоставлении копии или взимать за эту услугу деньги: это противоречит закону.

Если в небольшой организации нет собственного отдела кадров, копию делает секретарь. Она должна быть заверена руководителем.

Как составить заявления на копию трудовой книжки?

Трудовая книжка – бланк строгой отчетности, который несет в себе информацию о трудовой деятельности человека. Его главное назначение – фиксировать трудовую деятельность работника для оформления будущих пенсионных выплат. Также этот документ может пригодиться, например, для подтверждения занятости при выдаче банковского кредита или при подаче заявления на загранпаспорт.

Далеко не всегда у работников есть возможность предъявить оригинал книжки. Почти во всех случаях для подтверждения стажа необходима ее копия. В данной статье мы расскажем, в каких случаях ее нужно сделать, а также рассмотрим порядок составления и подачи заявления на ее выдачу. Кроме того, дадим несколько советов, как вести себя при отказе работодателя в предоставлении дубликата.

Основания для получения

Сведения о периодах работы могут понадобиться каждому человеку в совершенно разных ситуациях. Вы можете подтвердить их с помощью вашей трудовой книжки. Как правило, данный документ находится у работодателя, поэтому часто приходится делать его ксерокопию. Так, дубликат трудовой книжки может пригодиться в следующих случаях:

Для оформления пенсии в ПФР;
При получении визы для поездки в другую страну;
Для оформления загранпаспорта;
Чтобы составить резюме;
Для получения кредитных займов;
В случае утери документа;
Для усыновления ребенка.

Этот список ситуаций, конечно, далеко не исчерпывающий. Обычно копию требуют в различных государственных учреждениях или крупных финансовых организациях. Более того, она может быть востребована при втором трудоустройстве, например, для работы по совместительству.

Как получить дубликат?

Получить необходимое количество копий трудовой книжки довольно просто. Обращаться с данной просьбой следует непосредственно к своему руководителю, либо к уполномоченным лицам компании – сотруднику кадрового отдела, секретарю или главному бухгалтеру. Для этого необходимо придерживаться следующей инструкции:

Составить заявление и подать его руководителю компании;
Получить приказ о выдаче копии;
Написать в правом верхнем углу титульного листа фразу «Дубликат»;
Поставить дату выдачи копии;
Заверить подписями владельца и уполномоченного сотрудника кадрового отдела.

Выдать копию бланка работнику должны не позднее 3 дней с момента подачи заявления. Она должна быть заверена такими записями, как «Копия верна». Кроме того, ее нужно заверить официальной печатью организации. Такой штамп должен находиться на подписи, а также затрагивать часть текста.

К тому же, на последней странице дубликата необходимо внести запись «работает по настоящее время». Это нужно для того, чтобы подтвердить факт работы в данной организации

Обратите внимание, что заверенная копия трудовой имеет строго ограниченный период действия

Так, вы можете распоряжаться ее дубликатом лишь в течение месяца после выдачи документа.

Правила составления обращения

Для получения копии необходимо составить письменное заявление о выдаче копии трудовой книжки на имя работодателя. Именно это обращение и станет основанием для ваших дальнейших действий. Специальной формы составления подобных документов не существует, но к их оформлению предъявляют несколько важных требований. Итак, заявление должно содержать следующую информацию:

Сведения об организации, в которой работает человек;
ФИО и должность заявителя;
Просьбу о выдаче копии;
Дату составления;
Подпись сотрудника.

Что делать при отказе?

Если организация по какой-либо причине отказывает вам в предоставлении дубликата трудовой книжки, ее руководитель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с п. 5.27 КоАП РФ. За подобные нарушения ему грозит штраф до 50 тысяч рублей. К тому же, по требованию подчиненного, суд может взыскать с него и компенсацию морального вреда.

Более того, каких-либо ограничений на выдачу дубликатов трудовой книжки не предусмотрено.

В том случае, если вы все же попали в подобную ситуацию, необходимо пожаловаться на начальника в соответствующие инстанции.

Сделать это можно несколькими способами: подать претензию непосредственно руководителю организации, обратиться в государственную инспекцию труда или составить исковое заявление в суд.

Выдача на руки оригинала

Оригинал выдается в исключительных случаях и только под письменную расписку. Как правило, подобная необходимость возникает в таких ситуациях:

оформление определенных социальных выплат;
оформление пенсии по старости (когда сотрудник желает продолжить свою официальную трудовую деятельность);
оформление загранпаспорта, а также визы для посещения некоторых стран в рабочих целях;
при оформлении кредита в банке на большую сумму (несколько миллионов или десятков миллионов рублей).

Порядок написания заявления, а также срок выдачи книжки в этом случае примерно такой же. Работник указывает свою просьбу, и в течение 3 рабочих дней по согласованию с работодателем документ выдается на руки. Однако есть несколько существенных отличий:

Работник обязательно указывает причину, которая побудила его на запрос оригинала документа.
По возможности сотрудник прикладывает оригиналы или копии документов, которые доказывают объективную необходимость выдачи оригинала.
Сотрудник должен обязательно указать максимальный срок возврата книжки.
Наконец, работник обязательно составляет письменную расписку, в которой отражается факт выдачи документа, а также обязательство вернуть его строго до установленного срока. Документ составляется в 2 экземплярах, а когда книжка будет возвращена работодателю, обе расписки уничтожаются.

Согласно букве закона оригинал трудовой книжки находится на хранении у работодателя по основному месту трудоустройства сотрудника. Этот документ может храниться у работника только в двух случаях:

Когда работник нигде не трудоустроен;
Когда работнику выдали оригинал трудовой книжки под расписку для предъявления в государственные органы, чаще в ПФР.

Во втором случае, работник обязан вернуть документ обратно в отдел кадров компании, как только надобность в нем отпадет.

Но при этом существует множество случаев, когда человек должен предоставить сведения о своем стаже и работе в ту или иную инстанцию, в большинстве возникающих случаев бывает достаточно надлежащим образом оформленной копии трудовой книжки.

Случаи, когда может возникнуть необходимость в получении копии:

Получение заемных средств в банке;
Оформление поручительства;
Получение льгот в органах социальной защиты;
Получение различных субсидий, в том числе и на коммунальные услуги.

Этот перечень не является законченным и копии документа о стаже могут потребоваться в самых разных ситуациях.

Другой случай, когда работник вправе получить оригинал трудовой книжки, — трудовая книжка понадобилась работнику в целях его обязательного социального страхования (обеспечения) (ст. 62 ТК РФ).

В иных случаях, когда работнику нужна трудовая книжка, работодатель должен выдавать ее заверенную копию или выписку из трудовой книжки. Делать это нужно в течение 3 рабочих дней со дня получения соответствующего письменного заявления работника.

Выдать по своему желанию или по просьбе работника вместо копии оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права.

Заявление на получение оригинала трудовой книжки составляется в произвольной форме. Оно адресуется на имя руководителя организации, содержит Ф.И.О., должность работника, его просьбу выдать трудовую книжку, а также причину, по которой трудовая книжка запрашивается.

Приведем для заявления работника на выдачу трудовой книжки образец заполнения.

Правила выдачи копии

Его обычно пишут следующим образом:

В шапке документа указывают:
полное наименование организации;
Ф.И.О. и должность руководителя;
должность и Ф.И.О. заявителя.

Следующая
Трудовая книжкаЗаявление на получение трудовой книжки по почте

Как правильно оформить копию трудовой в 2018 году

Отметим, что с середины 2018 года в правила заверения трудовых регистров были внесены небольшие коррективы. Но несмотря на довольно несущественные уточнения, выкопировка из трудовой, оформленная с несоблюдением ГОСТа Р 7.0.97–2016 не будет признана действительной. Поэтому следует помнить, что при оформлении копии нужно:

Делать копии всех разворотов трудовой книжки, где есть записи. Естественно, включая титульный лист и форзац к нему. Крайним листом должна быть запись, о приёме на существующее место работы.
Качество печати должно быть хорошим, чтобы все записи были читабельными.
Наверху страницы ставится оттиск «копия».
На финальной станице под последним местом работы (фактически без отступов от финальной записи) проставляется отметка «Верно», должность и виза ответственного за ведение кадрового делопроизводства лица, расшифровка его подписи, а также дата заверения копии.
По обязательным требованиям нового ГОСТа после этого на выписке нужно уточнить место хранения оригинала трудовой. Запись, которую нужно сделать, может быть сформулирована так:«Подлинник находится в отделе кадров (название предприятия)».
Или «Подлинник хранится в сейфе бухгалтерии (наименование работодателя)».
Или может быть указание на сейф в кабинете директора предприятия.
Если у работника есть личное дело, указывается его номер.

Если копия не будет сшиваться, отметка «верно», а также все реквизиты заверенной копии ставятся на каждом листе.
Но чаще всего (если это не 1—2 листа) проще прошить документ. Для этого все листы складываются и прошиваются по левому краю суровой ниткой. Края нити связываются и выпускаются из-под плотно наклеенного листа А6, на котором должна быть указана дата, количество листов документа, а также здесь должна стоять виза должностного лица и печать организации

Обратите внимание, что оттиск печати должен захватывать и скрепляющий лист А6, и заходить на основной лист ксерокопии.
Если выкопировка делается в банк, обычно кредитные учреждения просят указать, что сотрудник до сих пор продолжает работать в компании. И хотя это не предусмотрено новым ГОСТом, сделать такую отметку можно

Делается это следующим образом:Ставится порядковый номер записи, указывается дата и формулировка: «Работает по настоящее время».
Виза, должность, расшифровка и поверху надписи — печать организации.
Возможен вариант, когда нумерация записей не продолжается, но первый вариант предпочтительнее.

Если в компании есть печать, её оттиск в копии трудовой книжки обязателен.

Завизировать копию документа имеют право:

лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации (как правило, это работник отдела кадров);
если в компании нет кадровика, это может сделать главный бухгалтер или служащий бухгалтерии, главное, что следует учесть, это то должностное лицо должно быть назначено на выполнение этой функции приказом по предприятию;
при их отсутствии визу имеет право поставить директор (индивидуальный предприниматель).

Нужно учитывать ещё в этом вопросе, что вновь введённая запись о местонахождении оригинала регистра должна ставиться только в случае, когда выписка нужна для сторонней компании. Если же делается выкопировка трудовой для внутреннего использования, это уточнение необязательно.

Распространённые ошибки при оформлении копии

Наиболее часто встречающиеся ошибки при составлении копии трудовой книжки состоят в следующем:

неправильно поставлен оттиск печати предприятия, когда он не заходит на текст, а стоит отдельно (он должен захватывать часть текста);
печати нет совсем, тогда как по статусу организации она должна быть, либо название на оттиске не соответствует названию работодателя, указанного в предшествующей записи о приёме на работу (это может случиться при реорганизации фирмы, когда не была внесена соответствующая запись, а печать уже уничтожена);
подпись ответственного лица стоит отдельно от текста;
после предпоследней записи есть пробел, в который можно вписать тест поверх неё;
нет указания на место хранения подлинника (применимо с середины 2018 года);
работник, которым была заверена копия, не уполномочен на такие действия (нет приказа о его назначении);
неправильно оформленное заверение копии — стоит только виза, без ссылки на должность и Ф. И. О. должностного лица;
логично, что в финальных записях копии трудового документа не должно быть корректировок, затирок.

Следует помнить, что некорректно оформленный документ у человека не примут, всё придётся переделывать заново. Если вдруг на странице выявлена ошибка до его сшивания, копируем неправильно оформленные листы и заверяем их соответствующим образом.

Когда составлять заявление на выдачу трудовой книжки

До 2015 г. получить оригинал трудовой книжки можно было только по одному основанию – увольнение. И по собственному желанию, и по другим основаниям ТК РФ. В последний день работы работодатель обязан выдать на руки оригинал данного документа и причитающуюся заработную плату. А нарушение такой обязанности влечет ответственность (жалоба в трудовую инспекцию, исковое заявление о взыскании заработной платы), в т.ч. с выплатой неустойки независимо от вины такого работодателя.

Сейчас к такому основанию, как увольнение, добавилась еще одна возможность получить трудовую книжку – для оформления любого вида пенсии и подтверждения стажа для пенсии. Это правило прямо закреплено ТК РФ. При этом работодатель не вправе отказать работнику в выдаче документа. Правда на работника возлагается обязанность в течение 3 рабочих дней с даты возвращения отделением ПФР вернуть ее работодателю.

Во всех остальных случаях трудовая книжка на руки работнику не выдается. Это касается и работы по совместительству. Запись о дополнительной работе по неосновному месту вносится по другим правилам. А сведения из трудовой книжки могут понадобиться. Например, для оформления кредита, загранпаспорта, визы в зарубежные страны, получения субсидий. В таких случаях подготовьте заявление о документах, связанных с работой, и просите предоставить выписку из трудовой книжки. Такой документ должен быть выдан в течение 3 дней с даты поступления письменной просьбы работника.

Образец заявления об утере трудовой книжки

Теперь мы подошли к главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ не представляет особой сложности в составлении – на основе представленного ниже образца вам без особых проблем удастся написать свое заявление.

Итак, по порядку. В начале документа обозначьте, кому вы его адресуете: здесь надо указать должность, ФИО руководителя компании, в которой вы работаете (или работали), а также название самой организации. Далее внесите свои данные – также должность и ФИО. Затем, посередине строки, напишите слово «заявление» и поставьте точку.

С новой строки информируйте работодателя о собственно утере трудовой книжки. Причины утраты писать не обязательно – в законодательстве такое требование отсутствует. Далее сославшись на ст. 65 ч.5 ТК РФ попросите оформить новую трудовую. Напоследок поставьте под документом свою подпись и вручите его ответственному сотруднику.

Составление заявления

Установленной законом формы заявления о выдаче трудовой книжки не существует. Каждая организация, как правило, уже имеет разработанные и утвержденные бланки таких заявлений, и при обращении работника за копией книжки ему предложат это заявление заполнить. На нашем сайте имеется типовой образец заявления, который вы также можете использовать, внеся в него свои данные.

В общем виде заявление выглядит так:

«Шапка», располагающаяся в правом верхнем углу, которая включает в себя: название организации (ФИО работодателя — ИП), ФИО, должность лица, на имя которого составляется заявление, ФИО, должность, структурное подразделение, в котором работает автор заявления.
Название документа, расположенное ниже по центру.
Текст документа, начинающийся со слов: «Прошу выдать мне копию/оригинал моей трудовой книжки» с указанием обоснования.
Дата и подпись, расшифровка подписи.

Заявление хранится в отделе кадров до момента возврата книжки работником.

Как получить копию

Трудовая книжка является документом строгой отчетности. Все работодатели (кроме физлиц без ИП) ведут их на каждого сотрудника, для которого работа является основной и стаж составляет более 5 дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Ответственность за хранение несет кадровый специалист организации, который не имеет права выдавать оригинал по своему усмотрению.

В ряде случаев у работника возникает необходимость получить сведения о работе для:

назначения социальных льгот, пособий;
получения кредита;
направления документов в органы власти и т. п.

ТК РФ в статье 62 и постановление правительства РФ от 16.04.2003 № 225 в пункте 7 определяют, как получить копию трудовой книжки у работодателя.

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя предоставить сотруднику документ:

не позже 3 рабочих дней с момента подачи обращения о ее выдаче;
надлежащим образом заверенный;
бесплатно.

Копия трудовой книжки: основная информация о документе и его статусе

Устраиваясь на работу, сотрудник сдает свою трудовую книжку работодателю в числе обязательного пакета документов, предоставляемого при трудоустройстве. С этого момента ответственность за хранение и сохранность документа возлагается на работодателя.

Оригинал ТК хранится в организации, и до момента увольнения выдается на руки работнику только в единственном случае – в целях его обязательного страхования (ч. 1 ст.

62 ТК РФ), а при наличии обстоятельств, требующих подтверждения сведений, указанных в трудовой книжке, работнику на руки выдается ее заверенная копия или выписка.

Разделяют два вида копий ТК, каждый из которых имеет свой статус, это:

копия трудовой книжки, выписываемая на официальном бланке – дубликат, выдается взамен утраченной (утерянной, поврежденной) трудовой книжки и имеет статус основного документа, подтверждающего стаж работника;

копия трудовой книжки ксерокопированная – создается путем копирования документа с использованием копира и заверяется должностным лицом или работодателем, круглой печатью. Является документом разового назначения, который выдается для предоставления затребовавшему документ адресату.

Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.

В ксерокопии трудовой книжки должна содержаться вся информация, отраженная в оригинале документа, в той же последовательности и хронологии, включая не только записи о трудовом стаже, но и сведения о награждениях и поощрениях.

При оформлении ксерокопии, работник кадровой службы или непосредственно работодатель должен заверить документ:

на каждой ксерокопированной странице делается запись: «Копия верна», и ставится подпись исполнителя;

на последней странице копии делается запись: «Копия верна, на … страницах», после чего документ заверяется подписью исполнителя и печатью, ставится дата его выдачи.

Копия ТК (дубликат), выписываемая взамен утраченной, может быть выписана без восстановления хронологии стажа (где в позиции под № 1 будет записано предприятие, выписывающее дубликат ТК, а сведения о предыдущем стаже будут обозначены суммировано, со сноской «со слов ФИО (владельца)». При предъявлении владельцем документов, подтверждающих наличие предшествующего трудового стажа, сведения о нем могут быть внесены в дубликат, со сноской на предъявленный документ (справку о стаже работы, выписку из приказа). Внесенная запись заверяется печатью организации, внесшей запись в копию ТК. Оригинал документа, на основании которого вносится запись, подклеивается на последней странице (обложке) ТК.

При оформлении дубликата на титульной странице должностное лицо, выписавшее документ, ставит надпись «Дубликат» и заверяет ее своей подписью. На внутреннюю сторону обложки вносится запись: «Дубликат выдан на основании ….». Запись датируется, заверяется подписью и печатью.

В качестве основания для выписки дубликата являются справки структур, подтверждающих утерю (выдает городской отдел МВД после факта регистрации кражи или заявления об утере ТК), утрату (справка МЧС о пожаре, затоплении и проч.).

Зачем писать заявление

Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения.

Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку.

Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки — образец

Как происходит заверение

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Правила выдачи копии