Основания для составления документа
Любой договор изначально предусматривает выполнение каждой из сторон взятых на себя обязательств. Но на практике так получается не всегда. Порой один из контрагентов, не предупреждая своего партнера, принимает решение об изменении условий предварительной договоренности. Подобные действия совершенно недопустимы, так как являются грубым нарушением той части контракта, где говорится о правах и обязанностях сторон. Такая ситуация требует разрешения, и первым шагом, как правило, является устная беседа. Если же партнерам не удается прийти к единому мнению, один из них направляет виновной стороне претензионное письмо.
Правда, здесь есть один очень важный момент. Подобная деловая переписка должна вестись на законных основаниях. Для этого изначально при заключении договора о сотрудничестве в тексте самого документа стороны должны предусмотреть правила и сроки предъявления претензий, а также пути урегулирования конфликтов, которые могут возникнуть в ходе совместной деятельности. Эта информация должна быть вынесена отдельным пунктом. Тогда при возникновении спорной ситуации одна из сторон может направить виновнику претензионное письмо, изложив в нем свое видение разрешения данного конфликта.
Электронное деловое письмо
Разберем, каковы правила деловой переписки по электронной почте. В каждую фирму ежедневно приходит и рассылается большое количество корреспонденции. Связаться по почте с партнерами можно быстро и легко, так же как и обменяться необходимыми документами.
Электронное деловое письмо включает в себя несколько блоков:
- тема;
- приветствие:
- суть письма. Здесь нужно описать, по какой проблеме вы пишете либо ответить кратко, если основная часть выслана в приложении;
- подпись и контакты.
Отправляя корреспонденцию, важно следить за тем, чтобы все поля были заполнены: адрес отправителя, адресата, тема письма, приложение. Чтобы не допустить ошибок, придерживайтесь нижеследующих правил деловой электронной переписки.. В обязательном порядке нужно заполнить блок «Тема»
Здесь следует указать краткое название (до 5 слов), которое отражает содержание текста.
В обязательном порядке нужно заполнить блок «Тема». Здесь следует указать краткое название (до 5 слов), которое отражает содержание текста.
Цель вашего обращения нужно изложить также с опорой на правила составления стандартной документации. По сравнению с бумажным письмом, электронное труднее оформить красиво. По этой причине необходимо написать кратко дополнительную информацию, при этом основной текст выслать во вложении.
Не следует повторяться в теле письма и в приложении. В теле письма указываем краткую дополнительную информацию, которая не вошла в приложение, либо содержание, требующее разъяснений. Лучше всего разделить большой блок на несколько абзацев с пропуском строки, чтобы сделать текст читабельным.
Как оформить подпись? Для этого указываем должность отправителя, Ф. И. О. или только имя и отчество. Затем размещаем контакты, сайт фирмы и лого.
заместитель директора
ОАО «КАТОД»
Панин О. В.
Телефон: 8(353)44-55-66
8-913-453-111-22
Еmail [email protected]
В рассматриваемом примере указана фамилия и инициалы. Такое решение имеет место, однако в этом случае адресат при ответном звонке не будет знать, как к вам обратиться, возникнут дополнительные вопросы. Чтобы упростить себе работу, просто укажите Ф. И. О. полностью.
Правила оформления
Официальное письмо-извинение обязательно должно быть оформлено на бланке, который представляет собой лист формата А4 с нанесенными на нем реквизитами, расположенными определенным образом. Оно пишется от имени руководителя одного предприятия и направлено ко всему коллективу другого. Конечно, ведь директор чаще всего извиняется не за себя, а за действия своих подчиненных.
Иногда такое письмо составляет ответственный представитель фирмы и адресует его клиенту, которому было причинено неудобство. Такой вид письма считается одним из самых сложных. Слова должны быть подобраны так, чтобы в их искренность хотелось верить. От этого очень часто зависит исход дела. Неверные действия всегда надо уметь признавать и стараться использовать любую возможность для того, чтобы все исправить. Представитель противной стороны должен поверить, что допущенная ошибка впредь не повторится. Подобное обращение направлено на минимизацию конфликта с целью сохранения в дальнейшем добрых партнерских отношений.
Правила составления письма
Письмо-претензия не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению. Оно может составляться в свободном виде или по разработанному внутри предприятия шаблону. Тем не менее, существует ряд правил, которые в любом случае необходимо соблюдать в процессе его написания.
Письмо-претензия всегда должно включать в себя
- сведения об отправителе и адресате (если речь идет о юридических лицах, здесь надо указывать их полные наименования, а также, — касаемо адресата, — должность и ФИО лица, для которого оно предназначено);
- причины его написания со ссылками на пункты договора, законы и пр. нормы, которые были нарушены;
- возможные пути решения проблемы и санкции (также в соответствии с законодательством РФ), которые могут наступить для адресата в случае бездействия.
Если в письме приводятся какие-то суммы и сроки, их нужно вписывать как цифрами, так и прописью.
При наличии каких-либо дополнительных доказательств, их можно присовокупить к письму в виде приложений (это могут быть чеки, квитанции, доп.соглашения, фото, ссылки на видео файлы и т.д.). При этом в самом письме нужно обязательно отразить факт приложений, с указанием их количества и, если они письменные — числа страниц (по каждому из них отдельно).
Писать письмо-претензию можно как от руки, так и в печатном виде, но вне зависимости от того, какой путь будет предпочтен, послание нужно заверить «живым» автографом руководителя. При этом ставить на нем оттиск печати не обязательно (предприятия и организации с начала 2016 года освобождены от обязательства штамповать документы).
Экземпляров у письма-претензии может быть столько, сколько требуется, здесь нет никаких ограничений, но все они должны быть заверены должны образом.
Письмо необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации.
Структура документа
Чтобы подготовить письмо-извинение, образец необязательно иметь под рукой. Его можно составить самостоятельно. Для этого сначала надо вспомнить, что письма такого характера обычно состоят из трех частей:
- вводной (вступительной);
- основной;
- заключительной.
Для написания текста лучше использовать специальный план, с помощью которого легче будет последовательно выражать свои мысли.
В таком обращении можно выделить несколько пунктов:
Сначала нужно выразить свою признательность за то, что партнер сообщил о сложившейся ситуации.
Затем выразить свое сожаление о том, что все произошло именно так.
Далее идут непосредственные извинения.
После этого надо попытаться объяснить причину, по которой произошло подобное недоразумение.
В самом конце нужно заверить адресата в искренней признательности и выразить надежду на возобновление прежних отношений
Кроме этого, стоит отдельно подчеркнуть важность совместной работы.
Как писать письмо прощения — 5 шагов
Выбрать конкретного адресата. Даже на этом этапе человек может понять, что не все вокруг виноваты, а только один — тот самый, с которого всё началось и перешло в привычку.
Рекомендуется выбрать спокойное место, чтобы никто не беспокоил, и выделить на это упражнение 1,5 — 2 часа. Работа с мыслями и чувствами не терпит спешки. Если вы будете куда-то торопиться и постоянно смотреть на часы, то эффекта от такого упражнения будет немного.
Писать мысли и чувства лучше на листке бумаге, а не на компьютере. И лучше это делать карандашом, а не ручкой, чтобы задействовать мелкую моторику для выражения эмоций.
Стоит настроиться, что «вхождение в обиду» может сопровождаться очень сильными негативными эмоциональными проявлениями и слезами. Собственно, смысл данной техники и состоит в том, чтобы выпустить «Джинна из бутылки», чтобы почувствовать спокойствие.
Начните с того, что вы хотели высказать. Пишите всё, что придёт в голову, что сидит в вас и рвётся наружу
Просто пишите, не обращая внимание на то, какие слова вы употребляете. Неформальная лексика в данном случае вполне допустима
Называйте вещи своими именами, пишите, как думаете, ничего не фильтруйте. Выскажите всё, что накипело у вас в душе за последнее время. Пишите, не останавливайтесь. Когда закончится поток мыслей и писать больше не о чем, тогда можно говорить, что энергия эмоции вышла наружу, а, точнее, на лист бумаги. Отлично!
После этого посидите спокойно, отдохните, почувствуйте своё тело, попытайтесь расслабиться. Дышите равномерно. Что вы чувствуете? Какие мысли? Не пытайтесь анализировать их. Просто фиксируйте. Как идёт — так и правильно. Доверьтесь процессу.
Структура письма-извинения
Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.
В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.
Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».
Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке.
Этикетные средства деловой переписки
Основные правила деловой переписки гласят, что тон таких текстов должен быть корректным и оптимистичным. От того, какую форму и стиль письма вы выберете, зависит то, насколько текст получится убедительным и как будет воздействовать на адресата. Дело в том, что важны не только данные, но и тональность, в которой вы ведете переписку. От данного параметра зависит итог деловых переговоров между фирмами.
За счет применения средств этикета можно сделать высказывание мягче. К примеру, если вам нужно отказать человеку, сделать это лучше с формулами вежливости. Тогда у вас появится возможность для дальнейшей взаимовыгодной работы.
Пример: «На наш взгляд, цены на Ваш товар увеличились, в результате чего наши продажи продукции в данном регионе стали низкими». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, такой подход позволит эффективно работать и получать высокую прибыль».
Обратите внимание, адресату отказали, однако вежливо.
К этикетным средствам можно отнести вводные слова, которые указывают на ваше отношение к беседе, они делают высказывание оценочными.
Пример: «Если рассматривать долю товаров Вашей компании в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, всего 5 %». «К сожалению, мы не можем предложить вам данный бренд, поскольку он сейчас в стадии переработки».
По общепринятым правилам общения деловой переписки, причем как за рубежом, так и в нашей стране, считается необходимым благодарить за оперативный ответ.
Этикетные модели, выражающие радость, надежду, уверенность, одобрение, признательность, позволяют сделать письмо красивее, добавив в него яркость, а также создать необходимую тональность общения, улучшить взаимопонимание между двумя людьми.
Пример: «С удовольствием приглашаю Вас поучаствовать в нашем мероприятии», «Имею честь пригласить Вас на деловой ужин», «Мы были бы рады видеть Вас на нашей презентации».
Однако важно понимать, что вежливость не должна быть ложной. В противном случае вы оттолкнете собеседника
Нельзя использовать в деловом письме такие фразы, как «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и тому подобное. Кроме того, не стоит включать в коммерческое информационное сообщение фразеологизмы, меняющие тональность.
Пример: «Приносим извинения за вновь причиненное беспокойство. Но, к сожалению, в банковской организации снова закручивают гайки, по этой причине у нас все еще нет контракта, отсутствуют необходимые документы и мы не можем закрыть сделку».
Так или иначе, к образности можно прибегнуть, чтобы смягчить строгий деловой стиль, добавить красок в интонационный рисунок письма, сделать текст экспрессивнее.
Чтобы правильно выбрать этикетные средства, важно учитывать коммуникативную заданность письма. Даже если вы будете знать полный перечень самых эффективных высказываний, это не улучшит ваш официальный речевой этикет
Важно быть тактичным, культурным и объективно оценивать происходящее на производстве, чтобы грамотно составить текст по всем правилам деловой переписки.
Стоит ли идти в суд?
Разумеется, обращаться в суд с исковым заявлением стоит, но только в том случае, когда клиент на все сто процентов уверен в своей правоте. Ведь написать претензию банку – это одно, а судиться с ним – совсем другое. Но все-таки суд – это место, куда можно пойти при любом правовом споре, когда уже пожаловаться больше некуда.
Для этого необходимо:
- внимательно изучить все пункты договора;
- сопоставить их с нормами законодательства;
- ознакомится и учесть все возможные судебные прецеденты.
При вынесении решения суды чаще всего руководствуются судебной практикой. Особенно когда спор конкретно не регулируется теми или иными нормами законодательства. Самой большой ошибкой в таком случае будет обращение в суд без юриста.
Споры с банками – это всегда сложные дела даже для опытных юристов. Поэтому не стоит пренебрегать услугами представителей данной профессии. В любой непонятной ситуации обращайтесь к ним.
Досудебная претензия в банк
Досудебная претензия в банк по кредиту
Вы взяли кредит. Платили, сколько могли, но теперь денег нет. Банк на контакт не идет, требует вернуть кредит досрочно.
А как его вернуть, если денег нет? Иногда банк вроде бы «идет на уступки», предлагая .
Хотите на нее согласиться? Тогда не удивляйтесь, если через полгода будете должны в два раза больше. Такова практика.
Если вы не платите по кредиту, то каждый день у вас набегают проценты и штрафная неустойка, плюс основной долг и ежемесячные комиссии.
Это значит, что через пару месяцев, если вы не войдете в график погашения, ваш долг может значительно вырасти. И что делать? Ответ прост – составлять досудебную претензию в банк
.
Что дает претензия в банк по кредиту?
Это покажется странным, но сейчас ваша основная задача – спровоцировать банк как можно быстрее подать на вас в суд. Не волнуйтесь, суда по гражданским делам не нужно опасаться. Суд всего лишь разбирает кредитный договор и выносит решение. Причем в суде сумму долга можно снизить, иногда очень даже значительно. Возможно ли банк заставить подать на должника в суд? Нет. Это должник нарушил условия договора, следовательно, только у кредитора есть право подачи искового заявления.
Однако, есть еще один малоизвестный способ, который мы используем. Наши знания в тонкостях кредитных договоров, позволяют находить в них противоречия с нормами гражданского права.
Как правило, их хватает, чтобы правильно написать претензию в банк
. В претензии мы ссылаемся на законодательство и требуем немедленной передачи дела в суд.
Конечно, есть риск, что банк может затянуть с подачей искового, т.к. не существует срока рассмотрения претензии по кредиту
. Но мы и не утверждаем, что изобрели панацею от ваших кредитных проблем. Мы лишь подталкиваем банк к тому, чтобы он как можно скорее обратился в суд.
Стоит ли пытаться ускорить процесс передачи дела в суд? Или лучше ждать месяцами, понимая, что каждый день набегают проценты, комиссии и пени? Решать вам.
Как правильно написать претензию в банк?
1. Бесплатная часть.
Сначала вы отправляете нам кредитный договор, график погашения платежей, выписку по счету и вкратце описываете ситуацию.
Для этого вы можете воспользоваться специальной формой ниже или отправить на нашу электронную почту:
2. Мы изучим документы и отправим вам ответ о том, возьмемся ли за решение вашей проблемы.
3. Платная часть.
Если мы беремся составить претензию по кредиту
, то вы оплачиваете наши услуги и отправляете нам номер чека или иного документа об оплате.
4. В течение трех рабочих дней мы высылаем вам претензию и подробную пошаговую инструкцию, что делать и как себя вести.
5. После этого вы идете на почту и отправляете претензию заказным письмом с уведомлением о вручении. А дальше начинается процесс ожидания.
Сколько стоит досудебная претензия в банк?
Стоимость претензии меньше, чем минимальный ежемесячный платеж в банк и составляет При заказе двух или более претензий действуют скидки.
P.S.
Сомневаетесь? Почитайте
Типичные ошибки
Ведение деловой переписки предполагает выполнение определенных грамматических норм и требований этикета. При составлении внутренних служебных записок стандартного управленческого документооборота в компании, организации должно исключать их написание с типичными ошибками.
К таковым возможно отнести следующие:
- использование сокращенной формы слова вместо полной;
- наличие грамматических, стилистических, лексических и пунктуационных ошибок;
- отсутствие всех необходимых для записки реквизитов;
- в тексте поднимаются несколько вопросов, между собой не связанных;
- составление неоправданного очень длинного (на 2–3 листа) или короткого обращения;
- нарушение структуры оформления служебной записки;
- применение фонового рисунка для служебного бланка;
- перегруз содержания аббревиатурами и пр.
Грамотно составленные служебные записки обеспечивают эффективность и оперативность принятия управленческих решений.
Письмо-претензия о погашении задолженности
Когда составляется такое письмо
Поводов для написания письма с требованием погасить образовавшуюся задолженность может быть несколько:
- нарушение сроков оплаты, указанных в договоре;
- просрочка по кредиту.
Направление претензионного письма обязательно, если планируется подача искового заявления о взыскании задолженности в принудительном порядке. Без попытки досудебного урегулирования, о которой и свидетельствует данный документ, иск не будет удовлетворен, а возможно, даже не будет рассматриваться.
Особенности составления
Структура претензионного письма является обычной, а содержание оформляется в свободной форме с обязательными ссылками на нарушенные пункты о сроках и сумме уплаты по договору. Нюансы варьируются в зависимости от типа договора:
- купля-продажа;
- аренда;
- договор подряда;
- перевозка;
- хранение;
- оказание услуг;
- иное.
Желательной является ссылка на законодательные акты, которые оказались нарушенными. Обязательно указание сроков, в течение которых контрагент согласен принять средства в уплату задолженности без неустойки (или с указанной неустойкой), не обращаясь за взысканием в суд.
Залиманскому Константину Петровичу,
проживающему по адресу:
300971, г. Тула, ул. Пузакова, д.71, кв.19
От ООО «ЖКХ-сервис»,
юридический адрес:
300971, г. Тула, ул. Пузакова, д.70
Претензионное письмо
об уплате задолженности
ООО «ЖКХ-сервис» ставит Вас в известность о том, что за вами числится задолженность по оплате жилищно-коммунальных услуг в размере 482 руб. 78 коп., которая образовалась по состоянию на 01 октября 2016 года. Уведомляем Вас о необходимости в недельный срок со дня получения данного письма погасить указанную задолженность.
Если требование об уплате не будет выполнено в указанный срок, подача воды в вашу квартиру будет ограничена, а впоследствии прекращена, повторное подключение будет платным, в соответствии с постановлением Правительства №354 от 06 мая 2011 года, раздел 11. В случае неуплаты вопрос взыскания задолженности будет решаться в судебном порядке.
Напоминаем, что в соответствии со ст.155 п. 1 плата за жилое помещение и коммунальные услуги вносится ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за истекшим месяцем. В случае несвоевременной уплаты будут начисляться пени (ст.155 п. 14 Жилищного кодекса РФ). Для погашения задолженности и причины её образования просим Вас явиться в ЖКХ по адресу: 300971, г.Тула, ул. Пузакова, д.70.
03.10.2016 г. Генеральный директор ООО «ЖКХ-сервис» /Терентьев/ В.В.Терентьев
Эпистолярный стиль в публицистике
Основная цель публицистических произведений – с помощью грамотно построенной речи воздействовать на читателя, внушить ему какую-либо мысль или идею. Для достижения этой задачи многие журналисты обращаются к форме письма, которое публикуют в СМИ. Такие послания могут быть двух видов: с адресатом и без. Письмо без определенного получателя предназначено для широкого круга людей. В них на обозрение общественности выносятся актуальные вопросы или события. Есть в журналистике письма, адресованные определенному лицу, например главам государств или другим медийным личностям. Их задача – добиться от влиятельных адресатов решения насущных проблем, требование незамедлительных действий.
В отличие от научного, публицистический стиль письма более субъективный и противоречивый. Для освещения и оценки происходящих событий публицист умело манипулирует различными выразительными средствами.
Написание делового электронного сообщения
Письма для электронной переписки, как и на бумажном носителе, должны включать ряд элементов, которые будут информативны и удобны с практичной точки зрения. Правильно составленное письмо дает гарантию получения корректного и оперативного ответа, а также конструктивного подхода в решении вопроса.
Только до 3.10
Как за 3 часа разбираться в IT лучше, чем 90% новичков и выйти надоход в 200 000 ₽?
Приглашаем вас на бесплатный онлайн-интенсив «Путь в IT»! За несколько часов эксперты
GeekBrains разберутся, как устроена сфера информационных технологий, как в нее попасть и
развиваться.
Интенсив «Путь в IT» поможет:
- За 3 часа разбираться в IT лучше, чем 90% новичков.
- Понять, что действительно ждет IT-индустрию в ближайшие 10 лет.
- Узнать как по шагам c нуля выйти на доход в 200 000 ₽ в IT.
При регистрации вы получите в подарок:
«Колесо компетенций»
Тест, в котором вы оцениваете свои качества и узнаете, какая профессия в IT подходит именно вам
«Критические ошибки, которые могут разрушить карьеру»
Собрали 7 типичных ошибок, четвертую должен знать каждый!
Тест “Есть ли у вас синдром самозванца?”
Мини-тест из 11 вопросов поможет вам увидеть своего внутреннего критика
Хотите сделать первый шаг и погрузиться в мир информационных технологий? Регистрируйтесь и
смотрите интенсив:
Только до 3 октября
Получить подборку бесплатно
pdf 4,8mb
doc 688kb
Осталось 17 мест
Часто организации владеют собственными почтовыми серверами и программами, а также имеют фирменный стиль оформления электронного письма и внутренние правила ведения деловой переписки, которые дополняют общепринятые стандарты.
Адресат. В строке адресата всегда указывается один адрес.
Копия письма адресата заполняется с определенной целью.
При отправлении письма основному адресату можно отметить другого в графе «копия». Таким образом отправитель уведомляет второго собеседника о происходящем, не требуя при этом ответа или участия в переписке.
Тема письма: конкретность и уникальность.
Максимальная конкретика в выбранной теме поможет адресанту и адресату лучше сориентироваться и различать проблемы и задачи, например, не «Отчет от Лены», а «Отчет. Апрель 2018. Черновой вариант». Имя в названии нет смысла указывать, так как оно будет известно адресату из вашей электронной почты.
Тело письма должно содержать 3 ключевых элемента.
Первая часть включает в себя приветствие, если вы в этот день еще не вели переписку, и обращение. Вторая часть – это изложение вопроса: презентация себя (если письмо первое), напоминания о целях и задачах, описание проблемы и путей ее решения. Третья часть – просьба или призыв к действию.
Функция оповещения о прочтении письма требует деликатности.
Эту функцию используют при особой важности письма, когда ситуация не позволяет спросить о получении, например, по телефону. Адресат на подсознательном уровне ощущает смутные неясные обязательства, поэтому лишний раз эту функцию лучше не использовать
Корректнее и не столько категорично будет вежливо в конце письма попросить сообщить о прочтении.
Подпись требует лаконичности и в то же время ёмкости.
Можно ограничиться фамилией и именем в стандартной формулировке «С уважением». Подпись, включая ФИО, должность, название компании и контактные данные, должна занимать не более 7 строк. Помимо электронной почты, лучше указать и дополнительные контактные данные, например, телефон, Skype, ICQ, Viber и т.д.
Вложения: главное – предупредить и корректно именовать файлы.
Согласно сетевому этикету, необходимо указать информацию о прикрепленном документе: его формат, объем и содержание. Размер вложения не должен превышать 3-5 MB. Название и тема должны быть лаконичными, конкретными и уникальными.
Допускается 2-3 часа ожидания ответа для срочного письма.
Реакцией на срочные или отмеченные важными письма может быть предупреждение о том, что письмо получено и информация будет учтена. Если задача подразумевает длительное рассмотрение, то адресант должен указать время, за которое необходимо дать ответ на вопрос.
Одного дня обычно достаточно для того, чтобы дать ответ на электронное письмо. Если ответ не получен по истечении трех дней, то по правилам этикета допустима отправка повторного письма или связь с адресатом посредством телефона, Skype или другого мессенджера. Молчание в ответ на повторный запрос или в течение недели со дня отправки письма расценивается как нежелание вести деловую переписку.
Правила составления документа
Обычно в штате предприятия есть юрист, который знает, как писать претензионное письмо. В противном случае руководство может пригласить специалиста со стороны, заключив с ним договор на платной основе.
Для начала стоит заметить, что претензию лучше отправлять заказным письмом с уведомлением, дополнив его описью имеющихся вложений. Второй экземпляр документа обязательно надо оставить у себя. Это нужно для того, чтобы подтвердить факт самого действия, которое, по сути, является способом досудебного решения конфликта. Изложив на бумаге все необходимые сведения в соответствии со стандартным планом, надо, чтобы виновник понимал, кто, по какой причине и что конкретно от него хочет. Если речь касается качества товара или оказанной услуги, партнер должен четко изложить свои требования и объяснить, чего в результате он ждет: устранения дефекта, предоставления скидки или возврата денежных средств.
В случае нарушения сроков в тексте письма должна стоять конкретная дата, предлагаемая второй стороне для принятия решения. Обычно в результате возникших недоразумений один из контрагентов терпит определенные убытки. Поэтому будет разумно, если в качестве приложения в претензии будет предоставлен подробный расчет недополученных в результате возникшего конфликта средств. На такое послание адресат обязательно должен дать ответ в установленные законом сроки (10 или 30 дней), и отправить его аналогичным способом (заказным письмом). Как показывает практика, часто такая переписка все-таки дает положительный результат.
Деловое письмо — приносим извинения
Далее будем разбираться, как написать про извинение, в деловой переписке. Подобное обращение пишут как ответ на жалобу. Целью данного письма является желание пояснить причины, побудившие ту или иную проблему и убедить клиента: больше похожих ситуаций случиться не должно. Именно подобный ответ поможет улучшить репутацию вашей компании и общую ситуацию. Сначала необходимо обратиться к клиенту по имени и фамилии, поскольку если будет обращение по типу личного письма, то человек почувствует себя потерянным и посчитает такой текст — издевательством.
Во вступлении нужно указать, по какой причине пишется данное письмо, и выразить личную обеспокоенность сложившейся ситуации.
Главная часть текста
должна объяснять со всеми подробностями, из-за чего случилась та или другая проблема. Если проблем много, значит каждую нужно описать отдельным параметром. Необходимо не только признать ошибку компании, но и высказать слова сожаления с обещанием предпринять все меры. Отлично, если послание упоминает о компенсации. Заключительную часть письма составляют так: необходимо высказать еще раз просьбу о прощении и выразить надежду на то, что данный инцидент никак не отразится на вашем дальнейшем общении. Укажите свои контакты, дабы связаться непосредственно с клиентом. Далее включите фразу по типу Sincerely Yours Name.
Вывод: умение писать деловые письма необходимо каждому
Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении.
Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками. Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью. Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.
