Содержание
Форма тендерной документации, помимо сведений, предназначенных для будущих конкурсантов, должна содержать такую информацию, как численное и подробное содержание пакета документации, составленного поставщиком, выраженное подтверждение его заявки на участие:
- Заявка на участие.
- Опись прикрепляемых документов.
- Справка из банка об отсутствии каких-либо просроченных долгов.
- Требуемые технические, эксплуатационные и качественные сведения, а также детальное описание закупаемых материалов и товаров.
- Проект договора на планируемые закупки.
- Методические указания на произведение расчетов по тендерной заявке, включая ее составляющие, такие как расходная часть на уплату страховых и таможенных платежей, транспортных услуг, различных налогов и пошлин, помимо стоимости поставляемого товара, а также подробную таблицу цен.
- Указывается валюта, с помощью которой выражаются цены в тендерной заявке.
- Требования, выставляемые для оформления тендерных заявок.
- Оговаривается возможность изменения или отзыва данных заявок в течение и до окончания срока объявления результатов тендера.
- Конечные сроки, место предоставления заявок.
- Место, дата и время открытия конвертов по тендерным заявкам.
- Сведения о возможности предоставления приоритетов для отечественных производителей.
Потенциальный поставщик имеет право обратиться в письменном виде к организатору тендера с требованием о разъяснении пунктов и положений тендерной документации в срок не позднее 10 дней до окончательного вынесения решения. В свою очередь, организатор тендера обязан в течение трех дней с момента получения такой заявки направить соответствующие пояснения всем поставщикам, участвующим в данном конкурсе, не указывая при этом автора первичного запроса.
Документы для тендеров, которые готовит заказчик
Сам заказчик также должен подготовить извещение, ориентируясь на требования ст. 42 ФЗ N 44, а также бумаги, которые необходимы согласно ст. 50, 64 и 87 ФЗ N 44.
Организатор обязан предоставить:
- проект контракта (требования к нему установлены в ст. 34 ФЗ N 44);
- техническое задание (ст. 33 ФЗ N 44);
- документальное обоснование цены контракта, которая определена с помощью методов, закреплённых в ст. 22 ФЗ N 44;
- проектно-сметные бумаги (необходимы для выполнения подрядных работ).
При рассмотрении заявок от поставщиков/исполнителей заказчик публикует протоколы о соответствии поданных заявок установленным им требованиям.
Заказчику понадобится подготовить и протокол отказа от подписания контракта. Документ может потребоваться в случае, если заказчику потребуется отказаться от услуг победителя конкурса уже на стадии подписания договора.
По ходу процедуры определения исполнителя заказчик обязан документировать в протоколах каждый этап. Понадобится составить документы, отражающие процесс допуска и отклонения участников, а также протокол по итогам торгов.
Подготовка документации для участия в тендерах:
Оформление тендерной документации — практический пример (полный текст документов на участие в тендерах):
Документы для скачивания (бесплатно)
Тендерная документация образец
С чего начать участие в тендерах
Участие в тендере наступает с подачи заявки, для этого нужно:
- Заблаговременно подготовить все бумаги, которые подтвердят соответствие компании требованиям закона для участия в торгах.
- Изучить документы конкретной закупки и подготовить пакет документов, способных предоставит заказчику полную информацию о товаре/услуге предприятия.
- Во избежание организационных сбоев определить перечень мероприятий, которые необходимо провести, их сроки, последовательность и назначить ответственных лиц.
Помимо сроков, установленных в законном распорядке необходимо учесть и реальные сроки для подготовки документации. Поэтому планированием участия принято заниматься заранее.
Как подготовиться к тендеру
Прежде чем регистрироваться на электронной торговой площадке, нужно понять, что такое тендер, как это работает и в какой последовательности нужно действовать. Для участия в тендере, независимо от его вида, необходимо пройти несколько стандартных этапов.
Этап 1. Поиск тендера
Все закупки государственных и муниципальных организаций проводятся в Единой информационной системе (ЕИС), сайт которой находится по этому адресу: www.zakupki.gov.ru. На портале обязаны регистрироваться все заказчики, проводящие тендеры по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
В ЕИС помимо собственно конкурсной документации размещаются планы закупок организаций (это позволяет поставщикам планировать и свою деятельность по участию в тендерах). Также здесь находится реестр недобросовестных поставщиков, реестр жалоб, сведения об исполнении контрактов, данные о формировании начальных максимальных цен и много другой полезной информации, помогающей участникам тендеров.
Закупки частных компаний можно искать самостоятельно, но это не слишком продуктивно: вручную пересмотреть сотни интернет-ресурсов в короткие сроки невозможно. Выход есть: сведения о закупках аккумулируются на сайтах электронных торговых площадок компаний. В структурированном виде с хорошим поиском по десяткам параметров информация о тендерах коммерческих и государственных компаний сводится воедино в агрегаторах закупок (my-tender.ru, findtenders.ru, synapsenet.ru, tenderplan.ru и другие). Эти сервисы работают как на бесплатной, так и на коммерческой основе. Скажем, на synapsenet.ru годовой пакет услуг по подбору тендеров по вашим параметрам обойдется в 4800 рублей.
Этап 2. Оценка тендера
Даже если вы нашли подходящий по профилю вашей деятельности тендер, его необходимо грамотно оценить на вероятность победы. Огромное количество закупок – как государственных, так и коммерческих, – «заточено» под конкретных поставщиков. И подавая заявку на такой конкурс, вы просто потеряете время.
Отличить фиктивный тендер от реально конкурентного можно по наличию специфических требований. Если закупка автомобиля предполагает комплектацию, в точности совпадающую с аналогичной в самом крупном городском автосалоне, это повод задуматься. А если изучая историю тендеров заказчика, вы наткнулись на конкурс, когда-то уже выигранный тем самым автосалоном, значит сомнений быть не может: техзадание написано под конкретного участника.
Также на этом этапе просчитывается экономическая выгода от участия в тендере и процент от начальной цены, на который можно «подвинуться», участвуя в торгах.
Этап 3. Оформление электронной подписи
Чтобы зарегистрироваться на торговой площадке, нужно получить электронную цифровую подпись (ЭЦП) в одном из удостоверяющих центров. ЭЦП – это компьютерные файлы с уникальной кодировкой, сделанной специально для владельца подписи. После установки на компьютер ЭЦП можно удостоверять все электронные документы, направляемые для участия в тендерах.
Для оформления подписи нужно предоставить учредительные документы (для юрлиц) или паспорт и ИНН (для физлиц и ИП). Стоимость ЭЦП для участия в торгах начинается от 4000 рублей. Можно оформить электронную подпись для разных торговых площадок – это будет стоить дороже, но такая ЭЦП эффективнее, поскольку можно будет участвовать в широком спектре тендеров.
Этап 4. Подготовка документов
В зависимости от вида тендера – электронный аукцион, запрос котировок или запрос предложений – отличается объем необходимой документации, но базовый пакет для всех типов закупок одинаков. Несмотря на то, что законодательство позволяет подавать документы в бумажном виде, для участия в торгах на электронной торговой площадке требуется размещать отсканированные копии документов.
Документы, которые предоставляет участник (поставщик)
- Копия свидетельства о регистрации или выписки из ЕГРИП/ЕГРЮЛ
- Копия устава организации
- Свидетельство о постановке на учет в налоговой (ИНН организации)
- Подтверждение финансовой состоятельности (справка из банка о состоянии счета, бухгалтерский баланс за последний период).
- Сертификаты и лицензии на товар (если нужны).
- Для большинства тендеров требуется обеспечение участия – денежная сумма, которая передается заказчику в залог того, что участник всерьез намерен бороться за победу. Залог возвращается, если участник выполнил все требования. Немногие компании могут направлять на эти цели живые деньги, поэтому обычно в качестве залога передается документ – банковская гарантия.
Документы, предоставляемые заказчиком
- подробное описание предложения товаров или услуг;
- начальная максимальная цена (если предполагается);
- устав, свидетельства, лицензии;
- другие требуемые документы.
Процедура подачи
Государственные органы, в соответствии с законодательством РФ, при выборе поставщика определенных товаров и услуг всегда проводят тендеры. После того как была завершена подготовка требуемых бумаг, можно приступать к самой процедуре их подачи. Собрав нужные бумаги, принять участие в таких торгах может любой предприниматель, вне зависимости от формы собственности.
Процедура подачи состоит из таких этапов:
- выбор тендера, который подходит для компании. На этом этапе необходимо изучить все условия аукциона, проводимого заказчиком;
- сопоставить свой финансовый потенциал для выполнения условий тендера;
- сбор документации;
- ее подача организаторам. Подается в письменном виде (в электронном виде допускается только некоторыми организаторами);
- оплатить взнос, размер которого устанавливается организатором для всех желающих поучаствовать в торгах;
- подача заявления комиссии. Иногда допускается подача и в электронном виде. Но обычно допускается подача только в письменно виде.
Все нужные бумаги и заявка помещаются в конверт и запечатываются. На нем ставится пометка лота (наименование конкурса) тендера. Далее конкурсная комиссия рассматривает поданные бумаги и дает им оценку, выбирая для себя наиболее выгодное предложение. Заявки обычно рассматриваются 10 дней. Если сумма контракта превышает 50 миллионов рублей, срок рассмотрения увеличивается до 30 дней.
В некоторых ситуациях могут проводиться электронные торги, с аналогичным принципом подачи бумаг.
Благодаря информации, собранной в этой статье, вы сможете без проблем стать участником тендера. Все очень просто, если знать как готовить требуемые заказчиком бумаги.
Состав пакета документов
Заказчик подготавливает для проведения тендера по 44-ФЗ и 223-ФЗ и публикует в ЕИС следующие документы:
- извещение о закупке;
- проект контракта;
- техническое задание;
- проектно-сметная документация.
1. Основные сведения, включаемые в извещение о закупке, это информация о заказчике, требования к участникам, описание объекта закупки и необходимый объём поставки, порядок и срок подачи заявок, НМЦ контракта, ограничения, связанные с участием в закупке отдельных категорий поставщиков, даты проведения определения победителя, окончания приёма заявок и их рассмотрения.
2. Для некоторых видов контрактов разработаны типовые формы, размещённые в ЕИС. Составленный проект контракта должен соответствовать такой форме. Проект включает в себя все существенные условия будущей поставки: ответственность сторон, порядок оплаты и предоставления обеспечения, приёмки и т. д.
3. Техническое задание — это раздел, в котором заказчик обозначает своё видение окончательного результата закупки, требования к конечному итогу исполнения контракта.
4. Проектно-сметная документация разрабатывается заказчиком при заключении контракта на выполнение проектных и научно-изыскательных работ и также содержит информацию о функциональных и технологических функциях результата деятельности исполнителя.
От грамотного оформления заказчиком данных документов зависит успешность осуществления им закупочной деятельности. Тендерная документация контролирует процесс реализации исполнителем потребности заказчика в товаре, работах или услугах и составляется в соответствии с действующим законодательством, являясь, одновременно как гарантом ответственного исполнения требований лица, осуществляющего закупку, так и защиты исполнителей от неправомерных действий заказчиков.
Подготовка к оформлению
Услуги по подготовке бумаг должны учитывать и тот факт, что для специфических продуктов и предоставляемых работ размещение заказа имеет особые требования.
Действующее законодательство ставит заказчика в определенные условия относительно проведения тендера. Так, он обязан выделять некий процентов заказов для представителей малого предпринимательства, что обязательно указывается на платформе торгов при подготовке к аукциону.
Конкурсная документация, оформляемая поставщиком, предусматривает изготовление и формирование определенных бумаг, а также и выполнение таких функций:
- Подготовка к торгам предвидит и разностороннюю объемную помощь для получения ЭЦП. Аккредитация ведется также с усиленной поддержкой.
- Подготовка конкурсной платформы предвидит оформление бумаг для получения тендерного кредита. Поставщик также обязуется проверить все сведения относительно соответствия документов условия тендера. После бумаги идут в тендерный комитет, что ограничивается заранее фиксированными сроками.
- Услуги по подготовке бумаг рассчитаны на помощь в том, чтобы предоставить кредит по тендеру, а также оформить банковскую гарантию, которая способствует финансовому обеспечению тендера.
- Документация предвидит и возможность оформления жалобы, если действия тендерного комитета оказались незаконными или имелись факты бездействия представителей комиссии.
Состав тендерной документации
Пакет документов для тендера принято подразделять на две содержательные составляющие:
– техническую;
– коммерческую.
Документы технического содержания включают в себя:
– содержащие условия, на которых планируется проводить конкурс и заключать договор;
– описание характеристик предмета тендера;
– инструкции и информационные карты для компаний-поставщиков;
– характеристики заказа: графики, наименование, ссылки на регламенты, стандарты, тех.условия.
В коммерческой составляющей документации описываются:
– расчеты стоимостей, ценовые диапазоны товаров, услуг;
– финансовые источники, порядок и графики оплаты;
– гарантии и моменты страхования.
Для чего нужен тендер?
Давайте начнем с того, что я напомню вам, что тендер — это КОНКУРЕНТНАЯ процедура. Логично предположить, что государственные закупки проводят для того, чтобы из ряда конкурирующих между собой однопрофильных фирм, выбрать одну. Тендер абсолютно открытое мероприятие (за некоторым исключением), а соответственно является одной из самых эффективных мер по борьбе с коррупцией.
Для самих поставщиков участие в закупках составляет еще и имиджевую роль.
К таким компаниям потенциальные клиенты более лояльны, так как они открыто участвуют в тендерах, не боятся назвать цену и заявляют о качестве.
Ну и сама фраза по типу “мы поставляем свои носки государству” звучит очень притягательно.
Как осуществляется подготовка тендерной документации для аукциона?
За последние двадцать лет сложилась устойчивая практика информирования потенциальных участников о текущих тендерах. Существует два вида таких конкурсов: государственный и коммерческий. По типу проведения они могут быть открытыми и закрытыми, в том числе единичными, а также в виде запросов котировок. Для тендера предусмотрена двухступенчатая процедура, то есть он состоит из двух частей. Вся информация для тендера публикуется на официальных сайтах и в особых случаях в СМИ.
Способы проведения тендера уже не удивляют своей открытостью, так как в большинстве случаев это электронные торги (аукционы). Считается, что именно таким образом можно свести к минимуму коррупционную составляющую всего процесса проведения тендера. Все должно быть предельно понятно всем участникам, к которым выдвигают четкие требования об объеме и качестве заказываемых товаров и услуг, что всегда заранее прописано в тендерной документации.
Тендер предполагает значительный и ответственный документооборот, порядок движения которого регламентируется двумя Федеральными законами: ФЗ-223 и ФЗ-44. Первый затрагивает закупки с частичным государственным участием, статьи второго закона полностью регулирует деятельность государственных торгов. Так согласно имеющейся нормативной законодательной базе претенденту на получение заказа необходимо соблюсти шесть условий и требований:
- Оформить письменную заявку на участие;
- Подать заявление о согласии с условием конкурса;
- Не пропустить срок подачи заявок, объявленный заказчиком;
- Претендент имеет право на участие, если его компания является производителем либо официальным дилером поставщика, а также не находится в стадии ликвидации;
- Решение о победителе оглашается публично при вскрытии конверта выбранного победителя;
- Обязательно указать срок действия предложения на конкурсе в пределах от месяца до трех.
Срок подачи заявок всегда ограничен и для заказчика это обстоятельство очень важно, так как за этот период может произойти их отзыв либо возможная корректировка. Примерный либо точный образец договора на подготовку к тендеру всегда имеется на сайте заказчика
В каких сферах проводятся тендеры?
Можно привести самые распространенные из них, к примеру:
Теплоэнергетика.
В данной сфере чаще всего возникает необходимость в выборе поставщика материала.
Медицина.
В этой деятельности есть возможность проводить тендер, как на закупку фармакологии, так и на закупку и обслуживание медицинского оборудования.
Сфера гражданской обороны.
Нужды в этой отрасли просто не сосчитать, а поскольку она является государственной, все проводится лишь путем полноценной конкуренции отечественных предприятий.
Обслуживание.
В нем нуждаются все: начиная от выбора клининговой фирмы, заканчивая охранными предприятиями.
- Часто проводятся конкурсы на застройку целых жилых массивов.
Онлайн-аукционы и их преимущества
Наиболее выгодными и не затратными являются электронные торги.
По сути, система остается та же, но сам процесс переходит в онлайн-пространство.
Такой формат имеет большой плюс для начинающих предпринимателей, так как дает возможность принять участие в аукционе, отыскав его при помощи поисковой системы.
Процентное соотношение поиска исполнителя (поставщика) при помощи электронных аукционов:
5 наиболее известных электронных площадок для проведения торгов:
- «Сбербанк-АСТ для государственных закупок»: https://www.sberbank-ast.ru
- «Национальная электронная площадка»: https://www.etp-micex.ru
- «РТС-тендер»: https://www.rts-tender.ru/about/news/PgrID/634/PageID/3
- ГУП «Агентство по государственному заказу, инвестиционной деятельности и межрегиональным связям Республики Татарстан»: https://agzrt.ru
- АО «Единая Электронная Торговая Площадка»: https://www.roseltorg.ru
Механизм проведения тендера с помощью интернета значительно упрощается. Однако это утверждение актуально только для государственных аукционов.
В случае с частными фирмами, того чтобы найти нужные торги, нужно пролистать не один сайт.
К сожалению, не существует специальных сетевых площадок для проведения коммерческих тендеров.
Но найти такой, при желании, не составит большой проблемы. Параметры поиска при этом зависят непосредственно от цели, сферы предоставляемых услуг или товара.
Для примера приводим перечень нескольких коммерческих сервисов онлайн-аукционов. К их числу, в основном, можно отнести закупочные тендеры, такие как:
- «Сбербанк-АСТ для коммерческих закупок»: https://utp.sberbank-ast.ru/Com/NBT/Index/0/0/0/0
- «ONLINECONTRACT»: https://onlinecontract.ru/
- «Аукционный Конкурсный Дом»: https://www.a-k-d.ru/
- «SETonline»: https://www.setonline.ru/
- ОАО «Северсталь»: https://www.severstal.com/rus/suppliers/srm/
- «BashZakaz.ru»: https://etp.bashzakaz.ru/
- «Tender.Pro»: https://www.tender.pro/
- «REGION-AST»: https://region-ast.center/
- «ТОРГИ 223»: https://torgi223.ru/
- «Центр Автоматизации Закупок»: https://etpcaz.ru/и другие
Документы для участия в открытом конкурсе
В Федеральном законе №44 ст. 51 прописана процедура оформления заявок. Основным залогом успеха при подаче заявки на конкурс становится правильное оформление документов, которые должны соответствовать всем стандартам
Не менее важно следить за требованиями заказчиков, особенно если это негосударственные предприятия, а частные, так как их требования могут сильно отличаться
Для ознакомления со всеми требованиями стоит внимательно ознакомиться с конкурсной документацией. В ней можно найти всю необходимую информацию о сроках проведения тендера и месторасположения конкурсной комиссии.
Для получения заказчиком исчерпывающей информации о претенденте на тендер, необходимо представить такие документы:
Аукцион
- Если претендентами являются юридические лица, в заявке нужно указывать название фирмы, адреса – фактический и юридический, ИНН, фамилию, имя, отчество главного руководителя предприятия.
- Если участниками конкурса выступают физические лица, то необходимо указывать паспортные данные, полное имя, адрес фактического проживания, номер контактного телефона.
- Для ИП необходимо сделать выписку из ЕГРИП или же сделать копию и заверить ее у нотариуса.
- Для физических лиц нужно представить бумаги, которые подтверждают личность гражданина.
- Доверенность или другой документ, который может подтвердить полномочия представителя участника тендера.
- Сертификаты, лицензии на деятельность и другие бумаги, которые подтверждают соответствие претендента установленным требованиям.
- Учредительные бумаги (их копии).
- Решение о подписании большой сделки.
- Если в стране введен специальный национальный режим, то предприятие должно представить документы, которые подтверждают соответствие такому режиму.
- Если заказчик указывает в списке требований отдельный вид организаций, то участникам нужно подготовить документы, которые подтвердят их принадлежность к этому типу предприятий.
Кроме того, претендент должен указывать такую информацию:
- стоимость товара, который предлагается заказчику, его предполагаемые объемы, страна-производитель
- если комиссия требует, то еще нужно сделать копии бумаг, которые подтверждают соответствие товаров всем нормам и стандартам Российской Федерации
- если цена на контракт по тендеру установлена участником на четверть ниже той, которая изначально предполагалась заказчиком, то участнику конкурса необходимо предоставить бумаги, которые подтвердят добросовестность его намерений, а именно уже исполненные по такой цене контракты
- тендерное обеспечение, а именно документ, который подтвердит перевод необходимой для выполнения всех условий суммы или же банковской гарантии на нее
Должна быть выполнена нумерация всех документов. Их нужно скрепить, прошить. На каждом необходимо проставить печать организации и подпись руководителя или другого лица, у которого есть на это полномочия. Такой шаг необходим для того, чтобы заверить достоверность всех предоставляемых документов.
Техническое задание
В Техническом задании (ТЗ) содержится требования к объекту закупки. Изучив его, поставщик должен дать себе отчет в том, сможет ли он исполнить контракт, то есть поставить нужные товары или выполнить работы. ТЗ должно содержать максимально подробное описание объекта закупки и его конкретные параметры.
Читая техническое задание, важно обращать внимание на формулировки, которые применяет заказчик. Некоторые из них толкуются неоднозначно. Бывает, что заказчик вкладывает в формулировку один смысл, а поставщик понимает это по-другому
Бывает, что заказчик вкладывает в формулировку один смысл, а поставщик понимает это по-другому
В итоге возникает ошибка при заполнении заявки, и заказчик ее отклоняет. Например, такие фразы как «не больше», «не меньше», «от… до…», знаки, символы и прочее. Дело в том, что если заказчик пишет, например, что ширина должно быть «не менее 90 см», он может подразумевать следующее:
Бывает, что заказчик вкладывает в формулировку один смысл, а поставщик понимает это по-другому. В итоге возникает ошибка при заполнении заявки, и заказчик ее отклоняет. Например, такие фразы как «не больше», «не меньше», «от… до…», знаки, символы и прочее. Дело в том, что если заказчик пишет, например, что ширина должно быть «не менее 90 см», он может подразумевать следующее:
- поставщик должен поставить изделие шириной более 90 см включительно (как того требуют правила математики), то есть 90 см входит в этот диапазон;
- 90 см не включается в диапазон, хоть это и противоречит математическим правилам.
На изображении выше в графе 6 представлено пояснение для участников закупки о том, как именно они должны указывать характеристики товаров. Например, про параметр «Назначение» оговорено, что его нужно перенести в заявку в том виде, как сформулировал заказчик (то есть менять формулировки нельзя). А вот насчет некоторых других параметров правила иные. Заказчик указывает в Техническом задании, что товар (марля медицинская) должен иметь поверхностную плотность «не менее 39» г/кв. метр и ширину «не менее 90» см. И тут же он поясняет, что в заявке поставщик должен указать единственное значение в отношении этих параметров, то есть точную ширину конкретно той марли, которую он предлагает к поставке. Она должна быть равна или больше установленного заказчиком размера. Таким образом, поставщик должен указать, что предлагает марлю шириной, например, 90 см (или 100, 110 и так далее). А вот если написать, что ширина марли «не менее 90 см», заявку отклонят. То же самое произойдет, если указать ширина 80 см, поскольку это значение не входит в диапазон, установленный в ТЗ. Такие же условия прописаны и для параметра «поверхностная плотность».
