ПОЯСНЕНИЯ К ПРИМЕРАМ 4 И 5: ПОЧЕМУ ДОКУМЕНТ «НЕСУЩЕСТВУЮЩИЙ»
Мы создали несуществующий документ, чтобы показать вам полный состав реквизитов. В примерах 4 и 5 приведен состав реквизитов, с 1 по 30, и их оформление по старому и новому ГОСТам. Вы можете сравнить состав, оформление реквизитов по старому и новому ГОСТам, их названия.
В качестве примера мы выбрали исходящее письмо. Этот документ – условный, так как исходящее письмо в реальной практике не может содержать все реквизиты ГОСТа.
Реквизиты, которые могут быть в исходящем письме, выделены так:
Остальные реквизиты, которые не используются в исходящем письме, но присутствуют в других документах (приказах, положениях и т.д.), выделены так:
КАК ИЗМЕНИЛАСЬ СТРУКТУРА ГОСТА?
Сравним структуру старого и нового стандартов:
Из приведенной таблицы следует, что в новом стандарте появились новые разделы (разделы 2 и 3), а также новое приложение – форма титульного листа документа.
Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.
■ Раздел «Нормативные ссылки» сегодня включается во все национальные стандарты и содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 даются нормативные ссылки на следующие стандарты:
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
■ Раздел «Общие требования к созданию документов». Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).
Основные положения этого раздела:
• документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;
• предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним;
• вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);
• допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;
• абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;
• текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал;
• текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
• допускается выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
Схема разработки
Порядок, в соответствии с которым осуществляется создание стандартов, определяется ФЗ “О техническом регулировании”. Разработка нормативов производится по следующей схеме:
- Создание и утверждение проекта.
- Доработка стандарта с учетом замечаний, полученных от заинтересованных субъектов, публичное обсуждение.
- Направление проекта в Технический комитет.
- Проведение экспертизы.
- Утверждение и публикация стандарта.
В процессе разработки автор должен обеспечить доступ к проекту всех заинтересованных лиц. Они публично обсуждают стандарт, направляют свои предложения и замечания по его содержанию. Технический комитет по результатам экспертизы подготавливает мотивированное представление о принятии либо отклонении проекта. Предложение адресуется государственному органу по стандартизации. В случае принятия положительного решения уведомление об утверждении стандарта публикуется в печатном официальном издании и в электронной форме в информационной базе общего пользования не позднее 30 дн. с даты утверждения.
Структура
Рассматривать основополагающий национальный стандарт можно как в узком, так и широком смысле. В последнем случае в него включены объекты межотраслевого характера. К ним относят:
- Систему стандартизации в РФ.
- Единицы измерения.
- Единую систему конструкторской документации.
- Понятия межотраслевого значения (упаковка, надежность изделия, управление качеством и пр.).
В узком смысле национальный стандарт является системообразующим нормативом. Он определяет общие положения среди требований в конкретной сфере. Такой раздел, в частности, включается в СНиП 10.01-94, ГОСТ Р 50779.0-95 и т. д. 
Требования к процессам
Они устанавливаются относительно различных работ на конкретных стадиях жизненного цикла изделий (услуг): при разработке, изготовлении, транспортировке, хранении, использовании, утилизации. Эти требования обеспечивают единство и оптимальность процессов. В сфере торговли особое значение имеют стандарты методов хранения пищевой продукции, а также предпродажной ее подготовки. В нормативах устанавливаются требования обеспечения безопасности здоровья и жизни населения, окружающей среды в ходе проведения технологических операций. В последнее время особую актуальность получили стандарты на процессы управления, в частности, на системы менеджмента качества изделий.
ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ИСПОЛЬЗОВАНиЯ РЕКВИЗИТОВ В ПИСЬМАХ
В следующих номерах журнала мы продолжим комментировать ГОСТ.
Одновременно эти реквизиты не ставятся – либо один, либо другой.
В частности, Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 12.03.2014 (п. 5 ст. 10) предусмотрено нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна»; постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (п. 1.4) установлено: «На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
Примеры разработаны редакцией.
Подвиды
Основополагающий национальный стандарт может относиться к организационно-методическим или общетехническим объектам. В этих случаях норматив устанавливает положения, обеспечивающие единство в ходе разработки, производства, использования продукции, предоставления услуг. К ним, в частности, относят нормативы по:
- Организации работ по стандартизации.
- Разработку и постановку продукции в производственный цикл.
- Правила составления технической, информационно-библиографической, управленческой документации.
- Общий порядок обеспечения качества изделий и пр.
Организационно-методический национальный стандарт определяет требования к производству работ в конкретной сфере. Общетехнические нормативы могут устанавливать:
- Условные обозначения для различных объектов (метки, символы, коды).
- Научно-технические понятия, многократно используемые в той или иной области.
- Требования, обеспечивающие единство измерений и так далее.
ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ?
В разделе 5 «Оформление реквизитов документов» изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования. Рассмотрим наиболее значимые изменения.
■ Инициалы пишем после фамилии в реквизите «Адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:
Если документ адресован физическому лицу:
■ Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «Адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:
■ Указываем вид электронного носителя в реквизите «Приложение». Правила оформления реквизита «Отметка о приложении» дополнены положением о том, что эта отметка оформляется в случае, если приложением является физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.):
При этом указывается, что на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, необходимо перечислить наименования документов, записанных на носителе, имена файлов.
■ На первом листе документа-приложения ставим отметку о приложении и гриф утверждения. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом.
Согласно новому ГОСТу на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение:
■ Реквизит «Отметка об исполнителе» дополняем новыми элементами. Изменены правила оформления реквизита «Отметка об исполнителе». Она дополнена новыми элементами: наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Эти сведения могут указываться по желанию организации – автора документа, в соответствии с ее локальными нормативными актами. Например:
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
■ Отметку о заверении копии документа дополняем записью о месте хранения оригинала. В правила оформления отметки о заверении копии включены новые положения: если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации:
■ Текст документа пишем с учетом нововведений. Расширен раздел стандарта (п. 5.18), посвященный тексту документа. Те положения, которые имелись в стандарте 2003 г., в ГОСТ Р 7.0.97-2016 дополнены положениями:
• о языках, на которых может составляться текст документа (государственный язык Российской Федерации или государственный язык (языки) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации);
• правилах указания в тексте документа реквизитов законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, если они выступают в качестве оснований для издания документа;
• этикетных фразах (вступительное обращение и заключительная этикетная фраза), которые могут использоваться при ведении переписки.
Норматив для продукции
В качестве основания для его создания может выступать международный стандарт. Национальный стандарт на продукцию устанавливает требования, которым должны удовлетворять изделия либо группа однородных товаров. Это необходимо для обеспечения их соответствия своему назначению. На изделия разрабатывают стандарты общих и специальных технических условий. В первом случае определяются основные требования, единые для всей однородной продукции. В стандарт включаются такие разделы, как:
- Классификация.
- Основные размеры (параметры).
- Технические требования.
- Порядок приемки.
- Правила хранения, транспортировки, упаковки, маркировки.
Стандарт специальных техусловий устанавливает аналогичные нормативы для конкретных изделий. 
Требования к методам контроля
Такие стандарты в первую очередь должны обеспечить полную и всестороннюю проверку качества услуг и продукции. Методы контроля, которые устанавливаются в нормативах, должны быть точными, объективными. Реализация этих задач во многом будет зависеть от наличия в стандарте информации о погрешности измерений и прочих характеристик. В случае отсутствия таких сведений существует вероятность составления ошибочных заключений относительно годности испытываемых услуг или изделий. Для каждого метода в соответствии со спецификой проведения измерения определяются:
- Испытательные средства и вспомогательные устройства.
- Правила подготовки объектов к проверке.
- Порядок выполнения испытаний.
- Правила обобщения результатов.
- Порядок оформления полученных при проверке данных.
- Допустимая степень погрешности.
