Порядок и образец оформления штатного расписания для ООО в 2022 году

Как разработать

Предлагаем пошаговую инструкцию и образец, как составить штатное расписание для ООО на 2022 год, который легко адаптировать и для АО, и для бюджетного учреждения.

Шаг 1. Заполняем шапку

Необходимо указать полное и сокращенное наименование организации, как в учредительных документах. Вписываем код организации по ОКПО, номер и дату составления списка, количество внесенных ставок. Посмотрите на наш пример штатного расписания: в нем указаны реквизиты распоряжения руководителя об утверждении штатки, период и начало действия.

Шаг 2. Заполняем графы

Все данные указывают без сокращений, в соответствии с наименованиями в структуре предприятия. Если отдельной структуры нет, столбцы заполняют в алфавитном порядке или в порядке убывания количества сотрудников в подразделениях. Коды структурных подразделений тоже должны соответствовать структуре организации. При ее отсутствии коды присваивают в соответствии с порядком расположения подразделений в таблице.

Несоблюдение этих требований трудового законодательства влечет за собой не только наложение административного штрафа на работодателя, но и неблагоприятные последствия для работника при оформлении пенсии или получении льгот.

Количество ставок

Указывают количество ставок — штатных единиц, в том числе неполных. Посмотрите в наш заполненный образец штатного расписания на 0,5 ставки для специалиста по подбору персонала. Учтите, что в трудовом договоре с сотрудником, принятым на 0,5 ставки, и в приказе о приеме указывают полный оклад, условия о неполном рабочем времени и условия оплаты пропорционально отработанному времени.

Допустимо заранее предусмотреть ставки, которые комплектуются не сразу, а понадобятся к концу отчетного периода при расширении штата. Это один из вариантов, как составить штатное расписание сотрудников на 2022 год, к примеру, при планировании ставок в ДОУ, когда будущая наполняемость детских групп еще неизвестна. В этом случае работодатель обязан предоставлять сведения в центр занятости населения о наличии вакансий на основании закона № 1032-1 от 19.04.1991 «О занятости населения в РФ» (пункт 3 статьи 25 закона).

Штатный и внештатный работник

Трудовое законодательство не содержит понятия «внештатный сотрудник». Отношения с такими работниками регулируются в договорах гражданско-правового характера, в которых обозначен конкретный вид поручаемой им работы, а не должность, тогда как штатное расписание содержит наименование профессий и должностей, но не вид работ. Если у работодателя возникает необходимость временно принять человека на должность, не предусмотренную в штате, к примеру, для передачи опыта уходящего сотрудника, оформляют договор на выполнение конкретной работы, услуги либо принимают его в штат на какую-нибудь свободную должность.

Шаг 3. Оплата труда и прочие выплаты

Графа «Надбавки» заполняется в процентах в соответствии с действующими законодательными актами, с учетом территориальных и климатических условий, условий труда, наличия образования, допуска к работе с информацией под грифом «Секретно» и др. Если доплаты не имеют постоянного размера, это дополнительно указывают, допустим, в виде ссылки на нормативный акт.

Штатное расписание не включает премии, т. к. они иногда меняются и рассчитываются от трудового вклада работника, результатов деятельности предприятия или иных показателей, утвержденных в положении о премировании работников.

Основные правила относительно утверждения и составления документа в транспортной компании

Установленная учреждением Росстата форма № Т-3, предназначенная для составления штатного расписания, имеет табличный вид. Таблица включает десять столбцов, количество которых при необходимости можно дополнить. В случае отсутствия нужды заполнения любой из основных граф, ячейку можно оставить пустой.

Штатное расписание начинается с прописывания следующих данных:

1. Название фирмы (в сокращенном или полном варианте).
2. Код ОКПО (ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций).
3. Фактическая дата создания документа и его номер.

Для утверждения разработанного штатного расписания, руководством организации либо сотрудником, полномочия которого позволяют выполнить это действие, издается распоряжение (приказ) о вступлении в силу документа. Порядковый номер и дата вносятся в штатное расписание в строку, начинающуюся со слов «Утверждаю приказом» в соответствии с очередностью их издания.

Последующая строка, нужна для указания временного периода актуальности документа с отсчета его составления. Обычно этот период составляет год. Однако при внесении изменений в штатное расписание необходимо заново производить процедуру утверждения. Но, если за год в документ не вносились какие-либо правки, переутверждать его не нужно.

Более того, руководство может самостоятельно решать этот вопрос, опираясь только на свои индивидуальные потребности. Как было сказано выше, период действия документа указывается в момент составления. Но срок также можно и не вписать. В таком случае штатное расписание будет считаться бессрочным.

Руководство предприятия во время оформления документа вправе издать приказ на внесение изменений. В указе пишется, кому из персонала доверено составление документа. Подобными полномочиями можно наделить любого работника, но чаще всего эту функцию выполняют:

• Бухгалтеры.
• Сотрудники отдела кадров.
• Работники, отвечающие за нормирование труда.

Важно! При составлении штатного расписания делается только одна копия. Отдел кадров и бухгалтерия отвечают за хранение оригиналов вместе с копиями.

Когда разрабатывается и какие сведения содержит

Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.

Какие сведения содержит и как оформляется штатное расписание, определено трудовым законодательством. Перечень обязательных сведений, которые включают в этот локальный акт, является небольшим:

• структурные подразделения;
• должности;
• сведения о количестве штатных единиц;
• должностные оклады;
• месячный фонд заработной платы.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ: так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней разрешено указывать конкретных лиц. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Подробнее о том, как правильно составить штатное расписание для ООО и других организационных форм юрлиц и как ввести его в действие, расскажем на примерах.

Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание?

Представим две противоположные точки зрения на данный вопрос, существующие сегодня. Первая утверждает, что предприятия должны обязательно составлять и иметь ШР. Именно в нем указываются трудовая функция сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Ст. 15 (раскрывает понятие трудовых отношений) и ст. 57 ТК РФ (определяет содержание и суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как «работы по должности в соответствии со штатным расписанием».

Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель. Аргументируется данное мнение таким образом:

1. Пост. Госкомстата России №1 от 05 января 2004 г. закрепило лишь рекомендованную к применению форму бумаги: унифицированную Т-3.
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) обозначила, что записи о названии должности, профессии, специальности и т.д. делаются «как правило, в соответствии со ШР организации».

Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано.

Внимание! ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения. ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже

Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок.

С ЧЕГО начинается составление Штатного Расписания?

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления ШР, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 — попробуем.

Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того, чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например — «шр»).

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Как внести изменения в штатное расписание

В течение всего периода, пока действует штатное расписание, в нем должны находиться только актуальные данные. Это связано с тем, что такой документ очень часто запрашивают контролирующие органы в процессе проведения проверок. Потому, в бланке нужно отражать все изменения, которые возникают в штате компании.

Процедура изменения штатного расписания находится в зависимости от того, какое количество изменений нужно отразить в нем. Если их существенное количество, то проще будет прекратить действие старого документа и ввести в действие новый, учитывающий все нововведения.

Если же число изменений минимально, то ответственный сотрудник готовит приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно необходимость внести исправления в документ происходит в следующих ситуациях:

• В организации сформированы новые отделы либо подразделения;
• Создана новая должность;
• Происходит смена названия у должностей, которые уже находятся в штатном расписании;
• У должностей производится изменение окладов либо тарифных ставок;
• Исключается какой-либо отдел либо должность.

Если возникает ситуация, при которой у действующего сотрудника изменяются условия труда (например, меняется должность), то перед выполнением такого изменения требуется получить у него письменное согласие на него. А затем, когда разработан и принят новый документ, с сотрудником заключается дополнительное соглашение, в котором учитывается произведенное изменение.

С принятым документом также знакомят всех исполнителей, на которых возлагаются какие-либо специфические обязанности. На всех сотрудников компании, которых так или иначе затрагивают изменения в штатном расписании, оформляется листов ознакомления.

Если в штатное расписание нужно добавить новые должности, то в распоряжении указываются списком их название и соответствующее число единиц. Такие бланки можно принимать сразу, без согласования либо ознакомлений. Но если новые должности будут затрагивать каким-либо образом сотрудников на уже имеющихся, то ознакомление производить нужно обязательно.

Важно: если администрацией фирмы принято решение о сокращении единиц либо должностей, то их перечень приводится в распорядительном документе, а также указывается дата введения нового штатного расписания. Но в таком случае обязательно требуется помнить, что сокращение — длительная процедура с обязательными действиями.. Так, необходимо будет поставить в известность о сокращении как госорганы, так и самих сокращаемых сотрудников

Период, за который необходимо произвести уведомление, меняется от 2 до 3 месяцев, исходя из количества затрагиваемых работников. Также действующее законодательство определяет категории сотрудников, которых сократить нельзя ни при каких обстоятельствах

Так, необходимо будет поставить в известность о сокращении как госорганы, так и самих сокращаемых сотрудников. Период, за который необходимо произвести уведомление, меняется от 2 до 3 месяцев, исходя из количества затрагиваемых работников. Также действующее законодательство определяет категории сотрудников, которых сократить нельзя ни при каких обстоятельствах.

Форма документа

Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание организации, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, описывающим организационную структуру компании и содержащим сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 , но жестких требований использовать ее нет, форма является рекомендательной. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды. Мы рекомендуем использовать форму № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные.

Вот так выглядит унифицированный бланк, утвержденный постановлением Госкомстата:

Законодательная база

С 1 января 2013 года коммерческие организации могут составлять штатный регламент в свободной форме, но многие предпочитают использовать привычную форму Т-3, которая регламентирована Госкомстатом РФ (постановление №1 от 05.01.04.).

В свою очередь Трудовой Кодекс РФ в статьях 62 и 88 регламентирует права работников предприятия получать официальные сведения об условиях своего труда. Эти статьи утверждают право сотрудников требовать выдержки из внутренних бумаг, к которым и относиться данный вариант.

Выписки из штатного расписания могут быть затребованы для предоставления в трудовые инспекции, фонд пенсионного или социального страхования, а также для конкурсов и вступления в СРО.

Инспекции требуют этот документ в ходе регулярных проверок условий труда, а фонды – для правильного начисления выплат и страховых взносов, а также установления трудового стажа. Помимо этого, выписка из штатного расписания требуется для участия работника в судебных разбирательствах, которые проводятся в случаях увольнения без причины, незаконного сокращения или производственного конфликта между работником и работодателем.

Важно! Для участия в конкурсе тендеров выписка из штатного расписания предоставляется обязательно в пакете с прочими документами, касающимися взаимоотношений рабочих и предприятия.

Что касается СРО, то эти организации призваны контролировать деятельность компаний, и если фирма хочет вступить в ее ряды, то обязана предоставить все необходимые бумаги, в том числе и данную выдержку. Эта бумага дает полное представление о количестве работников, а соответственно, и их эффективности, об издержках предприятии на заработную плату.

Оформление выписки из штатного расписания (образец)

Выписка оформляется по заявлению работника.

Трудовым законодательством не установлены форма и содержание заявления работника. Следовательно, оно составляется в произвольной форме.

Законодательством предусмотрен порядок оформления выписок, копий документов.

В частности, исходя из п.п.1 и 5 Указа о порядке выдачи копий документов, касающихся прав граждан, N 9779-X (утв. 04.08.1983), выписка из документа заверяется подписью руководителя (иного уполномоченного должностного лица) и печатью.

На выписке из штатного расписания следует указать дату ее предоставления и отметку о том, что оригинал штатного расписания хранится в организации.

Согласно п. 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст ниже реквизита “Подпись” следует указать надпись “Верно”, должность соответствующего лица, проставить его личную подпись с указанием Ф.И.О. и даты.

Форму выписки законодатели не предусмотрели. Поэтому ее можно, к примеру, сделать так:

• указать наименование документа «Выписка из штатного расписания»;
• сформировать соответствующие сведения;
• заверить выписку вышеуказанным образом.

выписки из штатного расписания

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как составить и оформить?

Существует унифицированная форма Т-3 для оформления штатного расписания организации или физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя. Она носит рекомендательный характер и не является обязательной к применению.

Форма № Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учету труда и его оплаты».

На заметку. Зачастую нет необходимости разрабатывать индивидуальную форму штатного расписания, потому что унифицированная форма Т-3 ёмко вмещает в себя всю необходимую информацию о кадровом составе организации или индивидуального предпринимателя.

Необходимо присвоить номер и дату для этого документа, а также указать срок действия.

Разрабатывая штатное расписание и заполняя информацию, необходимо указать следующее:

Наименование организации. Указывается в точном соответствии с учредительными документами.

Дата составления документа (начало деятельности, отчётного периода: года, квартала, месяца), исходя из потребностей работодателя.

Номер. При первичном составлении присваивается номер один. Далее применяется сквозная нумерация.

Временной период: с момента вступления в силу до истечения срока действия.

Код. предполагает написание номеров подразделений в том порядке, который поможет определить значимость, подчиненность и структуру всей организации.

Наименование должностей. Обязанность обращаться к классификатору должностей и профессий закреплена для организаций с вредными и опасными для жизни условиями труда, а также для государственных учреждений, для остальных таких критериев нет.

Оклад или тарифная ставка

Они устанавливаются в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации.Важно следить за соответствием такому показателю как МРОТ (минимальный размер оплаты труда), он изменчив и закреплён законодательно.

Количество штатных единиц, приходящихся на каждую занимаемую должность. Работодатель имеет право указывать не только целую единицу, но и дробную (0,5; 0,25; 0,75)

Такая потребность возникает в случае неполного рабочего дня, неполной занятости, сезонности работ, совмещении (внешнем или внутреннем).

Надбавки и премии, если таковые предусмотрены. Они необходимы для стимулирования работников и поощрения за заслуги в трудовой деятельности, могут быть указаны в виде фиксированной суммы или выражены в процентах от оклада.

Итоговые значения: общее количество штатных единиц, суммарная оплата труда, средняя заработная плата, приходящаяся на одну штатную единицу.Возможность заполнить графу «всего» появляется, если оклады и надбавки указаны исключительно в рублях, без применения процентов и коэффициентов.

Справка. При установлении надбавок в процентах от оклада или сдельной оплате труда высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этой ситуации в графе проставляется прочерк.

Информация о вакантности рабочего места указывается в виде сноски после таблицы.

Код по Общероссийскому Классификатору Предприятий и Организаций, который присвоен органом государственной статистики и прописан в информационном письме.

Примечание. Предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации.

Подробную инструкцию, как сделать новое штатное расписание, вы найдете тут.

Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.

• Скачать бланк примера штатного расписания ООО
• Скачать образец примера штатного расписания ООО

Кто имеет доступ к штатному расписанию

Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.

Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.

Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».

Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.

Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику

Четкого ответа на вопрос «кто составляет штатное расписание в организации» ни ТК РФ, ни другой федеральный нормативный акт не содержат.

Вменение подобной обязанности остается за руководителем организации. Чаще всего ответственным назначается кадровый сотрудник, работник отдела делопроизводства или бухгалтерии. Для этого либо издается приказ, либо вносится соответствующий пункт в трудовой договор (если это не было сделано изначально).

Кроме того, документ может вести непосредственно собственник или его зам. На практике его составляют в конце текущего года на следующий, реже – в начале текущего на текущий.

Какой бы вариант не выбран, главное при заполнении— соблюдать следующую последовательность действий:

1. Заполняется так называемая шапка. Если речь про унифицированную форму, то она содержит строки с наименованием организации, кодировками по ОКУД (для унифицированной формы Т-3, для принятой исключительно в организации указывать не обязательно) и ОКПО (8 цифр).
2. Указывается наименование документа, его номер и дата составления (в формате чч.мм.гггг), а также период действия. Последний чаще всего составляет 12 месяцев. Здесь же указывается информация о приказе по основной деятельности, которым утверждено расписание.
3. Вносится информация в предложенные Госкомстатом столбцы: наименование и код структурного подразделения, должность, число штатных единиц, оклад или тарифная ставка, набавки, премии, общая сумма заработной платы.
4. Если имеются сведения, требующие пояснений, их отражают в столбце «Примечание».
5. В строке «Итого» подсчитывается суммарное количество штатных единиц, а также сумма всех окладов и надбавок (фактически — ФОТ компании). Первый показатель также указывается выше таблицы, после периода действия документа.
6. Свои подписи ставят руководители кадровой и финансовой службы (если иное не предусмотрено локально разработанной формой документа).

Образец заполнения формы Т-3 можно скачать ЗДЕСЬ (файл Excel).

Нюансы оформления штатного расписания

Несмотря на кажущуюся простоту формы, вопрос «как заполнить штатное расписание» возникает достаточно часто.

Вот некоторые нюансы:

сначала составляется проект штатного расписания, после — приказ, его утверждающий;
вносимое наименование компании должно соответствовать данным из свидетельства о регистрации;
при описании подразделения важно руководствоваться принятым в компании классификатором. Если такового нет, наименования указываются в алфавитном порядке либо с учетом количества сотрудников (по убыванию или возрастанию)

Название должно быть полным;
кодировка отделов берется из соответствующих приказов и распоряжений, их закрепляющих, либо из локального классификатора, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу;
заполняя графу с должностями и профессиями, важно ориентироваться на актуальные для России классификаторы профессий (ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР), а также избегать сокращений. Разночтения допустимы, но только не в случаях с должностями, предусматривающими различные льготы или компенсации, дополнительные обеспечения (молоком, СИЗ и так далее). Об этом гласит ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Еще важно помнить, что данные вносятся по убывающей, то есть начиная с руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Также нельзя забывать, что понятие профессии актуально для рабочих, а должности — для служащих (абз. 7 ст. 144 ТК РФ);
наличие неполной штатной единицы отмечается в ячейке долевым выражением (посредством десятичной дроби, например 0.25, 0.5 и так далее);
указывая оклад, надбавки и премии, следует сверяться с внутренними нормативными актами, регламентирующими заработную плату, а также законами федерального и регионального значения. В частности, ст. 133 ТК РФ запрещает устанавливать месячную заработную плату наемного лица ниже принятого в стране МРОТ, если человек добросовестно и качественно отработал положенное время. К тому же, суммы должны быть указаны в рублях. Закон о валютном регулировании прямо запрещает обратное (например, упоминание долларового эквивалента), а ТК РФ фиксирует обязанность работодателя платить зарплату в национальной валюте;
в графе «Всего, руб.» отражается количество денежных средств, начисляемых в расчете на все рабочие единицы каждой должности (все оклады и надбавки) по прошествии календарного месяца.

Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2013 г.

Содержание журнала № 6 за 2013 г.На вопросы отвечала М.А. Кокурина, юрист

Строго говоря, согласно Квалификационному справочнику должностей заниматься составлением штатного расписания должен экономист по трудуКвалификационный справочник должностей, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.98 № 37. Но бывает, что такой должности нет даже в крупной компании. Поэтому оформление этого документа поручают и кадровикам, и бухгалтерам. Ведь именно эти люди владеют информацией о структурных подразделениях компании, имеющихся в них должностях и их состоянии (занята/вакантна), количестве штатных единиц и окладах по каждой должности.

Так что, если руководитель поручил вам заниматься составлением штатного расписания или внесением в него изменений, не пугайтесь. Мы подготовили для вас образец заполнения штатного расписания в рубрике «Документооборот» на с. 70. И приводим ответы на некоторые вопросы наших читателей, которые уже взялись за это дело.

Работников не обязательно знакомить со штатным расписанием

И.М. Пекарева, г. Новосибирск

У нас нет штатного расписания. И один недовольный работник стал грозить, что пожалуется в трудинспекцию, потому что его при приеме на работу не ознакомили с этим документом. Должны ли мы были это делать?

: По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом (ЛНА), в котором фиксируютсяп. 1 Письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1:

• сложившееся разделение труда между работниками;
• условия оплаты их труда.

ТК РФ обязывает знакомить работника с теми из ЛНА, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника»ст. 68 ТК РФ. Поэтому вы не обязаны показывать работнику штатное расписание, если:

• есть его подпись о том, что перед подписанием трудового договора он был ознакомлен и с должностной инструкцией, и с ЛНА, содержащим правила формирования суммы оплаты его работы (к примеру, это может быть положение об оплате труда)ст. 68 ТК РФ;
• размер его оклада, доплат и надбавок указан в трудовом договорест. 57 ТК РФ.

Штатное расписание хранит тот, кто за него отвечает

М.А. Маркулов, г. Казань

Правильно ли, что наше штатное расписание хранится у кадровиков? И сколько нужно хранить уже недействующие штатные расписания?

: Хранить штатное расписание можно там, где удобно, — законодательно никаких специальных требований не установлено. Если согласно вашему регламенту документооборота внесением в штатное расписание изменений/дополнений занимается отдел кадров — пусть хранится там.

А хранить само расписание и приказы, изменяющие его, нужно в компании постоянно, то есть бессрочноп. 71 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

В штатное расписание можно вписать должности, замещаемые временно

И.Т. Плеханова, г. Подольск

Периодически у нас возникает необходимость нанимать специалиста по качеству. На основании гражданско-правового договора нужный нам специалист работать не хочет. Можем ли мы вводить в свое штатное расписание временную должность, к примеру на 3—4 месяца, чтобы на этот срок принимать его по трудовому договору?

: Вы можете:

• <�или>просто внести в штатное расписание такую должность и никак не отмечать, что она является временной;
• <�или>указать в штатном расписании, что должность носит временный характер или замещается на определенный срок. Например, можно указать это в графе 10 «Примечание» формы № Т-3.

Но имейте в виду: даже если в штатном расписании вы укажете на временный характер должности, заключить срочный трудовой договор только на основании этого вы не можете. Если вы берете специалиста на время, в его трудовом договоре надо указать причину «срочности», предусмотренную ТК РФ. Допустим, он приходит для выполнения временных или сезонных работст. 59 ТК РФ.

Способ изменения штатного расписания выбирайте сами

Т.О. Лоркович, г. Москва

Могу ли я в одном приказе повысить зарплату по нескольким должностям и утвердить новое штатное расписание?

: Любые изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Специальных правил нет. Можно составить такой приказ.

Структура документа

Приказ о введении ШР не имеет строгой формы. Поэтому его оформляют на бланке предприятия в свободной форме с соблюдением основных требований к созданию распорядительной документации, то есть обязательно указывают общие сведения о работодателе, дату выпуска и порядковый номер распоряжения, наименование документа «ПРИКАЗ о…».

Основная часть состоит из двух разделов. В первом уточняют причины принятия нового решения — реорганизация компании, совершенствование организационной структуры, расширение производства, мотивация сотрудников, другие основания. Второй раздел — вводная часть — должен содержать следующие данные:

• количество работников по новому (измененному) ШР;
• размер фонда оплаты труда;
• дату, с которой изменения вступают в силу;
• лица, ответственные за исполнение распоряжения.

Здесь же могут быть даны дополнительные указания. Например, в случае сокращения штата можно дать распоряжение о подготовке и рассылке уведомлений о предстоящем изменении и подготовке соглашений об увольнении. Если принято решение повысить оклады, надо распорядиться о подготовке дополнительных соглашений к трудовым договорам с работниками.

Приложением к документу может быть само штатное расписание. В тексте уточняют его номер и дату принятия. Подписывает распоряжение о введении ШР руководитель компании. Также в нем должны стоять подписи упомянутых лиц, ответственных за какие-то действия. Знакомить с текстом всех работников предприятия не надо.

Особенности, о которых надо помнить, покажет образец приказа о введении штатного расписания.