Правило № 2. Рационально используйте пространство!
Рациональное размещение позволяет держать все необходимые вещи и предметы в непосредственной близости от рабочей зоны и сократить перемещения, отнимающие по капле огромное количество времени. Те же японцы, славящиеся всемирно признанными системами менеджмента, рекомендуют использовать принцип совместного хранения вещей. Суть его заключается в том, чтобы хранить вещи не по видам, а по совместному использованию. Так, например, лучше выделить один шкафчик на кухне для повседневной посуды (тарелок, бокалов, салатниц и пр.), а другой для праздничной, чем хранить все тарелки в одном месте, бокалы в другом и т. д. Так открывать шкафчики придется меньше.
Оптимизируйте пространство, убирая сезонные и редко используемые вещи на освободившиеся после «расхламления» антресоли, полки в кладовках. Используйте визуализацию, помечая полочки и коробочки различными цветами, маркерами и т. д. Расставьте в ванной и возле компьютера небольшие корзинки для мелкого мусора.
Список рекомендаций можно продолжать, но главное здесь — ваш сугубо индивидуальный подход. Не бойтесь экспериментировать!
Правильное планирование
Каждое утро я составляю список задач, которые нужно успеть сделать за день. Рабочие задачи я беру из CRM-системы, которой пользуюсь. Но также планировать рабочий день и вести учет дел можно в бесплатной программе в Excel. Как правило, список получается длинным и становится ясно, что сделать все дела не получиться
Это не страшно.
Составив список дел на день, я ранжирую их по важности. В начало ставлю важные и срочные дела, которые соответствуют моим приоритетам
Затем – срочные не важные. В конце списка остаются неважные и несрочные задачи.
Рядом с каждой задачей ставлю примерное время, необходимое для выполнения работы, и считаю общее время на все задачи, которые уже пронормировал. Как только набирается 6 часов, провожу черту. Выше черты находятся задачи, которые нужно успеть сделать за день. Ниже черты – задачи, которые успеть невозможно, соответственно, их придется перенести.
Исключение – если много срочных и важных задач. Тогда придется поработать сверхурочно, чтобы все успеть сделать.
Во время работы отмечаю в списке то, что уже готово. Если в течение дня появляются новые задачи, добавляю их в список в зависимости от приоритета.
Все задачи, которые я не успел закрыть за день, переносятся в список на следующий день и соответственно снова ранжируются. Из них выбираются срочные и важные и т.д. по схеме.
В пятницу вечером я просматриваю список незакрытых задач, которые накопились за рабочую неделю. Если какое-то дело переносится изо дня в день, возможно, его и не стоит делать. Если оно действительно не нужно, я его зачеркиваю и забываю об этой задаче.
Правило № 1. Сортируйте и избавляйтесь от ненужного!
Избавление от хлама и упорядочивание нужных вещей является важнейшим условием не только внешнего порядка, но и внутреннего спокойствия. А значит, и здоровья, и успеха в делах, и просто семейного счастья.
Обследуйте свой дом. Найдите места, где требуется «расхламление». Посвящайте 15−30 минут в день для того, чтобы разобрать один такой угол. Зонам наибольших завалов посвятите больше времени, отложив их напоследок. Разделите все вещи на группы: «нужные», «нужные редко» и «ненужные». Вещи из первой группы расположите в зоне досягаемости так, чтобы они всегда были под рукой и не требовали длительных поисков. Для редко используемых вещей выделите соответствующее место — так, чтобы они не мешались, но могли быть найдены всеми членами семьи.
Что касается ненужных вещей, то эксперты рекомендуют разделить их на три части: «отдать», «выбросить» и «не определено». Сортируя ненужные вещи, постарайтесь сделать так, чтобы группа вещей, ожидающая своей участи, была самой меньшей. Японские хозяйки рекомендуют обозначать такие потенциально ненужные вещи специальными наклейками — «красными ярлычками». Их наличие требует ответить на вопросы: нужен ли этот предмет, если да, то в каком количестве и должен ли он находиться именно здесь? Судьба вещи должна быть решена в четко обозначенный срок.
Правило № 4. Делегируйте и поощряйте!
Привлекайте к участию в ведении хозяйства всех членов семьи. Обсудите на семейном совете, какие работы в принципе необходимо выполнять дома, и распределите обязанности между членами семьи, с учетом их загрузки. К примеру, ваш ребенок или муж, возвращаясь со школы/работы, вполне может покупать необходимые продукты
Если вы опасаетесь, что будет куплено что-то не то, следует несколько раз сделать это вместе, обращая внимание на основные моменты. То же касается и других дел.
Поощряйте домочадцев за выполненное задание добрым словом, улыбкой
Говорите о том, как важно то, что они делают. Показывайте ценность их вклада в создание уюта в доме
Награждайте небольшими подарками друг друга и всю семью в целом.
Помните, что планирование, мотивация, организация и контроль — это тоже работа, и ее необходимо учитывать. Вы можете взять на себя эту роль, а можете поручить кому-либо из членов семьи. Вообще, западные специалисты в области домашнего менеджмента, рекомендуют периодически обмениваться обязанностями, тогда каждый из членов семьи становится более самостоятельным в домашней работе и не погружается в рутину. Но решать, конечно же, вам.
Правило № 5. Планируйте и контролируйте выполнение планов!
Неотъемлемые составляющие любого менеджмента — это планирование, учет и контроль. Домашний менеджмент ничуть не хуже. Что же подлежит планированию и с чего стоит начинать?
Домашние дела, финансы (в т.ч. и покупки), подготовка к праздникам и торжествам, меню и многое другое — все это следует планировать. Сегодня консультанты по домоводству предлагают множество образцов домашних органайзеров, разной степени детализации и сложности. Впоследствии вы можете выбрать наиболее подходящий вам вариант или разработать свой.
Однако начинать стоит с самого простого. Самостоятельно или вместе с семьей составьте список домашних дел. Возможно, некоторые из дел будут требовать выполнения ряда последовательных действий, тогда их следует детализировать. Разделите все дела на постоянные или регулярно повторяющиеся и на разовые актуальные задачи. Затем определите сроки выполнения для каждой. Назначьте «исполнителя». Не стоит все задачи жестко привязывать к конкретному времени. Оставьте пространство для творчества и свободы.
В итоге, у вас должно получиться расписание домашних дел на неделю с распределением их по дням и датам и указанием ответственного за исполнение. А также список дел, которые стоит выполнить на этой неделе, но без привязки к конкретному времени. Это расписание и станет тем документом, на основании которого можно контролировать выполнение задач.
Конечно же, список рекомендаций по эффективному и современному ведению домашних дел можно продолжать до бесконечности. Ведь нет предела совершенству, не правда ли? И в то же время гуру менеджмента утверждают, что улучшения — это первейший враг эффективности. Особенно на первых этапах.
Пять приведенных правил — это основа успешного домоуправления. Они просты и легки в реализации. Поэтому не откладывайте в долгий ящик и станьте топ-менеджером в собственном доме прямо сейчас!
Правило № 3. Убирайте каждый день понемногу!
Еще одним залогом успешного домашнего менеджмента является принцип регулярности. Выделите каждый день 15−20 минут для общей уборки: разложите вещи по местам, протрите пыль, протрите раковину и кухонную плиту. Пусть вся ваша семья вечером уделит немного времени своему дому. Таким образом, вы освободите выходные от изнуряющей уборки, отнимающей время от отдыха общения с родными.
Приучите себя и своих близких, сразу же прибирать за собой, класть вещи на место. Положите в местах, подверженных постоянному загрязнению тряпочки или губки, и сразу же протирайте место загрязнения. Приучите родных сразу же мыть за собой обувь. Это отнимет максимум минуту-две, но сэкономит время на общей уборке. Да и в доме будет свежее, чище и уютнее.
На что нужно обратить внимание?
Самое важное – правильно расставлять приоритеты. Тогда вы будете успевать делать действительно важные дела и не откладывать их на потом.
Не стоит перегружать себя
Например, попытки работать по 10-12 часов в сутки могут закончиться эмоциональным или профессиональным выгоранием. Планируйте делать столько, сколько реально можете (обычно на работе это загрузка на 6-8 часов в день).
Правильно нормируйте задачи. Например, если подготовка отчета занимает 1 час, не ставьте в план 45 минут. Попытка добавить в рабочий день больше задач, чем реально можно сделать, ни к чему хорошему не приведет (все равно не успеете).
Фиксируйте все задачи в одном месте. Например, в одном блокноте или в одном файле. Если писать задачи на разных листочках, рано или поздно что-то потеряете и забудете.
Обязательно переносите дела, оставшиеся с прошлого дня, на новый, чтобы задачи не терялись. Удалять дела можно только один раз в неделю – вечером в пятницу. Тогда вы решите, какие задачи делать не нужно, т.к. они потеряли актуальность или на самом деле не нужны.
Внедрив эту систему, вы станете все успевать и никогда и ничего не будете забывать. Также вы разгрузите свою голову от необходимости помнить обещания и дела, которые надо успеть выполнить.
Рекомендуем
Как правильно делегировать полномочия?
Делегирование – это передача части полномочий, работы другим сотрудникам с целью освободить себя от рутины и получить время на выполнение более …
Коворкинг центры: что это такое и в чем фишка там работать?
Не все могут работать дома, а аренда офиса стоит дорого. Выход – арендовать место в коворкинг центре. Так получается дешевле. Что такое коворкинг …
Письменная фиксация дел
Система работает и вы ничего не забываете, если все задачи фиксируются в письменном виде
В блокноте или в файле Excel – это не важно. Главное, чтобы список задач всегда был под рукой и вы закрывали те дела, которые находятся вверху списка
Т.е. важные и срочные задачи, которые двигают вас вперед.
Данная система концентрирует ваше внимание на важном. Вы начинаете работать или заниматься домашними делами эффективнее, быстрее продвигаясь к достижению жизненных целей
Систему можно адаптировать как к работе, так и к выполнению домашних дел, занятиям с детьми и т.д. В этом смысле она универсальна. Но советы работают только в случае, если вы следуете всем правилам из статьи.
Пользуясь рекомендациями, вы сможете все успевать и никогда ни о чем не забывать.
