Эффективные техники и методики тайм-менеджмента
По управлению временем написано огромное количество книг. Чтобы начать тайм-менеджмент, необходимо воспользоваться одной или несколькими следующих методик:
1) Упорядочение планов дня по методу «Альпы»
Суть метода заключается в точном подсчете времени на выполнение задач, а также использовании рабочего времени 60/40. Если человек работает 8 часов в день, то на решение повседневных рабочих задач у него есть 5 часов. Оставшиеся 3 часа резервируются для решения форс-мажоров и непредвиденных дел. Ежедневный рабочий план формируется таким образом, чтобы его выполнение заняло около 5 часов.
2) Техника АБВГД
Методика разделения задач по приоритетности от А до Д. Задача А определяется как то, что необходимо сделать максимально быстро, иначе возникнут серьезные последствия. Б — задача, которую следовало бы выполнить, но при этом последствия невыполнения будут мягкими. В — что-то, что было бы выгодно выполнить, но при невыполнении не возникнет никаких последствий. Г — работа, которую можно без страха поручить другому. Д — задача, которую можно не выполнять и удалить из перечня дел из-за потери актуальности.
3) Матрица Эйзенхауэра
Метод представляет собой использование специальной матрицы, состоящей из четырех квадратов. Первые два представляют собой важные срочные и несрочные задания, вторые два — неважные срочные и несрочные задачи. В каждый квадрат выписываются цели. После этого, в зависимости от того, где находится задача, она включается в план действий с нужным приоритетом. Матрица хорошо подходит для создания годового и месячного плана.
4) Принцип Парето
Данный принцип гласит, что при выполнении задачи 20% усилий тратится на достижения первых 80% результата и 80% усилий на достижение последних 20%. При планировании следует учитывать этот аспект
Особенно это важно в построении красивой фигуры, обучении и самосовершенствовании
5) Пирамида Франклина
Отец основатель США Бенджамин Франклин в возрасте 20 лет составил для себя план на всю жизнь вперед. Принципы, которые он использовал, сейчас называются пирамидой Франклина. Ее суть заключается в определении главных жизненных ценностей, исходя из которых формируется цель. В свою очередь цель становится основой для генерального плана, по которому создается долгосрочный график работы на годы вперед. Он разделяется на ежемесячные и ежедневные планы.
6) Сначала съешьте лягушку
Достаточно популярная методика тайм-менеджмента, суть которой заключается в выполнении задания, которое по каким-либо причинам давно откладывалось. По возможности каждое утро следует начинать с выполнения отложенной задачи (съедания лягушки), после этого следовать заготовленному плану. Утром у человека гораздо больше силы воли для работы, поэтому способ считается высокоэффективным.
7) Метод помидора
Чередование непрерывной работы в течение 25 минут и отдыха в течение 5 минут. После четырех циклов делается перерыв 30 минут. Метод основан на том, что мозг может интенсивно работать около 25 минут, после чего ему требуется краткосрочный отдых.
8) Метод большого слона
Любая крупная задача — это слон. Чтобы успешно съесть слона, необходимо разделить его на части. Любой проект нужны разделить на части, после включить в план. Метод слона помогает бороться с фрустрацией и вовремя приступать к работе.
9) Метод швейцарского сыра
Крупные проекты разбиваются на маленькие части, но даже так не всегда удается заставить себя работать. Принцип швейцарского сыра подразумевает первичное решение тех частей проекта, которые интересны человеку. Решение первичных задач значительно уменьшает общий объем работы и создает приятное впечатление от проекта, поэтому работать становится легче.
10) Делегирование задач
При выполнении общих проектов следует правильно распределять обязанности. Руководителю следует сконцентрироваться на важных делах, делегируя менее важные задачи подчиненным. В быту все работы тоже могут быть разделены между членами семьи в соответствии с навыками и количеством свободного времени.
С чего начинается управление временем?
На самом деле всё сложное – просто. Отложите в сторону горы бизнес литературы, обучающей строить громоздкие механизмы распределения рабочего времени. К ним вы сможете вернуться уже ощутив позитивные перемены, дать старт которым можно прямо сейчас, если придерживаться нескольких правил.
Тайм-менеджмент неразделим с необходимостью вести списки дел. Чтобы делать это максимально эффективно – записывайте всё в одном месте. Это может быть программа для смартфона или ноутбука, или же более привычный ежедневник/бумажный планировщик, но не может быть всё сразу. Начиная пользоваться сразу несколькими инструментами, вы только усложняете себе жизнь и рискуете уже к концу первого дня запутаться в своих записях.
Используйте таймеры и напоминания. Приступив к какому-либо занятию, порой так увлекаешься, что напрочь забываешь обо всём остальном
Это не плохое качество, но уметь переключать внимание нужно. И самый простой способ – использовать таймеры и специальные электронные органайзеры (или же банальный будильник).
Применяйте стикеры
В деловой ежедневник не всегда есть возможность записать большой список покупок. Поэтому используйте стикер для его расширения
Кроме того, если вам нужно не забыть о чем-то важном, его можно приклеить в стратегически правильном месте, где он точно попадётся вам на глаза. К примеру, если вам нужно не забыть с утра поставить стирку, наклейте в ванной на зеркало напоминание для себя
Проснувшись с утра, вы пойдёте туда первым делом и точно его увидите.
Заведите себе правило готовиться ко всему заранее. Собирайте портфель, сумку для тренировки, папку на работу вечером, отнесите в машину упакованные для командировки вещи накануне. Просмотрите календарь с записями дней рождений и других важных событий в начале месяца, подготовьте открытки и подарки заранее, чтобы не думать об этом в последний момент, когда могут навалиться другие дела.
Учитесь порядку. Не в плане чистоты в доме (хотя здесь тоже ничего плохого нет, даже наоборот), а в том отношении, что вы всегда должны знать, где какие вещи у вас находятся. Кладите ключи, кошелёк, телефон, сумку в строго отведённых для этого местах. Если вы так никогда не делали, сначала будет немного трудно себя приучить, но в будущем вы убедитесь насколько это полезная привычка.
Всегда носите часы и анализируйте свои затраты времени. Нельзя контролировать то, что нельзя измерить, поэтому обращайте внимание на время почаще. Это приучит вас реально оценивать затраты на разные виды деятельности и поспособствует тому, что ваши списки дел станут более конкретными и точными в определении временных рамок.
Избегайте многозадачности. Последнее время появилось много работ, показывающих её выгоды, но для человека неорганизованного и незнакомого с большинством постулатов (которые даже с учётом этого не гарантируют высоких результатов) – она может оказаться непосильной ношей. Делайте одно дело за один раз, и всё будет хорошо. Опробовать другие техники вы сможете, когда добьётесь прогресса.
Скажите «нет» прокрастинации. Мы уже писали о некоторых приёмах борьбы с ней, здесь укажем лишь на один аспект, который приводит к потере времени. Никогда не прерывайтесь. Сели делать домашнее задание, писать отчёт или статью для блога – сосредоточьтесь только на нём. Не думайте о том, что предстоит сделать что-то ещё, не отвлекайтесь на другие занятия, работайте строго отведённое на это действие время.
Разрабатывайте запасной план. Наше время не всегда зависит только от нас. Партнёр может опоздать на встречу, вы можете застрять в пробке, дело может требовать для своего решения усилий не только от вас. Постарайтесь предусмотреть такие случаи и занять образовавшийся вакуум другими полезными делами. Например, начните разбираться с почтой или сделайте пару звонков, высвободив тем самым время, отведённое на них в вашем списке позже.
Не переоценивайте свои силы. Несомненно, то, что вам удалось сэкономить 30 минут в день, научившись управлять своим временем, является отличным результатом
Но планировать на него ещё какие-то дела стоит осторожно. Лучше посвятите это отдыху и саморазвитию.
10 простых шагов в освоении теории тайм-менеджмента
Эти шаги – основа тайм-менеджмента. Приняв их в свою жизнь, и научившись их правильно использовать ты наконец-то сдвинешься с мертвой точки и начнёшь действовать.
Шаг 1 — Принять решение
Здесь и сейчас вы должны принять решение и взять за это решение ответственность. «Я хочу похудеть» — зачем? Для чего? Какая будет от этого польза? Какими методами вы будете это делать? Вам действительно это нужно?
Шаг 2 — Приоритизируйте ежедневные дела
Распределяйте все свои дела по важности, используя, например, метод АБВГД. А – очень важные дела, которые обязательно должны быть выполнены
А – очень важные дела, которые обязательно должны быть выполнены
Б – требуют выполнения, имеют недолговременные и несущественные последствия
В – хорошо было бы выполнить, но никаких последствий нет
Г- дела, которые можно и нужно делегировать
Д – малосущественные дела, если их вычеркнуть, то ничего не произойдёт
Шаг 3 — Сложные задачи решайте обособленно
Умей сосредоточиться лишь на одном деле и не отвлекаться, пока не выполнишь. Это поможет сократить время на его выполнение на 80%. Именно сосредоточенность и концентрация поможет добиться высокой продуктивности и доводить дела до конца.
Шаг 4 — Организуйте порядок во всём
рабочее пространство, обстановка дома, мобильное устройство – везде должен быть порядок. Этим самым ты обеспечиваешь себе экономию времени на поиске чего-то нужного.
Шаг 6 — Поддерживайте жизненный баланс
Важно количество времени дома и качество времени на работе. Не забывайте, что работаем мы для того, чтобы обеспечить свою жизнь, своё здоровье, свою семью, а не для того, чтобы работать
Шаг 7 — Совершенствуйтесь в решении задач
Чем лучше вы научитесь справляться с основными задачами, а тем более, если они ежедневные, тем меньше времени вы будете на них тратить.
Шаг 8 — Планируйте каждый день
Желательно заниматься планированием каждый вечер. Так наш мозг на подсознательном уровне во сне уже начнёт обрабатывать и выполнять эти задачи.
Шаг 9 — Будьте максимально энергичным
Нужно убрать все каналы, куда бесполезно утекает ваша энергия. Успешные люди обладают огромным зарядом энергии и умеют его поддерживать в течение длительного времени. Для этого нужно помнить три ключевых фактора: ПИТАНИЕ, ФИЗИЧЕСКАЯ НАГРУЗКА, ОТДЫХ.
Шаг 10 — Обнуляйтесь каждый год
Раз в год, останавливайтесь и пересматривайте все свои дела и цели. До сих пор ли цели для вас актуальны? Нравится ли вам то, что вы получаете на пути к достижению цели?
Инструменты тайм-менеджмента
Основными инструментами для управления временем считаются:
1. Таймеры и напоминания в смартфоне — в телефоне можно настроить срабатывание звуковых напоминаний.
2. Ежедневники — ведение ежедневника и периодическое заглядывание в него позволяет действовать согласно плану.
3. Стикеры — при помощи стикеров можно обозначить долгосрочные цели, распределив задачи по столбцам. После достижения поставленной цели стикер отдирается.
4. Часы — для тайм-менеджмента могут использоваться настенные, наручные и электронные часы. Также можно устанавливаться специальные временные приложения на смартфон.
5. Электронный недельный список дел — на нескольких платформах можно установить одну программу, в которой будет отображаться список текущих дел. Например, достаточно хорошим бесплатным сервисом считается Microsoft Onenote.
6. Примерный ежедневный план — рекомендуется написать на листке свой усредненный ежедневный план, в котором будет четко отображено время подъема, завтрака, дороги на работу, личных занятий и т.д. После написания график нужно опробовать и при необходимости внести изменения.
7. Книги от наиболее популярных авторов с теоретическими знаниями — неплохо периодически освежать свои знания, перечитывая книги от Дэвида Аллена или Глеба Архангельского.
8. Ежедневный лист дел (to-dolist) — при походах в магазин, выполнении домашних или рабочих дел можно использовать лист дел, в котором будут отображаться краткосрочные задачи. Цели выписываются на бумагу. По мере выполнения каждая задача вычеркивается.
9. Яркие напоминания — чтобы при посещении определенного места (рабочего офиса, спортзала или комнаты) возникали нужные эмоции, можно использовать яркие напоминалки.
В первую очередь как инструмент необходимо начать использовать электронный или письменный органайзер и ежедневник. Исходя из составленного плана, потребуется настроить часы и таймеры.
Недостатки тайм-менеджмента
Планирование по тайм-менеджменту всегда дает ощутимые результаты, но вместе с тем оно имеет и ряд недостатков. К ним следует отнести такие моменты как:
- Возникающие форс-мажорные обстоятельства могут нарушить составленный график. Но, если задачи запланированы, их нужно все равно решать, и тогда начинается новый поиск свободного времени. Нарушение составленного графика может повлечь за собой нервозность и раздражительность, и, как следствие, ухудшение самочувствия человека;
- Высвобождение свободного времени предполагает использование его для выполнения новых задач, в связи с чем человек сознательно перегружает себя работой. В ситуации увеличения объема операций и повышения производительности может наблюдаться рост усталости, способной перейти в хроническую степень;
- Четкий график — это хорошо, но может возникнуть ощущение, что каждый день наступает «день сурка». Человеку каждый день нужно совершить много различных дел, после которого все начнется сначала.
«Тайм-драйв» Г. Архангельского
Система управления временем от известного российского консультанта Глеба Архангельского занимает место в списке не только в силу географических причин. «Тайм-драйв» – одна из наиболее популярных книг по тайм-менеджменту, изначально изданных на русском языке, а её автор – востребованный специалист, эксперт в области управления временем. Но и это не всё. «Тайм-драйв» не предлагает какие-то оригинальные авторские разработки, его ценность в другом. В том, что на понятных примерах из российской действительности показывается, как применять те или иные инструменты. И хотя утверждается, что они предназначены для менеджеров, использовать их с небольшими поправками сможет в своей работе каждый. Ценным также является то, что автор старается построить не систему, а привить читателю своеобразную мировоззренческую установку, которая включает и элементы планирования, и полезные советы, косвенно помогающие рационально использовать время.
В отличие от большинства зарубежных авторов, которые, говоря о системе тайм-менеджмента, имеют в виду, в первую очередь, контроль и планирование своей рабочей занятости, Г
Архангельский уделяет внимание помимо этого и традиционно важному вопросу отдыха, занимающего одно из главных мест в системе распределения времени. Автор убеждён, что без полноценного отдыха человек не может хорошо работать. При этом он должен конфликтовать с занятостью: если весь день сидите – отправляйтесь на прогулку, поиграйте в футбол или что-то в этом роде
При этом он должен конфликтовать с занятостью: если весь день сидите – отправляйтесь на прогулку, поиграйте в футбол или что-то в этом роде.
Многие отметят, что отдых является чем-то самим собою разумеющимся, и о нём писать было необязательно. Но Г. Архангельский к этому приёму обращается в качестве небольшой хитрости – начать планировать свой отдых значительно легче, чем сразу «с головой» окунуться в пучину тайм-менеджмента, и позволяет приучить себя к дисциплине в её высшей форме – организации и планированию.
В системе управления временем «тайм-драйв» также поднимается вопрос мотивации себя на выполнение неприятных заданий, рассказывается, как эффективно включаться в тяжёлые, трудоёмкие дела. В качестве инструментов предлагаются такие приёмы, как якорение, «съедание лягушки», «маленький цейтнот». Их описание и советы по применению будут даны в уроке, посвящённом полезным инструментам.
В целом, «тайм-драйв» является отличным решением для людей, сомневающихся в эффективности тайм-менеджмента, ведь большинство рекомендаций достаточно легко реализуемы. При этом сама система, в отличие от запутанной местами матрицы С. Кови и GTD Д. Аллена, есть готовым действенным методом, рождённым синергетическим путём.
Детальнее о технике Г. Архангельского читайте в его книге.
Принцип 4. Сфокусируйся на главном, остальное — делегируй
Если с точки зрения денежных и временных затрат задачу лучше кому-то передать, нужно обязательно это сделать. Проще говоря, чем «дороже» твоё время, тем меньше второстепенных задач должно быть в твоём расписании.
Пример
Составить сводную таблицу предложений потенциальных подрядчиков можно самому, но лучше поручить это кому-то из подчинённых. С точки зрения результата, это не самая важная задача.
Определи часы, когда тебе легче всего сконцентрироваться, и запланируйте самую ресурсоёмкую работу именно на это время. Менее важные задачи выполняй в оставшуюся часть дня. Ответить на письма можно и вечером.
Научись говорить «нет» — отвлекающим факторам, любым делам и людям, которые тратят твоё время впустую.
Тайм-менеджмент в управлении
Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.
Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:
- нет расписания работы на день
- помощник руководителя не в курсе его распорядка дня
- телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности
- управляющий не умеет распределять обязанности
- работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости
- работники не соответствуют своим должностям
- сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы
- нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата)
Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.
Эффективность тайм-менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.
Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм-менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.
Управление личным временем в тайм-менеджменте
Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм-менеджмента, применяемые в личной жизни:
- Никогда не брать работу на дом.
- Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
- Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
- Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
- Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.
Как проходить занятия?
Все наши уроки обладают одной важной особенностью – они созданы таким образом, чтобы применить их мог абсолютно любой человек. Но вы должны непременно иметь в виду, что то, насколько успешно вы освоите материал, зависит, в огромной степени, от вашего отношения
Если вы отнесётесь к этому халатно, с позиции «если появится время, то я, конечно, займусь», то и результат будет совершенно посредственным, если будет вообще. Но в том случае, если вы подойдёте к изучению материала со всей ответственностью и пониманием важности того, чем занимаетесь, то итогом станет ваш стремительный личностный рост и повышение показателей всех личностных характеристик, не говоря уже о том, что вы научитесь превосходно управлять своим временем.
Для того чтобы извлечь из тренинга наибольшую пользу, мы рекомендуем вам изучать по одному уроку в два дня: в первый день вам нужно будет просто ознакомиться с уроком, а во второй – в течение дня использовать то, что вы узнали, каждый раз используя новые приёмы и комбинируя их. Итого, на весь курс у вас уйдёт около десяти дней. Но важным здесь является ещё и то, что, взявшись за прохождение тренинга, вы ни в коем случае не должны пропускать занятия. Поставьте себе задачу – пройти этот курс до конца. Одно только это уже станет вашей практикой тайм-менеджмента, и кроме того, начнёт развивать в вас такие качества как целеустремлённость, обязательность, исполнительность и пунктуальность. Запомните, что теория и практика это две стороны одной медали. Только так вы сможете научиться тому, чего хотите, и только так поступали все успешные люди во все времена. И ещё кое-что: заранее подготовьте блокнот и ручку, ведь в деле планирования без этого никуда.
Правила тайм-менеджмента
Время невозможно вернуть, растянуть или остановить, тем не менее, можно управлять им путём изменения насыщенности полезности событий, происходящих в единичный временной промежуток.
Помимо применения техник тайм-менеджмента, которые более детально будут рассмотрены далее, следует следить за организацией собственной жизни. Например, соблюдение порядка и структуры в рабочем пространстве сэкономит время на поисках необходимого документа, папки или еще чего-то. Организация рабочего пространства – то с чего следует начинать оптимизацию собственной деятельности. Сделайте все от вас зависящее, чтобы окружающая вас обстановка способствовала вашей продуктивности, вдохновляла и вызывала желание активничать. Обзаведитесь помогающими устройствами (глупо пользоваться печатной машинкой, когда есть ноутбук), поддерживайте порядок ежедневно (это легче, чем разгребать завалы раз в полгода).
Мы действуем эффективней, когда находимся в хорошем состоянии. Поэтому необходимо заботиться о поддержании здоровья и работоспособности организма путём предоставления ему ресурсов восполнения энергии и отдыха
Важно уметь вовремя остановиться, признать, что вы не сможете переделать все дела, даже если перестанете есть и спать. Работа на изнеможении не принесёт должных результатов, а организм потом всё равно заберет потраченные ресурсы, путем болезни или депрессии
На первом месте всегда должны стоять вы, дорогие вам люди и отношения, а потом уже рабочие моменты. Так что установите себе график и отдыхайте, пейте витамины и спите на удобной подушке.
При планировании своей будущей деятельности учитывайте ваши индивидуальные особенности и биоритмы, а не следуйте примерам чьего-то дня. Ну, вот не стоит «совам» назначать на утро дела, требующие предельной концентрации или скорости, так же как жаворонкам лучше разгрузить свой вечер от ответственных встреч
Берите во внимание особенности своей жизни, а особенно такие ее моменты, в которые вы заняты ожиданием (очередь, дорога, опоздание другого человека). В это время, которые многие тратят впустую, вы можете выполнить часть каких-то дел, например, почитать книгу или статью, спланировать завтрашний день, совершить пару звонков, ответить на сообщения, довязать шарф, и прочее
Подходите ко всему творчески – поставьте себе цель найти максимум возможностей для выполнения новых заданий. Сначала будет тяжело, но когда это станет стилем жизни, вы заметите, выполнение автоматических действий можно включить еще другую деятельность (слушать аудиокнигу, пока убираете или сделать пару звонков, пока печатаете документ).
Составляйте планы – на день, на год, на жизнь и стремитесь к выполнению пунктов
Выбирайте наиболее важное задание на сегодняшний день и немедленно приступайте к его осуществлению. Намеченное дело следует осуществлять безотлагательно, ведь чем больше тянете со стартом, тем труднее будет потом начать и тем больше усугубляется ситуация
Чаще всего при планировании мы хорошо себе представляем, как будет выглядеть начало деятельности, но не менее важным считается планирование окончания. Сюда входят такие параметры как количество времени, необходимое для выполнения деятельности, как должен выглядеть конечный результат, в каких случаях вы останавливаете работу в не зависимости от результата, а в каких меняете направление деятельности или корректируете детали.
Определение значимости, времязатратности и умение складывать необходимые и внезапные задачи, как фигурки тетрисы – незаменимые качества тайм менеджмента, для реализации которых требуется пластичность и готовность к изменениям при сохранении общего направления движения.
Метод GTD
GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.
Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.
В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:
1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.
2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.
3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.
- Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
- Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
- Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.
4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.
Источник
Система строится на таких правилах:
- Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
- Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
- Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
- Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
- Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.
Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.
Основные принципы тайм-менеджмента
К основным принципам управления временем относят структурирование, планирование, оптимизацию и расстановку приоритетов
Важно подходить ко всем задачам с рациональной точки зрения. Необходимо уметь правильно мотивировать себя и контролировать уровень нагрузки
Наличие мотивации
Мотивация помогает придерживаться плана. Она бывает позитивной или негативной. Первая подразумевает награду за выполнение каких-либо действий, вторая – наказание за ошибки. Необходимо самостоятельно определить, какой вариант подходит вам больше
Негативную мотивацию нужно использовать с осторожностью
Оптимизация
Пересмотрите список дел, которые вы постоянно выполняете. Проверьте, сколько времени они у вас занимают. Подумайте, как можно ускорить процесс. Например, если вам нужно посетить несколько разных мест, составьте максимально короткий маршрут. К задачам, которые частично выполняются без вашего участия, но требуют ожидания, приступайте в первую очередь. Это позволит справиться с большим количеством дел за тот же промежуток времени.
Подумайте, как можно ускорить выполнение дел.
Планирование дел
Правильное планирование – основа менеджмента. Если вы не будете ставить перед собой цели и обозначать сроки, ваш прогресс замедлится. План должен быть осуществимым и разумным. Не нужно пытаться внести в него как можно больше задач – это приведет к повышению уровня стресса из-за высокой нагрузки. Лучше оставить небольшой запас времени.
Четкое структурирование
При планировании важно не только указать список дел, но и определить их темпы и сроки выполнения. Нужно разложить крупные задачи на небольшие, отслеживая прогресс
Это поможет определить этапы выполнения проектов и не сорвать дедлайн.
Расстановка приоритетов
Благодаря расстановке приоритетов удается не потерять главные задачи на фоне второстепенных. Даже при резком изменении планов вы понесете меньшие потери, т. к. сфокусируетесь на наиболее важных делах. Особенно полезно уметь расставлять приоритеты в условиях ограниченного времени. В процессе может оказаться, что от некоторых обязанностей можно частично или полностью отказаться без большого ущерба для себя. В результате освободятся ресурсы, которые удастся потратить на другое дело.
Расстановка приоритетов выделяет главные задачи.
Рациональный подход
Для грамотного управления ресурсами важно анализировать ситуацию и задействовать логическое мышление. Следует минимизировать влияние эмоций
Под воздействием сильных чувств вы будете допускать много ошибок. Например, суммарно потратите больше денег, решив сэкономить на отдельных элементах.
Что это такое
Тайм-менеджмент – грамотный подход к своему времени. Если применить основные принципы в жизни, то можно круто ее изменить.
Неправильное управление временем приводит к усталости, прокрастинации и непродуктивности. Если вы заинтересованы в саморазвитии, высоком заработке денег и гармонии в семье, то тайм-менеджмент поможет во всем перечисленном.
Тайм-менеджмент не новомодное явление, организацией времени интересовались древние мыслители. Один из них — Сенека говорил, что время можно поделить на: полезное и бесполезное, и стремиться, чтобы полезного в сутках было больше.
Но до 1980-х годов тайм-менеджмент был лишь теорией и только в прошлом веке начали разрабатывать принципы, применимые на практике. Люди начали исследовать понятие и разрабатывали действенные методики управления временем. В дальнейшем они легли в основу многочисленных книг о личной эффективности и успехе.
Ниже ознакомитесь с лучшими способами управления временем и
сможете изменить жизнь. Принципы, написанные далее, не только повысят личную
эффективность, но и изменят мышление. Вы пересмотрите собственное отношение к
жизни, начнете ценить каждый миг и грамотно распределять ресурсы.
Преимущества и недостатки тайм-менеджмента
При освоении техники тайм-менеджмента человек приобретает несколько навыков. У каждого из них есть свои недостатки и преимущества.
В список ключевых прорабатываемых умений входят:
Постановка целей. Помогает создать список задач, которые нужно выполнить. В результате человеку становится проще распределять время. Он лучше контролирует себя и меньше прокрастинирует, т. к. знает, что и в какие сроки нужно сделать. Однако недостаточно дисциплинированные люди испытывают проблемы с формированием списка, не включают в него слишком сложные или неприятные для себя дела. Это может привести к еще большей неорганизованности. Расстановка приоритетов. Человек получает возможность сосредоточиться на главном. У него появляется представление о последовательности выполнения задач, ему не нужно постоянно переключаться между целями. Главный недостаток в данном случае – отсутствие гибкости. Если приоритет какой-либо задачи меняется в процессе, нарушается весь распорядок. Самоосознание
Для контроля времени важно правильно оценивать как свои возможности, так и ситуацию. Необходимо уметь анализировать свои эмоции, чтобы они не мешали процессу
Благодаря самоосознанию облегчается планирование, человек не тратит ресурсы впустую. К недостаткам навыка относят сложность освоения. Фокусировка внимания. Концентрация на задачах позволяет тратить меньше времени на их выполнение. Однако данный навык хорошо подойдет только организованным людям. Если вам слишком сложно сосредотачиваться, сократите количество отвлекающих факторов, но не отказывайтесь от них полностью, иначе у вас резко вырастет уровень стресса. Другой недостаток навыка – зависимость от расстановки приоритетов. Если на первых этапах планирования была допущена ошибка, сосредоточенность на задачах будет препятствовать повторному анализу ситуации. Самомотивация. Человек не способен долго выполнять задачи, подкрепляясь только сил ой воли. Ему требуется дополнительная мотивация. Награды должны быть разными по типу и масштабам. Желательно иметь возможность видеть результаты проделанной работы. Это тоже хорошо мотивирует. Однако важно правильно расставлять границы. Самомотивация не должна переходить в прокрастинацию или расточительность. Планирование. Благодаря наличию расписания человеку становится проще ориентироваться в рабочих задачах. Удается достичь снижения уровня стресса благодаря нормированному отдыху. Недостатком навыка является отсутствие учета форс-мажорных ситуаций. Если все время строго расписано, неожиданно изменившиеся обстоятельства могут вызвать большие затруднения. Делегирование. Распределение обязанностей оптимизирует большую часть видов деятельности. Продуктивность людей повышается, когда они делают то, что у них лучше получается. Однако при частом делегировании задач человек привыкает к малому спектру выполняемых обязанностей и становится узкопрофильным специалистом.
Постановка целей помогает составить список задач.
Вывод
Чтобы повысить свою эффективность и успевать больше, необходимо:
Разработать план:
- поставить чёткие цели и задачи,
- зафиксировать все пункты,
- расставить приоритеты.
Приступить к выполнению плана, придерживаясь рекомендаций:
фокусироваться на важном,
анализировать свой опыт и биоритмы и корректировать на основе этого планы,
планировать отдых,
навести порядок на рабочем месте: физическом и электронном,
фильтровать окружающую информацию, контролировать время выполнения действий, останавливать в себе порывы перфекциониста.
Мотивировать себя продолжать:
съешьте пироженку ?
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.
