Документированная информация – это… Понятие, виды

Информатизация общества

Информатизация общества — это насыщение общества и общественных институтов информацией — о новостях, событиях, товарах услугах, выставках, ярмарках, рынках и т. д.

Конституция РФ — Основной Закон РФ — декларирует свободу слова, свободу собраний и свободу обмена информацией — бумажной и электронной форме, в том числе через Интернет.

Цензура — как ограничение свободы слова запрещена в РФ. Исключения свободы слова и печати регламентированы Законом РФ «О государственной тайны». Закон РФ «О гостайне» запрещает разглашение информации о вооруженных силах РФ, внутренних делах РФ, органах госбезопасности, иностранных делах РФ и внешней торговле РФ.

Подходы к понятию документа

Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин – архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учёта, статистики и др. Например, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, для специалиста в области управления – средством фиксации и передачи управленческих решений.

В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач. Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле, как это определено в государственном стандарте на терминологию в области документоведения и архивоведения: «Документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Причина появления любого документа — необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает её

• сохранение,
• накопление,
• возможность передачи другому лицу,
• многократное использование,
• возвращение к информации во времени.

Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.

Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:

• это может быть отдельный документ;
• система документов (документы, применяемые в определённой сфере деятельности);
• вся совокупность разнообразных систем документации, т. е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе.

Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Юридическое понятие документа — составленный в порядке, предусмотренном законом, акт, удостоверяющий факт (рождения, вступления в брак и т. п.), подтверждающий право на что-либо (диплом, завещание и т. п.) или носящий служебный характер. То есть, форма удостоверения событий и фактов в виде письменного акта.

В уголовно-процессуальном законодательстве документ указывается в качестве одного из видов доказательств (ст. 74 УПК РФ). Кроме того, ст. 84 УПК предусматривает, что документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменном, так и в ином виде. К ним могут относиться материалы фото- и киносъёмки, аудио- и видеозаписи, иные носители информации. Поэтому в криминалистике термин «документ» употребляется в более широком смысле как текстовый или графический материал, выполненный любым способом:

• написанный от руки,
• напечатанный типографским или машинописным способом,
• нарисованный,
• начерченный или выгравированный,
• магнитные ленты и диски,
• кинофотонегативы и позитивы,
• другие носители доказательственной информации.

Криминалистическое понятие документа — объект исследования в судебно-технической экспертизе документов, представляющий собой предмет (бумага, картон и т. п.), на котором знаками запечатлены мысли и факты.

Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» определяет документ как материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения

Понятие информационных ресурсов в законодательстве

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы, и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).

Эта область, как и область создания и распространения исходной и производной информации, представляет собой особый мощный накопитель и одновременно генератор информации, основанный на сборе, накоплении ретроспективной документированной информации, организации на ее основе и хранении массивов документированной информации (данных) и распространении информации из этих массивов в разных видах и формах, в том числе с применением новых информационных технологий.

Виды субъектов в области информационных ресурсов

1.    Граждане, в том числе иностранные, и лица без гражданства.2.    Организации:

• • библиотеки, архивы, музеи;
  • информационные центры, фонды и другие информационные структуры;
  • центры анализа информации;
  • информационные агентства, другие органы массовой информации;
  • другие организации – собственники и владельцы информационных ресурсов.

3.    Органы государственной власти всех уровней.

Применяются разные организационно-правовые формы формирования и использования информационных ресурсов. Держателями (обладателями) информационных ресурсов (владельцами и собственниками) могут быть как самостоятельные информационные центры, информационные организации, фирмы, предприятия, учреждения, обладающие статусом юридического лица (далее – информационные организации), так и отдельные информационные структуры (управления, отделы, лаборатории и т.п.) в составе иных юридических лиц, а также физические лица.

Классификация информационных ресурсов

1.    по виду информации:

•    правовая информация;•    научно-техническая информация;•    политическая информация;•    финансово-экономическая информация;•    статистическая информация;•    информация о стандартах и регламентах, метрологическая информация;•    социальная информация; политическая информация;•    информация о здравоохранении;•    информация о чрезвычайных ситуациях;•    персональная информация (персональные данные);•    кадастры (земельный, градостроительный, имущественный, лесной, другие);•    информация иного вида.

2.    по способу доступа:

•    открытые (свободного доступа);•    информация ограниченного доступа.

3.    по виду носителя:

•    на бумаге; •    на машиночитаемых носителях; •    в виде изображения на экране ЭВМ; •    в памяти ЭВМ; •    в канале связи; •    на других видах носителей.

4.    по способу формирования и распространения:

•    стационарные; •    передвижные.

5.    по способу организации хранения и использования:

•    традиционные формы (массив документов, фонд документов, архив); •    автоматизированные формы (Интернет, банк данных, автоматизированная информационная система (сеть), база знаний).

6.    Информационные ресурсы по форме собственности:

•    национальное достояние;•    государственная собственность (федеральная собственность, собственность субъектов РФ, совместная);•    муниципальная собственность;•    частная собственность;•    коллективная собственность.

Информационные продукты: документы, данные; подборки документов, данных; справки, аналитические справки; базы данных, банки данных; другие виды информационных продуктов.

Информационные услуги:

1. услуги по информационному обслуживанию: поиск информации; обработка информации; выдача данных (документов); хранение информации;
2. услуги по пользованию Интернетом, АИС, БД, их сетями: консультационные услуги; услуги по передаче информации; услуги по доступу к Интернету; услуги по пользованию электронной почтой и формированию личных сайтов.

Свойства информации

Основное свойство информации — достоверность — соответствие информации реальной действительности и реальному положению вещей.

Достоверная информация считается истиной. Достоверная информация представляет ценность для людей, поскольку она отражает реальности.

Недостоверная информация — это ложь. Ложная недостоверная информация обычно отвергается людьми в виду её противоречивости реальности.

Достоверность информации является основным вопросом в науке, управлении и юриспруденции, а также в повседневной жизни людей.

Дезинформацией называется один из способов манипулирования информацией, введение в заблуждение путем предоставления неполной информации, искажения контекста, искажения части информации.

Теоретическое определение документирования

В 5 статье фз о правилах современной технологии информатизации и ее защите представлены главные определения документирования, а также то, что нужно обязательно включать в информационные ресурсы

Должны быть обязательные условия и основания, чтобы для отдельной сферы утвердили целый закон об информации, поэтому важно понимать влияние информации на современное общество. . Определение 1

Определение 1

Документирование информации в широкой области выступает в качестве предметов, и баз данных, которые должны содержать информацию, легко воспринимаемую визуально. 

Таким образом, информация может быть выражена многими способами, при этом с каждым годом их количество продолжает расти. Документировать информацию нужно также в определенном порядке, а установлением и регулированием этапов занимаются органы государственной власти, имеющие определенные полномочия касаемо стандартизации документов, организации делопроизводства а также обеспечивающие безопасность РФ.

Получение удостоверения на электронную документацию

Согласно этой же статье, есть строго установленные нормы касаемо правового статуса документа – если его можно получить только из автоматизированной системы, он не получит юридической силы до тех пор, пока не удастся получить специального удостоверения. Получить его можно двумя путями:

• соответствующий субъект должен лично подписать документ;
• получение электронной цифровой подписи. 

Фз о нормах получения и подписания удостоверения были ранее урегулированы ст. 160 ГК РФ, однако на сегодняшний день официально работающим является фз 63 от 06.04.2011, содержащий все данные об электронной цифровой подписи и носителях. Также новый закон об электронной подписи содержит новую информацию касаемо документирования полученных данных.

Регулирование делопроизводства и документооборота в РФ

Законодательство РФ может устанавливать требования касаемо того, как нужно документировать информацию; также изменения можно организовать и по соглашению сторон. Отношение к этим процессам в России имеет непосредственно правительство. Другие государственные органы и органы местного самоуправления также могут изменять правила делопроизводства, однако критерии ведения не должны нарушать требований, которые были установлены непосредственно правительством, особенно если дело идет о производстве и документообороте в федеральных органах госвласти. 

Замечание 1

Стоит отметить, что в новом законе об основных положениях информации от 2006 года правовой режим информационных ресурсов не был охарактеризован. В последующих документах проблемы с электронной документацией и Интернетом не были решены. 

В настоящее же время вопросом ведения современной электронной документации и сетевым документооборотом интересуются многие сферы, при этом данный тип ведения информации довольно часто применяют в качестве практического решения (при том, что у него до сих пор нет достаточно стабильной нормативной основы). Решением этой проблемы сейчас занимается правительство – были введены программы электронного документооборота, а также введен в действие ФЗ об эп документов. Существует даже целая глава о том, как вести такую документацию, где и как можно получить эцп. Одним из крупных российских специалистов, занимающихся решением проблем по документированию информации, а также улучшением систем сетевого документооборота, является С. И. Семилетов.

Всё ещё сложно?
Наши эксперты помогут разобраться

Все услуги

Решение задач

от 1 дня / от 150 р.

Курсовая работа

от 5 дней / от 1800 р.

Реферат

от 1 дня / от 700 р.

Разновидности данных на материальных носителях

Информация, за версией множества исследователей, за критерием упорядоченности и за степенью организованности делится на документированную и недокументированною. В чем же между ними разница?

Документированная являет собой специфическую организационную, официальную форму существования информации. Цели существования такого рода данных связана с общественным благополучием и правопорядком. Виды документированной информации могут быть разными. Ведь все зависит от принятого за основу классификационного признака.

За критерием доступности информация бывает:

• с ограниченным кругом доступа;
• материал, являющийся государственной тайной;
• конфиденциального рода;
• с неограниченным доступом, общедоступной.

По возможности распространения бывает:

• свободно распространяемая;
• данные, разглашение которых строго запрещено;
• информация, разглашение которой допускается в соответствии с федеральным законодательством;
• материал, разглашение которого возможно по согласию определенного круга лиц.

Признаки документированной информации

Первый признак и самый главный – наличие материального носителя. В таком качестве может выступать абсолютно любой объект окружающего мира, включая предметы и физические поля, где находят отображение определенные действия либо сведения. Одинаковые данные могут быть зафиксированы на различных носителях. Также справедливым будет и тот факт, что разные материалы могут быть задокументированы на одном объекте.

Следующим важнейшим признаком документированной информации является возможность идентификации зафиксированного материала. Это предоставляется при помощи вспомогательной роли реквизитов. Их наличие помогает установить предназначение данных, их характер, источник, время документирования. В некоторых случаях реквизиты обеспечивают необходимую степень защиты того или иного образца в виде прилагаемой электронной цифровой подписи.

Третья характеристика документированной информации состоит в возможности выбора различных вариаций и форм, передающих ее содержание. Также она может храниться на различных носителях в различных формах без потери своего содержания и реквизитов. То есть хранение документированной информации предполагает возможность ее копирования. Такие материалы могут существовать в виде разных модификаций.

Классификация информации

1.    По источнику создания:

• недокументированная – остается за пределами правового регулирования;
• правовая (нормативная и ненормативная) – создается в результате правотворческой, правоприменительной и правоохранительной деятельности;
• неправовая – создается не как результат правовой деятельности, однако обращается в обществе в соответствии с предписаниями правовых норм.

2.    По степени доступа:

• свободного доступа (открытая) (вся неправовая; о выборах и референдумах; из официальных документов);
• ограниченного доступа (государственная тайна; служебная тайна; профессиональная тайна; личная тайна; коммерческая тайна; персональные данные; ноу-хау).

3.    По кругу лиц:

• массовая (предназначенные для неограниченного круга лиц печатные, аудиосообщения, аудиовизуальные и иные сообщения и материалы);
• индивидуальная (является объектом гражданских прав).

Защита документированной информации в российском законодательстве

В трех источниках федерального законодательства предоставляется обозначение документированной информации. В первом источнике приведена узкая трактовка. Она гласит о том, что документированная информация – это фиксация важных данных при помощи материального носителя посредством процесса документирования необходимых данных, где есть реквизиты, которые дают возможность ее идентифицировать, обозначить либо определить ее материальный носитель (закон об информации, статья № 2).

В другом источнике наведена более широкая трактовка. Она гласит о том, что под документом подразумевается наличие носителя с зафиксированной информацией текстового, звукового или графического характера. Ее содержание предназначено для передачи по назначению в определенное время.

Понятие информации в законодательстве

С точки зрения философии информация – это некое разнообразие, которое отражающий субъект создает об отражаемом; сообщение, осведомление о положении дел, сведения о чем-либо, передаваемые людьми.

С юридической точки зрения информация – сведения об окружающем мире, протекающих в нем процессах и сообщение о положении дел или о состоянии чего-либо.

Объектом правового регулирования может быть только та информация, которую человек извлекает из окружающей среды и отображает в своем сознании.

Юридические свойства информации

1. 1. Физическая неотчуждаемость, так как отчуждение информации заменяется передачей прав на ее использование.
   2. Обособленность – для включения в оборот информация используется в виде символов и знаков и таким образом она обособляется и существует отдельно от производителя.
   3. Двуединство информации и носителя, т.е. понимание информации как вещи на материальном носителе.
   4. Распространяемость и тиражирование.
   5. Организационная форма информации – документ.

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Федеральные законы и другие нормативные акты предусматривают:

• разделение информации на категории свободного и ограниченного доступа;
• правовой режим защиты информации, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу;
• лицензирование деятельности предприятий, учреждений и организаций в области защиты информации;
• аттестование автоматизированных информационных систем, обрабатывающих информацию с ограниченным доступом на соответствие требованиям безопасности информации при проведении работ со сведениями соответствующей степени конфиденциальности (секретности);
• сертификацию средств защиты информации и средств контроля эффективности защиты, используемых в АС;
• возложение решения вопросов организации лицензирования, аттестации и сертификации на органы государственного управления в пределах их компетенции, определенной законодательством РФ;
• создание автоматизированных информационных систем в защищенном исполнении и специальных подразделений, обеспечивающих защиту информации с ограниченным доступом, являющейся собственностью государства, а также осуществление контроля защищенности информации и предоставление прав запрещать или приостанавливать обработку информации в случае невыполнения требований по обеспечению ее защиты;
• определение прав и обязанностей субъектов в области защиты информации.

Информатика как наука

Информатика — наука и учебная дисциплина, связанные с вопросами, методами и принципами Обработки, накопления и передачи информации в ЭВМ и с помощью компьютеров и сетей ЭВМ. Информатика как наука и учебная дисциплина изучается в России, на Украине, в Белоруссии, Казахстане, Франции и Германии.

Информатика как научная дисциплина в России была изложена в фундаментальной монографии академика Глушкова В. М. «Безбумажная информатика» в 1978 г. Академик Глушков писал: «В ХХ1 веке большая часть информации будет храниться в памяти ЭВМ».

Первое энциклопедическое издание «Информатика» под ред. академика РАЕН Поспедоваа Д.А. вышло в 1994 г. и содержало большое число материалов, связанных с информатикой, информационными системами, информационными технологиями и исследованиями в области искусственного интеллекта.

Термины

Документирование информации — это обязательная процедура при включении информации в информационные ресурсы. Документ, который был продублирован из информационной системы, получает юридическую силу после его подписания должностным лицом. Документы которые находятся в информационной системе, могут быть подписаны электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи подтверждается, если в информационной системе есть программно-техническое средство которое обеспечивает идентификацию подписи. Право идентифицировать подпись разрешается только на основе лицензии. Идентификация не лицензионными средствами электронно цифровой подписи создает проблемы защиты информации в сетях и угрозы информационной безопасности.

Информационные ресурсы могут быть государственными или негосударственными. Информационные процессы — это средства сбора, накопления, обработки, хранения распространения и поиска информации. Информационная система — организационно сгрупированное множество документов и информационных технологий с использованием методов вычислительной связи и техники, которые реализуют информационные процессы. Все аспекты должны быть описаны в политике безопасности предприятия.

Юридические и физические лица есть собственниками тех документов, которые реализованы на их средства, получены по методу подарка или наследства. Государство может выкупить документированную информацию, у юридических и физических лиц если эта информация относится к государственной тайне. Хозяин информационных ресурсов с государственными тайнами, может распоряжаться только при наличия разрешения органов государственной власти. Они не теряют право на эту информацию, им нужно согласовывать действия по поводу этой информации.

Информационные ресурсы могут быть как товар, только в тех случаях, которые предусмотрены законом. Право на обработку информации не реализует право собственности на эту информацию. Информация, которая обрабатывается в порядке предоставления услуг или при совместном использовании ее, принадлежит хозяину. Все аспекты использование должны быть прописаны в договорах или в соответствующих законах.

Управление документированной информацией

В соответствии с версией Международной организации по стандартизации документированная информация представляет собой данные, которые нужно хранить и которые используются под специальным управлением. В сфере подчинения находится, непосредственно, сам носитель материального характера, на котором этот материал и хранится. Свод требований по управлению документированной информацией представлен в разделе № 7 ISO 9001:2015. Если попытаться обобщить и изобразить эти обязательства тезисно, то они будут иметь такой вид:

• регулярный анализ уровня доступности информации в той мере, в которой нужно, в том месте, где необходимо, и в то время, когда необходимо;
• регулярная оценка степени защищенности документированных данных;
• решение вопросов относительно организации процессов распространения, поиска, проверки доступа и использования информации;
• оценка воздействия эффективных процессов защиты и хранения документов от различных ошибок, к примеру, гарантирована ли их читабельность;
• проверка соблюдения правил изъятия и хранения.

Статья 5. Информация как объект правовых отношений

Статья 5. Информация как объект правовых отношений

ГАРАНТ:

См. комментарии к статье 5 настоящего Федерального закона

1. Информация может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения.

2. Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).

3. Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется на:

1) информацию, свободно распространяемую;

2) информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;

3) информацию, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению или распространению;

4) информацию, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.

4. Законодательством Российской Федерации могут быть установлены виды информации в зависимости от ее содержания или обладателя.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Информационное право

Информационное право как наука — это система научных знаний об информационном праве как отрасли права, его предмете, методах, принципах правового регулирования информационных отношений, истории развития, его основных институтах, сравнительно-правовом анализе норм права и общественных отношений в информационной сфере зарубежных стран. И эта наука находится на начальном этапе своего формирования.

Информационное право как учебная дисциплина — это система знаний об информационном праве, обязательных к изучению в соответствующих учебных заведениях, в первую очередь юридических.

Информационное право как одна из отраслей российского права представляет собой систему норм права, регулирующих отношения в информационной сфере. Это одна из самых молодых отраслей в системе российского права.