Кадровый аудит на предприятии и методы его проведения

Какие задачи ставит перед собой аудит персонала организации

Аудитор в ходе проведения проверки кадровых документов на грамотность их оформления, а также изучения отраженных в документации дополнительных факторов делает заключения по поводу:

  • наличия/отсутствия отрицательных моментов, оказывающих негативное воздействие на кадровую эффективность, и возможности их устранения;
  • общей эффективности проводимой в компании кадровой политики с точки зрения главной цели осуществления деятельности предприятия;
  • изыскания резервов улучшения управления кадрами;
  • правильности применения законодательных норм;
  • объективной оценки системы управления отделом кадров и оперативности кадровой службы.

Механизм проведения аудиторской проверки кадров

Данная процедура проходит по определенному алгоритму, принятому законодательством. Она осуществляется в несколько этапов:

  • в обязательном порядке проводится проверка правильности оформления всех документов, относящихся к работе с кадрами, независимо от специфики предприятия;
  • большой акцент специалист по проверке ставит на соответствии документов аспектам действующего законодательства;
  • затем рассмотрению подлежат особые зоны риска, имеющие свои особенности, вследствие чего могут утрачивать правомерность;
  • норма по оформлению документов иностранных специалистов;
  • насколько законны договоры, отражающие материальную ответственность;
  • оформление документации по оплате работы в сверхурочное время, праздничные и выходные дни;
  • законность механизма испытательного срока;
  • правильность составления договорных отношений с сотрудниками, оказывающими услуги;
  • после проведенной проверки оформляется заключение, где прописываются нарушения, рекомендации и сроки. Оно направляется в организацию для устранения недостатков.

Кадровый аудит имеет свои цели, задачи и особенности. Для того, чтобы провести проверку следует сделать анализ критериев качества для конкретной фирмы. Он проводится с помощью методов сравнения показателей, диагностики отношений между коллегами, а также проверки организационно – правовых документов. Аудиторские проверки отдела кадров необходимо проводить не только с участием инспекции по труду, но и в рабочем режиме, так как правильно построенная стратегия работы является гарантом успешности компании.

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Аудит организационной структуры

Данное направление аудита подразумевает под собой контроль структуры и механизма управления организацией с учетом общепринятых норм, стандартов, принципов и законов. Организационный аудит предполагает осуществление контроля организационной структуры, определение степени соответствия структуры управления масштабу и специфики деятельности фирмы. Аудит определяет цели и задачи, стоимость, функции и способности к развитию действующей структуры.

Цель организационного аудита — это выявление финансовых и организационных рисков формирования структуры, финансовых потерь, которые несут такие риски для предприятия. На данном этапе должно быть определено текущее состояние фирмы или ее отдельных подразделений, а также составлен прогноз в части развития ее структуры, необходимости закрытия фирмы или ее подразделений, внесения корректировки или проведения реинжиниринга структурных связей и бизнес-процессов. Кроме того, на данном этапе проводится анализ правовой формы и действующей организационной структуры.

Ответы на распространенные вопросы про аудит персонала организации

Вопрос №1:

Обязательно ли проведение регулярного планового аудита персонала компании? Имеет ли аудит персонала смысл, если он проводится ситуационно?

Ответ:

В некоторых случаях рекомендуется регулярно проводить аудит персонала организации, например, в крупных компаниях и на предприятиях, в которых наблюдается «текучка» кадров. Но аудит может проводиться и по распоряжению руководства (оперативный), и в отношении «фокусной» группы сотрудников («панельный»), и регулярно (постоянный).

Вопрос №2:

Обязательно ли привлекать сторонние организации для проведения аудита персонала?

Ответ:

Нет, помимо внешнего аудита может быть организован и внутренний аудит персонала организации, который проводится силами штатных сотрудников предприятия.

Причины (случаи) проведения аудита персонала

Процедура аудита персонала, как правило, проводится в таких случаях, как: — смена собственника или руководства компании;

— передача системы управления кадрами специализированной организации;

— смена руководителя отдела кадров;

— подготовка к аудиту финансово-хозяйственной деятельности или к внешней ревизии;

— формирование архива кадровых документов;

— существенные изменения трудового законодательства;

— резкое изменение показателей движения и обеспеченности предприятия персоналом.

Для проведения аудита персонала необходимо обозначить методы и определить этапы организации данной проверки. В общем видении, аудит персонала на предприятии проводится по следующим направлениям:

— аудит кадрового потенциала на предприятии;

— аудит функций системы управления персоналом на предприятии;

— аудит организационной структуры;

— аудит функционального разделения труда на предприятии;

— аудит эффективности управления персоналом.

Разберем каждый пункт, а вернее направление более подробно.

Аудит персонала организации – этапы

Кадровый аудит в компании проводится в несколько этапов:

Этап аудитаОписание
1 – ПодготовкаОпределяется цель проведения аудита.

Устанавливается ответственное лицо (лица), сроки проведения мероприятий, методика, выборка.

Издается приказ (распоряжение) руководства.

2 – Сбор данныхИзучаются документы, проводятся наблюдения за работой сотрудников, проводятся опросы, раздаются анкеты (с целью сбора необходимых данных).

Далее проводится первичная проверка полученной информации.

3 – Интерпретация полученных сведенийГруппировка информации в удобную форму для дальнейшего анализа (диаграммы, графики, таблицы, списки).

Делаются выводы, результаты исследований сравниваются с ранее полученными показателями (или с показателями других компаний).

4 – ИтоговыйСоставление отчета, итогов, рекомендаций для дальнейших действий.

Цели кадрового аудита

Основной целью кадрового аудита является проверка персонала на предмет соответствия работников характеру работы, эффективности рабочего процесса, умений работать — как в расслабленных, так и в условиях профессионального стресса. Проверка — как работники того или иного учреждения справляются со своими рабочими обязанностями. Насколько тот или иной работник соответствует занимаемому им месту.

Можно сказать, что основной целью кадрового аудита является анализ того — в каких ситуациях и при каких условиях компания достигает наибольшей рабочей эффективности, каких сотрудников необходимо оставить в организации, каким сотрудником необходимо предоставить руководящую должность и соответственно обнаружить тех, чье сокращение принесет фирме пользу либо сотрудников, требующих понижения в должности, поскольку они не справляются с возложенными на них обязанностями по руководству и принятию серьезных решений.

Особенности при проведении аудитов

Одним из основополагающих критериев кадрового аудита — является профессионализм аудитора. Это работа, которой необходимо быть непредвзятой, аудитор обязан оценивать сотрудников бесстрасто и максимально объективно, не давая воли личным симпатиям и антипатиям, а также состраданию и жалости. Как ни жестоко это звучит, однако кадровый аудит, в первую очередь, придерживается политики открытости и честности.

Критерии оценки эффективности работы

Часто для кадрового аудита характерно составление тестовых работ, как профессиональных, так и личностных.

Достаточно часто результаты работ безо всякого снисхождения оказывают большое влияние на профессиональный уровень сотрудника и впоследствии могут его понизить.

Часто кадровые агенства ссылаются на единый квалификационный справочник, согласно которому оценивается квалификация сотрудников, для этого используются такие широко распространённые рабочие критерии:

  1. Квалифицированность работы сотрудника и его соответствие занимаемой им должности.
  2. Умение сотрудников оперировать их рабочим временем эффективно.
  3. Способность к работе в условиях профессионального стресса и под давлением вышестоящего сотрудника.
  4. Оценка полноценности и взаимодополняемость персонала.

Опять же, при оценке персонала аудиторы учитывают правильность организации и эффективности кадровой политики руководства, а также уровень текучести персонала в рамках этой организации.

Также в отчете они пишут об отрицательных действиях руководства и путях их устранений.

Когда нужен кадровый аудит персонала

Стоит подчеркнуть, что проведение этой процедуры показано практически на любом этапе развития бизнеса. Ситуация внутри предприятия не статична, она постоянно меняется, сотрудники приходят и уходят, находятся в непрерывном взаимодействии. Стоит четко определиться с периодичностью проведения кадрового аудита и придерживаться его.

Безусловная и срочная необходимость в проведении такого анализа наступает при следующих событиях:

— Смена руководителя предприятия или главы службы персонала.

— Подготовка к внешним проверкам: трудовой инспекции, прокуратуры и т.д.

— Подготовка базы данных организации для архивного хранения.

— Вступление в силу изменений в законодательстве.

— Планирование крупного набора персонала.

— Резкая непредвиденная динамика, например массовые увольнения.

Остались вопросы?

Заполните форму, и наш эксперт свяжется с вами!

Методы аудита

Он проводится с помощью методов, которые способствуют всесторонней оценке, качественному выявлению негативных тенденций для дальнейшей работы с ними и отладке деструктивных процессов. Способы системной проверки можно разделить на следующие виды:

  • методы, связанные с диагностикой и аналитикой организационно-правовых аспектов;
  • методы, основанные на анализе социально-психологических процессов между сотрудниками;
  • сравнительная оценка социальных и экономических показателей организации.

В ходе оценки организационной правовой структуры происходит рассмотрение текущей и отчетной документации, а также главных показателей деятельности фирмы. Это необходимо для оценки ресурсных возможностей компании, её стабильности.

При анализе социальных и психологических особенностей коллектива и каждого специалиста индивидуально проводятся опросы, анкетирование, интервьюирование работников по вопросам, интересующим проверяющего, с помощью этих методов выявляется обстановка в коллективе и психологический климат.

Интересуясь экономическими и социальными критериями, инспекция по труду сравнивает их с общими показателями и лучшими по региону, таким образом, выявляя перспективность фирмы.

Объект, задачи и источники информации для аудита персонала

Объект аудита персонала – персонал предприятия, а также его трудовая деятельности и система управления им

Задачами аудита персонала на предприятии являются:

— оценка кадрового потенциала на предприятии;

— анализ функций системы управления персоналом на предприятии;

— оценка организационной структуры;

— оценка функционального разделения труда на предприятии;

— анализ эффективности управления персоналом.

Источниками информации для аудита персонала выступают:

1. Документы по кадровому учету (управленческие документы).

— трудовые договоры;

— графики отпусков;

— Положения «О персонале»;

— Положения «Об оплате труда»;

— штатное расписание;

— трудовые книжки;

— табели учета использования рабочего времени;

— приказы по личному составу;

— личные дела сотрудников компании;

— сведения о среднесписочной численности работников.

2. Документы по бухгалтерскому учету:

— учетная политика;

— графики отпусков;

— табели учета использования рабочего времени;

— первичные документы по начислению заработной платы (ПКО, РСО, платежные ведомости, выписки со счетов);

— аналитические и синтетические регистры бухгалтерского учета заработной платы (оборотно-сальдовые ведомости по счетам);

— бухгалтерская отчетность.

Выделяют следующую периодичность проведения аудита персонала:

— текущий мониторинг – проверка осуществляется по заказу один раз и именно в тот период времени, который определит сама организация;

— постоянный мониторинг – так называемый график проведения аудиторской проверки организация устанавливает сама, как ей будет целесообразней – раз в полгода или ежемесячно;

— оперативный мониторинг – это срочная проверка, которая используется для того, чтобы максимально быстро найти ошибку в конкретном виде деятельности организации и определить способ, с помощью которого можно ее устранить;

— панельный мониторинг – исследование одних и тех же работников организации проводится с определенной периодичностью, при этом используются однотипные средства и методы в рамках стандартизированных, наработанных процедур.

Во время проведения оценки персонала больше всего внимания должно уделяться результативности работы отделов кадров, производства, склада и продаж, а также ТОП-менеджерам. Нужно опираться на то, как ведут себя сотрудники на рабочем месте, восприятие ими рабочего процесса, а также их функционал .

Таким образом, аудит персонала является неотъемлемым элементом оценки эффективности функционирования организации с точки зрения состояния и эффективности использования ее трудовых ресурсов.

Просмотров
1 438

Оценочные критерии деятельности отдела кадров

Для того чтобы осуществлять свой функционал в полном объеме, службе по подбору кадров необходимо качественно вести документооборот, знать основы законодательства, следить за поправками в нормативно-правовых актах, организовывать плодотворное взаимодействие между сотрудниками.

Анализ деятельности при аудиторской проверке происходит на основе определенных критериев качества, которые разработаны в данной организации или на региональном уровне. Ими можно считать:

  • положительный результат по достижению поставленных целей;
  • полный охват бюджетных средств относительно затрат на специалистов;
  • стратегия организации успешно реализуется и приносит доход, выгоду;
  • четкое соблюдение временных интервалов по отношению к заданным для выполнения функциям;
  • положительное мнение специалистов об отделе кадров и его работе;
  • отсутствие конфликтов между работниками;
  • оперативность в обработке управленческих решений;
  • удовлетворенность выполнением деятельности сотрудников кадровой службы;
  • уровень сотруднических отношений с другими организациями.

Оценку качества может проводить как сторонняя организация, так и сам руководитель, который заинтересован в успешности компании.

Методика и разновидности кадровых аудитов

Эффективность кадрового аудита зависит от выбранного типа. Сегодня известны следующие:

  1. Внутренний – применим для маленьких коммерческих организаций, где документооборот невелик. Экспертную оценку можно поручить сотрудника, хорошо знающий законодательное регулирование в оформлении бумаг.
  2. Внешний – приглашается посторонний специалист. Он проверяет все вышеназванные пункты на соответствие стандартам, формирует отчет о проделанной работе. Там указывается перечень проблемных зон, рекомендации по устранению.
  3. Полный – затрагивает всю сферу деятельности отдела кадров, бизнес-процессов.
  4. Выборочный – формирует общую картину функционального состояния рассматриваемой структуры, выявляет типичные ошибки.

Сущность и назначение кадрового аудита.

Методика аудиторской проверки, согласно законодательству Российской Федерации:

  • интервью с должностными лицами – участвуют собственник (или доверенное лицо), руководители отделов, специалисты смежных областей. Проводится для ознакомления с особенностями функционирования структуры, выделения «зон повышенного риска». Своеобразное интервью длиться 4-5 часов в течении 1-2 дней;
  • разработка плана-графика работы – на основе полученных данных обсуждается тип проводимых работ, продолжительность, уточняется методика и объемы кадрового аудита. Если это выборочная работа, дополнительно обсуждаются ее границы. Мероприятие длиться от 1 до 2 дней;
  • список и подборка проверяемых документов – сотрудники отвечают за сбор и первичную сортировку запрашиваемых бумаг. Заказчик с подрядчиком определяют критерии будущей работы, создается список участников аудита. Действия выполняются на 2 дня;
  • анализ общей документации – специалист проверяет бумаги на соответствие нормам законодательства РФ, наличие и доступность общих документов, не влияющие на специфику предприятия. Анализируется каждое индивидуальное лицо на объекте, что занимает до 2-ух дней;
  • анализ бумаг по категориям персонала – аудитор проверяет наличие особых документов, необходимых для ряда работников (граждане другой страны, график сменности). Это занимает 2-3 дня;
  • выборочная проверка личных дел – согласно утвержденному списку и критериям, специалист занимается рассмотрением каждого сотрудника. Дневная норма – история 40-50 работников. Тут вы узнаете, как правильно заполнить и оформить личное дело работника;
  • анализ данных и подготовка отчета – подрядчик сопоставляет полученную информацию, делает экспертное заключение. Результаты отчета и рекомендации обсуждаются с заказчиком. Процедура занимает 5-7 дней.

В ходе аудиторской проверки обязательно проведения трех видов работ:

  1. Экспертиза имеющийся документации на предмет соответствия нормативно-правовой базе, предусмотренной законодательством РФ.
  2. Проверка объема бумаг, наличие которых регламентируется законами;
  3. Выявление «зон повышенного риска», а именно: легальность трудоустройства граждан иностранных государств, надбавки за сверхурочную трудовую деятельность, эффективность механизма испытательного срока.

Что проверяют в ходе кадрового аудита?

Стоимость аудиторских работ

Внутренний аудит обойдется гораздо дешевле, подрядчику выдается премия или надбавка к заработной плате. Привлечение постороннего специалиста требует большего вливания средств. Одним из критериев является скорость проводимых работ, а также размеры штата рассматриваемой организации.

Так, общий аудит организации на 20 работников обойдется в десять тысяч рублей, штат в 50-70 человек – 40 тысяч рублей.

Виды и способы кадрового аудита

Существует три способа кадрового аудита, которые применяются по очереди, впоследствии совмещая результаты и вынося итоговое решение.

  • Первый способ — проверка документации компании, ее соответствие законодательству и правильность кадровой политики руководства по отношению к сотрудникам и общей организации работы.
  • Второй способ — психоэмоциональный, проходит в рамках разговоров с сотрудниками, также заполнения тестовых бланков с тем, чтобы оценить мотивацию, работоспособность и профессиональную усталость работников.
  • Третий способ — коммерческий, сводится к общей оценке успешности и прибыльности компании, которая была достигнута в оговоренные сроки способами вышеизученной политики.

После анализирования результатов в целом выносится итог, который фиксируется на бумаге в качестве вывода, и на основании которого фирма впоследствии будет прорабатывать свою политику.

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

  1. Частота проведения:
    • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
    • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
    • постоянный – устраивается регулярно;
    • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
  2. Охват объектов аудита:
    • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
    • локализованный – анализ выбранного объекта.
  3. Способ анализа:
    • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
    • системный – используется весь комплекс доступных методов;
    • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
  4. Уровень исследования:
    • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
    • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
    • тактический – проводится кадровыми службами.
  5. По отношению к компании:
    • внутренний – организовывается собственными силами;
    • внешний – привлекаются сторонние специалисты.

На чем фокусируется кадровый аудит

Эксперты тщательно изучают три основных сферы деятельности организации:

  • Соответствие процессов, связанных с кадрами, стратегическим задачам развития бизнеса: Работа с ресурсами. Хватает ли предприятию штатных единиц? Есть ли перспективное планирование в этой сфере? Налажена ли преемственность и система развития сотрудников?
  • Система пополнения кадров. Как ведется поиск кандидатов на вакантные должности? Какие требования есть к кандидатам? Как организовано трудоустройство на предприятие?
  • Адаптация новых сотрудников. Существует ли сформированный подход? Насколько он эффективен и можно ли его развить?
  • Обучение, повышение квалификации, аттестация. Имеются ли такие программы? Как они работают?
  • Система мотивации и стимулирования. Подобраны ли методы денежного поощрения, льготы и т.д.? Насколько они эффективны?
  • Социальный и психологический климат. Сформирована ли корпоративная культура? Присутствует ли социальная напряженность? Как эти факторы влияют на результаты работы?

Актуальность кадрового состава:

  • Структура персонала. Эффективна ли она для достижения задач бизнеса?

Как работают подразделения, отвечающие за прием, обучение, увольнение?
Персонал:

  • Сколько штатных единиц занято и свободно? Есть ли текучка кадров? Имеется ли резерв? Хватает ли квалификации сотрудников?

Какие задачи ставит перед собой аудит персонала организации

Аудитор в ходе проведения проверки кадровых документов на грамотность их оформления, а также изучения отраженных в документации дополнительных факторов делает заключения по поводу:

  • наличия/отсутствия отрицательных моментов, оказывающих негативное воздействие на кадровую эффективность, и возможности их устранения;
  • общей эффективности проводимой в компании кадровой политики с точки зрения главной цели осуществления деятельности предприятия;
  • изыскания резервов улучшения управления кадрами;
  • правильности применения законодательных норм;
  • объективной оценки системы управления отделом кадров и оперативности кадровой службы.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

  • трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя). Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

  • в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
  • во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

  • название и номер документа;
  • сведения о лицах, проводивших аудит;
  • информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
  • подписи проводивших аудит лиц;
  • перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

  • информация о том, кем и когда утвержден документ;
  • наименование документа;
  • общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
  • сфера проведения аудита;
  • порядок проведения аудита;
  • заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Скачать образец

Поделитесь в социальных сетях:FacebookTwitterВКонтакте
Напишите комментарий