Кто и зачем составляет такое письмо
Такой документ составляют:
- Руководители при достижении работником высоких показателей в труде;
- Профсоюзы за активное участие в социальной жизни трудового коллектива;
- Благодарные родители за высокие достижения результатов в учебе детьми, самим детям и педагогам;
- Дети на выпускном вечере по случаю выпуска из школы;
- Благодарные пациенты.
В целом такое письмо выражает благодарность за:
- Определенные достижения;
- Внесение лепты в общее дело;
- За безупречное выполнение личных обязательств.
Так как эта бумага является выражением благодарности без финансового поощрения, ее выдачу приурочивают к определённым датам:
- Юбилей трудящегося;
- Общие праздничные дни календаря;
- Корпоративные вечеринки;
- Исключительные даты для трудового коллектива.
Форма и реквизиты
Это значит, что необходимо составлять его на фирменном бланке предприятия с соблюдением определенного стиля и структуры:
- Название документа;
- Шапка – в ней необходимо указать адресат, которому предназначено письмо;
- Обращение – подробный текст благодарности;
- Подпись с расшифровкой составителя, сведения о нем.
Как правильно написать характеристику на работника вы узнаете здесь.
Образец благодарственного письма сотруднику.
Пошаговая инструкция составления
Благодарственное письмо должно отображать радушие и расположение составителя, при его составлении не стоит использовать пафос и высокомерие, применять высокопарные слова, к примеру, госпожа или дорогая, это будет по меньшей мере смешно и нелепо.
Самый оптимальный вариант в данном случае – это сдержанная и искренняя благодарность за проявление личностных качеств или проделанную работу.
При составлении документа следует придерживаться конкретных правил:
- В выражении благодарности следует использовать слово уважаемый и ФИО работника, если это весь коллектив, то «уважаемые коллеги»;
- Сведения о составителе целесообразнее указывать в конце письма, к примеру, «благодарность выражает ООО в лице руководителя или учредительского состава»;
- Если благодарность предназначена работнику или коллективу, она выражается от имени руководства и ее необходимо начинать со слов «мы искренне благодарны» или «мы ценим»;
Важно: фраза «я как директор, хочу выразить признательность» достаточно высокопарна и используется для выделения сверх важных заслуг работника
- Адресат может быть, как один так и несколько, если обращение происходит к конкретному человеку, то в дальнейшем он выделится из общего коллектива, так как его отметили, обращение в данном случае резонно «уважаемый Иван Иванович…», если обращение к большому коллективу, необходимо использовать фразу «уважаемые коллеги, мы хотим отметить заслуги такого-то отдела под руководством ФИО»;
- В благодарственном письме всегда необходимо выражать благодарность за что-то конкретно – за достижения, созидательный труд, проявление креативности, таланта и прочее;
- Также следует помнить, что благодарственное письмо – это доброжелательность и искренность, так что после благодарности необходимо высказать надежды на дальнейшее сотрудничество или ожидания еще более высоких достижений, пожелание процветания и личностного развития.
Пример благодарственного письма сотрудникам организации.
Пример составления письма
Если следовать всем указаниям и использовать правильные формулировки, то благодарственное письмо руководителя выглядит примерно следующим образом:
Благодарность Антонцу И. И.
Уважаемый Иван Иванович мы выражаем Вам свою признательность за неоцененный вклад в развитие предприятия. Вы, проявили себя как добросовестный работник с огромными навыками и опытом работы, оказали усердие и целеустремленность в достижении высоких показателей труда и производительности.
Мы считаем Вас ценным сотрудником, искренне благодарны Вам за проявленное усердие и надеемся на наши длительные трудовые отношения.
С уважением руководство ООО Арсенал в лице руководителя Копылова В. Г.
Любая благодарность индивидуальному работнику может подвигнуть весь коллектив в целом на достижение высоких показателей труда и проявления добросовестности в исполнении своих обязательств.
Как составить приказ о премировании сотрудников и что необходимо указать в таком документе — читайте тут.
По каким правилам составляется благодарственное письмо на предприятии — смотрите в этом видео:
Благодарственное письмо за сотрудничество
Письмо является официальным документом, но оно может быть составлено в свободной форме. Бланк для письма благодарности можно купить в обычном канцелярском магазине. Тем не менее, необходимо придерживаться определенной структуры документа. Письмо составляется в следующем порядке:
- Обращение. Упоминается кому именно адресуется письмо.
- Цель обращения. Пишутся слова благодарности.
- Завершение. Выражаются надежды на дельнейшее сотрудничество и/или добрые пожелания.
- Прощание. Указывается кто составил письмо.
Письмо может составляться от имени всей организации либо конкретного ее должностного лица. Последний способ считается более эффективным, поскольку это делает благодарность более личной и приятной. Вручается письмо в торжественной обстановке, но также можно отправить его почтой.
В данной статье рассмотрим образцы текста благодарственных писем.
Когда оформляется благодарственное письмо сотруднику?
Коллективным договором, правилами внутреннего распорядка, положением о дисциплине в организациях предусматривается поощрение персонала.
Распространенным видом стимулирования является объявление благодарности. Побуждением к подобным действиям служит безупречная и эффективная работа, высокие показатели производительности труда, результаты профессионального конкурса.
Поощрение в виде благодарственного письма не требует от компании материальных затрат, но вместе с тем мотивирует сотрудника к дальнейшей деятельности, способствует продвижению по карьерной лестнице. Главное составить текст таким образом, чтобы сотрудник понимал, что слова предназначены действительно ему и не являются шаблоном, взятым из интернета.
Ниже приведено несколько образцов с текстом слов благодарности, дополните их своими словами, оформите на фирменном бланке благодарственного письма и вручите работнику в торжественной обстановке.
Обычно процедура оформления письма с благодарностью сотруднику за сотрудничество и хорошую работу начинается с подачи соответствующего ходатайства на имя главы предприятия руководителем структурного подразделения специалистом кадровой службы или непосредственным начальником работника.
Основные правила оформления
Стандартного образца написания бланка письма нет. Оформляется оно в свободной форме, придерживаясь официального стиля.
Основные моменты написания текста благодарственного письма:
- сведения о получателе поощрения (имя и отчество сотрудника);
- перечисление конкретных заслуг и достижений, послуживших поводом для написания слов благодарности;
- дата, подпись руководителя;
- печать предприятия (подтверждение подлинности письма).
Письма оформляются как на обычном листе, так и на фирменном бланке. Наиболее оптимальный вариант — шаблон, отпечатанный на цветной качественной бумаге.
Благодарственное письмо лучше вручить лично адресату в праздничной обстановке при всем коллективе.
Образцы текста за хорошую работу и многолетний труд
Ниже приведено три примера текста писем со словами благодарности сотруднику за его работу в компании. Данными образцами можно воспользоваться как шаблонами, дополнить их своими благодарственными словами в зависимости от причины оформления и особенностей трудовой деятельности работника.
Еще образцы благодарственных писем:
- учителю;
- врачу.
Как написать благодарственное письмо
Никаких формальных норм и принципов, по которым составляются благодарственные письма, в действующем российском законодательстве не содержится. Поэтому принципы написания благодарственных писем являются лишь общими рекомендациями, сформированными в рамках деловой этики. Поэтому в целом, написание благодарственных писем не отличается от большинства иной деловой документации.
Однако все же есть ряд нюансов. Так, обращение к адресату письма в таком случае может быть более торжественным, а само письмо может описывать в том числе и эмоциональные составляющие. В рамках современного общества сугубо формальная деловая этика часто считается излишней, особенно в отношении благодарственных и иных писем, поэтому часто в подобных документах, если это приемлемо для обоих сторон взаимоотношений, могут отходить от сухого и формального языка и позволять использование личных суждений и эмоциональной окраски текста — такой подход поощряется.
В благодарственном письме также обязательно должна содержаться информация о том, за что именно человеку объявляется благодарность. В случае, если благодарность сопровождается какими-либо дополнительными подарками или преференциями — следует также сообщить об этом в тексте самого письма.
Как написать благодарственное письмо (советы)
По своему определению, благодарственное письмо является именным документом, поэтому использование имени и отчества обязательно. В некоторых случаях можно употребить и фамилию.
Благодарственные письма несут большой эмоциональный посыл адресату, поэтому лучше избегать шаблонных фраз типа Уважаемый (ая), которые обезличивают текст. Письмо можно начать прямо с имени (Иван Иванович, благодарю Вас…, Большое спасибо, Иван Иванович…), чтобы персонализировать его.
При написании письма не стоит забывать о том, что это не официальный документ. Можно использовать красивые словосочетания, наполненные чувством признательности, употреблять теплые и символичные слова.
Для благодарственного письма понадобится специальный бланк. На простом листе лучше такого рода письма не писать, это не только обесценит внешний вид, но и внутреннее содержание не покажется адресату приятным
Если невозможно найти специальный бланк, его можно сделать в одной из графических программ (Photoshop, Corel Draw из шаблона).
Интересным и привлекающим внимание станет письмо, написанное от руки. Конечно, это трудозатратный процесс, но он того стоит
Обычно для этого используют перьевую ручку. Если нужно отправить письмо по электронной почте, то можно его отсканировать, когда чернила высохнут. Альтернативой станет специальный шрифт, напоминающий рукописный.
Как можно меньше нужно использовать канцелярских слов и словосочетаний (личный вклад, плодотворное сотрудничество, выразить благодарность и т.п.). Они не придадут письму необходимой эмоциональности и ярких красок, а наоборот, будут навевать скуку и серость.
Язык благодарственного письма должен быть живым и подвижным. Содержание личностным, включающим какие-либо конкретные детали, касающиеся адресата. Выделить ваше благодарственное письмо из груды других поможет эксклюзивность и содержания и оформления.
Благодарственное письмо партнерам
Чаще всего благодарственные письма пишутся партнерам. Если две организации сотрудничают долгое время, то в знак признательности одна из них может послать благодарственное письмо. В нем указываются выполненные работы, в каких объемах и каких результатов вы совместно достигли. Оно положительно скажется на имидже компании.
Письмо пишется в свободной форме, но сохраняет определенную структуру.
Начать следует с обращения “Уважаемые партнеры!” Далее опишите, насколько ценны были действия партнеров, что вам принесла совместная работа. Можно особенно выделить кого-то из сотрудников. Совершенно не обязательно призывать к дальнейшему сотрудничеству, но высказать надежду на это будет признаком хорошего тона.
Если выбирать между обобщенными формулировками и лестью, то лучше стараться избегать последней. Тут главное не переусердствовать.
Польза благодарственных писем
Цель любой компании — производить товары, доставлять их или оказывать услуги клиентам. Но если покупателей нет, то у компании нет будущего, исчезает смысл ее существования.
Сегодня мы поговорим о том, что такое благодарственное письмо, в чем его важность и значимость для укрепления бизнес-связей. И это не то бюрократическое послание, что обычно начинается словами: «Настоящим уведомляем… и т
д.».
В первую очередь вы должны уяснить, что письмо — это один из инструментов, который помогает построить и укрепить партнерские взаимоотношения. Недопустимо относиться к составлению писем как к формальной обязанности.
Скорее всего, многие по долгу службы занимались составлением рекомендательных, сопроводительных и поздравительных писем. Однако благодарственные письма используются не так часто. И это вызывает удивление…
Сразу стоит отметить, что благодарственное письмо компании чаще всего представляет собой специально оформленный фирменный бланк, заверенный печатью и подписями руководства. Поэтому воспринимается оно в качестве официального документа. Благодаря такому подсознательному эффекту воздействие на потенциальных клиентов писем такого рода гораздо выше, чем обычных отзывов.
Если речь зашла о психологическом влиянии, то важно упомянуть следующие триггеры:
Подтверждение социальной значимости. Полученные вами благодарности доказывают клиентам, что ваша деятельность положительно оценивается другими, значит, с вами можно работать.
Рост авторитета. Если благодарственные письма получены от крупных и солидных компаний, это еще больше повышает вашу значимость в глазах клиентов.
Показатель правильных ценностей. С помощью отправки благодарственного письма можно быстро добиться расположения клиента/партнера/сотрудника, завязать или усилить деловые контакты.
Что дает благодарственное письмо? Если кратко, то выражение благодарности, оформленное официально, оказывает большую пользу и той, и другой стороне. Этот инструмент маркетинга можно использовать, не беспокоясь о последствиях и противопоказаниях.
Есть ли ограничения для применения благодарственных писем?
Конечно, нет. Благодарить можно и нужно за все действия человека или компании, которые оказались вам полезны. Даже за самые маленькие.
Слова благодарности всегда уместны и приятны, тем более если человек не ставил цели получить что-то за свои действия.
В классическом понимании бизнеса благодарить клиента необходимо в следующих случаях:
после совершения покупки;
оформления сделки;
регистрации;
после получения письма с обращением;
после оформления подписки на рассылку;
если клиент вас рекомендует;
если оставляет о вас отзывы, делает публичные положительные заявления.
Итак, еще раз подтвердим, что ограничения отсутствуют — действуйте смело в соответствии с вашей спецификой.
Спонсорам
«Уважаемый Никита Петрович! Администрация Екатеринбургского театра молодых талантов искренне благодарит вас за оказание спонсорской поддержки в организации городского конкурса юных режиссеров.
Успех проекта был бы невозможен без вашего вклада, и мы говорим вам огромное спасибо за то, что помогли нам реализовать столь масштабное мероприятие, которое, вне всяких сомнений, повысило культурный уровень нашего общества и позволило многим детям и подросткам проявить себя.
Желаем вам и вашему коллективу дальнейших успехов, удачных проектов, благополучия во всех видах деятельности и содействия партнеров. Надеемся, что вы воплотите все свои замыслы.
Адресат
Благодарить можно и одного человека, и коллектив, и отдел, и предприятие. Индивидуальная признательность выделяет работника из всего штата. Так руководство отмечает его профессионализм, навыки, умения, достижения на благо организации:
- “Благодарим Вас…”.
- “От имени всей компании хочу выразить Вам признательность…”.
Если письмо адресуется руководителю с благодарностью ко всему предприятию за предоставленные услуги, поставленные товары и так далее, то в содержании нужно уточнить, кому именно она выражена:
- “Компания (название) выражает признательность вашей организации…”.
- “Мы искренне хотим поблагодарить коллектив вашего предприятия…”.
Если руководитель обращается к коллективу своей компании, то не будет лишним перечислить работников:
“Уважаемые коллеги! Я, как директор, искренне благодарен коллективу бухгалтерского отдела нашего предприятия, а именно…”.
Если же в структурном подразделении много сотрудников, то перечислять их имена не стоит. Здесь лучше обратиться к руководителю отдела:
“Уважаемые коллеги! Я, как директор, выражаю огромную признательность бухгалтерскому отделу под руководством…”. 
Как написать благодарственное письмо
Единой утвержденной формы для создания благодарственного письма не существует.
Но поскольку это официально-деловой документ, то при его подготовке и оформлении следует учитывать общие правила, установленные для деловой документации.
Правила оформления письма
Для оформления письма может быть выбран либо специальный готовый типографский бланк, предназначенный для этих целей, либо стандартный бланк организации.
Компания также может самостоятельно разработать свой бланк для выражения благодарности своим работникам.
Готовые бланки, изготовленные типографским способом, могут быть сделаны в разных стилевых решениях. Приведем пример строгой и торжественной формы бланка.
В части написания и оформления текста следует придерживаться нескольких классических правил, применяемых для оформления делового документа.
- Письмо должно умещаться на одной странице формата А4.
- Стиль написания текста – официально-деловой.
- Не допускается включение в текст просторечий.
- Недопустимо наличие орфографических и пунктуационных ошибок.
Как правило, бланк с текстом распечатывается на компьютере. Но в некоторых случаях используется благодарность, написанная от руки.
Если специалисту будет вручено письмо, написанное собственноручно директором компании, это подчеркнет особенное внимание руководителя к персоне подчиненного
Структура письма
В структуру благодарственного письма сотруднику включается несколько основных разделов.
В отношении некоторых из них применяются менее строгие требования, чем для других форм деловых писем.
- Шапка с указанием адресата, раздел необязательный и может быть пропущен совсем.
- Обращение к работнику, которому адресованы слова благодарности.
- Основной раздел.
- Заключение с названием должности, ФИО и подписью руководителя, печатью организации.
Содержание письма
До основного текста размещается название документа по и обращение к сотруднику.
Как правило, используется стандартная формула обращения, например: «Уважаемая Татьяна Александровна».
Не приветствуются обращения: «Дорогая…», «Несравненная» и прочие аналогичные варианты, неуместные для оформления официально-деловых бумаг.
Основной текст чаще всего включает в себя две основных части:
- собственно слова благодарности;
- пожелания специалисту.
Несмотря на то, что для этого вида сообщения выбирается официально-деловой стиль, именно в этом документе допускаются отступления, поскольку используются слова похвалы, имеющие эмоциональную положительную окраску.
Для того чтобы текст был более эмоциональным, используются прилагательные, подчеркивающие высокий уровень достижений или качество полученных результатов: «эффективное решение», «успешный результат», «плодотворное сотрудничество», «лучший пример».
Для того чтобы благодарность была действительно приятной, необходимо:
- отказаться от стандартных заезженных стереотипных фраз;
- постараться избежать пафосных хвалебных речей;
- писать о тех достижениях и достоинствах специалиста, которые существуют в реальности, а не являются общими для любых работников компании;
- быть искренним.
За что выражают признательность?
Благодарят всегда за что-то. В обращении не стоит выражать признательность “за все”. В данном случае нет ничего конкретного, адресату будет это несколько непонятно. Человек должен знать, за что именно ему признательны. Благодарить можно за различные моменты. Например, если обращение направлено работнику, то можно отметить его профессионализм, бдительность, упорство, проявленные в каких-то ситуациях:
“Выражаем благодарность за созидательный труд, преданность предприятию в течение 20 лет, лояльность в работе, а также хотим отметить Ваш высокий профессионализм, целеустремленность, лидерские качества, которые способствовали достижению значительных успехов и позволили предприятию занять ведущее место на рынке среди конкурентов”.
Бизнес-партнерам можно выразить признательность за своевременную поддержку, предоставление оборудования, услуг и так далее:
“ОАО (название) искренне благодарит ООО (название) за полученную возможность участвовать в выставке, посвященной…”. 
Когда может понадобиться благодарственное письмо?
Почему, для кого и в каких ситуациях может понадобиться «thank you letter»?
- Чтобы поблагодарить. Письмо-благодарность может выражать признательность за полученные услуги, работу или сотрудничество.
- Чтобы выделиться. Написание ответа-благодарности, например, бизнес-партнерам при выгодном сотрудничестве, может выделить компанию. Тем более, что письма-благодарности пишут не так часто. Также благодарностью можно отметить хорошо отличившегося сотрудника, мотивируя его на дальнейшие трудовые подвиги.
- Если нужно напомнить о себе. Так компании часто напоминают о себе клиентам и потенциальным покупателям, которые уже пользовались их услугами. Поблагодарив за сотрудничество в прошлом, можно повысить шансы на сотрудничество в будущем.
Благодарственное письмо — важная часть делового общения. Его используют в учебных заведениях, бизнесе, маркетинге.
За что выражают благодарность в письме
Оформление благодарственного послания делается за хорошо выполненную работу, оказанную помощь, поддержку. Если люди финансово спонсировали или являлись поставщиками оборудования, мебели, других необходимых вещей, им могут направить благодарность по электронной почте за помощь с выражением глубокой признательности теплыми словами, которые поднимут настроение адресату, подвигнут на новые хорошие дела.
За добросовестный труд
Некоторые люди посвящают своей работе многие годы, они вкладывают все силы, трудятся добросовестно. Благодарят работника организации таким письмом, в нем обязательно указывается имя и отчество человека, сколько проработал в организации, какие были заслуги за это время. Составьте текст, в котором будут упомянуты личные и профессиональные качества человека, проекты, над которыми человек работал
Цель благодарственного послания — сделать человеку приятное, поднять его силы на новый уровень, поэтому его важно правильно написать
Образец письма, в котором благодарят сотрудника:
- Уважаемый (имя, отчество)!
- Выражаем Вам свою благодарность, искреннюю признательность за то, что Вы 15 лет работаете с нами, вносите огромный вклад в развитие компании!
- В день Вашего юбилея желаем неиссякаемой творческой энергии, успехов, крепкого здоровья, счастья, творческих свершений, материальных благ!
- Название должности, подпись, ФИО.
Благодарность за работу
Составить благодарственное послание сотруднику должен непосредственный начальник, а затем его подписать. В тексте пишут обращение как к одному человеку, так и к целому коллективу компании. Выражается в случае, если проект был сделан в срок или даже раньше. Если коллектив слаженно и успешно трудился, после чего компания получила большую прибыль, то письмо также будет хорошим тоном. Примерная структура:
За оказанную помощь
Выражение благодарности в деловых письмах часто следует за тем, как была оказана какая-либо помощь компании или конкретному человеку со стороны другой организации или физического лица. Помощь выражается в поддержке морально, организации какого-либо мероприятия. Часто помощь приходит в виде спонсорского финансирования какой-либо компании или человека в его новом проекте.
Образец благодарственного письма:
Благодарность за сотрудничество
Этот вид письма очень распространен, он направляется людям как внутри самой компании, так и разным деловым партнерам, может отдаваться на официальном вручении. Примерная структура:
- Уважаемый (имя, отчество)!
- Мы высоко ценим совместную работу с Вашей компанией. Мы хорошо осознаем, что своими успехами обязаны, прежде всего, компаниям, предлагающим наши услуги, успешному сотрудничеству с Вами. Желаем Вам и Вашей компании успехов и процветания!
- С уважением (имя, фамилия начальника).
За спонсорскую помощь
Крайне часто компании своим спонсорам выражают благодарность за помощь, поддержку, составление письма при этом похоже на все предыдущие варианты:
Письмо благодарности сотруднику
Чаще всего, признательность передовику выражается вручением красивой грамоты в честь знаменательной даты, от имени администрации за прилежное и стабильное выполнение своих обязанностей, в присутствии коллектива на общем собрании.
Документ, обычно, заполняется на фирменном бланке. Допускается заполнить грамоту на специальном бланке, взятым в торговой точке или в типографии.
Письмо формируется в деловом формате, с сохранением структуры служебных писем и практически также, как заполняются подобные награждения:
Пример текста
Хочу высказать, что доволен, как Вы превосходно исполняете поставленные профессиональные задания. Ваша вакансия нуждается в огромной самоотдаче, проявлении инициатив с Вашей стороны и добавочно потраченного времени. Наблюдая за Вашими достижениями, решениями поставленных целей, нельзя не отметить, что Ваши профессиональные качества обеспечивают нашей фирме продвижения к новому уровню развития. Я, вместе со своими коллегами, удовлетворены, таким ценным сотрудником, как Вы, работающим с нами. Мы признательны Вам за ваш талант и преданность полученной профессии. Мы ценим каждого своего сотрудника, а такому профессионалу, как Вы – признательны вдвойне.
Вариант 3. С перечислением итогов совместной работы
«Уважаемый Геннадий Андреевич!
Позвольте выразить вам благодарность за сотрудничество с агентством «Риалвеб». Благодаря вашей программе обучения для нашего персонала, коэффициент прироста рекламной работы повысился на 7% всего за полгода, и нашим начинающим сотрудникам удалось привлечь 4 клиентов к сотрудничеству с «Риалвеб». Мы надеемся и на дальнейший рост продуктивности благодаря вашим стараниям.
С удовольствием обратимся к вам еще неоднократно!
Уважением,
Василий Лазука»
Такой вариант позволит партнеру в дальнейшем использовать ваше письмо, как подтверждение качественности предоставляемых им услуг при сотрудничестве с новыми клиентами, поэтому является особенно ценным.
