Как правильно переписываться с коллегами: образец служебной записки

По каким случаям составляют служебную записку

Взаимоотношения между подразделениями – дело щепетильное и требующее порой письменного оформления. Предположим, над проектом совместно работают сотрудники нескольких территориально удалённых подразделений. Чтобы обмениваться достоверной информацией, телефона мало, необходимы письменные источники.

Или же другой, менее приятный вариант: нужно привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение должностных обязанностей. Как доказать, что такое нарушение вообще было, и в чём оно состояло? Разумеется, при помощи письменных источников: резолюций, внутренней переписки, письменных поручений и других подобных записей.

Возможны случаи, когда нужно сделать заявку или довести до сведения всех сотрудников важную информацию. Это можно сделать при помощи служебной записки.

То есть образец служебной записки может пригодиться по самым различным вопросам деятельности предприятия:

  • трудовым;
  • договорным;
  • административно-управленческим;
  • дисциплинарным;
  • административно-хозяйственным;
  • профсоюзным;
  • информационным.

И этот перечень – не исчерпывающий.

Как написать служебную записку

Образец документа можно отыскать в любом справочном издании по деловому письму или в сборниках деловой документации. Форма служебной записки ничем специально не утверждена. В основном при её составлении руководствуются нормами делового оборота и сложившейся практикой.

Однако существуют и так называемые государственные стандарты, регламентирующие форму документации. В них предъявляются определённые требования ко внутренней документации предприятия, прописано, где должны располагаться те или иные надписи, как правильно указывать инициалы или корректно подписать документы заместителю в отсутствие руководителя.

Учитывая всё написанное, можно использовать образец служебной записки, приведённой ниже. Разумеется, следует хорошо продумать логику изложения и обоснования, на которые ссылается составитель, ведь от формата будет зависеть восприятие документа, а, значит, и его результативность. Обоснованный и продуманный документ всегда вызывается больше доверия.

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Пример как написать служебную записку

Главному бухгалтеру Генеральному директору ООО «Сибит»Полищук А.А. Вознесенской Д.И.возместить расходы в полном объеме от руководителя отдела по работе с Вознесенская клиентами ЮФО
Андреева Р.В.

о проведении встречи с представителем ООО «КрайВодСнаб»

Сообщаю, что 11.05.2022 г. в соответствии с Вашим поручением от 01.05.2022 года проведена встреча с представителем ООО «КрайВодСнаб».

Участники встречи: со стороны ООО «КрайВодСнаб» — коммерческий директор Романов Петр Александрович, со стороны ООО «Сибит» — руководитель отдела по работе с клиентами ЮФО Андреев Руслан Викторович. Цель проведения встречи — ознакомление со сметой на производство строительных работ, заключение договора.

Результаты встречи: участники подписали договор строительного подряда № 47/12 от 11.05.2022 г. на сумму 1 250 000 (один миллион двести пятьдесят тысяч) рублей, по которому ООО «Сибит» берет на себя обязательство строительства и ввода в эксплуатацию линейного объекта — водопровода, а ООО «КрайВодСнаб» обязуется принять работу и оплатить ее стоимость.

Место проведения встречи: комната для переговоров в гостинице «Центр города». Расходы на аренду комнаты и буфетное обслуживание составили 12 000 (двенадцать тысяч) рублей. Документы, подтверждающие расходы, прилагаю.

В связи с изложенным прошу возместить произведенные расходы.

Приложение:

  1. Договор на аренду переговорной комнаты гостиницы «Центр города» от 11.05.2022 г. с 15.00 час. до 19.00 час
  2. Чек оплаты еды и напитков от 11.05.2022 г.

13.05.2022 г. Андреев/ Андреев Р.В.

Образец служебной записки

У нас вы можете скачать готовый образец служебной записки о ненадлежащем выполнении сотрудником служебных обязанностей: 

Образец служебной записки

посмотреть

скачать

Или воспользуйтесь примером служебной записки: 

Директору ООО «Гвоздика»

Слободину Владимиру Александровичу

Г. Хабаровск                                                                               20 марта 2021 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В кондитерском цехе с 02 марта 2021 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

прошу:

  1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
  2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

Образец служебной записки на списание

Главному бухгалтеру ООО «ПогрузТранс» Скоробогатовой Лилиане Марковне начальника юридического отдела Астафьева Игоря Романовича

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 28о списании 

Прошу разрешить списать мат. ценности за период с 05.01.2012г. по 26.12.2017г.:

№ п/пНаименованиеКол-воЕд. изм.Инв. №Причина списанияСтоим. за 1ед.Общая стоимость
1Конверт А5 не маркированный с окошком65шт.б/нИспорчены (залиты водой).8 руб.520 руб.
2Сканер HP ScanJet 2101шт.51109Техническая неисправность и материальное устаревание.8830 руб.8830 руб.
3Кресло компьютерное Метта СК-71шт.83442Сломан механизм регулировки высоты, отломаны подлокотники. Ремонт нецелесообразен.4500 руб.4500 руб.

Материально ответственный сотрудник:

старший юрист _________  Манжин С.В.

Основания для списания: решения комиссии по проверке использования материальных ценностей, инвентарной комиссии.

Приложения: Акт проверки № 17 от 15.12.2017г.

Начальник юротдела          _______________      Астафьев И.Р.

Примеры написания служебных записок

Командировочная служебная записка

Генеральному директору ООО «Климатконтрольтех»Нерубасскому Сергею Николаевичуот Тюльпанова Александра Львовича,занимающего должность менеджерапо обслуживанию оборудования отдела сервиса

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКАо командировке в г. Тулу.

Довожу до Вашего сведения, что в соответствии с приказом № 27 от 10.09.2016 г. 11 сентября 2016 года я отбыл в командировку из г. Москвы в г. Тулу на личном легковом автомобиле (Skoda Octavia, государственный регистрационный номер А869АВ 267 RUS). Обратно в г. Москву я вернулся 16 сентября 2016 года в 19:00.Фактический срок моей командировки составил 6 календарных дней.Прилагаю следующие подтверждения путевых издержек:
– Путевой лист от 11.09.2016 г. на 1 печатном листе.
– Копии кассовых чеков АЗС «Роснефть» от 11.09.2016 г. (трасса Москва-Тула) и от 16.09.2016 г. (г. Тула).
– Квитанция гостиницы «Профит» от 16.09.2016 г.

Менеджер по обслуживанию оборудования сервисного отдела Тюльпанов А.Л. Тюльпанов (подпись) 17.09.2016 г.

Служебная записка о выдаче продукции

Отдел трейд-маркетингаПионтковская Регина Семеновна, начальник отделаНачальнику отдела продажООО «Миракль»Ветрову Сергею Афанасьевичу

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА№ 11-ЦН от 23.08.2016о выдаче продукции.

Прошу Вас провести согласование проведения акции по ТМ «Фрутоняня», имеющей целью увеличение розничных продаж соков данной торговой марки и рост дистрибуции.Акция планируется к проведению в период с октября по ноябрь 2016 года в г. Рязани и г. Владимире на базе розничных торговых точек. Механизм акции предусматривает дополнительный подарок в виде 1 пачки сока ТМ «Фрутоняня» при покупке более 3 упаковок. Призовой фонд планируется распределить следующим образом:
– г. Рязань – 500 пачек по 200 мл;
– г. Владимир – 350 пачек по 200 мл.

Остаток продукции, не принявший участия в акции, должен быть возвращен на склад. Руководитель отдела трейд-маркетинга Пионтковская Р.С.Пионтковская (подпись) 23.08.2016 г.

Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной

Ошибочно полагать, что служебная записка, докладная и объяснительная одно и то же. Хотя это всё внутренние документы и к их оформлению не выдвигаются требования, различия есть.

Докладная записка

Докладная — документ, который адресуется руководителю компании или другим должностным лицам. Он информирует руководство о ситуациях, результатах проделанной работы, случаях нарушений. В служебной иерархии —от нижестоящего уровня к вышестоящему.

Начальник структурного подразделения может проинформировать руководителя, что работник недобросовестно относится к исполнению своих обязанностей и просить привлечь его к ответственности. Ещё одна цель подобных писем — просьба приобрести нужное количество материала, необходимого для выполнения поставленных задач. Докладные пишут, если в процессе работы оборудование вышло из строя и требует срочного ремонта или замены.

Докладные записки имеют своё назначение — доведение до руководства конкретной проблемы с целью её решения. Например, начальник смены может сделать замечание рабочему за нарушение трудового договора, но он не имеет права привлекать его к дисциплинарной ответственности. Такое решение принимает высшее руководство на основании докладной. После анализа ситуации и подтверждения нарушений на работник может быть наказан.

Докладные также позволяют:

  • оперативно решать проблемы любого характера;

  • вносить предложения для улучшения производственной деятельности;

  • предоставлять отчёты о проделанной работе;

  • информировать руководство и персонал о проблемах, возникших в компании;

  • выделять положительные моменты;

  • поощрять добросовестных сотрудников.

К тексту не предъявляется особых требований, но в докладных он состоит обычно из трёх частей. В первой указываются причины или факты, которые заставили руководителя написать докладную, во второй части — анализ и способы решения проблемы, в третьей — выводы и предложения.

Внимание! В докладных не обязательно писать об анализе ситуации и способах решения проблемы, поэтому вторая часть может отсутствовать

Объяснительная записка

Объяснительная — документ, в котором объясняется ситуация или возникновение проблемы. Их пишут сотрудники, нарушившие трудовую дисциплину. Объяснительные могут быть добровольными (сотрудник сам хочет объяснить ситуацию) и по требованию руководства.

Если служебная записка не упоминается в Трудовом кодексе, то об объяснительной написано в ст. 193. Это обязательный документ, по которому могут назначаться дисциплинарные взыскания. За опоздания или другие нарушения трудового договора руководство имеет право требовать объяснения. Это документ – один из обязательных при расследовании нарушений и выбора меры ответственности. Объяснительный документ нужно предоставить в течение двух дней. При нарушении сроков комиссионно составляется соответствующий акт.

Справка! Сделать доказательства более аргументированными помогают документы, которые прикладывают к объяснительной записке: справки из больницы, акты об ДТП и даже ссылка на новости из СМИ, где озвучивается событие, повлекшее за собой нарушение условий договора сотрудником компании.

Служебная записка

Под служебной запиской подразумевают информационное сообщение, которое может быть направлено непосредственному руководителю, параллельному отделу. Документ адресуют от одного должностного лица к другому. В зависимости от цели записка может быть составлена любым лицом. Рекомендуется избегать лишних слов и сложных речевых оборотов. Как правило текст из двух абзацев, где первый — причина составления, а второй — просьба, предложение, информирование и т. д.

В служебной записке может содержаться информация об изменении реквизитов банка, просьба допустить к выполнению ремонтных работ и т. д.

Справка! При возникновении конфликтов или спорных ситуаций служебная записка может быть использована в качестве доказательства виновности одной из сторон.

Бланк служебной записки образец

кому_____________________________________
_________________________________________
_________________________________________
от кого___________________________________
_________________________________________
_________________________________________

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №1
«___»______________20__
г.______________________

Сообщаю, что____________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________

_____________________________              _____________________/           _______________________/

должность                                                      подпись                                  расшифровка подписи (ФИО)

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Для каких целей необходим документ этого типа

Служебная записка представляет собой разновидность докладной. Это документ информационно-справочного типа, необходимый для информационного обмена и взаимодействия внутри организации между отделами, структурными подразделениями одного управленческого уровня (на горизонтальном уровне). То есть, если обратиться к руководителю или специалисту другого отдела, то составляется именно служебная записка, а если обращение происходит к начальнику вышестоящего уровня, то будет использоваться уже докладная. Разница между ними только в этом.

Документ составляется в письменной или электронной форме в том случае, если для решения какого-либо вопроса или проблемы недостаточно устного заявления, когда обращение нужно задокументировать.
Для специалистов и персонала вовремя составленные письменные служебные записки могут принести пользу в том смысле, что они будут доказывать усилия конкретного специалиста в разрешении той или иной проблемы.

Служебная записка используется сугубо для коммуникации внутри деловой организации и необходима в том случае, если решение конкретного вопроса зависит от сотрудника (начальника) другого отдела.

Например, составляются такие документы для:

  • извещения или объявления какой-либо новости;
  • в качестве сопроводительной записки для основного сообщения;
  • запроса информации;
  • выдачи инструкций различного типа, и другое.

В тексте в достаточной лаконичной и понятной форме излагается различная информация, просьбы, заявки, предложения.

Традиционно документы составляются в письменной форме на бумажном листе А4, однако с развитием электронного документооборота в компаниях все чаще служебные записки заполняются в электронной форме на компьютере. Это имеет свои достоинства, например, возможность рассмотреть тот или иной вопрос оперативно и без задержек.

Определенная специфика может быть закреплена в правилах делопроизводства конкретной организации, но в любом случае такие бумаги составляются примерно по одному типажу.

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Что такое служебная записка?

Служебная записка – это форма оборота документации внутри предприятия, которая позволяет быстро и качественно решать определенные трудности. Ее главная цель заключается в том, чтобы уведомить должностное лицо о существующей проблеме. Также могут быть прописаны собственные идеи для решения вопроса и согласование будущих действий.

Значение записки сложно переоценить. Давайте представим, что один сотрудник столкнулся со сложным делом и провалил его. Если он не написал данный документ, то вся ответственность ляжет именно на него. Но при наличии записки волноваться не стоит. Документ будет свидетельством того, что человек пытался сделать все возможное, но не получилось. Он сообщил об этом своим коллегам или начальству. Теперь трудиться в этом направлении будут все вместе.

Единой формы служебной записки нет. Можно писать любой текст, используя правила делового письма. Отправка документа происходит либо в форме бумажного письма, либо через электронную почту.

Служебная записка о списании материальных ценностей

Такого вида служебная записка требуется в тех случаях, когда необходимо списать вышедшее из строя или устаревшее (в техническом или моральном плане) имущество, используемые в производственной деятельности, утерянные или поврежденные ценности, находящиеся на балансе организации, и т. д.

Пример служебной записки можно скачать здесь: Служебная записка о списании материальных ценностей — образец.

В этом документе следует указать:

  • какие конкретно материальные ценности подлежат списанию;
  • в каком количестве;
  • по каким основаниям;
  • в какие сроки;
  • требуется ли замена таких материальных ценностей после списания другими, и если да, то какими именно.

Если имеются основания полагать, что порча или утрата материальных ценностей произошла по вине сотрудников, одновременно в данной служебной записке можно указать на необходимость проведения служебного расследования (см. ст. «Порядок проведения служебного расследования»).

Такая служебная записка обычно пишется на имя руководителя организации, который в дальнейшем может отписать ее для исполнения соответствующему подразделению в компании или оставить исполнение за собой.

Обязательные реквизиты

Служебная записка – это, прежде всего, документ, а потому и составляться она должна с соблюдением правил делового документооборота, ориентируясь на образец. Служебной записки, грамотно составленной, вполне достаточно, чтобы решить производственный вопрос. Документ должен содержать следующие сведения:

  • кому адресована служебная записка;
  • в чём её суть, обоснование, ссылка на законы, нормы, указания;
  • приложения – если есть;
  • кем подписана – руководитель подразделения, имеющий право подписи внутренних документов;
  • кем составлена – исполнитель, непосредственно составивший образец служебной записки;
  • регистрационный номер документа и дата его отправки адресату.

Как правило, служебные составляются по количеству адресатов в оригиналах плюс один экземпляр для отправителя. Если адресатов много, то они перечисляются в порядке иерархии в правой половине листа.

urist-consultant.ru

Далее ставится дата и подпись сотрудника. Инструкции по делопроизводству в каждой компании определены виды документов, которые создаются в организации и служат инструментом общения между сотрудниками.

ответа на служебную записку Существует множество таких примеров, которые можно найти в интернете.

Требования прокурора, вытекающие из его полномочий подлежат безусловному исполнению в установленный срок. Федеральный закон «О прокуратуре Российской Федерации» от 17.01.1992 N 2202-1 ——————————————————————— Ответ юриста на вопрос : служебная записка Если не хотите лучше не пишите, заставить Вас никто не может.

Стоить заметить про этическую сторону вопроса.

Я б на Вашем месте подумал хорошенько.

Пошаговая инструкция

Для формирования грамотного ответа на служебку выполняются действия:

  • в шапке указывается дата, когда адресат получил записку от работника компании;
  • вводится ФИО составителя записки;
  • приводится проблема, которую должен решить получатель документа;
  • основной текст состоит из пояснений или комментариев относительно выявленной проблемы;
  • приводятся способы ее решения;
  • приводится дата составления ответа;
  • ставится подпись работника, занимающегося формированием текста.

Руководство любой организации может составить собственную инструкцию относительно делопроизводства с учетом специфики работы. Такие инструменты упрощают процесс общения между подразделениями и сотрудниками.

Готовый документ согласовывается с непосредственным руководителем или иными заинтересованными лицами, а после передается адресату на рассмотрение. На основании данного текста адресат выносит резолюцию, а также при необходимости раздает поручения и выполняет другие действия.

Что такое служебная записка

Предприятие или организация – это организм, состоящий из нескольких органов: отделов, управлений, заводов, цехов. Когда все налажено, как швейцарские часы, они взаимодействуют между собой строго по инструкциям и формулярам. Однако в силу различных причин (материально-технического, организационного, информационного или хозяйственного характера) возникает необходимость во взаимодействии нескольких отдельных структурных подразделений.

Именно для этих целей и существуют служебные записки.

По сути это служебная переписка внутри организации.

Хотя она и не имеет законодательных норм и нигде практически не упоминается, но в современных реалиях применяется почти везде, где численность отделов превышает десяток человек.

Когда и для чего составляют записки

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях такие записки часто используют. Поэтому секретарю и работникам кадровых служб необходимо понимать, как правильно написать служебную записку руководителю, чтобы донести эту информацию до коллег.

Содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом, но и делают рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий, либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического, токсического или алкогольного опьянения;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Она подтверждает, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

В каких случаях составляется и кем

  1. Докладные. Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя.

Поделитесь в социальных сетях:FacebookTwitterВКонтакте
Напишите комментарий