Содержание документа о встрече
Чтобы письмо было последовательным и содержало в себе актуальную информацию, преподносимую постепенно, необходимо строго следовать его структуре.
- Обращение. Оно нуждается в выделении отдельной строки. Здесь же указывается приветствие. Идеальное решение: «Здравствуйте, Федор Игоревичи!».
- Представление. Согласитесь, не очень приятно читать письмо, пришедшее неизвестно от кого. Сообщите адресату свое имя и то, кем вы являетесь (менеджер, предприниматель, оператор и т. д.).
- Причина обращения. Вероятно, вы уже договорились о встрече по телефону или электронной почте, или возникли какие-то заминки касательно заказа, или это вовсе первое обращение. В любом случае следует напомнить, чего вы ожидаете от клиента. Оптимальный пример: «мы вчера общались по телефону и договорились о…» или «мы изучили ваши претензии и хотим обсудить…» или «мы хотели бы сделать Вам деловое предложение…». Это далеко не исчерпывающий перечень вариантов.
- Назначение встречи. В этом отчасти и заключается целевая задача, стоящая перед отправителем письма. Нужно действовать поступательно и ни в коем случае не резко. К примеру: «я бы с удовольствием встретился с Вами и обсудил детали лично…» или «если вы желаете узнать подробности, можем встретиться (дата, время) и пообщаться насчет дальнейшего сотрудничества…».
- Контактные данные. Если хотите показать потенциальному клиенту свое уважение, нужно указать не только контакты, но и еще раз повторить должность, имя. Можно оформить эту часть по классическому шаблону или же использовать более-менее оригинальный подход: «для подтверждения встречи можете позвонить по телефону…» или «для уточнения деталей Вы можете написать мне по адресу…». На следующей строке пишется «С уважением», а строкой ниже – «Ирина Эдуардовна, Ваш личный консультант».
Все. На этом письмо можно считать полностью завершенным и оформленным. Осталось лишь перечитать его и направить клиенту. вы узнаете, как правильно составить и направить благодарственное письмо.
Пример письма о встрече для переговоров.
Письмо после деловой встречи
Итак, все прошло как нельзя лучше: клиент дал согласие на то, чтобы встретиться в личном порядке, и это случилось. Но это не говорит, что деловая переписка подошла к концу. В торговой деятельности существует еще один этап – прощание с клиентом.
Нужно привлечь его выгодным предложением, чтобы он превратился в постоянного покупателя/заказчика. Немаловажную роль играет выражение благодарности за время, которое он уделил вам.
Классическое письмо имеет свою структуру.
- Обращение.
- Выражение благодарности «хочу выразить благодарность…» или «хочу Вас поблагодарить».
- Контактные данные с именем и должностью.
Таким образом, письмо о встрече – особый документ, требующий продуманного подхода к оформлению.
Как назначить встречу с клиентом с помощью письма и другими способами – смотрите тут:
Что касается Вашего вопроса, то скидки на наружную рекламу у нас являются накопительными и рассчитываются от совокупного объема услуг, оказанных и оплаченных за последние 365 дней (12 месяцев). Шкала скидок едина для всех наших клиентов. Высылаю ее Вам в приложении. На текущий момент скидка Вашей компании составляет 10% . За последние 12 месяцев Ваша фирма заказала услуг на …. рублей. Следующий порог скидки – …. рублей. С него начнет действовать скидка 15%. При достижении этого порога Ваша скидка увеличится автоматически. 3. Изложите конкретные причины, которые не позволяют Вам удовлетворить просьбу (используйте историю данного вопроса, цифры, сроки, процедуры). Мы хорошо понимаем, что сейчас во всех отраслях экономики существуют определенные сложности, поэтому мы предоставляем нашим клиентам такую услугу, как отсрочка платежа.
Виды деловой переписки
Существуют два основных вида деловой переписки:
- Внутренняя. Внутреннюю деловую переписку ежедневно ведут между собой сотрудники и руководство офисов и учреждений. В письменной форме запрашивают и сообщают нужную информацию, передают требующиеся документы. Внутреннюю рабочую корреспонденцию печатают на обычных стандартных листах бумаги, но чаще отправляют в электронной форме.
- Внешняя. К внешней, или официальной, переписке относится письменная корреспонденция, которую рассылают за пределы предприятия: информационные и рекламные письма, бизнес-предложения, приглашения на семинары, совещания, торжества, письма-поздравления и т. п. Как правило, первый лист официального письма оформляют на бумажном либо электронном фирменном бланке.
По назначению различают:
- информационные деловые письма;
- рекламную корреспонденцию;
- письма-запросы;
- письма-рецензии;
- коммерческие предложения;
- письма-отчеты;
- бизнес-планы;
- письма-претензии;
- письма-заявления;
- письма-просьбы;
- гарантийные письма;
- сопроводительные письма;
- письма-приглашения;
- благодарности;
- поздравительные письма и т. д.
Официальные письма могут быть:
- Одноаспектными — посвященными одному конкретному деловому вопросу или предложению. В современной официальной переписке принято использовать преимущественно лаконичную и содержательную одноаспектную корреспонденцию.
- Многоаспектными. В многоаспектной переписке возможно обсуждение двух и более связанных между собой деловых тем. Как правило, многоаспектные письма содержат несколько разделов и подразделов.
Особенности деловой переписки
- «Уважаемый, уважаемая, уважаемые» — наиболее распространенная форма обращений в деловых письмах общего характера.
- «Дорогие» — эмоциональная форма обращения, используемая в письма, содержащих поздравления.
- Обращение только по имени-отчеству используется в неофициальных письмах.
- Письмо между деловыми партнерами строится по схеме «обоснование решения/само решение» либо «само решение/обоснование решения». Первый вариант лучше использовать в письмах-отказах, второй – в случае принятия положительного решения.
- Должен соблюдаться должностной порядок. Пример: на письмо, подписанное руководителем, следует отправлять ответ с подписью лица, занимающего аналогичную должность. При этом возможен такой вариант, когда на письмо, подписанное заместителем, может отвечать и сам директор.
- В письме-просьбе должны содержаться определенные слова. Примеры: прошу, просим, просит и т.д. При этом в ответе на такое письмо следует четко прописывать, будет ли просьба исполнена или в ее исполнении будет отказано.
ВАЖНО!ведение деловой переписки
Обратите внимание на тренинги по переписке:
- E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
- E— mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)
- Деловая переписка. Имидж и деловые интересы
Официальное письмо-приглашение
Организация и подготовка любого мероприятия (на котором планируется присутствие посетителей) проводится с учетом создания и рассылки писем-приглашений. Особенно это касается мероприятий, для которых составляются списки гостей, чье присутствие является желанным.
В таком случае будет недостаточно просто обзвонить их и сообщить о предстоящем событии
Важно, чтобы приглашенный человек осознавал масштаб события и собственную значимость. Именно для этого мы и рассмотрим, как правильно составить письмо приглашение (образец представлен ниже).
Письмо-приглашение (образец)
Для начала рекомендуем разобраться в классификации подобной корреспонденции и в нюансах ее оформления.
Официальное письмо приглашение представляет собой разновидность писем-уведомлений. Принадлежность к данной категории определяется исходя из цели приглашения: уведомить нужных лиц о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения. Данное письмо отличается тем, что отправляется в единственном экземпляре лично каждому приглашенному. Проще говоря, каждое письмо приглашение является именным.
Более того, оно может содержать информацию, касающуюся каждого приглашенного в отдельности (к примеру, номер места, ряд и т.д.).
Письма — просьбы и запросы
Письма информационного характера
Оформляем письмо-требование без ошибок
Особенности оформления пригласительного письма связаны с отсутствием стандартного оформления писем. Как правило, приглашение имеет более презентабельный вид, нежели простое деловое письмо. Для его оформления часто используют хорошую бумагу (не стандартную офисную), различные элементы декора и прочее. При этом приглашение может быть написано от руки красивым каллиграфическим почерком. В общем, как вы уже поняли, данное письмо может иметь практически любой цвет и вид.
Отметим, что в данном случае для оформления очень редко используются стандартные формы делового письма. Однако если требуется составить официальное письмо приглашение на деловое мероприятие, то его оформление с использованием бланка письма допустимо.
Письмо-приглашение иностранцу
Отправляя письмо приглашение иностранным гражданам, необходимо учитывать, что они могут совершенно не знать ваш город. В таком случае отличным решением станет приложение к письму сопроводительных документов, представляющих собой схему проезда к месту проведения, вашей организации и т.д.
Также в данном случае необходимо позаботиться о заселении иностранца в гостиницу на время его пребывания. Если принимающая сторона оплачивает проживание, перелет, трансфер и прочие услуги, то об этом также следует упомянуть в сопутствующих к приглашению документах.
Иностранный гость должен понимать, что посещение данного мероприятия не станет для него проблемой, а будет приятным путешествием. Более того, уровень подготовки к приезду иностранного гостя значительно снизит вариант возможного отказа.
Деловое письмо приглашение (образец)
При составлении письма приглашения для иностранцев необходимо учитывать национальные особенности. При этом не стоит писать приглашение на родном языке приглашенного: достаточно будет составить его на английском языке. Поверьте, составленное приглашение на английском языке создаст более приятное впечатление, чем на японском, но с большим количеством ошибок.
Приглашение для иностранцев на мероприятие следует отправлять намного раньше, чем для прочих участников. Планируя проведение событий с присутствием иностранных граждан, учитывайте, сколько времени им потребуется для оформления нужной документации (визы, отпуска), перелет и т.д.
Преимущества документа
Многие организации по привычке продолжают использовать устный способ общения. Они считают, что приглашать людей с помощью звонков и личных бесед намного эффективнее, чем отправлять им почтовые послания. Конечно, при непосредственном контакте легче донести до собеседника любую мысль. Но если внимательно присмотреться, то можно заметить, что письмо-приглашение все-таки имеет несколько существенных преимуществ:
Этим документом отправитель показывает уважение к каждому адресату.
Такую бумагу можно оформить соответствующим образом, чтобы она уже своим внешним видом указывала на направленность предстоящего события.
Наличие на руках такого письма дает возможность использовать его при необходимости в качестве пригласительного билета. Это гарантирует, что на мероприятие придет именно тот, кому обращение было направлено.
Документ постоянно находится у адресата и не дает ему забыть о месте, времени и тематике будущей встречи
Ведь в условиях современной жизни иногда сложно вовремя вспомнить о чем-то важном. Бумага, которая будет все время находиться перед глазами, не даст человеку об этом забыть.
Такой вариант удобен в том случае, если с конкретными людьми в настоящее время невозможно связаться другими способами.
Все эти причины лишний раз подчеркивают положительные стороны письменного обращения подобного рода.
Примеры оформления письма-приглашения в 2020 году
Письмо-приглашение – это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии. Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке. Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству.
В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон
Письменное предложение принять участие, посетить, посмотреть – это знак особого внимания, кроме того, позволяет адресату не забыть о важном событии, его ожидающем
Зачем нужно письмо-приглашение:
позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
подтверждает, что адресат действительно приглашен, позволяет избежать ошибок;
напоминает о времени и месте встречи, события, на которое приглашен получатель.
Почему письменное приглашение лучше устного:
позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
напоминает адресату о планах, не позволит забыть важное мероприятие;
выступает дополнительным знаком внимания и уважения – отправитель потратил время, чтобы письменно сообщить адресату пригласительную информацию;
возможно отправить даже тем лицам, с которыми нет возможности поговорить по телефону или лично.
Как отправить приглашение:
передать лично из рук в руки – принести адресату и вручить, данный способ позволяет не только письменно, но и устно пригласить адресату на мероприятие – встречу, собеседование, совещание, выставку, конференцию, прием или иное событие;
отправить почтой России, если мероприятие особо важное, то можно отправить ценным письмом с описью вложения, однако отправку нужно выполнить заранее с учетом срока доставки письма до приглашаемого;
отправить по электронной почте – очень простой и удобный способ, если известен e-mail адресата, данный способ часто используется рекрутерами при отправке письма с приглашением прийти на собеседование при приеме на работу.
Электронное деловое письмо
Разберем, каковы правила деловой переписки по электронной почте. В каждую фирму ежедневно приходит и рассылается большое количество корреспонденции. Связаться по почте с партнерами можно быстро и легко, так же как и обменяться необходимыми документами.
Электронное деловое письмо включает в себя несколько блоков:
- тема;
- приветствие:
- суть письма. Здесь нужно описать, по какой проблеме вы пишете либо ответить кратко, если основная часть выслана в приложении;
- подпись и контакты.
Отправляя корреспонденцию, важно следить за тем, чтобы все поля были заполнены: адрес отправителя, адресата, тема письма, приложение. Чтобы не допустить ошибок, придерживайтесь нижеследующих правил деловой электронной переписки.. В обязательном порядке нужно заполнить блок «Тема»
Здесь следует указать краткое название (до 5 слов), которое отражает содержание текста.
В обязательном порядке нужно заполнить блок «Тема». Здесь следует указать краткое название (до 5 слов), которое отражает содержание текста.
Цель вашего обращения нужно изложить также с опорой на правила составления стандартной документации. По сравнению с бумажным письмом, электронное труднее оформить красиво. По этой причине необходимо написать кратко дополнительную информацию, при этом основной текст выслать во вложении.
Не следует повторяться в теле письма и в приложении. В теле письма указываем краткую дополнительную информацию, которая не вошла в приложение, либо содержание, требующее разъяснений. Лучше всего разделить большой блок на несколько абзацев с пропуском строки, чтобы сделать текст читабельным.
Как оформить подпись? Для этого указываем должность отправителя, Ф. И. О. или только имя и отчество. Затем размещаем контакты, сайт фирмы и лого.
заместитель директора
ОАО «КАТОД»
Панин О. В.
Телефон: 8(353)44-55-66
8-913-453-111-22
Еmail [email protected]
В рассматриваемом примере указана фамилия и инициалы. Такое решение имеет место, однако в этом случае адресат при ответном звонке не будет знать, как к вам обратиться, возникнут дополнительные вопросы. Чтобы упростить себе работу, просто укажите Ф. И. О. полностью.
Этикет деловой переписки
При составлении деловых писем принято придерживаться ряда правил:
Общепринятый стиль любой деловой корреспонденции (как внешней, так и внутренней) — официальный.
Грамотно составленное деловое письмо должно быть кратким, но достаточно содержательным и максимально информативным.
Важно не допускать в деловой переписке орфографических, пунктуационных и затрудняющих понимание написанного синтаксических ошибок. Перед отправкой текст официального письма стоит вдумчиво проверить.
В текстах служебных писем желательно не употреблять просторечных и не соответствующих деловому стилю общения слов.
Также в деловой корреспонденции не место витиеватым, сложным для восприятия оборотам, излишней эмоциональности
Однако перегружать рабочие письма канцеляризмами и речевыми штампами также не стоит.
Обращаться к адресатам внутренней переписки допустимо так, как это принято в компании: по фамилии, имени и отчеству, только по полному имени. При этом обращаться в деловых письмах нужно исключительно на «Вы».
При написании рабочих писем руководству и официальных деловых писем в сторонние организации и компании к имени-отчеству получателя обязательно добавляют слово «уважаемый».
В качестве приветствия недопустимы расхожие выражения: «привет», «приветствуем», «доброго здоровья», «доброго времени суток» и т. п. Фразы «доброе утро» и «добрый вечер» также не совсем уместны — адресат может читать письмо в другое время суток. Лучше всего ограничиться нейтральным «здравствуйте».
В современной официальной деловой переписке слова приветствия обычно пропускают, начиная письма непосредственно с обращения к получателю.
Программа открытия
Поход в кино, на концерт или спектакль легко спланировать. Вы заранее знаете, сколько продлится событие. С выставками сложнее. Даже большую экспозицию легко пройти за 20 минут
Что делать потом? Выстраивая маркетинговую стратегию открытия выставки, я всегда уделяю большое внимание внутреннему таймингу. Иначе у посетителя непременно возникнет вопрос: «Я что отдал деньги за двадцатиминутную прогулку»?
На сбор гостей мы отвели 30 минут. Торжественное открытие с речами всех важных людей в 19:30. Потом свободное время, экскурсия от куратора и две активности параллельно: лекция об искусстве и мастер-класс для детей. Потом снова можно сфотографировать в фотозоне, допить шампанское, послушать сет и выпить кофе.
Лекцию прочла сотрудница музея и известный в городе куратор, фотограф (его фотографиями оформлена эта статья) и диджей согласились поучаствовать за трансфер, респект, шампанское и промо. Недостающее звуковое оборудование одолжили в другом учреждении культуры.
Что бы я исправил в 2020 году:почти ничего. Я все еще люблю кураторские экскурсии и побочные активности: краткие лекции или мастер-классы. Я все еще уверен, что фотоотчет известного в городе фотографа и диджей-сет добавляют стоимости событию в глазах потенциального посетителя. Горячий кофе в начале сентября — провальная идея.
Требования
Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась. Итак, письмо должно:
- Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
- Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
- Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
- Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
- Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.
Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.
- При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
- Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
- Контролирующим организациям проще вести свою работу.
Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?
Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).
Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.
Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:
- Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
- Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
- Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
- Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
- Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).
Как ответить на приглашение
Получив приглашение, необходимо проинформировать устроителей о своем решении принять участие в мероприятии или отклонить предложение.
Ответ предоставляется по-разному, с учетом формата проводимого мероприятия. Это может быть звонок приглашающей стороне по контактным телефонам, указанным в пригласительном, отправка электронного сообщения или предоставление письменного уведомления в случаях, когда необходимо соблюсти требования делового протокола.
При подготовке ответа, особенно, в случае отказа принять участие в мероприятии, важно сформулировать его причину. Если реальной причины нет, а идти не хочется, то лучше сослаться на занятость, поскольку ссылки, например, на недомогание или болезнь могут обернуться неприятностями, ведь отказавшийся может быть замечен на другом празднике, вечере или банкете
Если на приглашении указана аббревиатура R. S. V. P., то ответ должен быть предоставлен обязательно по контактным телефонам или электронному адресу, указанным на бланке. Если же устроители в тексте указали, что информировать их необходимо только в случае отказа, то именно так и следует поступить.
При необходимости проинформировать о своем участии организаторов неофициальных частных праздников, чаще всего не требуются соблюдение каких-либо условностей. Как правило, достаточно обычного звонка с информацией о том, принято предложение или отклонено по какой-либо причине.
Умение создать качественное приглашение и правильно его принять позволяет демонстрировать сторонам уважительное отношение друг к другу, подчеркивать ценность контактов и желание поддерживать и развивать дальнейшее общение.
- https://abcdwork.ru/finansy/pismo-priglashenie-obrazec-na-meropriyatie-vystavku.html
- https://online-buhuchet.ru/obrazec-pisma-priglasheniya-na-delovoe-meropriyatie-vystavku/
- https://vc.ru/marketing/168091-marketing-kultury-kak-ya-sobral-anshlag-na-otkrytii-vystavki-za-11-dney
Приглашения на юбилей компании (тексты)
Уважаемый Олег Петрович!
Приглашаем Вас на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится 5 ноября в 18.00.
Ждем Вас в ресторане “Олимпия”, г. Москва, ул. Тюрина, д. 25.
Приглашение действительно на одного человека.
Игорь Иванович Сухов,
директор компании “Лидер”
Уважаемый Петр Ильич!
Приглашаем Вас с супругой на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится 15 августа в 17.00.
Ждем Вас по адресу: г. Москва, ул. Тюрина, д. 25 корп. 3, ресторан “Траектория”.
Приглашение действительно на двух человек.
Михаил Иванович Петров,
директор компании “Прогресс”
Уважаемая Татьяна Васильевна!
Мы благодарны Вам за плодотворное сотрудничество между нашими компаниями. Работать с Вами одно удовольствие. Хотим пригласить Вас на торжественное мероприятие, посвященное юбилею нашей компании.
Ждем Вас в ресторане “Траектория” 25 января в 17.00.
Приглашение действительно на двух человек.
Михаил Иванович Петров,
директор компании “Прогресс”
Уважаемый Игорь Петрович!
Вот уже двадцать лет Вы работаете в нашей компании и Ваш вклад в общее дело поистине бесценен.
Нам приятно пригласить Вас на праздничное мероприятие. Надеемся, в окружении коллег Вы получите истинное удовольствие от праздника, посвященного юбилею нашей компании.
Ждем Вас в ресторане “Траектория” 25 марта в 16.00.
Приглашение действительно на двух человек.
Михаил Иванович Петров,
директор компании “Прогресс”
Примерный образец
