Протокол общего собрания (образец). Как составляется протокол общего собрания?

Внешний вид документа, описание его полей и содержание

Внешний вид документа, форму его ведения определяет руководитель предприятия или председатель (лицо, проводящее совещание). Все документы и материалы, используемые во время совещания, готовят заранее и оформляют отдельными текстами в виде приложений. На данные приложения необходимо ссылаться во время ведения протокола.

Традиционный бланк протокола можно скачать и заполнить или разработать собственную форму документа.

Протокол совещания делят на три большие раздела:

• заголовочный;
• содержательный (текстовый);
• оформляющий (завершающий).

Правила написания каждого раздела имеет свои особенности.

Заголовочный раздел
Содержание части	Особенности заполнения
Название организации.	Название организации пишут так, как указано в регистрационных документах.
Наименование и номер документа («Протокол №»).	Название документа пишут прописными буквами в одну строку под наименование предприятия.
Дата проведения совещания и город (указывается под названием документа).	При заполнении протокола совещания указывается дата проведения мероприятия, а не день его заполнения. Если совещания было длительным, указывают дату начала совещания, а затем через тире день окончания мероприятия.
Место проведения мероприятия	Указывается отдельной строкой, ниже даты.
ФИО председателя совещания и секретаря (указывается под датой с правой стороны документа).	—
Содержательный или текстовый раздел
Содержание части	Особенности заполнения
Вводная часть строго формализована. Ее можно разделить на две части.	Повестка дня	Список вопросов, рассматриваемых во время совещания. Вопросы нумеруют арабскими цифрами.
Сведения об участниках совещания	ФИО и должность.
Основная часть (состоит из двух или трех самостоятельных пунктов).	Слушали	Ставится номер параграфа. Слово «СЛУШАЛИ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие. Указывается ФИО докладчика (слово «доклад» не пишется). Описывается суть доклада.
Выступили	Ставится номер параграфа. Слово «ВЫСТУПИЛИ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие. Далее указываются все вопросы, которые были адресованы докладчику. Запись ведется в порядке поступления вопросов и комментариев.
Постановили или решили (решение)	Слово «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШЕНИЕ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие. Пункты принятого решения нумеруются арабскими цифрами через точку (например, «1.1», «1.2»). Если для принятия решения было проведено голосование, в этом пункте указывают его результаты.
Завершающий раздел (оформление)
Содержание части	Особенности заполнения
Подписи председателя собрания, руководителя совещания и секретаря.	Подписи и ФИО вносятся двумя или более строчками. В расшифровке подписей необходимо инициалы проставлять перед фамилией.

Протокол совещания — внутренний документ фирмы или предприятия, поэтому скреплять подписи ответственных лиц и руководителя в конце протокола не нужно.

Каждому заседанию и протоколу присваивают отдельный номер, совещания протоколируются обособленно (каждое отдельно).

Заполняется протокол:

• на основе стенограммы совещания;
• на основе аудиозаписи;
• во время ведения заседаний (онлайн).

Для протоколирования во время совещания в присутствии директора используют современные технологии, например, шаблон MindJet Mind Manager. Его можно заполнять на компьютере или ноутбуке постепенно в ходе совещания. Шаблон можно разработать самостоятельно. Он помогает организовать мысли и решения в наглядной форме. В этом случае вы заполняете графы и получаете протокол рабочего, оперативного или стратегического совещания автоматически.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Протокол Гск В Новой Редакции 2020 Года Образец

Протоколирование требуется при каждом общем собрании участников гаражно-строительного кооператива. Протокол – главное доказательство каждого принятого решения.

Если кто-то из участников будет не согласен с тем или иным решением и инициирует разбирательство по данному вопросу через органы судебной власти, то остальные члены кооператива будут защищены правильно составленным протоколом собрания.

Причины написания протокола совпадают с причинами сбора учредителей гаражно-строительного кооператива. Они формируются на основе повесток дня, из-за которых было инициировано собрание.

Среди основных таких причин можно выделить 8 основных:

1. Создание гаражного кооператива.
2. Утверждение и изменение устава гаражно-строительного кооператива.
3. Определение и изменение места расположения гаражей.
4. Избрание правления и смена правления ГСК.
5. Избрание ревизора и смена ревизора гаражного объединения.
6. Избрание председателя общего собрания гаражно-строительного кооператива и его смена путем выбор нового председателя.
7. Установка и изменение взносов членов гаражно-строительного кооператива.
8. Принятие решения о ликвидации ГСК.

Составлением и оформлением протокола гаражно-строительного кооператива должен заниматься секретарь собрания.

В законе нет прямого указания, кто может являться секретарем, поэтому участники общего сбора принимают решение на свое усмотрение.

Общая практика собраний гаражных объединений показывает, что секретарем выступает одно и то же лицо, обычно, участник этого гаражного объединения. Реже, функции секретаря выполняет председатель собрания.

Для того, чтобы протокол нельзя было оспорить в суде, он должен быть оформлен правильно с юридической стороны. В заголовочной части ограничение относится к написанию названия кооператива. Оно должно быть полным, без сокращений.

Например: Гаражно-строительный кооператив «Авиатор».

Также в заголовочной части должны быть указаны дата и населенный пункт проведения собрания. Особых ограничений нет: дата в свободной форме, включая число, месяц и год.

Например: 23.03.2017 или 23 марта 2017.

Например: город Курск или г. Курск.

Протокол общего собрания ГСК: правила составления документа и выписки

ПРОТОКОЛ № 1/2018 Внеочередного собрания уполномоченных гаражно-строительного кооператива «Комета» (с приглашением всех членов ГСК в качестве участников собрания).

Город Москва Инициатором проведения собрания уполномоченных (далее по тексту – Собрание) членов гаражно-строительного кооператива «Комета» (далее по тексту – ГСК) является ревизионная комиссия ГСК, назначенная Решением от 11.03.2017 г.

Особенности составления

Протокол совещания может быть заполнен в форме:

• краткой (сокращенной);
• полной (развернутой).

При заполнении бланка краткого протокола полный ход собрания не фиксируется. В нем указана только информация о поднятых вопросах и решение. При заполнении краткой формы документа обязательно указывают фамилии лиц, выступающих во время совещания и лиц, ответственных за принятие решения.

В краткой форме обычно ведут:

• протокол рабочего совещания;
• протокол оперативного совещания.

Полная форма документа более информативна и содержит подробную информацию о ходе совещания:

• хронологическую запись выступлений сотрудников;
• полную запись выступлений или подробное изложение докладов и комментариев участников;
• позицию сотрудников и руководства.

Основной порядок ведения документа и параграфы сохраняются. В полной форме обычно протоколируются собрания с перспективой на год и заседания с участием сторонних лиц.

Протоколируются освещения, проводимые при участии директора и в его отсутствие. По решению руководства ведут протоколы рабочих совещаний, и конспектируют ход собраний, на которых рассматриваются годовые программы предприятия. Протокол совещания при директоре обычно подписывает он сам.

Для оформления данного документа используют бланк предприятия. Если бланка и индивидуально разработанной формы протокола совещаний нет, информацию записывают на листе формата А4 по стандартному образцу.

Срок, в течение которого оформляется и подписывается протокол совещания, законодательно не оговорен. Но лучше оформлять его по ходу совещания и сразу после завершения.

Когда необходимо протоколировать собрания

Такой документ следует оформлять при любой ситуации, когда принимаемые решения касаются всей компании, организации или затрагивают интересы собственников. Например, он является необходимым документом при регистрации ООО. Такая форма активно используется при выработке основного курса развития компании, определении новой торговой политики, для выбора поставщиков, организации работы с клиентами и так далее. Обобщая, необходимо сказать, что бумага обязательно оформляется во всех ситуациях, когда созывается руководство и/или владельцы фирмы. Бумага является официальным подтверждением того, что все заинтересованные лица согласились с принятыми решениями.

Отличия участников от учредителей

Участник собрания и учредитель компании – это иногда не одно и то же лицо. Отличия участников от учредителей можно понять, ознакомившись с этими терминами:

1. Под термином «частник» понимается физлицо или юрлицо, которое обладает долей в фирме и вправе решать проблемы и ставить задачи управления организацией.
2. Под термином «учредитель» понимается физлицо или юрлицо, участвовавшее в правовом оформлении фирмы, чьи сведения занесены в единый госреестр юрлиц.

Учредитель – лицо, создавшее компанию с нуля, а участник – тот, кто на данный момент участвует в формировании уставного капитала организации. Все они являются владельцами.

Правила оформления протоколов

• наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
• название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
• список присутствующих лиц;
• данные председателя и секретаря;
• повестку собрания;
• голосование, если оно проводилось;
• общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.

Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации.

Основная часть протокола

Указываются тема, вопросы, по которым проводилось совещание. В случае годовых собраний законодательство определяет ряд вопросов, обязательных к рассмотрению. В остальной части собрания участники вольны в выборе необходимых для решения тем.

Обязательно указывается время начала и завершения регистрации лиц, обладающих правом на присутствие и участие в обсуждении. В этом случае организатор или секретарь проводит процедуру регистрации всех прибывших путем установления личности присутствующих и занесения этих данных в раздел протокола “Присутствовали”. Обязательно указывается Ф.И.О. участника, а также занимаемая должность и количество принадлежащих ему голосов. В случае с акционерными обществами также могут заноситься данные об удостоверении личности или выданных доверенностях.

Также в этой части указывается время открытия и закрытия коллегиального собрания, итоги голосования, которые фиксируются по времени подсчета голосов.

При рассмотрении каждого вопроса повестки дня указываются:

• Количество голосов, имеющих право на принятие участия в собрании.
• Количество голосов, принявших участие.
• Число голосов, отданных за разные варианты голосования.
• Формулировка принятых решений.

Далее следует раздел, где фиксируются все основные положения прослушанных выступлений, а также имена лиц, выступавших по каждому вопросу. Информация излагается в виде тезисов, составляющих краткое содержание выступлений.

Какие вопросы рассматриваются на собраниях?

• Создание ТСЖ и любые задачи, связанные с организацией их деятельности.
• Выбор и смена управляющей компании.
• Благоустройство придомовой территории, использование земельного участка для парковочных мест, возведения построек и т.п.
• Реконструкция недвижимого объекта, капитальный и косметический ремонт.
• Проблемы тепло-, газо-, водоснабжения.
• Эксплуатация общедомового оборудования.
• Уборка, ремонт подъездов, оснащение техническими средствами видеонаблюдения.
• Обсуждение любых проблем, связанных с работой УК (некачественные услуги, высокие цены, перерасход горячей воды).

Виды протоколов

Существует множество разновидностей протоколов, в зависимости от области права, регламентирующей те или иные события. Так, выделяются:

1. процессуальные протоколы, фиксирующие ход судебного заседания, следственных действий или допросов;
2. договорные протоколы или соглашения, являющиеся приложением к договору;
3. международные договорные протоколы, по сути являющиеся соглашением стран-участниц какой-либо Конвенции;
4. дипломатические протоколы, то есть своды правил и традиций в области дипломатического регламента;
5. протоколы об административном правонарушении, то есть фиксация события правонарушения. Протокол об административном правонарушении становится основанием для возбуждения дела об административном правонарушении.

Ниже мы рассмотрим основные и наиболее распространенные виды протоколов. В данной рубрике имеется подборка консультаций по правилам оформления того или иного вида протоколов. Вам потребуется лишь выбрать нужный вам вид из списка.

Информация к документу

Составление протокола собрания трудового коллектива производится на основании Трудового Кодекса РФ, а именно раздела 2 ч. 2 Социальное партнёрство в сфере труда ТК РФ.

Содержание протокола

Протокол собрания трудового коллектива является процессуальным документом и обязан содержать следующие данные:

• Дату, время и место его составления.
• Тему, для обсуждения которой было созвано собрание сотрудников организации.
• Сведения о председателе собрания и секретаре, ведущем его протокол, а также порядок их избрания, то есть число лиц проголосовавших «за» и «против» их избрания.
• Сведения об общем количестве присутствующих лиц, и общем количестве сотрудников организации, для определения возможности проведения собрания.
• Решение, принятое путём голосования, а также количество голосов проголосовавших «за» и «против» его принятия.
• Подписи секретаря, ведущего протокол и председателя собрания.

Если на собрании рассматривается несколько тем, то отдельно указывается каждая из них и голосование по её рассмотрению.

Предложение о начале коллективных переговоров может быть заранее направлено работодателю представителем профсоюзной организации – ст. 37 ТК РФ.

Мнение эксперта

Лебедев Сергей Федорович

Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

Важно! При разрешении коллективных трудовых споров копии требования профсоюзных организация могут быть также направлены в государственный орган ответственный за урегулирование коллективных трудовых споров – ст. 399 ТК РФ

Это важно знать: Приказ о снятии дисциплинарного взыскания: образец 2020 года

Согласно ст. 384 ТК РФ по инициативе работников могут быть созданы комиссии по урегулирования трудовых споров. В таких комиссиях могут рассматриваться индивидуальные трудовые споры в пределах полномочий этих подразделений.

Комиссия имеет свою печать, организационно-техническое обеспечение её деятельности осуществляется работодателем. Комиссия избирает из своего состава председателя, заместителя председателя и секретаря комиссии – ст. 384 ТК РФ.

Особенности протокола

Действия сторон коллективного трудового спора, соглашения и решения, принимаемые в связи с рассмотрением и разрешением этого спора, оформляются протоколами представителями сторон коллективного трудового спора, примирительными органами или органом возглавляющим забастовку – ст. 418 ТК РФ.

Общее собрание работников может быть признано законным только в том случае если на нём присутствует более 50% от общего числа сотрудников предприятия, либо при наличии не менее 30% избранных сотрудниками предприятия делегатов – ст. 399 ТК РФ.

Представителями работников в социальном партнёрстве являются: профессиональные союзы и их объединения, иные профсоюзные организации, предусмотренные уставами общероссийских, межрегиональных профсоюзов, или иные представители, избираемые работниками в случаях, предусмотренных ТК РФ – ст. 29 ТК РФ.

Интересы работников представляет первичная профсоюзная организация, либо представители избранные самими работниками. Кроме того если рассматриваемые вопросы касаются заключения, разрешения и изменения коллективного договора, а также контроля за их выполнением, интересы работников могут быть представлены профсоюзом, его территориальной организацией или объединением территориальной организации профсоюзов – ст. 29 ТК РФ.

Представители организации, уклоняющиеся от участия в примирительных процедурах, в том числе и отказывающие в предоставлении помещения для проведения общего собрания сотрудников предприятия могут быть привлечены к дисциплинарной и административной ответственности – ст. 416 ТК РФ.

Образец протокола внеочередного собрания собственников жилья

Сомневаетесь в том, что правильно оформили протокол собрания собственников жилья многоквартирного дома? Образец готового документа поможет вам разобраться и исправить имеющиеся недочеты.

Протокол № 2 внеочередного общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, расположенном по адресу: г. Ивановск, ул. Комсомольцев д. 10, проводимого в форме очно-заочного голосования

г. Ивановск «22» марта 2017 г.

Место проведения: г. Ивановск, ул. Комсомольцев д. 10

Форма проведения общего собрания – очно-заочная.

Очная часть состоялась «17» марта 2017 года в 17 ч. 00 мин во дворе дома №10 по адресу: г. Ивановск, ул. Комсомольцев. Заочная часть была проведена с «18» марта 2017 г. по «21» марта 2017 г. с 9 ч. 00 мин. до 22 час. 00 мин.

Срок окончания приема письменных решений собственников: «21» марта 2017 г. в 22 ч. 00 мин.

Дата и место подсчета голосов: «22» марта 2017 г., г. Ивановск, ул. Комсомольцев д. 10 кв. 55

Инициатор проведения общего собрания собственников – собственник жилого помещения № 55 Игнатьев Ю. Ю. (на основании свидетельства о регистрации права 54 АВ № 777345).

На собрании присутствовали приглашенные лица:

• ООО «УК №1» (реквизиты, ЕГРН) в лице исполнительного директора Васильева О. К.
• ООО «УК №2» (реквизиты, ЕГРН) в лице генерального директора Петрова Н. Н.

Председатель собрания: Игнатьев Ю. Ю.

Секретарь собрания: Арсеньева А. Н.

Члены счетной комиссии: Иванов. А. А., Смирнов О. Л., Борисенко Д. А.

Место хранения протокола № 1 от «22» марта 2017 г. – офис ТСЖ №12 по адресу: ул. Комсомольцев д. 10 кв. 2.

На дату проведения собрания по адресу г. Ивановск, ул. Комсомольцев д.10, собственники владеют 8580 кв.м жилых и нежилых помещений, что соответствует 100% голосов.

В общем собрании собственников помещений в доме по адресу г. Ивановск, ул. Комсомольцев д.10, приняло участие 92 человека, владеющих 5620 кв. м жилых и нежилых помещений, что составило 65,5% голосов. Кворум имеется. Общее собрание собственников правомочно принимать решения по вопросам повестки дня общего собрания.

Повестка дня:

1. Выбор альтернативного способа управления многоквартирным домом.
2. Рассмотрение первого кандидата на роль управляющей организации – УК №1.
3. Рассмотрение второго кандидата на роль управляющей организации – УК №2.

Первый вопрос: Выбор альтернативного способа управления многоквартирным домом.

Слушали: выступление председателя собрания Игнатьева Ю.Ю. о выборе альтернативного способа управления многоквартирным домом по адресу: ул. Комсомольцев д.10

Предложили: Заключить договор с управляющей организацией.

Результаты голосования:

За	Против	Воздержались
Голосов	%	Голосов	%	Голосов	%
70	76	20	21,73	2	2,27

Решение: заключить договор с управляющей организацией.

Второй вопрос: Рассмотрение первого кандидата на роль управляющей организации – УК №1.

Слушали: приглашенного представителя юр.лица Васильева О. К. о преимуществах выбора ООО «УК №1».

Предложили: Выбрать «УК №1» в качестве управляющей организации.

Результаты голосования:

За	Против	Воздержались
Голосов	%	Голосов	%	Голосов	%
26	28,17	63	69,56	2	2,27

Решение: Отклонить предложение представителя «УК №1».

Третий вопрос: Рассмотрение второго кандидата на роль управляющей организации – УК №2.

Слушали: приглашенного представителя юр. лица Петрова Н.Н.о преимуществах выбора ООО «УК №2».

Предложили: Выбрать «УК №2» в качестве управляющей организации.

Результаты голосования:

За	Против	Воздержались
Голосов	%	Голосов	%	Голосов	%
65	71,65	25	27,08	2	2,27

Решение: Заключить договор с «УК №2».

Приложения:

1. форма оповещения о проведении общего собрания собственников (1 лист);
2. реестр собственников помещений в многоквартирном доме (на 4 листах);
3. лист регистрации собственников помещений, присутствовавших на очном собрании;
4. заполненные бюллетени заочного голосования (40 листов).

Не так уж и сложно заполнить протокол собрания собственников жилья многоквартирного дома – образец поможет справиться с этой задачей. Гораздо труднее обеспечить кворум, т.е. явку нужного количества собственников. Если на собрании присутствовало недостаточно жильцов, можно расширить его заочным опросом, раздав остальным участникам письменные бюллетени. Главное – приложить к протоколу оригиналы и сделать копии для архивного хранения.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.