1 Плановая проверка
Самой “щадящей” можно считать плановую проверку. В данном случае работодателю заранее известна дата такой проверки, что в свою очередь позволяет подготовиться к ней и исправить какие-либо недостатки, если таковые имеются.
План проверок размещается на сайте территориальных отделений трудовой инспекции. Стоит отметить, что не все организации попадают в этот план.
В 2017 году вступило в силу Постановление Правительства РФ № 197. Данный документ внес поправки в федеральный закон “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля”, согласно которому теперь плановые проверки проводятся в соответствии с риск-ориентированным подходом. Что это значит?
Каждую организацию можно отнести к определенной категории риска. Присваиваются данные категории в соответствии с правилами, которые утверждены Постановлением Правительства РФ № 806. Данный документ содержит в себе перечень критериев риск-ориентированного подхода. Методика довольна сложна и учитывает множество факторов. Если коротко, то суть ее в том, что чем выше категория риска, тем чаще проверки.
Стоит отметить, что органы государственного контроля по запросу в течении 15 дней обязаны дать информацию о присвоенной категории риска или класса опасности, а также сведения, использованные при отнесении деятельности и производственных объектов к определенным категориям риска или определенному классу опасности. При этом перечень работодателей, деятельность которых отнесена к категориям высокого и значительного риска, ежегодно публикуется на информационных порталах Роструда.
Как же подготовиться к плановой проверке?
Теперь рассмотрим непосредственно сам процесс проверки организации трудовым инспектором.
На сегодняшний день данное мероприятие контролируется Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации № 655 “Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права”.
Именно эти списки контрольных вопросов, или как их называют чек-листы, являются основой проверки. Помимо данных чек-листов, которые используются для проверки кадровой документации, существуют и списки контрольных вопросов по виду деятельности компании или типу выполняемых работ.
Таким образом, чтобы подготовиться к визиту трудовой инспекции, необходимо в данном приказе найти чек-листы, которые применимы к Вашей организации или видам работ и произвести самоконтроль в соответствии с требованиями этих документов.
Итогом станет выявление недостатков, если они есть и их исправление. Дополнительно, вы можете ознакомиться с “Методическими рекомендациями для работодателей по добровольному внутреннему контролю (самоконтролю) соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права”.
Данные рекомендации являются официальными и утверждены директором Департамента условий и охраны труда Минтруда России. В них также содержится полезная информация о существующих на данный момент электронных сервисах, задача которых помочь специалистам по охране труда в правильной организации своей службы.
Полезной будет и информация о типовых нарушениях обязательных требований с их классификацией по степени риска причинения вреда вследствие нарушений обязательных требований и тяжести последствий таких нарушений, опубликованная на официальном сайте Роструда.
Благодаря этим данным вы сможете более тщательно подготовиться к какой-либо проверке.
Инструкция 7: как снизить риски внезапных проверок ГИТ
Инспектор ГИТ может появиться в компании вне плана. Такие посещения носят название внеплановых проверок: о своем приходе инспектор должен известить работодателя за 24 часа до своего появления. Кроме случаев, оговоренных в ст. 306 ТК РФ, когда предварительно уведомлять о внезапной проверке запрещено.
Кто может спровоцировать внеплановую проверку ГИТ?
Сам работодатель
Вы можете сами стать причиной внезапного прихода трудового инспектора, если, допустим, не проведете вовремя спецоценку или сдадите с опозданием декларацию по ее результатам.
Пример 1
В сентябре 2021 года госинспектором труда территориальной инспекции ГИТ по Республике Татарстан проведена внеплановая документарная проверка казанского работодателя с связи с нарушением сроков подачи декларации по результатам специальной оценки труда (п. 5 Приказа Минтруда России от 07.02.2014 № 80н). В результате и компанию, и руководителя привлекли к административной ответственности по п. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ.
Напомним, что наказание по этой норме: предупреждение или штраф для должностных лиц и ИП от 5 000 до 10 000 руб., для компании ─ от 60 000 до 80 000 руб.
Ваши работники
Поводом для внезапной проверки в большинстве случаев является жалоба сотрудника вашей компании. Причин для жалоб может быть предостаточно ─ не доплатили за вредные условия труда, не выдали положенные средства индивидуальной защиты, задержали зарплату или нарушили какой-то другой пункт трудового законодательства.
Пример 2
В сентябре 2021 года проведена внезапная проверка территориальным органом Роструда во Владимирской области по обращению работника акционерного общества, в ходе которой установлена задолженность работодателя на сумму 1 млн 345 тыс. руб. перед 149 работниками. После принятых мер зарплатный долг был погашен в полном объеме, а работодателя привлекли к административной ответственности.
Или другой характерный случай.
Пример 3
В ГИТ по Республике Татарстан машинист бульдозера пожаловался на то, что работодатель не выдал ему в составе СИЗ положенные по нормам резиновые сапоги. В ходе внеплановой проверки у работодателя выявили множество нарушений, в том числе не связанных с обеспечением работников СИЗ: неполное заполнение личных карточек и трудовых договоров, факты не прохождения водителями психиатрического освидетельствования и другие нарушения.
Иные лица
Спровоцировать внезапную проверку может, в частности, инспектор ГИБДД.
Пример 4
20.08.2019 в одной из московских транспортных компаний проведена внеплановая документарная проверка. Поводом для нее послужили поступившие в ГИТ материалы от отделения ОГИБДД об административном нарушении ─ несоблюдение режима труда и отдыха в отношении водителя.
Напомним, что с ноября 2021 года поводов для таких проверок станет еще больше. Законодатели откорректировали размеры штрафов по ст. 11.23 КоАП РФ. Для работодателей и водителей предусмотрены штрафы в новых размерах за отсутствие в автомобиле тахографа (его неисправность или неиспользование) и работу водителей в условиях нарушения режима труда и отдыха (Закон от 26.07.2019 № 216-ФЗ «О внесении изменений…»).
Новые размеры штрафов указаны в таблице:
| Вид нарушения | Кого накажут | Размер штрафа, руб. |
| Управление транспортным средством без тахографа (если его установка обязательна) либо с нарушением требований к его использованию | Водителя | 3 000-5 000 |
| Выпуск на линию транспортного средства без тахографа (при его обязательной установке по закону) или с нарушением требований к его использованию | Должностное лицо ИП Компании | 7 000-10 000 15 000-25 000 20 000-50 000 |
Внеплановые проверки ГИТ часто проводятся по представлению органов прокуратуры или по инициативе инспектора ГИТ. В таком случае источником информации о том, что в компании не все благополучно в плане соблюдения трудового законодательства, являются ее работники, профсоюзные органы и другие лица, в том числе СМИ.
Снизить риск внеплановых проверок до нуля вряд ли получится ─ практически всегда находятся недовольные сотрудники, которые по поводу и без повода бегут в прокуратуру или ГИТ с жалобами на работодателя. Но все-таки существенно его уменьшить можно: нужно стремиться вовремя сдавать отчетность, без задержек расплачиваться с работниками, а также следить за выполнением иных норм трудового законодательства.
За какой период могут запросить документы и оштрафовать
Период не ограничен, но повторную проверку по одним и тем же обстоятельствам не проводят. То есть при плановой проверке у вас не могут запросить документы за период, который уже проверяли.
Срок давности по административным нарушениям ограничен одним годом со дня совершения. Если такое нарушение найдут после того, как прошёл год, наказать за них уже не смогут
Поэтому перед проверкой особое внимание уделите оформлению документов за последний год
Пример
В путевом листе от 30.06.2020 нет отметки о проведенном предрейсовом осмотре водителя. То есть он мог выйти на рейс в нетрезвом состоянии или с повышенным давлением, что создало бы угрозу несчастного случая во время рейса. Трудовая инспекция обнаружила это нарушение во время проверки 31.07.2021, то есть когда прошло более 1 года со дня его совершения. Наказать работодателя за это уже не смогут.
Но это распространяется не на все ситуации. Есть длящиеся нарушения, по ним срок исковой давности отсчитывают с той даты, когда их выявили. Например, отсутствие правил внутреннего трудового распорядка или журнала регистрации (инструктажа, трудовых книжек и т.д.).
Пример
31 июля 2021 года инспекторы обнаружили, что водителя приняли на работу 15 мая 2020 года без обязательного медосмотра. Это значит, что всё это время работу выполнял человек, который мог иметь ограничения, несовместимые с этой профессией. Это уже длящееся нарушение, и несмотря на то, что с момента приёма на работу прошло уже больше года, за это могут оштрафовать ещё в течение года после того, как инспекторы это обнаружили.
Таким образом, за длящиеся нарушения вас могут оштрафовать даже по истечении нескольких лет.
Нельзя сказать точно, какие именно нарушения считаются длящимися, потому что чётких критериев и перечней нет. Поэтому часто ГИТ трактует в свою пользу и штрафует, а работодателям приходится судиться и опираться на сложившуюся практику.
Пример из судебной практики
Во время проверки инспекторы решили, что неправильно составленные трудовые договоры — это длящееся нарушение. Но судьи решили, что нарушение произошло в день составления трудового договора, а т.к. это было больше года назад, то штрафовать работодателя нельзя (Постановление Верховного Суда РФ от 01.11.18 №3-АД18-7).
Какие документы могут быть истребованы у работодателя?
По общим правилам, трудовой инспектор обязан заранее предупредить работодателя о грядущей проверке. Однако иногда на практике могут возникать и несколько иные ситуации. В частности, уполномоченными лицами может быть принято решение о проведении внеплановых проверочных мероприятий. Как правило, такое решение принимается в случае получения жалобы от другого лица, а также при других особых обстоятельствах.
Для того чтобы приход трудового инспектора не сопровождался негативными последствиями, работодателю необходимо знать о некоторых нюансах данной процедуры. Чтобы не упустить их, целесообразно будет использовать следующую схему действий для подготовки к проверке:
Проверка состава и грамотности составления основной документации предприятия. Все документы, которые, наверняка, будут проверены трудовой инспекцией, можно разделить на две основные категории:
документы, имеющие непосредственное отношение к профессиональным отношениям, которые возникают между работодателем и его подчиненными. Сюда, прежде всего, можно отнести приказы о трудоустройстве либо увольнении служащих, распоряжения о внутренних переводах, внутренние положения о заработной плате, о премировании работников и т.д.;
бумаги, содержание которых непосредственно связано с вопросами охраны труда в организации. К данной категории можно отнести различные журналы по технике безопасности, приказы об обеспечении сотрудников средствами индивидуальной защиты и т.д.
Проверка личных документов служащих
Сюда можно отнести, например, трудовые книжки подчиненных, их личные карточки учета, а также табели учета рабочего времени и подобные бумаги
Особое внимание инспектор может уделить и такому важному документу, как действующий в организации график отпусков.
Проверка трудовых соглашений, которые в официальном порядке должны быть заключены абсолютно со всеми сотрудниками организации. В соответствии с положениями трудового законодательства договор о профессиональных отношениях в обязательном порядке должен содержать в себе все важные пункты, перечень которых устанавливается на официальном уровне
Следует помнить, что отсутствие даже одного обязательного пункта будет являться полноценным основанием для признания всего договора недействительным
Помимо этого, заинтересованному лицу необходимо обратить внимание на следующие важные нюансы:
в трудовом соглашении нельзя использовать слишком «размытые формулировки». Например, если речь идет о размере заработной платы, которая устанавливается в отношении нового работника, – значит, здесь обязательно должна быть указана точная сумма, без каких-либо дополнительных ссылок на штатное расписание, либо иные документы;
особое внимание следует обратить на соблюдение прав сотрудников, которые принимаются на работу с предварительным периодом испытания. Само наличие такой проверки вовсе не означает, что работодатель, например, может временно уменьшить заработную плату подчиненному либо нарушить его права другим образом;
если речь идет о заключении срочного трудового договора, в соответствующем разделе документа обязательно должен быть указан точный период его действия. Он может быть выражен в конкретной дате либо, например, в определенном событии. Помимо этого, особое внимание нужно обратить и на обязательное указание непосредственного основания, по которому между сторонами было заключено именно срочное трудовое соглашение. Если веского основания, на самом деле, не имеется, договор автоматически будет считаться бессрочным.
Формы и виды контроля
Инспекция труда может проводить как плановые, так и внеплановые проверки, которые, в свою очередь, делятся на документарные и выездные.
Плановая проверка
Плановая проверка проводится по истечении трех лет с момента:
- государственной регистрации;
- окончания проведения последней плановой проверки;
- начала фактического осуществления предпринимательской деятельности.
При этом плановые мероприятия могут носить комплексный или тематический характер.
При проведении комплексной проверки осуществляется контроль по соблюдению требований трудового законодательства по комплексу общих вопросов трудового законодательства, например, по комплексу вопросов охраны труда.
К тематическим проверкам относятся проверки условий труда работников особых категорий, а также проверки по выполнению требований законодательства об оплате труда, ведению трудовых книжек, соблюдению порядка заключения коллективных договоров и внесения в них изменений и дополнений.
Внеплановая проверка
Внеплановые проверки назначаются в промежутках между плановыми поверками.
Основаниями для их назначения являются:
Бесплатная консультация юриста
Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Задать вопрос
Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Задать вопрос
- истечение срока исполнения ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения;
- поступление в Роструд заявлений, информации о фактах возникновения угрозы или уже произошедшего причинения вреда жизни, здоровью граждан;
- обращений работника о нарушении работодателем его трудовых прав;
- запроса работника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте;
- распоряжение руководителя органа Роструда (его заместителя), изданное в соответствии с поручениями Президента РФ или Правительства РФ.
Документарная проверка
Документарная проверка проводится по месту нахождения территориальных органов трудовой инспекции.
В ходе данного мероприятия запрашиваются следующие документы:
- документы, которые подтверждают правильное оформление трудовых отношений (трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, штатное расписание, должностные инструкции, трудовые книжки, книга учета движения книжек и т.д.);
- нормативные акты, утвержденные работодателем. К таким документам, например, относятся:
- коллективный договор;
- положение об оплате труда и премировании;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- инструкции по охране труда;
- другие нормативные акты. Причем представляются запрашиваемые документы в оригиналах с документами, которые подтверждают, что сотрудники с ними ознакомлены;
- документы, связанные с учетом рабочего времени и отдыха (табель учета рабочего времени, графики отпусков, больничные, приказы об отпуске и т.д.);
- документы, связанные с оплатой труда. К таким документам относятся платежные ведомости на выплату заработной платы, расчетные листки, лицевые счета работников и т.д.
Выездная проверка
Выездная проверка назначается в том случае, если при документарной проверке трудовая инспекция не удостоверилась в полноте и достоверности сведений, которые содержались в документации проверяемого работодателя, или в случае, когда невозможно оценить, как выполняются нанимателем требования трудового законодательства.
При выездной проверке устанавливается, какие меры предпринимаются работодателем для выполнения требований трудового законодательства.
Также проверяются соответствие рабочих мест количеству сотрудников, состояние используемых оборудования, транспортных средств, территории, зданий, помещений и др.
Часто выявляемые нарушения
Самыми популярными недостатками в кадровой работе, которые обнаруживаются в ходе ревизии, считаются отсутствие и неверное оформление письменных трудовых договоров. Эксперты рекомендуют ставить подписи на всех страницах контракта. Данное требование отсутствует в законодательстве, однако автографы будут служить гарантией того, что одним участником правоотношений не будут внесены никакие изменения без ведома другого. Следующим документом, в котором часто выявляются нарушения, выступает трудовая книжка. На предприятии она должна быть у каждого служащего, проработавшего больше пяти дней.
Исключением в этом случае являются совместители. Трудовая книжка должна храниться на предприятии, выдавать ее работнику не допускается. В случае необходимости в кадровом отделе делается ее копия и заверяется соответствующими подписями и печатью. С записями, которые делаются в книжке, работник должен быть ознакомлен. Для этого под распоряжениями и приказами, которые стали основанием для их внесения, служащий ставит свою подпись. Еще одним документом, с которым могут быть связаны проблемы, являются Правила внутреннего распорядка. Их утверждает руководитель предприятия. Все сотрудники компании должны быть под расписку ознакомлены с этим документом. Отсутствие Правил является грубым дисциплинарным нарушением. Кроме этого, при отсутствии такого акта работников сложно привлечь за несоблюдение требований.
Как подготовиться: инструкция
Изучив законодательную базу, регламент проведения проверок и что проверяет ГИТ по охране труда, вы будете лучше готовы как плановым, так и внеплановым проверкам. Для дополнительной помощи приведем также своеобразный ТОП-лист «проколов» по части кадрового дела.
ТОП-лист ошибок работодателей при проверке
- Не со всеми работниками оформлены трудовые договоры (ТД). Если на договоре нет подписи работника, он тоже считается не заключенным.
- В ТД не прописаны обязательные параметры. Например, условия труда или зарплатная ставка.
- Нет обязательных ЛНА. Например, правил внутреннего трудового распорядка. Или они есть, но нет свидетельств, что сотрудники ознакомлены с ними до подписания ТД.
- Слишком поздно составлен график отпусков (меньше чем за 14 дней до начала календарного года).
- Неправильно разбит отпуск одного или нескольких работников: все части меньше 14 дней.
- Зарплаты выплачивается реже, чем каждые 15 дней без письменного согласия работника. Посмотрите наше видео о подготовке к кадровым проверкам.
КА “Кадровый метод” – это кадровое агентство в Москве по быстрому и эффективному поиску и подбору персонала в Москве и России. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала. Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонал, бухгалтеров, врачей, стилистов, … Предлагаем для Москвы и Московской области – массовый подбор персонала – стоимость обсуждается отдельно. Даем гарантии на подобранный нашим агентством персонал.Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице. На странице “Акции” Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях по рекрутингу персонала для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.Для Вашего удобства мы создали раздел “Подбор персонала по профессиям” в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел “Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям”. Также у нас есть услуга подбора персонала по фиксированной стоимости!
Какие документы проверяет трудовая инспекция
Закон не ограничивает инспектора в своих действиях. Он может потребовать для проверки любой документ, который тем или иным образом касается соблюдения трудового законодательства. В любом случае перед приходом проверяющих организации необходимо привести в порядок следующие бумаги.
Чем занимается трудовая инспекция? Узнайте тут.
Договоры
- Трудовые договоры с работниками должны соответствовать требованиям ст.57 ТК.
- Договоры об индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Они могут заключаться с работниками, перечень должностей которых указан в постановлении Минтруда №85 от 31.12.2002.
- Ученические договоры, если в организации практикуется ученичество.
- Устав;
- Свидетельство о госрегистрации.
Локальные НПА
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Коллективный договор.
- Положение, регулирующее оплату труда и премирование работников (это необязательный документ, такие же сведения могут содержаться в колдоговоре).
- Положение о персональных данных сотрудников в соответствии со ст.88 ТК.
- Другие возможные локальные акты организации, устанавливающие график сменности, вахтовый метод, ненормированный рабочий день или разделение рабочего дня для сотрудников.
О том, как получить консультацию в трудовой инспекции рассказано здесь.
Документы по охране труда
- Инструкции по охране труда;
- Журнал обучения и прохождения инструктажа по охране труда;
- Другие документы: журнал вводного инструктажа, личная карточка обучения работников, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа и т.д.
Приказы
- О приме на работу;
- Об увольнении;
- О привлечении к дисциплинарной ответственности и др.
Законодательство не содержит закрытого перечня приказов, которые может издавать руководитель организации, поэтому все распоряжения, касающиеся трудового права должны храниться в отделе кадров.
Важная информация
Кроме документов нужно учесть и соблюдение всех норм трудового права. Вовремя проводимые аттестации и безопасность сотрудников на их рабочем месте также имеют значение. Нужны ли специальная одежда для работников или аксессуары, защитные маски или перчатки, и многое другое зависит от типа осуществляемых ими работ.
Бухгалтерские документы
Трудовая инспекция проверяет трудовые договора на наличие там информации о днях выплаты заработной платы, а затем сверяет эти даты с реальными датами выплат. Инспектора изучают:
- Формы расчётных листов;
- Извещение о выплате зарплаты, составляемое в соответствии со ст.136 ТК.
Документы об отпусках
Извещения работников о предоставлении отпуска. Согласно ст.123 ТК работник должен быть уведомлен об очередном отпуске не позднее, чем за 2 недели до начала.
Другие документы
Сюда можно отнести:
- Трудовые книжки;
- Личные карточки работников (форма Т-2);
- Уведомления работников о переносе рабочего времени, сокращении штата, расторжении трудового договора и т.д.;
- Заявления работников о предоставлении отпуска, расторжении трудового договора и т.д.;
- Больничные листы;
- Различные журналы учёта (командировок, движения трудовых книжек, несчастных случаев на производстве и т.д.).
