Как составить докладную?
Руководитель любого уровня должен знать, как пишется докладная записка. Образец можно рассмотреть на конкретном примере
Допустим, что какой-то сотрудник не пришел вовремя на работу, а в это время там его ожидал посетитель для подписания важного контракта. Через несколько часов работник все-таки появился, но время было упущено, и клиент уже ушел
Такой поступок содержит в себе одновременно несколько нарушений:
- опоздание на работу;
- срыв назначенной встречи;
- ущерб, который нанесен предприятию неподписанием контракта.
Если изменить сложившуюся ситуацию не удается, то начальник обязан проинформировать об этом руководство.
Подобный документ должен выглядеть следующим образом:
- Сначала в правом верхнем углу пишется «шапка», в которой указывается, кому и от кого он направлен.
- Далее по центру пишется его название.
- Ниже идет основной текст, в котором информация размещается в определенном порядке. Сначала идет описание произошедшей ситуации. Потом следует просьба помочь в ней разобраться. После этого делается вывод на основании всего изложенного. А в заключение автор может высказать свои идеи или предложения о том, как лучше, по его мнению, выйти из данной ситуации.
- В самом низу он ставит дату и подпись с полной расшифровкой Ф. И. О. и занимаемой должности.
В зависимости от причины текст записки может носить чисто информативный характер или требовать вмешательства руководства для наведения порядка.
Обзор законодательства
Однако, прежде чем рассказывать о том, что такое “написать докладную”, следует обратиться к нормам законодательства, которые регулируют взаимоотношения сотрудник-руководитель.
Докладная записка является формной донесения некой информации до руководства компании
Следует сразу сказать, что в Трудовом кодексе и других законодательно-нормативных актах такое понятие как «докладная записка» не выделено. Все, что имеет отношение к «внутреннему коду» регламентируется исключительно правилами, установленными в самой организации. Посредством внутренней документации осуществляется передача информации от руководства до сотрудников компании (и наоборот), происходит обмен сведениями между отдельными подразделениями организации и решаются многие другие вопросы, призванные упростить внутренние взаимосвязи.
Несмотря на то, что ТК не дает четких комментариев в отношение ДЗ, документ обладает юридической значимостью. Инициатором составления ДЗ может быть сотрудник компании, также записка может составляться по требованию руководства. В классификаторе управленческих документов ОКУД докладной записке присвоен собственный код – 0286041. В бумаге необходимо точно описать существующую проблему, а поскольку ДЗ обладает юридической значимостью, то в ней не должно присутствовать орфографических и юридических ошибок.
Виды и формы служебных записок
Считается, что единообразной формы, которой должны соответствовать содержание и оформление записки нет. Это не так, поскольку составление внутренних документов организации регламентировано, по крайней мере, общими правилами написания делового письма.
Записки классифицируются в зависимости от своего содержания на
- Информационные (доводящие до сведения руководства определенные сведения);
- Инициативные (через них сотрудник передает предложения по улучшению организации);
- Отчетные (сообщающие информацию об определенном этапе в деятельности организации);
И, еще одна классификация, на внутренние и внешние – в зависимости от адресата (записка направляется либо одному из руководящих лиц организации или в вышестоящие органы).
Чем отличается служебная от докладной?
Все довольно просто. Служебная – это один большой класс документов, к которому можно отнести записки различного назначения, перемещающиеся внутри предприятия. Докладная это уже подкласс, входящий в класс служебных. В этом и заключается разница между ними.
Учет служебных записок на предприятии
Делопроизводственная служба предприятия выполняет ряд важных функций, среди которых особняком стоит одна задача: создание условий для оперативного поиска необходимой документации. В нашем случае – бумаг, передаваемых руководству, и информации, их сопровождающей. В целях обеспечения оперативности и систематизации используются регистрационные формы документов.
Почему документы необходимо регистрировать? Дело только в удобстве поиска документов? Служебные, объяснительные и, конечно, докладные записки имеют, как и любой документ, определенную семантическую нагрузку, но дело не только в этом. Потребность в регистрации связана в первую очередь с необходимостью получения резолюции от начальства, то есть вердикта, постановления высшего руководителя. То есть регистрационные формы нужны не только для обеспечения оперативности поиска, систематизации (учета) документов, но и контроля за их исполнением.
В зависимости от особенностей делопроизводства, организация может выбрать наиболее удобную форму регистрации внутренних (и иных) документов: журнальную, карточную или автоматизированную.
Рассмотрим подробнее каждую форму:
- Начнем с самой распространенной формы – журнальной. Раньше она использовалась повсеместно, поскольку документооборот был не такой большой, нужная информация хранилась в хронологическом порядке, для разных форм документов существовали разные журналы. Сейчас у сотрудников делопроизводственной службы работы стало значительно больше, и особенности, преимущества журнальной системы стали ее недостатками: из-за хронологической систематизации, чтобы найти нужную страницу, приходится перелистывать весь журнал. Усугублялось это тем, что для разных категорий документов существовали разные журналы: например, та же докладная записка может находится в одном журнале, а резолюция начальства – в другом. С регистрацией документов в хронологическом порядке связан еще один недостаток: вести журнал может только один человек, на что уходит много времени (особенно, если документов немало). Также журнальная система не позволяет обеспечивать контроль за своевременным исполнением документов, затормаживая информационно-справочную работу.
- Недостатки журнальной системы во многом нивелируются карточной формой регистрации. Во-первых, храниться карточки могут в любом порядке, что обеспечивает их оперативный поиск. Во-вторых, в процессе регистрации могут быть задействованы сразу несколько человек, что минимизирует время, затраченное на оформление. Форму карточки можно зафиксировать в соответствующем локальном нормативном акте – инструкции по документационному обеспечению управления или, как она чаще называется, инструкции по делопроизводству.
- Но наиболее удобной, на наш взгляд, является автоматизированная система. Чтобы вести делопроизводство с ее помощью, необходимо иметь определенное программное обеспечение. Вся необходимая информация содержится в электронной базе данных, а доступ к единой базе обеспечивает контроль за исполнением документов.
Требует внимания
Немногим выше мы упомянули особый нормативный акт – инструкцию по делопроизводству. Следует рассмотреть ее детальнее, поскольку в ней фиксируется информация о правилах регистрации и учета документов.
В инструкции по делопроизводству обязательно должны быть зафиксированы следующие положения:
- Документы, не подлежащие регистрации;
- Документы, подлежащие регистрации;
- Действия, совершаемые в случае повторного поступления бумаги (применяется для входящих документов).
Важно учитывать, что в инструкции по делопроизводству не должно быть неясных формулировок. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 утверждает, что регистрировать нужно только важные документы
В инструкции нужно указать конкретный перечень этих документов. Более того, недостаточно просто указать документы, которые нужно регистрировать
Также стоит обратить внимание на ряд других факторов, таких как:
- Место, время и порядок регистрации;
- Принцип создания регистрационного номера;
- Форма регистрации;
- Вносящиеся в эту форму реквизиты, правила их заполнения;
- Нормы учета движения документом по завершении процесса регистрации;
- Принцип регистрации.
Разница между докладной и запиской
Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты. А она, тем не менее, ощутимая и имеет вполне конкретные признаки:
| Вид документа | Адресат | |
| Служебная записка | Член коллектива, в отношении с которым нет взаимодействия в форме «подчиненный-начальник». Равный по рангу коллега внутри подразделения или за его пределами | Чаще носит информационный или предупреждающий характер. Составляется с целью гарантированного ознакомления с данными и дальнейшего подтверждения собственной позиции перед руководством. |
| Докладная внутренняя | Адресуется либо непосредственному руководителю автора документа, либо вышестоящему начальству | Может носит уведомительный характер с целью предупреждения о наступлении негативных или непоправимых последствий, мешающих работе или вредящих здоровью. Может быть составлена для согласования нужд компании или предложения мероприятий по реорганизации процессов. |
| Докладная внешняя | В адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется совместная работа или реализуется срочный проект | Обычно составляется с целью уведомления руководства партнерской организации о нарушениях, неисполнении обязанностей ее сотрудниками или должностными лицами. Реже с предложениями кого-то поощрить или отметить. |
Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще. Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам. Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия.
Реакция руководителя на документ
Цель создания докладной – необходимость в информировании руководства, поэтому она и передается директору организации, его заместителю или другому ответственному сотруднику, в соответствии с локальными документами. Ответственно лицо должно рассмотреть предоставленную записку, после чего принять решение и посредством резолюции дать старт его исполнению.
Дисциплинарное взыскание может производиться только после получения от провинившегося сотрудника объяснительной записки. Однако отказ от ее составления не означает, что руководству стоит закрыть глаза на произошедшее. В любом случае, предприятие должно инициировать проведения расследования по тем фактам, которые изложены в документе. Цель – получение доказательств и документальное закрепление факта проступка, совершенного нарушителем в специальном акте. В ином случае, наказание будет незаконным и может быть оспорено в контролирующих органах.
Как написать внутреннюю докладную?
Внутренние докладные обычно пишут на простых листах бумаги. Перечислим обязательные составляющие и укажем их традиционное расположение:
- Кому предназначена докладная (кто должен будет принимать решение) – справа вверху, в дательном падеже.
- Информация о лице, составившем документ с непременным указанием отдела (подразделения). Указывается также справа, ниже предыдущей части, в дательном падеже.
- Название документа – «Докладная записка» – в центре листа (после названия точка, двоеточие и другие знаки препинания не ставятся). Если тема докладной стандартная (о прогуле, о предложении, о премировании) – можно сразу ее добавить под заглавием.
- Регистрационный номер и дата (если этого требует внутреннее делопроизводство).
- Возможно упоминание побуждений, вызвавших составление записки.
- С абзаца – констатация, то есть изложение сложившейся в каком-либо процессе ситуации с точки зрения респондента (факты, события, обстоятельства, хронология, причинно-следственные связи).
- С нового абзаца – аналитика, то есть точное описание проблем, уже существующих или возможных в будущем, как это представляется докладчику (иногда приводятся потенциальные возможности, которые пока не используются, однако могут послужить на благо организации).
- С новой строки – рекомендации, то есть пути устранения проблем или предложения по минимизации потерь, если избежать негативного воздействия неких факторов невозможно (либо оптимальный путь по освоению незадействованных ресурсов).
- Дата, число, персональные данные докладчика – подпись, должность, инициалы (ФИО).
Пустой бланк документа можно загрузить здесь.
Наиболее популярные формы такой докладной записки рассмотрим ниже.
О нарушении трудовой дисциплины
Такой документ является очень серьезным, ведь на его основании может быть:
- вынесено дисциплинарное взыскание (выговор);
- понижение сотрудника в должности;
- запущена процедура увольнения сотрудника по соответствующей статье Трудового Кодекса РФ;
- открыто судебное разбирательство.
В основном тексте должно быть совершенно четко и конкретно указано, в чем провинился работник. Еще лучше, если прямо приводятся статьи Трудового Кодекса РФ и правила внутреннего распорядка, нарушенные сотрудником.
В тексте обычно присутствует упоминание о том, что сотрудник дал объяснения своему поведению в объяснительной записке, с указанием номера, даты и других идентификаторов этого документа. Если же такой объяснительной нет, это тоже указывается.
Образец внутренней докладной записки о том, что работник нарушил трудовую дисциплину, поскольку не был на рабочем месте, можно скачать тут.
О невыполнении должностных обязанностей
Как правило, за невыполнение должностных обязанностей следует наказание работника в виде привлечения к дисциплинарной ответственности. Его формами могут быть:
- невыплата премии;
- штраф;
- выговор;
- понижение в занимаемой должности.
Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей предлагается загрузить здесь.
О премировании
Такая форма докладной применяется в случаях, когда сотруднику назначается премия. В основном тексте расписывается, за какую работу назначается премия и в каком размере. Скачать образец такого документа можно тут.
Как составляется
Чтобы правильно написать докладную, требуется знать правила оформления в зависимости от ее вида.
По каким принципам готовится внутренний бланк:
- на специальном листе, разработанном организацией или при его отсутствии собственноручно;
- некоторые компании придерживаются строгих правил брендбука, и в таком случае используется лист с логотипом и иные установленные графические требования;
- указывается название отдела, департамента;
- адресат — кому, адресант — от кого;
- наименование документа – «докладная записка»;
- дата;
- номер доклада;
- заголовок;
- содержательная часть — сам текст;
- список приложений — в случае наличия таковых;
- имя, должность автора;
- подпись с указанием фамилии с инициалами и должности;
- часто добавляется строка «в дело № …».
Образец внутренней докладной записки
Требования к внешнему докладу строже:
- лист формата А4;
- расположение всех элементов в соответствии со стандартами ГОСТ0.97-2016;
- использовать бесплатные распространенные шрифты, как Times New Roman, Arial и др.;
- можно выделять полужирным заголовки, названия разделов, реквизиты и небольшие фрагменты в тексте;
- рекомендуемый размер — 12-14 кегль;
- отступ при новом абзаце — 1,25 см;
- интервал между строками — от 1 до 1,5;
- выравнивание по ширине поля.
Какие реквизиты должны присутствовать:
- название отдела, из которого исходит записка;
- должность адресанта;
- доступ к данным (конфиденциальные либо нет);
- если файл электронный, то цифровая подпись;
- герб — России, региона, муниципального образования – располагается по центру над реквизитами фирмы;
- товарный знак или эмблема — если они есть, то размещаются также над информацией о компании в одной строке с гербом.
В стандарте прописаны и другие пожелания к оформлению организационно-распорядительной документации — что входит в реквизиты, как прописываются названия, имена и пр.
Фото: как должен выглядеть документ по ГОСТУ 7.0.97-2016
Справочно! Дата в записке — день составления документа.
Правила составления, подачи и архивации докладных записок
Содержание и оформление записки прямо зависят от конкретных обстоятельств, послуживших поводом для её составления.
В деловой жизни наиболее часто встречаются следующие основания:
- Нарушение трудовой дисциплины.
- Премирование или отказ от выдачи премии.
- Невыполнение или ненадлежащее выполнение сотрудником своих служебных обязанностей.
- Антисоциальное поведение работника.
- Хищение и нанесение вреда имуществу.
Для каждого из этих типичных случаев существует свой распространённый на практике шаблон, облегчающий составление документа.
Подача и регистрация докладных записок
Регистрация внешних докладных записок происходит так же, как и всех исходящих документов в виде писем или справок.
Регистрация внутренних докладных записок производится в Журнале регистрации служебных (докладных) записок и поощрений, составляемом в табличной форме. Никаких особых требований по ведению или не ведению такого журнала в трудовом законодательстве РФ не существует. Однако на средних и крупных предприятиях, а также в государственных организациях они обычно создаются с целью накопления информации по поощрению работников. Согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов», время хранения такого журнала составляет 75 лет.
В него вносятся:
- порядковый номер записки;
- должность и фамилия ведущего журнал работника;
- тезисное содержание документа.
Обычно такой журнал ведётся работником отдела кадров.
Докладная записка после своей регистрации попадает к руководителю для рассмотрения и организационных выводов. В результате рассмотрения документа руководитель принимает решение. Оно фиксируется в виде резолюции, написанной на самой докладной записке между адресом и текстом, или оформляется в виде отдельного документа, прилагаемого к записке. Следует заметить, что писать резолюцию на полях страницы неправильно.
Резолюция начальника является основанием для выполнения написанного в ней решения.
Типы докладных записок
Наиболее часто употребляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Автор такой записки информирует своих вышестоящих руководителей о произошедшем трудовом нарушении: прогуле, опоздании или неявке на работу, употреблении спиртных напитков и прочих проступках. Одновременно с фактическим материалом в докладной записке должно быть предложение о мерах по пресечению подобных случаев, о наложении взыскания на виновных в их совершении.
В докладной записке укакзываются все детальные обстоятельтва совершения дисциплинарного проступка
Близка по содержанию к докладной записке о дисциплинарном нарушении записка о невыполнении работником своих служебных обязанностей. Она составляется, когда сотрудник не должным образом соблюдает свои обязанности и в результате этого фирма терпит убытки. В качестве дополнения к докладной записке можно приложить, например, образцы неправильно составленных сотрудником документов или результаты видеонаблюдения за его рабочим местом. Определённой спецификой такого рода докладной является необходимость её согласования с непосредственным руководителем проштрафившегося работника.
К докладной записке желательно добавить документы, свидетельствующие о невыполнении работником своих служебных обязанностей
Довольно распространённым поводом написания докладной записки является неуместное или антисоциальное поведение работника, выражающееся в его грубости, хамстве, игнорировании просьб клиентов и тому подобном.
Написание такой записки обычно является более сложным делом, чем докладной о дисциплинарном нарушении. Здесь необходимо не только отразить факт самого некорректного поведения, но и обрисовать саму личность нарушителя.
Для избежания обвинения в предвзятости или голословности автору докладной записки необходимо иметь свидетелей некорректного поведения сотрудника
Наиболее сложным поводом написания докладной записки являются факты кражи или умышленной порчи имущества. Такие случаи должны быть тщательно задокументированы. И первоначальным документом установления факта кражи нередко является докладная записка. При этом не так важна форма изложения, как точная передача всех обстоятельств. Такую записку необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации, так как именно дата, поставленная на входящем документе, считается официальной датой извещения начальства о произошедшей краже или злостной порче имущества.
К докладной записке необходимо приложить Акт о порче имущества, подписанный комиссией в составе не менее трёх человек
Докладные записки на сотрудников
Чаще всего на предприятиях оформляются докладные, связанные с нарушением сотрудниками трудовой дисциплины. Сюда относится: нахождение на рабочем месте в нетрезвом виде, отлучка во время рабочего процесса, нарушение внутренних уставов и т. д. За такие инциденты работнику может быть не только выговор, но и увольнение с административной ответственностью. Если у вас сложилась непонятная ситуация при составлении докладной на сотрудника, то лучше проконсультироваться с юристом или кадровиком насчет всех тонкостей, так как наказание за счет них можно смягчить. Как пример, если работник не был на рабочем месте больше 4 часов — это прогул, а если меньше, то это отлучка, которая карается не так строго. Так или иначе, перед тем как приступать к составлению записки, нужно принять от работника объяснительную, где он излагает причину, подтолкнувшую его на проступок.
Записка о наказании работника составляется на основании его письменного объяснения, которое потом рассматривает вышестоящее должностное лицо. Когда виновник не хочет предъявлять объяснительную, на него составляют акт. Если на производстве произошел несчастный случай, то проводит расследование специальная комиссия, которая осуществляет экспертизу и передает дело в прокуратуру. После, результаты вносят в акт и вписывают возможные виды мер наказания. Как пример, кража: для того чтобы процедура увольнения была законной проводят расследование. В любом случае, задача докладчика при составлении докладной записки — описать только факты, без приукрашиваний, чтобы руководитель мог четко увидеть ситуацию. Часто объяснительные от работников считают удовлетворительными и выносят просто выговор, но если виновник не счел нужным написать объяснительную о прогуле или опьянении, его увольняют без разбирательств.
Нарушение трудовой дисциплины
Из-за того, что оскорбление — это административное нарушение, то о написании докладной записки по факту оскорбления на рабочем месте, хочется рассказать отдельно
В этом случае составление документа предполагает взять во внимание ряд тонкостей обязательных к учету. Неуважительное отношение к коллегам влияет на качество работы системы, от этого возникает дестабилизируемая психологическая обстановка в коллективе отчего и теряется имидж организации. Различного рода угрозы пресекаются не только наложением штрафа, но и исправительными работами
Чтобы пресечь нарушителя начальство должно быть оперативно поставлено в известность. Непристойное поведение на работе – недопустимый элемент во взаимоотношениях коллектива. В документ нужно внести не только подробное описание инцидента, но и просьбу о наказании для нарушителя, чтобы в дальнейшем такого не повторилось. Стоит принять к сведению, что если руководство проигнорировало докладную об оскорблении и не приняло соответствующих мер, это карается административными штрафами.
Итог поощрительной докладной записки
Требования к документу
В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.
Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.
На списание
При составлении этого документа необходимо указать, какие единицы оборудования или техники следует списать и ввиду чего. Обязательно сослаться на объективные факты – истечение срока эксплуатации, итд. Бумагу пишет обычно глава административно-хозяйственного отдела. Правила написания остаются теми же.
На замену
Пишет заинтересованное лицо – обычно на имя генерального директора или лица, ответственного за техническое обеспечение (как написать записку на имя директора?). Например, требуется заменить компьютер. В этом случае следует указать:
- причину, по которой вы хотите его заменить;
- тип агрегата, какие дополнительные функции, по вашему мнению, должны присутствовать;
- дата, подпись.
Составляем служебную записку грамотно — как оформить документ на повышение зарплаты или в должности, о командировке, на выдачу денежных средств или на ремонт автомобиля? Можно ли научиться правильно составлять данную бумагу на перерасчет, выплату или удержание з/п, на покупку товара, обучение сотрудников, о переводе на другую должность и на отгул?
