Четвертый принцип: реагировать мгновенно
В органах власти и в крупных компаниях принято устанавливать сроки рассмотрения документов. Это приводит к тому, что бумага 29 дней лежит в столе, а на 30-й день исполнитель наконец берет ее в руки. Это в лучшем случае. Затем пишется проект ответа, который еще месяц согласовывается. На переговорах с крупными корпорациями мне так прямо и говорили: «Давайте уберем такой-то пункт договора и напишем вот так-то. Иначе мы это у себя будем месяц согласовывать».
В вашем случае это не пройдет. Руководителю нужен человек, реагирующий мгновенно. Не заставляйте его дергать вас вопросами: «Ну что, сделали?», «Ну как там мое поручение? Доложите, что происходит». Вы должны опередить его в этом, быстро выполнив все, что необходимо, учитывая срочность и приоритетность, и доложить о результатах.
Бывает и так: вы могли сделать дело сразу, но оставили на потом, решив: «Мелочь, успею!» А потом у вас в доме вдруг вырубается электричество или отключают Интернет, и вы не успеваете.
ЕЩЕ СМОТРИТЕ: Аполлон, казарма, клуб: виды и функции организационной культуры
Поэтому:
- Выполняйте поручение сразу. Не дожидайтесь окончания отведенного времени.
- Помните о том, что вы — помощник руководителя, а не руководитель — ваш помощник. Сами следите за данными вам поручениями и своевременно докладывайте об их выполнении.
I. Общие положения
1. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат («Документоведение и архивоведение»)
или
высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
2. Наличие опыта работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
3. Назначение на должность помощника руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.
4. Помощник руководителя должен знать:
4.1. Внутреннюю и внешнюю политику организации
4.2. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними
4.3. Принципы и методы администрирования
4.4. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков
4.5. Структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб
4.6. Правила формирования и использования баз данных
4.7. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации
4.8. Правила защиты конфиденциальной служебной информации
4.10. Современные информационные технологии
4.11. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации
4.12. Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации
4.13. Формы предоставления управленческой информации
4.14. Источники управленческой информации, методику отбора источников информации
4.15. Требования, предъявляемые к управленческой информации
4.16. Особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов
4.17. Основы написания речей и докладов руководителя
4.18. Категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад
4.19. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники
4.20. Структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий
4.21. Современные средства сбора, обработки, систематизации информации
4.22. Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных
4.23. Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке
4.24. Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров
4.25. Правила работы с внешними носителями информации
4.26. Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания
4.27. Справочные правовые системы
4.28. Психологию делового общения, основы конфликтологии
4.29. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий
4.30. Этикет и основы международного прокола
4.31. Правила составления и оформления документов
4.32. Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя
4.33. Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя
4.34. Системы электронного документооборота, базы данных
4.35. Требования охраны труда
4.36. _____________________________________________________________________
5. Помощник руководителя подчиняется непосредственно ________________________.
6. На время отсутствия помощника руководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.
7. ________________________________________________________________
II. Должностные обязанности
В обязанности помощника руководителя входит:
1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями:
— Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями
— Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений
— Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов
— Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений
— Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя
— Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций
— Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами
— Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений
2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов:
— Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем
— Подготовка информационно-аналитических материалов
— Разработка тематического плана обзорного документа, доклада
— Определение круга библиографических источников
— Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки
— Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки
3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий:
— Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя
— Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем
— Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов
— Подготовка презентаций по указанию руководителя
— Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя
— Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров
4. Организация исполнения решений руководителя:
— Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя
— Координация деятельности по исполнению решений руководителя
— Контроль исполнения решений руководителя
— Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя
Общие обязанности помощника руководителя
Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:
- ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
- координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
- ведение переписки от имени организации;
- прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
- обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.
Оформляем резюме по блокам
Резюме — это структурированный документ, каждый его раздел посвящен отдельному вопросу презентации соискателя. Составляя резюме на должность помощника руководителя, необходимо позаботиться о том, чтобы его текст полностью соответствовал требованиям потенциального работодателя. Начиная с названия, которое должно дублировать название интересной вам вакансии. Часто к резюме на эту вакансию просят прикрепить фото. Как бы это ни звучало, но руководитель выбирает в том числе и по внешнему виду.
Персональная информация
Раздел «Персональная информация» посвящен личным данным соискателя:
- Ф.И.О.;
- дата рождения;
- место проживания. Если это крупный город, уточняется район или станция метро;
- готовность к командировкам;
- зарплатные ожидания;
- контактная информация: телефон, адрес электронной почты, социальные сети. Можно указать, какой способ связи является приоритетным.
Образование
На вакансию секретаря топ-менеджера компании часто требуется соискатель с высшим образованием: экономика, менеджмент, гуманитарные специальности. Но для некоторых достаточно и среднего специального в сочетании с опытом работы. Поэтому в резюме личного помощника руководителя в разделе «Образование» следует указывать не только дипломы об образовании, но и сертификаты о прохождении дополнительных курсов, мастер-классов, программ повышения квалификации. Указывать необходимо только те из них, которые соответствуют вакансии. Рассказывать о том, что соискатель имеет диплом мастера по маникюру, не нужно, если это отдельно не оговорено в требованиях.
Опыт работы
Раздел «Опыт работы» посвящен тому, где раньше трудился соискатель. Здесь необходимо указывать только тот опыт, который соответствует желаемой вакансии.
Описание опыта включает в себя подразделы, каждый из которых посвящен отдельному месту работы и включает в себя:
наименование организации, период работы, занимаемую должность;
обязанности, в резюме помощника руководителя следует списком перечислить, чем занимался соискатель в организации;
достижения, конкретные результаты. Идеально, если они представлены в цифрах, если нет — опишите их подробно словами;
причины увольнения
Этот пункт встречается не всегда, писать на эту тему надо осторожно: не стоит говорить о конфликтах с бывшим начальством, если таковые имели место, либо, если соискатель уволен не по его желанию, а по статье, — о причинах ухода стоит умолчать.
Прописывая должностные обязанности помощника руководителя для резюме в каждом из пунктов следует исходить из тех формулировок, которые приведены в описаниях понравившихся вакансий. Речь не идет о вранье: не следует писать того, чего не было, — обман вскроется если не на собеседовании, то в первые дни работы. Необходимо продумать, как подать собственный, реально имеющийся опыт, чтобы он соответствовал требованиям вакансий.
Поскольку следует учитывать необходимость оптимизации текста, как правило, ключевыми фразами для раздела с должностными обязанностями секретаря главы компании являются:
- Полная административная и информационная поддержка руководителя.
- Согласование документов.
- Составление графиков, таблиц.
- Прием звонков.
- Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя.
- Ведение личного календаря руководителей на ежедневной основе (встречи, графики, поездки).
- Отслеживание исполнения поручений начальства.
- Организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование.
- Организация встреч начальника и прием посетителей.
- Организация и обеспечение деловых поездок и отдыха начальника: оформление виз; аренда вилл, яхт, автомобилей; заказ частных самолетов, трансферов, VIP-залов; бронирование отелей и ресторанов.
- Решение организационных и хозяйственных вопросов.
- Travel-поддержка руководителя.
Ключевые навыки
Ключевые навыки — это конкретные умения, которыми располагает соискатель и которые необходимы для выполнения работы помощника. Перечисляются умения, необходимые для вакансии. Умения, с ней не связанные, упоминать не нужно.
Как правило, от соискателя требуются такие навыки:
- делопроизводство;
- деловой этикет;
- высокая скорость печати;
- электронный документооборот;
- ведение переговоров;
- владение оргтехникой;
- протоколирование;
- travel-поддержка;
- event-management;
- lifestyle-management;
- свободное владение английским языком.
Личные качества, необходимые помощнику главы компании
Специфика такой ответственной и многогранной профессии, как личный помощник руководителя, требует особого склада характера. Ассистент должен уметь подстраиваться под распорядок дня, психологические особенности, личные предпочтения начальника. Основное требование к ассистенту — его темперамент и модели поведения должны дополнять личность руководителя, а не вступать в диссонанс.
Помощник топ-менеджера должен обладать следующими качествами:
- стрессоустойчивость, умение с одинаковым хладнокровием справляться с недовольством подчинённых и раздражением начальства;
- многозадачность: способность держать под контролем несколько дел одновременно — незаменимое качество личного ассистента;
- высокий уровень культуры: для ассистента гендиректора или владельца бизнеса представительские качества имеют первостепенное значение;
- позитивный настрой: деятельность личного помощника зачастую невозможно уместить в чёткие границы, поэтому без оптимистичного отношения к различного рода неожиданностям даже перспективный специалист быстро почувствует эмоциональное выгорание;
- высокая обучаемость: спектр интересов руководителя компании может предполагать самые неожиданные запросы, чтобы предоставить достоверные сведения, ассистент должен обладать способностью быстро разбираться в незнакомой информации, выделять из неё главное и структурировать суть в удобную форму.
Однако самым главным достоинством личного помощника является безусловная лояльность и стремление соблюдать интересы работодателя.
Должностные обязанности заместителя директора
Заместитель директора – достаточно «размытая» должность. Поэтому всегда существует уточнение. Например, заместитель директора по воспитательной работе или по производству. От такого уточнения зависят и должностные обязанности заместителя.
К общим обязанностям заместителя генерального директора, независимо от уточнения, относятся:
- право подписи ряда документов. Такое право даётся только генеральным директором после оформления всех положенных бумаг;
- организация эффективной работы всех структурных подразделений;
- разработка и согласование с директором различных планов производства на долгосрочную и краткосрочную перспективу;
- разработка и согласование с директором бюджета компании на отчётный период;
- решение вопросов, касающихся сферы его деятельности. Например, решение финансово – экономических вопросов;
- разработка поручений по своей специфике для руководителей филиалов или обособленных подразделений;
- контроль над деятельностью всех структурных подразделений по специфике свой работы;
- организация текущей работы всей фирмы по своему направлению;
- контроль над выполнением всех обязательств перед контрагентами;
- утверждение штатного расписания компания (заместитель директора по кадровым вопросам);
- установка и согласование с работодателем окладов работникам;
- разработка мер по мотивации и стимулированию работников;
- контроль над применением руководителями структурных подразделений мер по мотивации работников;
- контроль над поступлением и расходованием материалов (заместитель директора по производству);
- разработка и проведение мероприятий по внедрению планов по повышению эффективности экономической и производственной деятельности работодателя;
- контроль над соблюдением финансовой дисциплины;
- контроль над подготовкой отчётности по структурным подразделениям;
- контроль над своевременностью предоставления этой отчётности;
- другие обязанности, в зависимости от специфики выполняемых заместителем трудовых функций.
Эти пункты могут быть добавлены дополнительными сведениями. Ответственное за составление должностных инструкций лицо включает в этот раздел более конкретные пункты, в зависимости от специализации заместителя директора.
Например, заместитель директора по общим вопросам обязан:
- правильно организовывать работу по хозяйственному обеспечению структурных подразделений, следить за тем, чтобы работники этих подразделений не имели хозяйственных нужд;
- принимать участие в обсуждении и заключении договоров;
- осуществлять контроль над тем, как персонал организации соблюдает нормы производственной санитарии и правила пожарной безопасности.
Если речь идёт о заместителе директора по производству, то в его должностные обязанности входит:
- обеспечение своевременного выпуска качественной продукции;
- разработка и внедрение новейших систем по ведению производства.
Должностные обязанности помощника руководителя для резюме
Набор должностных обязанностей во многом зависит от конкретного места работы. В небольших фирмах на помощника руководителя могут возлагаться и такие функции, как поиск сотрудников и проведение собеседований или отслеживание судебных дел предприятия. Чем крупнее компания, тем больше вероятности, что эту работу возьмёт на себя не ассистент директора, а отдел кадров и юридический отдел. В общем случае в круг должностных обязанностей помощника входит планирование рабочего времени руководителя, организация встреч и мероприятий, делопроизводство, поиск информации и контроль выполнения распоряжений руководства. Среди распространённых функций можно упомянуть поддержание порядка в приёмной, взаимодействие с курьерскими и клининговыми службами, обеспечение жизнедеятельности офиса, выполнение личных распоряжений руководителя.
Примеры должностных обязанностей для резюме помощника руководителя:
- Планирование рабочего дня руководителя.
- Организация работы приёмной руководителя предприятия, выполнение служебных поручений руководства.
- Ведение электронного и бумажного документооборота.
- Оформление договорной документации, выставление счетов и актов.
- Приём и распределение звонков, работа со входящей и исходящей корреспонденцией.
- Протоколирование деловых встреч и совещаний.
- Формирование бюджета по АХО.
- Организация приёма посетителей.
- Работа с банками, контроль дебиторской задолженности.
- Решение вопросов с визами, бронирование отелей, заказ трансфера, авиабилетов, составление программ командировок.
- Обеспечение жизнедеятельности офиса (взаимодействие с клининговыми сервисами, закупка воды, канцелярских принадлежностей, расходных материалов для оргтехники).
- Ведение табеля учёта рабочего времени.
- Взаимодействие со всеми отделами компании.
- Информационно-аналитическая поддержка руководителя.
- Поддержание порядка в офисе.
Шаблон резюме
Третий принцип: «Все включено»
Как правило, при приеме на работу с вами оговаривают, что рабочий день будет ненормированным и что вы можете быть задействованы и ночью, и в выходные. Например, начальник вдруг вызывает вас на бизнес-переговоры — и пропали ваши билеты в театр, купленные месяц назад. Лично я дважды попадал в ситуацию, когда нужно было улетать на работу в Москву прямо со свадьбы друга, будучи при этом его свидетелем. Везло только в одном: уезжать приходилось не прямо из ЗАГСа, а на второй день после регистрации брака.
Но самое запоминающееся — это когда под угрозой празднование Нового года. У меня такой случай был, когда в конце 1999 года Б.Н. Ельцин подал в отставку с поста президента России. В восемь вечера политики еще вовсю делали заявления, я готовил предложения к заявлению Ирины, а потом рассылал его по информагентствам, которым также было не до встречи Нового года. Едва успел доехать: на улицах и в метро уже никого не было, все сидели по домам.
Еще один случай, более трагический: 11 сентября 2001 года, когда произошли теракты в Америке, я находился на каком-то совещании по очередной попытке объединения демократов. Кто-то из них принес новость: «Началась война», после чего совещание без заминки продолжилось (многие из демократов считали друг друга сумасшедшими, и, возможно, поэтому на новость никто не обратил внимания). Я рванул в Думу, помощники собрались у телевизора, никто не верил своим глазам. Вечером я был приглашен на день рождения, но мне пришлось сидеть на информационных лентах.
Лучше, если при приеме на работу вы договоритесь с будущим руководителем о том, что ваше месячное вознаграждение не будет зависеть от интенсивности работы. Но если вы хотите, чтобы вас поскорей уволили, — уходите с работы в 18.00, а в пятницу — не позже 16.45, не отвечайте на звонки мобильного телефона и не перезванивайте, тем более в выходные.
У нас в штате была сотрудница, которая умело «продала» себя, представив на собеседовании толстенную папку с результатами своей предыдущей работы и даже фотографии с известными политиками. Но со временем она стала умалчивать о приглашениях прессы на эфиры, если они мешали ее личным планам на вечер. Повторюсь, что правильнее всего будет:
- Договориться «на берегу» об оплате вашей работы независимо от ее интенсивности.
- Когда пункт 1 будет выполнен, беречь нервы и не вести учет своего рабочего времени, а просто работать, жить и получать удовольствие.
- Когда работы мало, воспринимать это как возможность отдохнуть или как бонус в виде маленького отпуска. Будьте уверены, что ваш руководитель именно так это и воспринимает.
- В тех случаях, когда приходится выбирать между работой и личной жизнью, если хочется продолжать работать — выбирать работу.
Образец должностной инструкции помощника руководителя
1. Основные положения
- Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
- Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
- Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.
Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:
- полное высшее образование;
- опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
- знание основ оргтехники и компьютерных программ;
- хорошее знание делового английского языка.
Помощник руководителя должен разбираться в:
- основных нормах делопроизводства;
- основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
- востребованных в офисе компьютерных программах;
- деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
- ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
- внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
- иерархии фирмы и её структуре;
- приемах стенографии;
- правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
- правилах пользования оргтехникой;
- стандартах делового этикета.
Помощник руководителя руководствуется:
- действующими законами РФ;
- внутренними документами фирмы;
- пунктами данной должностной инструкции.
2. Функции
Функции помощника руководителя:
- Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
- Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
- Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
- Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
- Организация оптимального приема посетителей.
- Помощь руководителю в планировании его делового графика.
- Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
- Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
- Выполнение рабочих поручений руководителя.
- Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
- Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
- Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
- Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
- Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.
3. Ответственность
Помощник руководителя несёт следующую ответственность:
- За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
- За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
- За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
- За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.
4. Права
Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:
- Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
- Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
- Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
- Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
- Визировать документы в границах своей компетенции.
- Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
- Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
- Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
- Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
- Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.
