Должностная инструкция специалиста по закупкам: образец

Специалисты и эксперты по госзакупкам

От менеджеров по закупкам в коммерческих организациях необходимо отличать специалистов и экспертов по государственным закупкам. Это лица, деятельность которых ориентирована на обеспечение государственных и муниципальных заказчиков товарами, работами или услугами в порядке, установленном Федеральным законом № 44-ФЗ.

Специалистов и экспертов по 44-ФЗ отличает от простых менеджеров следующие признаки:

• особый работодатель: орган федеральной или муниципальной власти, бюджетное, автономное, казенное учреждение или унитарное предприятие или иное юридическое лицо, у которого имеется договор о передаче полномочий госзаказчика и которое расходует бюджетные средства;
• источник финансирования закупок: федеральный, местный или региональный бюджеты;
• основная задача: соблюдение правил и порядков, установленных 44-ФЗ.

В сфере госзакупок задействованы две группы должностей: специалисты и эксперты. К ним установлены особые требования и изданы специальные профстандарты, соблюдение которых обязательно.

Квалификационные требования
Специалисты	Эксперты
Профстандарт для специалистов по закупкам установлен приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 625н. Выделяется четыре профессиональных уровня специалистов по закупкам: от пятого — это технические сотрудники, занимающиеся сбором и обработкой информации — до высшего, восьмого. Его обладатели занимаются мониторингом и аудитом закупок. Уровень требуемого образования зависит от уровня специалиста. Для пятого достаточно среднего специального, для восьмого необходим специалитет или магистратура. Сотрудники всех уровней должны получить профильное образование в сфере закупок. Требования к опыту различны: специалисты пятого уровня не имеют опыта вообще, восьмого — не менее пяти лет в закупках.	Профстандарт для экспертов по закупкам установлен приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 626н. У экспертов выделяются только три профессиональных уровня: 6, 7 и 8. У всех экспертов есть высшее образование: для шестого уровня достаточно бакалавриата, для седьмого и восьмого — специалитета или магистратуры и специального образования сфере закупок. Все эксперты должны иметь опыт работы: шестой уровень — от трех лет, восьмой — не менее пяти и стаж на руководящей должности.
Обязанности
Специалисты	Эксперты
Конкретные обязанности сотрудника зависят от его уровня, квалификации, опыта и умений. В целом задачей специалистов по закупкам является обеспечение закупочной деятельности в организации: мониторинг потребностей организации; составление плана-графика, его утверждение, внесение изменений; выбор способа определения поставщика; обоснование цены тендера; формирование тендерной документации; размещение и соблюдение процедуры тендера, взаимодействие с площадками; работа с запросами разъяснений документации, жалобами в УФАС; заключение контракта по результатам тендера, контроль за его исполнением; организация общественного обсуждения закупки; публикация всей сопутствующей документации в ЕИС; организация приемки результатов по контракту; контроль за своевременной оплатой исполнения и возвратов обеспечения по контракту; составление необходимой отчетности.	Деятельность экспертов является более теоретической, они: собирают и обобщают информацию о ценах и ценообразовании на рынках; анализируют тендерную документацию и внутренние акты заказчиков на предмет соответствия 44-ФЗ; разрабатывают методические рекомендации по ведению закупочной деятельности; участвуют в экспертной приемке исполнения контрактов; разрабатывают типовые формы документов; консультируют по вопросам применения 44-ФЗ и изданных на его основе нормативных актов.

Требования

Ч. 6 ст. 38 44-ФЗ предполагает у специалиста по госзакупкам наличие соответствующего образования и определённых навыков в закупочной сфере. Также обозначен круг этих навыков, способствующих должным образом выполнять свои функциональные обязанности.

Уровням квалификации закупочных специалистов, которым в профстандарте присвоены порядковые номера, должны соответствовать определённое образование и должный опыт:

• № 5 — среднее с дополнительным профессиональным при отсутствии опыта;
• № 6 — высшее с доп. профессиональным и опытом не менее 3 лет;
• № 7 — высшее с доп. профессиональным и минимальным опытом 4 года;
• № 8 — высшее с доп. профессиональным и опытом минимум 5 лет.

Конкретно от специалистов в закупочной сфере требуется умение:

• качественно анализировать информацию;
• трудиться в условиях многозадачности процессов;
• оперативно принимать оптимальные решения;
• обрабатывать большие объёмы информации;
• качественно проводить деловые переговоры;
• работать на ПК и ориентироваться в ПО в пределах своей специализации.

Чтобы отвечать этим требованиям, закупочному специалисту необходимо обладать:

• аналитическим складом ума;
• способностью принимать правильные решения в стрессовых ситуациях;
• умением быстро вникать в большой массив имеющей я информации и вычленять из неё самое необходимое в данный момент;
• способностью быстро овладевать программным обеспечением по своему профилю.

Квалификационные требования

Закупочная деятельность в разных организациях различна: одни фирмы регулярно покупают сложные технические приспособления, сотрудничают с иностранными поставщиками и заключают международные договоры, а другим нужна только канцелярия и изредка новые компьютеры. Соответственно, и требования к специалисту, который обеспечивает процесс приобретения, будут различными у разных компаний: с приобретением бумаги для офиса справится и секретарь, а для томографа потребуется узкий специалист.

Общие требования, которые часто предъявляются, следующие:

• высшее образование экономическое или в сфере менеджмента или маркетинга;
• знание основ договорного права и документооборота;
• знание делового этикета, как письменного, так и устного, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений и разрешать конфликты;
• знание основ ценообразования;
• базовые знания бухгалтерского учета;
• аккуратность, пунктуальность, аналитический склад ума, внимательность, стрессоустойчивость, настойчивость.

Некоторые работодатели предъявляют и специальные требования:

• знания определенного иностранного языка, если компания приобретает товары у зарубежных поставщиков;
• специфическое профильное образование, например, компании — поставщику медоборудования необходим менеджер с медицинским образованием;
• опыт работы в сфере приобретения определенных товаров, знание специфики определенного рынка.

Основные разделы должностной инструкции

Основным критерием при разработке должностной инструкции специалиста отдела закупок должно являться то, чтобы ее положения не противоречили трудовому законодательству. При написании этого документа следует учитывать стандарты, он обязан состоять из четырех основных разделов: общий раздел, функции, права, ответственность.

Общий раздел

Раздел, в котором указано, кому сотрудник подотчетен, а также квалификационные требования к специалисту.

Функции

Именно составление данного раздела с грамотно прописанными обязанностями позволит в дальнейшем исключить путаницу, дублирование функций, не позволит перегружать специалиста второстепенными делами

Особенно это важно при большом штате подразделения, когда полномочия и задачи надо четко разграничить. Также важно учесть сферу деятельности компании, так как она влияет на специфику работы закупщика.

Данный раздел содержит основания привлечения сотрудника к ответственности, но в общей форме. Только в ходе юридического разбирательства ответственность может принять конкретные формы.

Права

Ввиду особенностей закупочной деятельности предприятий по ВЭД или на основании № 44-ФЗ, работникам, помимо типовых прав, необходимо обозначить специфические права.

Работодатель имеет право дополнительно ввести еще несколько разделов, где будут более детально описаны принципы оценки сотрудника и условия труда.

Вследствие различной деятельности функции менеджеров отличаются, так как требуются различные знания при работе с государственными закупками, импортом или отечественными поставщиками. Следовательно, в индивидуальном порядке в должностную инструкцию менеджера отдела закупок, применяющего 44 ФЗ, в качестве требований необходимо прописывать как знание данного закона, так и лингвистическое образование при работе с импортом.

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

Также дополнительный раздел «Должностные связи» наиболее важен специалистам по закупкам в их должностной инструкции. Так как в своей деятельности сотрудник часто коммуницирует с различными отделами, бухгалтерами, менеджерами, клиентами и другими специалистами, то ему необходимо дать четкое описание, с кем и по каким аспектам он должен взаимодействовать.

Только после подписания инструкции сотрудником и руководителем компании документ приобретает юридическую значимость. При необходимости, вызванной требованиями конкретной организации, может быть введена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, например начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить необязательно.

Разделы должностной инструкции специалиста по закупкам

В плане как формы, так и содержания этот документ должен быть выполнен в соответствии со всеми принятыми в деловом обороте юридических документов стандартами, определяющими качественность и правильность подачи основной информации по будущей должности претенденту на нее.

Так выглядит сам образец. В должностной инструкции специалиста по закупкам по профстандарту этот специалист (или только претендент на это звание) увидит следующие разделы:

1. Левая верхняя колонка этого документа содержит информацию о той организации, которая выдает его устраивающемуся на должность человеку. Правая же отражает читателю информацию о том, как и кем должностная инструкция специалиста отдела закупок была утверждена, а ее текст – согласован в соответствии со всеми требуемыми стандартами. За словом “Утверждено” следуют такие данные: дата, в которую документ непосредственно был утвержден и информация о руководящем лице организации, которое это утверждение осуществило. За этим следует его личная подпись. За словом “Согласовано” идут также дата, в которую было осуществлено согласование, и данные о работниках тех отделов, которые принимали непосредственное участие в составлении должностной инструкции. Им, в свою очередь, тоже необходимо оставить свои росписи в нужной строке, идущей после перечисленных выше данных. Отделы и учреждения, с которыми сотрудничает организация при составлении должностной инструкции для какого-либо работника на своей должности: служба, предоставляющая соответствующую юридическую консультацию и непосредственную помощь, отдел кадров и отдел компании, в который в дальнейшем попадет сотрудник, претендующий на должность.
2. Раздел должностной инструкции специалиста по закупкам бюджетного учреждения, содержащий общую информацию, включает в себя: список всех требований, которым должен соответствовать кандидат на должность (таких как нужный возраст, полученное образование, уже имеющийся за плечами опыт работы, все нужные для осуществления трудовой деятельности задатки и умения и др.), а также перечень документов, к которым относятся разнообразные юридические акты как законодательства Российской Федерации, так и самой организации, в которую устраивается сотрудник – с этим перечнем он обязан быть ознакомлен в момент официального вступления на рабочую должность. Помимо всего прочего, в данном разделе освещаются разные технические моменты, с которыми сотрудник может столкнуться во время исполнения своих обязанностей: место этого сотрудника во всей системе предприятия (в плане ответственности, связей, трудового графика и расписания и т. п.), порядок оформления на работу или увольнения с должности, порядок осуществления замещения сотрудником другого работника предприятия или замещения этим лицом самого сотрудника, вся информация о назначенным ему начальником человеке и т. д.
3. Основной раздел такого документа, как должностная инструкция специалиста по закупкам (в школе в частности, эта вакансия актуальна не только на производственных предприятиях), представляет собой четкий список всех прав и обязанностей сотрудника. Разумеется, сначала работнику предоставляются для ознакомления его обязанности, которые должны быть максимально точно и четко прописаны, дабы избежать любого недопонимания со стороны кандидата и потенциальных проблем в будущем во время осуществления им трудовой деятельности. Непосредственно права же являются следствием обязанностей и преследуют задачу существенно облегчить работнику процесс выполнения им всех положенных ему по должности функций. Такими правами могут быть: а) право на получение информации в полной мере касательно своей работы; б) право высказывать начальству предложения, которые так или иначе затрагивают трудовую деятельность сотрудника или всего предприятия в целом; в) право карьерного роста внутри организации и т. д.
4. Последний раздел в должностной инструкции специалиста по государственным закупкам заключает в себе информацию об ответственности, которую сотрудник вынужден будет принять на себя в случае неисполнения с его стороны его прямых обязанностей по части осуществления трудовой деятельности.

Порядок ознакомления с документом

В день приема на работу сотрудник подписывает трудовой договор, заявление и некоторые другие документы. В их числе – и должностная инструкция. Подпись означает ознакомление с текстом этого документа и согласие с каждым его пунктом. Сотрудник ставит подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы) и дату на общей инструкции и конкретно своем экземпляре.

Далее сотрудник отдела кадров предоставляет один оригинальный экземпляр документа для работника, который хранит его постоянно на своем рабочем месте. Также отметка об ознакомлении ставится в специальном журнале регистрации.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Должностная инструкция менеджера по закупкам УТВЕРЖДАЮ: Директор ООО «ПИОН» Воронов А.В. ____________________ «10» декабря 2020 года І. Общие положения. 1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора организации по представлению начальника отдела закупок. 2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее двух лет. 3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела снабжения. 4. Менеджер по закупкам обязан знать: основы гражданского и хозяйственного законодательства, в том числе Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, законодательство о бухгалтерском учете и аудите, международное торговое право; порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению документации, работы с первичной документацией; ассортимент, характеристики, назначение товаров, используемых в организации; правила приема, передачи товарно-материальных ценностей; методы планирования снабжения организации; нормы техники безопасности, охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты; принципы ценообразования, организацию закупок; формы учета и отчетности, принятые в организации. 5. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности: законодательством РФ; уставом организации; правилами внутреннего трудового распорядка; распоряжениями, приказами, указаниями директора организации, непосредственного начальника, иными руководящими документами; данной должностной инструкцией. ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам. Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности: Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте. Осуществляет поиск поставщиков, изучает коммерческие предложения от них, обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков. Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем. Осуществляет документальное сопровождение сделок. Контролирует исполнение обязательств сторон. Организует и участвует в сдаче-приемке поставленных товаров. Отслеживает оборот товара в организации совместно с другими отделами. Устанавливает категории товаров, которые необходимо приобретать для нужд организации. Устанавливает минимальный товарный остаток и способствует наличию необходимого количества товара на складе. Реализует меры по поддержанию постоянного наличия товаров повышенного спроса. Консультирует продавцов и покупателей по своим товарным группам. Предоставляет подразделениям организации необходимую информацию о товарах. Составляет и обосновывает планы закупок товаров. Немедленно информирует руководителя о фактах нарушения контрагентами условий поставок, совместно с другими службами участвует в решении споров, подготовке претензий. Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя. ІІІ. Права. Менеджер по закупкам имеет право: Принимать решения в пределах своей компетенции. Действовать от имени организации по доверенности и представлять ее интересы во взаимоотношениях с другими компаниями. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей. Направлять в адрес руководства предложения о совершенствовании своей работы и деятельности организации. Требовать от руководства создания условий для выполнения служебных обязанностей. Информировать непосредственного руководителя о выявленных недостатках в деятельности компании и вносить предложения по их ликвидации. ІV. Ответственность. Менеджер по закупкам несет ответственность за: Результаты принимаемых решений и собственных действий. Нарушение постановлений, положений руководящих документов организации. Нанесение ущерба компании, ее сотрудникам, контрагентам, государству. Умышленное предоставление недостоверной информации. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей. Разглашение коммерческой тайны, личной информации, конфиденциальных сведений. Нарушение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, норм внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты. Проведение несанкционированных руководством встреч, представления интересов организации.

Обязанности

Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:

• своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
• анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
• проводить переговоры с поставщиками;
• готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
• организовывать и участвовать в приемке товаров;
• готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
• содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
• мониторить товарооборот в организации;
• анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.

Допускается установление и более узкого перечня полномочий, например, обязанности менеджера по работе с поставщиками ограничиваются переговорами, подготовкой писем, договоров и сопутствующих документов, он не занимается анализом рынка и внутренним товарооборотом компании.

Если менеджер является профильным специалистом по приобретаемому товару, на него возлагается обязанность составления технических заданий для поставщиков. Иногда обязанности менеджера по закупкам касаются всех аспектов закупочной деятельности: он взаимодействует с государственными и таможенными органами, организует логистику, контролирует хранение товаров.

Специалист по закупкам входит в десятку наиболее востребованных профессий в России

В преддверии выпускных экзаменов традиционно составляются рейтинги самых востребованных профессий в России. Один из таких рейтингов был составлен ВНИИ труда Министерства труда и социальной защиты России и размещен в Справочнике профессий. В рейтинге за 2019 год профессия специалиста по закупкам, находится на 6 месте. Рейтинг был составлен по итогам опросов и определялся по частоте упоминания той или иной профессии.

Наличие такого высокого рейтинга у специалиста в сфере закупок объясняется обязательностью наличия в органах власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждениях, государственных и муниципальных предприятиях как минимум одного специалиста в сфере закупок, но есть практика создания целых отделов по закупкам (контрактных служб). В масштабах всей страны эта профессия весьма востребована еще и потому, что имеется большая текучесть кадров в сфере закупок. Кто-то из специалистов меняет место работы, поскольку нашел более выгодные для себя условия работы и оплаты труда. Кто-то решил сменить сферу своей деятельности, не сумев освоится в сфере закупок, ведь работа в такой сфере требует от специалиста хороших знаний, умений, навыков в различных областях, а также личностных качеств (трудолюбие, пунктуальность, прагматизм, обучаемость). Некоторых пугают размеры административных штрафов, которые могут быть наложены на специалиста по закупкам за нарушение требований законодательства.

Вместе с тем, у данной профессии огромное будущее, поскольку сфера закупок весьма важна для государства, она позволяет эффективно расходовать бюджетные средства. Тем, кто раздумывает над будущей профессией следует присмотреться к специалисту в сфере закупок как возможному варианту. Надо отметить, что для работы сфере закупок кандидату на должность следует учесть наличие профессионального стандарта специалиста в сфере закупок, который определяет квалификационные требования к указанной профессии. Он был утвержден приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 625н.

Согласно указанного профстандарта в отношении специалиста по закупкам действуют следующие требования к образованию и обучению: Среднее, дополнительное профессиональное. Высшее (бакалавриат), дополнительное профессиональное. Высшее (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное. Высшее (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное. При этом дополнительное профессиональное образование должны быть именно в сфере закупок.

А также определены сроки опыта практической работы в сфере закупок в зависимости от уровня квалификации. Для пятого (начального) требований к опыту нет. Для шестого уровня опыт работы не менее 3-х лет. Для седьмого опыт работы не менее 4-х лет . Для восьмого уровня опыт работы не менее 5-и лет, в том числе на руководящих должностях не менее 2-х лет.

Типовая должностная инструкция менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам — это такой же важный документ, как трудовой договор. В нём конкретизируются все требования работодателя к специалисту: что он должен знать, делать, на что имеет право и за что несёт ответственность. Включает 4 тематических разделах, проанализируем кратко каждый из них.

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» описывают, как менеджер назначается на должность и кто является его непосредственным начальником. Фиксируется, кто исполняет его обязанности в случае отсутствия

Важное значение имеет список того, что закупщик должен знать:

• гражданское законодательство;
• локальные нормативные акты, приказы руководства и регламенты работы;
• требования к документам и отчётности;
• ассортимент и характеристики товаров, необходимых организации;
• порядок заключения договоров с контрагентами;
• порядок приёма и передачи материальных ценностей;
• принципы ценообразования;
• нормы делового общения.

Принципиально важный раздел «Должностные обязанности» обозначает все функции, которые будет выполнять менеджер на рабочем месте. Их подробный список есть в разделе выше. Чем точнее работодатель (сотрудник отдела кадров или руководитель организации) опишут, что именно необходимо делать закупщику, тем быстрее он вникнет в работу, а стороны придут к взаимопониманию.

Менеджеры обеспечивают весь цикл снабжения: от поиска поставщиков до доставки товаров на склады

В разделе «Права» обозначается, какими правами наделяет менеджера отдела закупок его работодатель. Речь идёт не о стандартных правах из Трудового кодекса — 28 дней отпуска, компенсация листов нетрудоспособности — а о тех, которые сотрудник получает для выполнения должностных обязанностей:

• принимать решения в рамках своей компетенции;
• представлять интересы организации в переговорах с контрагентами;
• подписывать заявки и договоры с поставщиками по доверенности;
• своевременно знакомиться с решениями руководства, нормативными актами и их проектами относительно своей деятельности;
• предлагать меры по совершенствованию своей работы и функционирования отдела снабжения в целом;
• требовать от руководства создания комфортного рабочего места.

Раздел «Ответственность» уточняет, за что менеджер закупок отвечает перед работодателем:

• результаты действий и принятые решения;
• соблюдение законодательства и внутренних регламентов;
• выполнение поставленных задач и планов;
• соблюдение деловой этики внутри компании и при взаимодействии с деловыми партнёрами;
• неразглашение коммерческой тайны;
• соблюдение трудовой дисциплины;
• добросовестное исполнение служебных обязанностей;
• своевременное информирование руководства о непреодолимых трудностях, возникших по ходу работы.

Скачать: Должностная инструкция менеджера по закупкам