Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции

Книга «Кадровое делопроизводство с нуля»

Подготовлена и издана в 2008 году.

Авторы: Варламова Я.Е., Кошелева Е.А.
Под ред. Журавлевой И.В.

Справочник содержит рекомендации по созданию системы документов кадрового учета, а также примеры документов и образцы заполнения форм. Приводятся ссылки на нормативные акты и инструкции, которыми необходимо руководствоваться кадровому работнику в своей деятельности.

Формат 72Х10416, 224 страницы.

или

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ЛОКАЛЬНЫЕ АКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ:
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ И ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ 

1.1. Обязательные локальные нормативные акты и документы

1.1.1. Устав организации

1.1.2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

1.1.3. Положение (Инструкция) о защите персональных данных работников

1.1.4. Положение (Инструкция) об охране труда

1.1.5. График сменности

1.1.6. Документы по нормированию труда

1.2. Факультативные локальные нормативные акты и документы

1.2.1. Коллективный договор

1.2.2. Положения о структурных подразделениях

1.2.3. Должностные инструкции для служащих и трудовые (рабочие) инструкции для рабочих

1.2.4. Положение о персонале

1.2.5. Положение об аттестации

1.2.6. Положение о премировании и материальном стимулировании

1.2.7. Альбом форм документов по учету кадров

1.2.8. Инструкции (правила, положения) по выполнению отдельных видов работ.  Инструкция по делопроизводству

1.3. Штатное расписание и график отпусков

1.3.1. Штатное расписание (унифицированная форма Т-3)

1.3.2. График отпусков (унифицированная форма Т-7)

Приложение 1.1. Правила внутреннего трудового распорядка

Приложение 1.2. Положение о защите персональных данных работников

Приложение 1.3. Положение об охране труда

Приложение 1.4. Коллективный договор

Приложение 1.5. Положение об аттестации работников

Приложение 1.6. Инструкция по делопроизводству

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ
С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

2.1. Договоры: трудовой и гражданско-правовой

2.2. Личная карточка (форма Т-2)

2.3. Подсчет страхового стажа

2.4. Личное дело

2.5. Военно-учетный стол

2.6. Трудовая книжка

2.6.1. Общие положения по ведению трудовых книжек

2.6.2. Основные требования по ведению трудовых книжек

2.6.3. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые

2.6.4. Сведения о работе

2.6.5. Сведения об увольнении

2.6.6. Внесение в трудовую книжку новых сведений (изменение фамилии или получение второго образования)

2.6.7. Порядок исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек

2.6.8. Запись о присвоении работнику нового разряда (класса, категории)

2.6.9. Запись о времени прохождения военной службы

2.6.10. Записи о времени обучения

2.6.11. Запись о награждении почетной грамотой организации

2.6.12. Ведение трудовых книжек индивидуальными предпринимателями

2.6.13. Хранение и учет трудовых книжек

2.7. Приказы и сопутствующие документы, которые готовит кадровая служба

2.7.1. Виды приказов, подготавливаемых кадровой службой

2.7.2. Приказы по личному составу

2.7.3. Документы, сопутствующие изданию приказов

2.8. Регистрация кадровых документов

2.8.1. Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

2.8.2. Журналы учета на факультативной основе

2.8.3. Оформление регистрационного журнала

Приложениe 2.1. Личная карточка работника

ГЛАВА 3. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

3.1. Цель создания, задачи и организация деятельности архива

3.2. Составление номенклатуры дел

3.3. Формирование дел

3.4. Подготовка дел к архивному хранению

3.5. Проведение экспертизы ценности документов

3.6. Оформление дел

3.6.1. Перегруппировка документов в деле

3.6.2. Подшивка или переплет дела

3.6.3. Нумерация листов в деле

3.6.4. Составление заверительной надписи дела

3.6.5. Составление внутренней описи документов дела

3.6.6. Оформление обложки дела

3.7. Составление описей дел

3.7.1. Заполнение формы описи

3.7.2. Составление отдельной описи на невостребованные документы

3.7.3. Справочный аппарат описи

3.7.4. Указатели к описи

3.7.5. Научно-справочный аппарат

3.7.6. Историческая справка к описи

3.8. Порядок уничтожения дел

3.9. Передача документов по личному составу на хранение в государственные или муниципальные архивы

Заключение

или

Трудовые книги и их хранение

Работа с трудовыми книжками имеет две основные особенности, которые необходимо учитывать.
Сотрудник, который принимается на работу, должен предоставить свою книжку работодателю. Она будет храниться у него вплоть до расторжения трудового договора.

Если работа на предприятии является совместительством, то книжка не передается на хранение, однако предоставляются ее заверенные копии с основного места работы.

Чтобы сохранить эти документы в целости используется безопасное место, доступ к которому имеет ограниченно количество ответственных лиц. Например, специальный сейф.

Трудовые книжки

В этом документе секретарь делает отметку о том, что сотрудник принят на работу в организацию, указывается ее организационная форма и наименование. Затем эта запись заверяется руководителем предприятия.

Кто занимается документами?

Очевидно, что ведением документации должен заниматься квалифицированный специалист.

Обычно это человек, получивший должность в качестве совместителя —

главный бухгалтер либо секретарь руководителя. Но на больших предприятиях вопросы в этой сфере решаются целым кадровым отделом, так как требуется обработать большие объёмы документации, а затем следить за её правильным ведением.

Количество необходимых специалистов определяется руководством с учётом не только численности персонала, но и специфики производственной или коммерческой деятельности данного юридического лица.

Например, на предприятиях с вредными или опасными условиями трудовой деятельности бумажной работы для кадровиков заметно больше, чем в обычном офисе с комфортными условиями труда.

При организации делопроизводства следует учитывать, что это поэтапный процесс, не терпящий ошибок на каждом из этапов.

Этапы и пошаговые руководства

Организация любой системы кадрового делопроизводства будет состоять из следующих этапов:

  1. Издание приказов, которыми вводится должность ответственного лица, определяется размер его заработной платы. Затем утверждение специального положения и должностной инструкции, которые будут регулировать права и обязанности будущего работника и других документов;
  2. При необходимости назначения исполнительного органа происходит поиск и заключение договора с руководителем предприятия. Именно это лицо от имени учредителя будет управлять кадровой службой. Если нет необходимости назначать такое лицо, а глава предприятия уже принят на работу, достаточно лишь осуществить прием делопроизводителя;
  3. Подготовка базы нормативных актов. Нужно сформировать перечень законодательной базы, в соответствии с которой секретарь будет трудиться;
  4. Закупка или распечатка бланков учетных документов. Кадровое делопроизводство требует оформления множества различных книг регистрации и перемещения сотрудников, необходимых журналов;
  5. Перед тем как секретарь начнет заниматься подбором персонала в его распоряжении должны появиться формуляры трудовых книжек. Трудовая книжка – основной документ работника, подтверждающий сведения о трудовом стаже. Если гражданин принимается на работу впервые, ее обязан бесплатно предоставить работодатель;
  6. Заключительный этап – непосредственная организация кадровой работы, в том числе прием, перемещение, поощрение, отпуска, увольнение сотрудников и многое другое.

Кому нужно подать заявление на стандартные вычеты

Работникам не нужно каждый год писать заявление на предоставление стандартных вычетов на себя, детей и студентов. Документ подаётся единоразово и действует на протяжении нескольких лет.

Подать заявление в 2021 году обязаны три категории сотрудников:

  • те, кто в заявлении прошлого года указали конкретный период (календарный год);
  • у кого изменились обстоятельства (например — родился еще один ребенок);
  • те, кто устроился на новую работу в 2021 году.

Студентам каждый год следует предоставлять справку с места учёбы.

Нужно ли вносить в график отпусков новых сотрудников

Работодателю не нужно вносить в график отпусков новых сотрудников, если подобный порядок не установлен локальным актом организации.

Новый сотрудник должен написать заявление о предоставлении отпуска и согласовать его с работодателем ((ч. 1 ст. 123 ТК РФ), или к действующему графику оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7.

Обязательный инструктаж, профотбор для водителей и другие изменения, о которых нельзя забывать

А вот ещё пять изменений, на которые кадровику стоит обратить внимание (таблица 1).

Таблица 1. Что изменилось с 1 января 2021 года

Изменение

Основание

Установили допустимую долю иностранных работников в 2021 году по отдельным видам экономической деятельности.

Постановление Правительства РФ от 12.11.2020 № 1823.

Сократили перечень работ, на которые можно принимать женщин.

Приказ Минтруда России от 18.07.2019 № 512н.

Ввели обязательный инструктаж по действиям в чрезвычайных ситуациях.

Постановление Правительства РФ от 18.09.2020 № 1485.

Утвердили новые профессиональные и квалифицированные требования к водителям организаций и ИП, занимающихся коммерческими перевозками и перевозками для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями.

Приказ Минтранса России от 31.07.2020 № 282.

Утвердили новый Порядок прохождения профессионального отбора и профессионального обучения водителей. Порядок распространяется на всех работодателей (юридических лиц и ИП), осуществляющих на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств.

Приказ Минтранса РФ от 29.07.2020 № 264.

Обязательно учитывайте изменения при кадровом делопроизводстве и документировании трудовых отношений.

Рекомендуем

Курс об изменениях, перспективах и актуальных вопросах кадрового делопроизводства и трудового законодательства в 2021 году.

Этапы кадрового учета и делопроизводства

Этапы

Примечание
Первый этап. Определиться какие именно документы должны быть в организацииСуществуют обязательные документы в кадровом учете, а есть документы, созданные по инициативе самой организации
Второй этап. Изучение учредительных документовНа основании этих документов будут формироваться кадровые документы
Третий этап. Разработка «Положение о ведении кадрового делопроизводства»Этот этап будет, если в организации решили сформировать данное положение
Четвертый этап. Оформление на работу руководителя организацииРуководитель организации будет подписывать документы о принятии на работу сотрудников, поэтому нужно начинать с него
Пятый этап. Составление локальных нормативных актовВ локальных нормативных актах будут прописан основной порядок кадрового учета
Шестой этап. Разработка трудового договораЭто основной документ между работниками и организацией
Седьмой этап. Подготовка документов учета – журналовКаждый журнал необходимо пронумеровать, подшить поставить печать, а также здесь необходимо указать дату начала и название компании
Восьмой этап. Оформление на работу сотрудниковВсе кадровые документы можно разрабатывать самостоятельно, но они должны содержать основную информацию, установленную законодательством. Также можно использовать типовые формы документов

Учетные документы

Выделяют несколько основных видов учетных документов, благодаря ведению которых обеспечивается надлежащий порядок документооборота:

  • Учетная ведомость (или книга) персонала предприятия. В нее заносится краткая информация о численности работников;
  • Регистрационный журнал трудовых договоров. Позволяет отслеживать заключение всех договоров с работниками. Ведение этого журнала обеспечивает надежность хранения документов. Ничего не будет бесследно утеряно, по нему можно отследить наличие или отсутствие трудовых соглашений;
  • Регистрационный журнал, необходимый для оперативного отслеживания кадровых перестановок;
  • Журналы учета поступающих и исходящих отправлений. В них можно увидеть историю различной деловой переписки и уточнить отправление или получение различных писем;
  • Книга учета личных карточек, в которых содержится информация о формах с личными данными работников. Она нужна, когда есть необходимость изучить персональные данные сотрудника.

Важные нюансы

Самой спорной и неоднозначной категорией в кадровом делопроизводстве бесспорно является ведение делопроизводства у индивидуальных предпринимателей.

По закону, они имеют право нанимать до одной сотни сотрудников, а значит для них документооборот внутри их небольшой импровизированной организации так же важен, как и в настоящих, больших крупных компаний вроде «ООО» или «ОАО» и «ЗАО».

Даже если на некоторое юридическое лицо, зарегистрированное как индивидуальный предприниматель, работает всего один сотрудник, с точки рения законодательства всё равно должно вестись делопроизводство и документооборот, даже если никакого оборота бумаг практически не будет.

Не стоит пренебрегать этим законом, ведь трудовая инспекция в любой момент может прийти без предупреждения и потребовать соответствующие бумаги.

На индивидуальных предпринимателей действуют всё те же законодательные нормы, что и на крупные организации, поэтому им, так же, как и компаниям, необходимо внимательно изучать законодательство и все существующие официальные документы, связанные с документооборотом, прежде, чем начинать ведение какого-либо учёта.

Основные законы о кадровом делопроизводстве были приняты достаточно давно и за несколько лет они уже успели спокойно устояться и «прижиться» в государстве.

Ждать каких-то неожиданных резких изменений или кардинально меняющих всю картину дополнений не стоит – к этому нет ни малейших предпосылок. Это не значит, что следует прекратить проверять информацию и свежие актуальные законодательные акты, но и излишне переживать по этому поводу так же не стоит.

Нормативные акты

Для правильной организации работы службы кадрового делопроизводства потребуется использовать основные нормативные акты действующего законодательства:

  • Трудовой кодекс РФ — основной документ, в соответствии с которым происходит организация трудовой деятельности работника, в том числе прием на работу, оплата и режим труда, гарантии и льготы и многое другое;

  • Правила ведения и хранения трудовых книжек. Такие книжки необходимы для правильного фиксирования стажа работника, его наград, почетных званий и т.д.;
  • Образцы унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда. Это формы приказов, которыми регулируется все, что связано с выполнением работником трудовой функции;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов. Необходимый законодательный акт для правильного хранения документов.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля

Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия. Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его. Иногда такая задача может быть возложена на помощника.

А остальные варианты более характерны для крупных организаций – от ООО и больше. В них, может быть, ответственность распределена на:

  • подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
  • отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
  • стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.

предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.

Кадровый учет в ООО с нуля — пошаговая инструкция

  • Положение о структуре предприятия.
  • Установленные стандарты в работе.
  • Цель создания ООО.
  • Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
  • Указание о командировках.
  • Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
  • Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
  • Инструкции по работе.
  • Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
  • Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).

Необходимые кадровые документы для ООО

  1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
  2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
  3. T-3 «Штатное расписание».
  4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
  5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
  6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
  7. T-7 «График отпусков».
  8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
  9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
  10. T-10 «Командировочное удостоверение».
  11. T-11 «Указ о поощрении работника».
  12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
  13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
  14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
  15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
  16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
  17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
  18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
  19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

Оформление сотрудников на другие рабочие места

Согласно пошаговой инструкции, после директора нужно назначить сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Они относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому требуют бережного обращения.

Если руководитель еще никого не нанял на работу и ему приходится самостоятельно вести кадровое делопроизводство с нуля, он может взять эти обязанности на себя.

Для этого издается соответствующий приказ. Впоследствии ведение трудовых книжек можно перепоручить нанятому работнику. Делается это также в приказном порядке.

Кадровое делопроизводство с нуля включает и еще один этап – прием сотрудников.

Для каждого нового работника готовится пакет бланков, в том числе:

  • трудовой договор;
  • должностная инструкция;
  • приказ о назначении на должность;
  • индивидуальная карточка Т-2;
  • соглашение о персональных данных и другие документы.

Также потребуется оформить трудовую книжку, проставить в ней необходимые отметки.

Бланки вместе с заявлением о приеме на работу и резюме подсоединяются к личному делу.

Все необходимые бумаги передаются в бухгалтерский отдел для дальнейшего начисления заработной платы.

Подытожим вышесказанное. Пошаговые инструкции для старта кадрового делопроизводства имеют лишь общий вид.

Они включают в себя подбор нормативных актов, составление перечня кадровых документов, оформление директора и других сотрудников.

В 2017 году, как и ранее, со всеми работниками обязательно подписывать трудовой договор.

Кадровое делопроизводство для ип с нуля пошаговые инструкции

Помимо ЛНА, существует также документы, наличие которых рекомендуется, а не регламентируется – коллдоговор, учетные журналы (например, распоряжений администрации), положения (о выплате премий), должностные инструкции. Некоторые из них унифицированы, другие – нет. При самостоятельном формировании вторых нерегламентированных бланком следует помнить о следующих обязательных реквизитах:

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2021

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2021 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2021 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Кадровый учет и делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики. Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства. Инструкция по кадровому делопроизводству — скачать или разработать самостоятельно? Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству. Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось?

Прошивка, пломба. Успейте заказать по старым ценам! Наша политика в отношении обработки персональных данных. Запомнить меня Регистрация Забыли свой пароль? Войти как пользователь. Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:.

Что включает в себя кадровое делопроизводство в ООО и для ИП

Повышение цен! Подписка на журнал «Кадровик-практик» и его сервисы подорожает. Исправления в журнале регистрации приказов, за которые не накажут. Есть вариант оформить отгул до наступления права на отгул. Если работник не согласен с изменением условий работы.

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести: график сменности , положение о нормах выработки и пр. Вторая категория — более многочисленная — включает: документы по учету кадров трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника ; документы по учету рабочего времени и расчетов табели, расчетно-платежные ведомости ; личные документы сотрудников трудовые книжки, документы личного дела.

Требования к оформлению документации ГОСТ по делопроизводству и документообороту г. Правила оформления документов в делопроизводстве Правила оформления документов — это утвержденный порядок обращения с деловыми бумагами в конкретной взятой организации.

Кадровое делопроизводство на предприятии

Связанные статьи. Кадровое делопроизводство для чайников Существуют документы обязательные предусмотренные Трудовым кодексом и рекомендованные. В самом общем виде она подразделяется на две категории: Локальные нормативные акты. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений. К первой категории для всех организаций относятся: штатное расписание , положение об оплате труда , правила внутреннего трудового распорядка , график отпусков , положение о защите персональных данных работников.

Общие положения

Любой человек, прямо или косвенно связанный с какими-либо организациями, должен знать как минимум значение слов «делопроизводство» и «документооборот», а также понимать, как работает такая система, на чём она держится и как правильно с ней работать, чтобы максимально экономить ресурсы компании, а также время и силы личности самого работника.

Что это такое

Делопроизводство помогает организации правильно функционировать за счёт упорядоченности и грамотного оформления всех внутренних и внешних документов – это очень важно с юридической точки зрения. Хорошо продуманный и систематизированный документооборот обезопасит компанию от лишних претензий и умышленного мошенничества, ведь все бумаги будут чёткими и правильно оформленными без возможности придраться или воспользоваться неточной формулировкой

Хорошо продуманный и систематизированный документооборот обезопасит компанию от лишних претензий и умышленного мошенничества, ведь все бумаги будут чёткими и правильно оформленными без возможности придраться или воспользоваться неточной формулировкой.

Если попробовать составить чёткое и строгое определение, то получится подобный вариант – «Делопроизводство – это часть деятельности некоторой компании, которая распространяется на приём, заверение, оформление и создание официальных документов от имени данной организации на постоянной основе».

На кого распространяется

Вне зависимости от вида, направленности или чего-либо ещё, делопроизводство в любом случае должно быть у любой организации, в которой работает больше одного человека.

Крупные компании кладут ответственность за документооборот на специально обученных работников – секретарей, которые занимаются только этой работой.

Организациям поменьше приходится возлагать ответственность за приём и оформление бумаг на стажёров или новичков – у таких компаний бумажной работы меньше, чем у крупных, и они могут позволить себе распределять такой труд между специалистами совсем в других сферах.

Чем регулируется

Законодательная база частных организаций относительно невелика и ограничивается парой нормативных актов и постановлениями Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

В федеральных организациях исполнительной власти законодательство устроено на порядок строже, поэтому документов, регулирующих их, несколько больше.

Например, основными сборниками и органами являются Федеральное архивное агентство, Правительство Российской Федерации, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, а также множество других, но уже единичных, упоминаний и в других актах.

Необходимые действия

После полного понимания теоретической части можно смело приступать к изучению и последующему выполнению пошаговой инструкции. Что же необходимо сделать, чтобы запустить хорошую и долговечную систему внешнего и внутреннего делопроизводства в 2020 году с нуля по пошаговой инструкции для госслужащего или секретаря в собственной организации её директору или управляющему?

Составляем план

Начинать устройство делопроизводства в конкретной организации следует с составления плана и принятия чёткой инструкции, по которой будут в дальнейшем действовать сотрудники компании.

В организациях, имеющих несколько филиалов, часто предпринимаются решения оформить один основной образец, а затем адаптировать его под каждую точку с учётом особенностей помещения, желания и возможностей владельцев и расположения.

Разработкой документа и контролем его выполнения заведует отдел кадров. Для того, чтобы внутренний нормативный акт компании вступил в силу, необходимо, чтобы его подписал управляющий, владелец или директор организации.

Чтобы следовать ему были обязаны все работники компании, понадобится также дополнительный пакет документов, официально закрепляющий все стороны отношений работодателя и сотрудника.

Изучение Устава

Любые документы и правовые акты, которые составляются сотрудником от имени компании, как правило имеют в основе Устав организации и обязаны соответствовать или, как минимум, не противоречить ему. Устав есть у любой компании.

Пример устава организации можно скачать тут.

Он представляет собой основной учредительный документ, в котором хранится информация об обязанностях работодателя и сотрудника, все стороны их взаимодействия.

Именно поэтому перед составление инструкции необходимо освежить память – заново познакомиться с Уставом организации. При наличии противоречий бумага просто не вступит в силу.

Какие должны быть документы

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что у любой организации для законного и грамотного существования и ведения деятельности обязательно должны быть такие документы, как:

  • Устав;
  • инструкция о защите личной информации (персональных данных) сотрудников организации;
  • график сменности;
  • положение об охране труда;
  • правила распорядка труда;
  • документы о нормировании деятельности.

Без этого пакета бумаг нет смысла не то, что думать о упорядочивании делопроизводства – вообще о длительном существовании компании и её официальной регистрации можно забыть.

Разработка трудового договора

Следующим этапом становится оформление трудового договора – это несколько более строгая вариация Устава, лишённая некоторых абстрактных данных, зато имеющая значительно больший юридический вес.

Трудовой договор – достаточно строгий и шаблонный документ, для его оформления не нужно ничего придумывать – стоит просто заполнить одну из многочисленных форм. Оптимальнее всего – просто распечатать этот файл на обычном принтере и заполнить его чёрной гелевой ручкой.

Оформление должностей

Кадровому делопроизводству обычно нельзя выучиться в каких-либо средне-специальных или даже высших учебных заведениях.

Конечно, предпочтительнее всего на работу кадровиком возьмут человека с высшим образованием, в идеале связанным с юриспруденцией, законодательством, законоведением и тому подобными специальностями. Также часто с удовольствием на такую работу берут выпускников гуманитарных высших учебных заведений.

Меньше всего шансов быть принятыми на такую работу у людей со средним специальным или сугубо техническим/математическим образованием. Однако не стоит отчаиваться – дополнительное обучение все равно проходит на специальных курсах, поэтому при желании можно оформиться на должность кадровика с любым образованием.

Видео: объект и предмет

Что нужно знать об удалённой работе

Кадровикам следует проверить условия трудовых договоров на соответствие поправкам в ТК РФ об удаленной работе, и внести при необходимости заключить с сотрудниками дополнительные соглашения.

С 1 января вступили в силу поправки, введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ:

  • порядок удаленной работы можно зафиксировать в трудовом договоре или локальном нормативном акте;
  • время общения сотрудника с работодателем по телефону или при помощи других средств связи считается рабочим;
  • уволить с работы можно по всем причинам, которые предусмотрены в ТК РФ, а также если сотрудник не выходит на связь более двух рабочих дней подряд, или если он переехал в другое место и не может выполнять свои обязанности;
  • подписывать трудовой договор можно при помощи электронной подписи;
  • работодатель обязан предоставить сотруднику оборудование, или он может использовать свое, но в этом случае ему обязаны компенсировать расходы, связанные с его приобретением.

Временная дистанционная работа может быть или непрерывной (не более 6 месяцев), или периодической — когда идет чередование работы в офисе и дома.

В отдельных случаях можно ввести режим экстренной удалённой работы. Такой вариант предусмотрен на случаи эпидемий, пожаров, производственных аварий и прочих случаев угроз для жизни и нормальных жизненных условий, а также — на основании решения органов государственной власти или местного самоуправления.

В экстренных случаях получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не требуется. Ввести экстренный режим можно принятием локального нормативного акта.

Поделитесь в социальных сетях:FacebookTwitterВКонтакте
Напишите комментарий