Обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря-референта

Содержание

Должностная инструкция секретаря-референта упорядочивает трудовые отношения между работодателем и сотрудником. Документ содержит требования к квалификации, опыту работы, знаниям, навыкам должностного лица. Он устанавливает порядок подчинения, назначения, освобождения от должности, описывает функциональные обязанности, права сотрудника, его ответственность.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-референта

І. Общие положения

1. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

2. Назначение или освобождение от должности секретаря-референта осуществляется приказом генерального директора.

3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется генеральному директору.

4. Во время отсутствия секретаря-референта его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5. Секретарь-референт должен знать:

• правила работы с документами;
• иностранный язык;
• нормы делового этикета;
• правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
• нормы техники безопасности, охраны труда и противопожарной защиты;
• основы гражданского, трудового законодательства.

6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:

• законодательством РФ;
• Уставом организации;
• приказами и распоряжениями руководства;
• правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами организации;
• данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие функциональные обязанности:

1. Проводит информационно-справочное обслуживание организации.

2. Ведет прием посетителей.

3. Организует встречи, командировки, поездки руководителя.

4. Готовит необходимые документы, осуществляет их прием, учет, хранение.

5. Контролирует качество подготовки, правильность содержания, согласования документов, передаваемых на визирование руководству организации.

6. Анализирует информацию, предоставляемую руководству, дает по ней компетентные заключения.

7. Контролирует исполнение документов и поручений руководства.

8. Занимается подготовкой заседаний, совещаний с участием руководителя. Собирает необходимые материалы, информирует участников о времени и месте их проведения, повестке дня, ведет и оформляет протоколы.

9. Выполняет служебные поручения руководителя в пределах своей компетенции.

ІІІ. Права

Секретарь-референт имеет право:

1. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.

2. Требовать от руководства создания нормальных условий для исполнения своих полномочий и сохранности документов, материальных ценностей.

3. Направлять руководству рационализаторские предложения по совершенствованию своей работы и деятельности организации.

4. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

5. Получать от подразделений необходимые материалы и пояснения причин задержки выполнения заданий, поручений руководства.

6. Информировать непосредственного руководителя о недостатках в деятельности организации, вносить предложения по их ликвидации.

7. Не приступать к выполнению своих обязанностей при возникновении опасности для здоровья и жизни.

ІV. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

1. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

2. Качество документов, предоставляемых на визирование руководству организации.

3. Последствия принимаемых решений, собственных действий.

4. Проведение несанкционированных руководством встреч, представлений интересов организации.

5. Нарушение положений руководящих документов организации.

6. Неправомерное разглашение личной информации, передачу коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.

7. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.

8. Нарушение положений трудовой дисциплины, норм техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового общения и этикета.

Скачать должностную инструкцию секретаря-референта в формате doc

Образец должностной инструкции проверен на актуальность 15.12.2015 г.

За что отвечает секретарь-референт?

На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.

В следующем разделе должностной инструкции указано, каковы должностные отношения и функциональные связи, существующие между секретарем-референтом и различными структурами компании. Как правило, в средней по размеру организации секретарю приходится взаимодействовать по материально-техническим вопросам (обеспечение офиса канцтоварами) с отделом административно-хозяйственным, по вопросам документооборота — с прочими подразделениями и, конечно же, напрямую с руководством.

Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.

Описание профессии

Сегодня секретарь компании – не просто ее лицо, которое должно быть привлекательным, располагающим, вызывающим симпатию. Уважающий себя руководитель хочет видеть рядом квалифицированного специалиста, способного стать реальным помощником во всех делах, что называется, правой рукой.

Секретарь — это помощник и правая рука руководителя. В то время, как руководитель занимается решением глобальных производственных вопросов, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность.

Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику.

История профессии восходит со времён писарей и летописцев. Писари писали под диктовку царские указы и распоряжения, летописцы ввели повествования славных ратных и мирских дел. Современные секретари, конечно, не решают таких задач.

Их функции сегодня — ведение делопроизводства, работа с посетителями, приём телефонных звонков, планирование рабочего времени руководителя, создание для него комфортной обстановки, организация совещаний, приёмов и другие функции, необходимые для жизнедеятельности офиса.

Профессия секретарь имеет несколько специализаций, в зависимости от основных профессиональных занятий: секретарь-референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь — переводчик.

Секретарь — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей — женщины, хотя встречаются секретари — мужчины.

Международный день секретаряМеждународный день секретаря (Secretary’s Day) или в более официальном варианте День профессиональных административных работников (Administrative Professionals Day) начали отмечать в США в 1952 года благодаря усилиям нью-йоркского публициста Гарри Клемфусса (Harry F. Klemfuss). В России День секретаря отмечается в третью пятницу сентября.

Требования к секретарю

В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:

• требуемый уровень образования;
• социальный статус;
• престижность профессии;
• оплата труда;
• перспективы профессионального роста.

• специалист;
• или руководителям среднего и низшего звена.

ВАЖНО!
Секретари малых предприятий часто совмещают функции. Они ведут кадровое делопроизводство, налоговую отчетность, проводят инструктаж по охране труда и выполняют функции прочих специалистов, нанимать которых на полную ставку нерентабельно.. ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт

ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.

Что же он делает?

В народе личный секретарь директора имеет стереотипный имидж — длинноногая красавица, умеющая в основном печатать на компьютере, варить кофе и отвечать на звонки. Порой это отражается в анекдотах не слишком приличного содержания. На самом же деле профессия «секретарь», как и должность референта в крупной компании, предполагает наличие весьма серьезного багажа умений, знаний, а также определенных рабочих качеств. Настоящему представителю этой профессии никак не обойтись без организованности, исполнительности, пунктуальности и дипломатичности.

В обязанности секретаря (секретаря-референта) входит знание всех касающихся делопроизводства нормативных документов, документооборота, организации делопроизводства, структуры управления, основ владения оргтехникой, правил охраны труда. Все его многочисленные права, обязанности и виды выполняемых работ регламентирует должностная инструкция. Она — главный документ организационно-правового характера, касающийся деятельности такого работника. Составлять ее в каждом конкретном случае требуется со всей ответственностью.

Давайте ознакомимся с основными разделами этого документа.

Секретарь или секретарша?

Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были практически полностью исключены из деловой сферы. Однако в начале XX века постепенно женщины потеснили мужчин в этой профессии. Руководители по сей день гораздо охотнее принимают на работу именно секретарш, а не мужчин-секретарей. Во-первых, женщины гораздо лучше работают в режиме многозадачности, во-вторых, их ценят за большую собранность и ответственность, в-третьих, не последнее место играет презентабельность и умение налаживать контакт с посетителями.

Так что уместно говорить, что профессия секретаря является сугубо женской, а мужчин в ней незначительное количество.

Обучение. Карьера. Требования

Профессия секретаря в большинстве случаев не требует высшего специального образования. Позицию референта можно занять после окончания специальных курсов. Естественно, наличие диплома вуза по специальностям, связанным с бизнес-процессами или документооборотом, будет серьезным плюсом.

Карьерная лестница секретаря-референта не изобилует большим количеством ступеней. Как правило, квалифицированные работники сотрудничают долгие годы с одним начальником. Если секретарь чувствует потребность смены обстановки или хочет улучшить условия работы (уровень заработной платы), то он может перейти в другую организацию.

>> Профессия Антикризисный менеджер. Пример резюме

Довольно часто позиция секретаря-референта рассматривается в качестве трамплина для перехода на руководящую должность. В процессе работы помощник начальника получает опыт ведения дел и переговоров. Талантливый и целеустремленный референт может использовать этот бэкграунд для получения руководящей позиции.

Для работы секретарем-референтом необходимо отлично разбираться в тонкостях бизнес-процессов и документооборота, иметь навыки работы с офисной и компьютерной техникой, уметь вести телефонные и очные переговоры

Также важно располагать особым набором личных качеств:

1. исполнительность;
2. пунктуальность;
3. организованность;
4. опрятный внешний вид;
5. хорошо поставленная речь;
6. ответственность.

Что обязан делать секретарь школы?

Порой встречаются объявления «Требуется секретарь в школу». Что это за должность, и чем там предстоит заниматься? Давайте узнаем.

Школьный секретарь — первый и самый главный помощник директора. Ему приходится выполнять все поручения и указания начальства, относящиеся к функционированию учебного заведения.

В основные его обязанности входит процедура ведения дел по кадровым перестановкам (увольнению, приему) сотрудников, поступлению и отчислению учащихся. Его задача — составить документ, который директору предстоит заверить собственной подписью. В случае необходимости секретарю приходится собирать и отвозить подписанные документы в нужные сроки на рассмотрение в вышестоящие органы управления.

К другим обязанностям школьного секретаря относятся прием и донесение информации до учащихся и сотрудников учреждения. В случае отсутствия на месте директора от секретаря требуется зафиксировать полностью общее количество и содержание звонков, жалоб и обращений посетителей, включая школьников младших классов.

Обязанности секретаря референта

Каждому работнику накануне трудоустройства необходимо тщательно изучить свои обязанности. К обязанностям референта относятся следующие:

планирование рабочего времени руководителя;
решение вопросов, связанных с приемом посетителей;
ведение делопроизводства (сортировка документов по важности и срочности исполнения, подготовка и оформление приказов и документов разных жанров, хранение, систематизация документации, подготовка ее к сдаче в архив и т.д.);
прием телефонных звонков, факсов и работа с корреспонденцией (ведение переговоров и деловой переписки, подготовка писем и их рассылка и др.);
подготовка к проведению деловых переговоров с партнерами (начиная от выбора места встречи и вплоть до предварительного обсуждения возникших вопросов);
подготовка отчетов и необходимых информационных материалов к предстоящим рабочим совещаниям, оповещение и сбор участников;
организация командировок (помимо сопровождения руководителя, бронирование билетов, гостиниц и т.п.);
обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров и других необходимых вещей, решение хозяйственных вопросов).

Права и ответственность и заключительные положения

Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

4. Права Специалист имеет право: 4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению. 4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям. 4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения. 4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций. 4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций. 4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей. 4.7. ……… (другие права) 5. Ответственность 5.1. Работник привлекается к ответственности: за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации; за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации; за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 5.2. ……… (другие положения об ответственности) 6. Заключительные положения 6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом). 6.3. ……… (другие заключительные положения).

Требования к соискателям

В зависимости от того, какие должностные обязанности предусмотрены для секретаря, работодатели вправе предусматривать различные требования к уровню квалификации и образованию соискателей. Так, в компаниях, в которых на секретаря возлагаются не только организационные обязанности, работодатель может требовать от сотрудника наличия высшего, среднего специального или дополнительного профессионального образования.

В частности, если работа секретаря связана с работой на международном поле и требует знания иностранных языков, может потребоваться образование лингвиста-переводчика. Если на такого сотрудника возлагается обязанность по организации работы в сфере охраны труда и пожарной безопасности, работнику придется пройти обучение, касающееся специальных направлений (по охране труда и пожарно-техническому минимуму). Специалисты, работа, которых будет включать в себя кадровый учет, должны иметь определенный уровень знаний, позволяющий им надлежащим образом исполнять свои обязанности, например иметь высшее юридическое образование.

С другой стороны, такие требования к образованию и квалификации секретаря в большинстве случаев зависят исключительно от пожеланий работодателя. Исключение, пожалуй, составляет только охрана труда и пожарная безопасность. В случае если такие функции возлагаются на работника, ему обязательно нужно пройти соответствующее обучение, т. к. данное требование закреплено законодательно. В иных же случаях необходимости подтверждать квалификацию, как правило, нет (если, конечно, работодатель не предусмотрел требование к образованию специально).

Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за некачественное или несвоевременное выполнение работы, возложенной на него данной должностной инструкцией. Помощник отвечает за передаваемые руководителю документы и несет ответственность за их ненадлежащее оформление. На секретаря референта налагается ответственность за последствия неверно принятых им решений, несоблюдения законодательных норм, нанесения материального ущерба имуществу организации и нарушения трудовых и этических норм. Наибольшую ответственность несет секретарь референт за разглашение полученной в процессе, информации, которая квалифицируется как коммерческая тайна.

Особенности профессии

В каждой профессии присутствуют особенности. Основные моменты, о которых стоит помнить секретарю делопроизводителю:

Работа с документами – прежде всего сидячая работа в офисе. Такая должность не подходит людям, которые привыкли к физической активности. Да и тем, кто привык долго сидеть за компьютером, стоит разминать позвоночник и давать глазам отдых. Нужно делать перерывы между работой для пятиминутной разминки. Например, можно просто пройтись туда-сюда по лестнице. Либо заниматься зарядкой, спортивными нагрузками в свободное от работы время.
Зарплата секретаря делопроизводителя колеблется от 9000 до 30000 рублей и выше. Это зависит от компании, города и опыта работы. Сотрудники без опыта работы получают сначала невысокую заработную плату, но она повышается с новыми навыками и карьерным ростом.
Карьерный рост связан с профессиональным планом работника, зависит от квалификации и личностных качеств. Делопроизводитель может развиваться в сфере делопроизводства или осваивать смежные профессии.
Секретарь делопроизводитель работает полный день

В некоторых компаниях существуют вакансии на удаленную работу, что дает шансы трудоустроиться лицам с особыми физическими возможностями.
Делопроизводителю важно постоянно осваивать новые навыки и переобучаться. Связано это с появлением новых технологий и с работой за компьютером

Оформление документов в электронном формате и отправка писем по электронной почте сокращают временные затраты, помогают мобильности и скорости общения в рабочей сфере.
Вакансий по поиску секретаря делопроизводителя много. Их можно найти в интернете на различных сайтах по поиску работы. Имея нужные навыки и желание развиваться, работу найти несложно, так как профессия делопроизводителя востребована на рынке труда.

Обязанности секретаря референта для резюме

Ожидаемый уровень оплаты труда: 15 000 руб. Туристская и визовая поддержка бронирование гостиниц, оформление виз и приглашений; пример резюме секретаря, заказ билетов. Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс. Ежели размер переписки не чрезвычайно большой, то эти функции выполняет секретарь. В задачки секретаря традиционно входят, организация встреч, совещаний и командировок управления и иная помощь, работа с документами, работа с телефонном и факсом по приему и распределению звонков, работа с посетителями. Основное образование: среднее особое, тульский бизнес институт, годы учебы: c 2007 по 2009. Может быть, которые вас интересуют, посреди запрошенных есть и те эталоны резюме. Надежный и исполнительный секретарь с опытом работы с конфиденциальной информацией и умением работы с документами и ведением делопроизводства, с неплохим познанием британского языка и хорошими способностями общения с людьми. Ведение делопроизводства в согласовании с нормативами, на британском языке; перевод документации, документооборота банка; деловая переписка с иностранными партнерами, на британский язык. Роль в переговорах в качестве переводчика. Чем различается секретарь референт от обыденного секретаря. Социально — гуманитарный факультет, кафедра социальной философии. Условно можно считать, что в отличие от обыденного секретаря, занимается еще и подготовкой документов и сбором нужной инфы для их подготовки, в обязанности которого заходит работа с уже готовыми документами, секретарь — референт участвует в процессе сотворения документов. Диплом по специальности делопроизводство, документационное обеспечение управления и архивирование. График работы: полный рабочий день. Владение оргтехникой, мини атс. При полной либо частичной перепечатке материалов, неотклонима ссылка, страничку размещения, материала. Слово референт в заглавии должности секретаря предполагает дополнительно к обыденным обязательствам секретаря еще следующие: подготовка докладов и выступлений, сбор и подготовка информационно — аналитических материалов, подготовка проектов документов, и так дальше нередко от секретаря — референта требуется познание иностранных языков. В связи с огромным количеством поступивших заявок, сервис приостанавливает свою работу до их выполнения. Эталон резюме по профессиям. Ооо, директ лайн, должность: секретарь, ресепшн. Шаблоны и бланки резюме. В приведенном ниже примере резюме секретаря. Интернациональный центр проф образования. Нужна ли фото в резюме. Шаблоны резюме в Word. Работа с документацией внутренний и наружный документооборот, перевод документации, организация конференц — связи, бронирование и заказ билетов и гостиниц, прием гостей, на британский язык; планирование и организация встреч и переговоров управляющего, прием и распределение телефонных звонков мини — атс. Умение работать с конфиденциальной информацией. Секреты поиска работы в веб. Пример резюме торгового представителя. Работа секретаря просит умения быстро переключаться с 1-го вида деятельности на иной. Должностные обязанности секретаря, что заходит в обязанности секретаря — референта и личные свойства для резюме секретаря.

Рекомендуем прочесть: Снижение Ипотечных Ставок В 2020 Году Прогноз

Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя. секретаря-переводчика и офис-менеджера.

О квалификационных требованиях, предъявляемых к секретарям по профстандарту

К секретарю, который оказывает руководителю основную помощь в работе, предъявлены достаточно высокие требования. Например, для эффективного выполнения порученных задач, специалисту необходимо иметь следующие профессиональные и личностные качества, навыки и умения, а именно:

1. Эффективно планировать рабочее время.
2. Уметь поставить и определить цель согласно иерархии.
3. Установить приоритеты исполнения тех или иных задач, чтобы рабочее время было использовано наиболее оптимальным образом.
4. Иметь достаточно высокие навыки владения компьютерной техникой и программным обеспечением для того чтобы ускорить обмен документацией и сведениями.
5. Уметь определить и проанализировать, какие причины мешают эффективному взаимодействию между отдельными сотрудниками или подразделениями в целом.
6. Осуществлять за сотрудниками контроль в вопросах соблюдения правил информационной безопасности.
7. Лично участвовать в предотвращении всевозможных конфликтных ситуаций, имеющих место в компании.
8. Демонстрировать высокую степень соблюдения этикета.

Вам также будет интересно:

— Должностная инструкция специалиста по охране труда в 2022 году
— Должностная инструкция юрисконсульта

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 – Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 – Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 – По России, звонок бесплатный

Распечатать

Что писать в резюме секретаря-референта?

Написание этого документа стоит начать с перечисления деловых и личностных навыков, которые пригодятся в новой компании.

Один из главных пунктов резюме секретаря — полученное образование. Если вы закончили гуманитарный факультет с уклоном в иностранные языки, то это лишь поможет вам быстрее найти достойную работу.

Очень важно описать имеющийся опыт работы. Также следует упомянуть функциональные обязанности, которые вам приходилось выполнять на ранее занимаемых должностях

Если с прошлого места работы вы ушли с достоинством, можете смело указывать контактные данные бывшего руководителя. В HR-отделе компании могут проверить информацию, указанную в резюме секретаря, а ваш экс-начальник непременно поспособствует скорому рассмотрению вашей заявки.

Рекомендательные письма с прошлых мест работы станут отличным дополнением к резюме.

Общие положения секретаря — референта в 2018

В общепринятом понимании, секретарь-референт — это офисный работник, помощник руководителя, чья работа основана на нормах, закрепленных в уставных документах, в том числе и должностной инструкции. Он числится в штате сотрудников, а соответственно, имеет свои права и обязанности, функции, требующие добросовестного выполнения, несет ответственность в полной мере за не исполнение прямых обязанностей.

Прежде всего, нужно отметить, что принимает его на работу, непосредственно директор, которому он в дальнейшем и подчиняется

Отбирая кандидатов на эту должность, руководитель в первую очередь, акцентирует внимание на уровень образования и стаж работы. Если же стаж на некоторых предприятиях не столь важен, то образование у поступающего на работу должно быть высшее или среднее специальное

Лучше всего иметь на руках свидетельство о прохождении курсов.

Секретарь — референт – это офисный труженик, а значит, работает с документацией, компьютерными программами, личными делами сотрудников. Кроме того, он должен обладать навыками перевода с иностранных текстов

Это очень важно для работы, потому что в большинстве случаев приходится иметь дело с партнерами — иностранцами, особенно это приемлемо для больших фирм. Иметь достаточно широкое понятие финансовой и хозяйственной деятельности предприятия

Быть подготовленным к решению организационных вопросов. Владеть и правильно распоряжаться информацией доносить ее до персонала в неискаженном виде. Пройти инструктаж по технике безопасности. Быть вежливым и добросовестно исполнять поручения и приказы, точно и в установленный срок.

Должностные функции секретаря — референта – должностные обязанности

Секретарь — референт имеет доступ ко всей документации, чтобы правильно информировать сотрудников и партнеров, при возникновении у них каких-либо вопросов и предложений. Присутствие его на совещаниях обязательно, потому что одной из главных функций — является осуществление записей всего совещательного процесса.

Если на предприятии отсутствует кадровая служба – эта работа возлагается на секретаря. Следовательно, он может оформлять приказы, касающиеся личного состава, вести личные дела сотрудников, табеля учета рабочего времени, а также выдавать персоналу справки качающиеся их зарплаты и стажа.

Еще одной обязанностью секретаря-референта является проверка поступающей документации, перед тем как она попадает на подпись к руководителю. При поступлении документа, он должен проверить правильность его оформления, исключить наличие ошибок в подсчетах и заполнении, проследить, чтоб он был вовремя подписан, а также правильно хранился.По итогам года все документы подвергаются проверке, по результатам которой некоторые попадают в архив или подвергаются утилизации.

Прием телефонных звонков, факсов, телеграмм, выполнение копирования и сканирования тоже прерогатива помощника директора.

На что имеет право секретарь — референт?

В ходе рабочего процесса может сложиться ситуация, в необходимости наличия документа, который хранится у партнеров или в других организациях, секретариат имеет право направить запрос о необходимости предоставления бумаг, а в случае их несвоевременного доставления, наличия недочетов или ошибок — дать объяснение руководителю и с его согласия или по приказу направить документацию на доработку.

Секретарю разрешено запрашивать материалы, необходимые для исполнения распоряжений, а также рассматривать и перенаправлять документацию до места использования, требовать доработки документов, если в них имеются какие-либо недочеты и ошибки, а также визировать их в рамках своей компетенции.

Если произошли какие-то задержки в выполнении поручений руководства, сотрудник имеет право дать объяснения по поводу сложившейся ситуации.
Ему позволительно работать с конфиденциальными документами. Кроме того, сотрудник вправе требовать от директора предоставления нормальных условий для осуществления труда, правильно оборудованного и хорошо освещенного рабочего места и места хранения бумаг.
Прежде, чем попасть на стол начальника вся документация обрабатывается секретарем, чтобы избежать недочетов и ошибок. Секретариат может предлагать директору усовершенствование форм внутренней документации.

Образец резюме секретаря

Позитивные отзывы предыдущих работодателей существенно повысят шансы на успех соискателя

Кроме того, на собеседовании внимание обращается не только на образец резюме секретаря-референта (делопроизводителя), но, еще и на внешний вид его владельца и манеры поведения. Это связано с тем, что секретарь является лицом фирмы и человеком, который встречает посетителей, деловых партнеров, а значит, формирует первое впечатление об организации

Функциональные обязанности:

• ведение документооборота;
• обработка корреспонденции;
• оперативное выполнение заданий руководителя;
• организация встреч, совещаний и прием посетителей;
• обеспечение жизнедеятельности офиса. Достижения:
• оптимизация электронного документооборота;
• разработка тренинга для офис-менеджеров.

Как составить резюме секретаря

Комментарий: возможно, соискатель рассматривает разные варианты работы, и работа на ресепшн – лишь один из них, и не самый желанный. Но по какой-то причине соискатель отправляет резюме на данную вакансию. Разумно в цели поиска указать нечто, близкое к вакансии. Было бы странно, если бы руководитель клиники получил резюме, в котором в цели было бы написано: «Позиция помощника руководителя крупного промышленного предприятия». Резюме с такой целью имело бы нулевые шансы быть рассмотренным.

Вакансия секретаря на ресепшн в частной медицинской клинике, скорее всего, не требует навыков оформления документов для получения визы; она также не требует навыков тесного взаимодействия с руководителем. Зато она требует опыта общения с клиентами, знания медицинской тематики (хотя бы основ), способности много общаться по телефону, не теряя тонуса и терпения.

Требования к этой вакансии

Неверно полагать, что должность референта руководителя – это начальная ступень в карьерной лестнице. Сложность стоящих перед референтом задач, сжатые сроки их исполнения, а также ответственность, при которой от его малейшей ошибки или неловкости может пострадать репутация руководителя и всей компании, говорят о том, что без определенного опыта не обойтись.

Требованиями к личностным качествам секретаря-референта являются коммуникабельность, доброжелательность и вежливость в общении с людьми, умение находить с ними общий язык, дипломатичность, оперативность и быстрота принятия решений, стрессоустойчивость, исполнительность.