Обязательно ли иметь кассовый аппарат ИП? Регистрация кассового аппарата для ИП

Типичные ошибки

Ошибка №1: Выдача чека, напечатанного чекопечатающей машиной, в случае, когда предприятию разрешено не использовать кассовый аппарат при условии оформления бланка строгой отчетности.

Комментарий: Чек, выданный чекопечатающей машиной, не может заменить бланк строгой отчетности, так как последний содержит в себе полный перечень сведений о предприятии и совершенной покупке, установленных законом.

Ошибка №2: Применение чекопечатающей машины предпринимателями и организациями на УСН.

Комментарий: Чекопечатающие машины разрешены только для предприятий на ЕНВД и на патенте, компании на «упрощенке» должны применять кассовые аппараты, наравне с общим режимом. Исключения составляют только предприятия на УСН, осуществляющие те виды деятельности, для ведения которых разрешено совсем не использовать кассовые аппараты.

Ошибка №3: Применение компанией на УСН кассового аппарата и отсутствие при этом кассовой дисциплины.

Комментарий: Наличие кассового аппарата на предприятии предполагает необходимость его применения, соответственно и кассовая дисциплина должна соблюдаться в полной мере, включая заполнение кассовых отчетностей. Упрощенный режим предполагает избавление ИП и ООО от оформления только нескольких кассовых регистров, но обязательство заполнять книгу учета доходов и расходов сохраняется.

Нужно знать!

Несмотря на то что вопрос о кассовых аппаратах для индивидуальных предпринимателей достаточно освещен, постоянно возникает ряд вопросов.

Например, предприниматели часто интересуются, можно ли в целях экономии средств, использовать один аппарат для 2 предпринимателей. Нет, по закону 1 аппарат регистрируется на 1 ИП, и другой ИП в ходе осуществления своей деятельности пользоваться им не имеет права.

Зато индивидуальный предприниматель имеет право зарегистрировать 2 кассовых аппарата, при этом второй аппарат является запасным. Это может помочь избежать возможного простоя в случае, если основной аппарат выйдет из строя. В соответствии с законом, в случае порчи или утраты кассового аппарата (по любым основаниям) продолжать работу на нем нельзя, но и осуществлять деятельность без него также запрещено. Таким образом, не имея запасного аппарата, придется приостановить работу до решения этой проблемы, что, разумеется, может повлечь существенные убытки.

Чеки обязательно должны соответствовать требованиям закона и содержать ИНН, ФИО предпринимателя, номер аппарата, номер чека, дату выдачи, размер уплаченных денежных средств, признак фискального режима.

Как работает кассовая техника

При осуществлении деятельности ИП касса используется следующим образом:

Сведения о проданном товаре либо предоставленной услуге вводятся кассиром в операционную систему аппарата.
По желанию клиента вносятся его телефонный номер либо электронный адрес.
Покупатель производит расчет наличными или электронными деньгами, пластиковой карточкой.
Терминал формирует чек, передавая данные в накопитель.
Накопитель шифрует информацию и отправляет ее оператору ФД.
На кассу поступает сообщение, что данные доставлены.
Кассир распечатывает чек или предоставляет его клиенту в электронном формате.

От операторов ФД данные поступают налоговикам и сохраняются в ФНС на протяжении пяти лет.

Важно! При разрядке аккумулятора, отключении интернета или нарушениях электроснабжения информация не теряется, а остается в накопителе кассы.

Кто обязан использовать кассовые аппараты

При осуществлении расчетов за товары и услуги на территории России наличие кассового аппарата у ИП обязательно, за исключением некоторых случаев, которые предусмотрены законодательством. Внедрение ККТ осуществляется поэтапно и зависит от выбранной системы налогообложения индивидуальным предпринимателем:

Согласно законодательству существует перечень индивидуальных предпринимателей, которые освобождаются от использования контрольно-кассовой техники. О них речь пойдет ниже, но и для них есть свои ограничения. Послабления не будут действовать, если ведется торговля подакцизными товарами, например, алкоголем или табаком. Не распространяется льготный режим и на ИП, использующих автоматические устройства для проведения расчетов (торговые автоматы).

Нужна ли касса для ИП и какие штрафы грозят предпринимателю за ее отсутствие

Использование кассовой техники индивидуальным предпринимателем предполагает наличие строгой отчетности и дисциплины. Так обязательным требованием является ведение журналов кассира-операциониста и вызова технических специалистов, актов о снятии показаний счетчиков, возврате денежных сумм и пр.

С 2017 году были увеличены штрафы за нарушение закона «О контрольно-кассовой технике» (ст. 14.5 КоАП РФ). Размеры взысканий с ИП чуть ниже, чем с юридических лиц, но и для них эти суммы весьма существенны.

Рассмотрим основные штрафы и взыскания за неверное использование кассовых аппаратов в виде таблицы.

Нарушение	Ответственное лицо	Ответственность
Отсутствие кассового аппарата в случаях, предусмотренных законом (ч.2 ст. 14.5 КоАП РФ)	Должностное	Штраф от 0,25 до 0,5 от размера платежей без кассы (но не меньше 10 тысяч рублей)
Юридическое/ИП	Штраф от 0,75 до 1 от размера платежей без кассы (но не меньше 30 тысяч рублей)
Повторное нарушение предыдущего пункта, если размер платежей без кассы составил больше миллиона рублей (ч.3 ст. 14.5 КоАП РФ)	Должностное	Дисквалификация на срок от года до двух лет
Юридическое/ИП	Приостановление деятельности на срок до 90 суток
Использование кассового аппарата, не соответствующего установленным требованиям; нарушение порядка регистрации кассового аппарата, порядка, сроков и условий его перерегистрации, порядка и условий его использования (ч.4 ст. 14.5 КоАП РФ)	Должностное	Предупреждение или штраф от полутора до трех тысяч рублей
Юридическое/ИП	Предупреждение или штраф от пяти до десяти тысяч рублей
Непредставление сведений и бумаг об использовании кассы по запросу налоговой службы или представление этих сведений и бумаг с нарушением сроков (ч.5 ст. 14.5 КоАП РФ)	Должностное	Предупреждение или штраф от полутора до трех тысяч рублей
Юридическое/ИП	Предупреждение или штраф от пяти до десяти тысяч рублей
Невыдача покупателю по его просьбе кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме или на бумажном носителе (ч.6 ст. 14.5 КоАП РФ)	Должностное	Предупреждение или штраф в две тысячи рублей
Юридическое/ИП	Предупреждение или штраф в десять тысяч рублей

Как государство содействует переходу на кассовую технику

Кажется, что приобретение кассы – это довольно просто. Купить оборудование, настроить его и пользоваться, меняя фискальный накопитель. Однако на практике у лиц, которые не работали с ККМ, могут возникнуть проблемы. Чтобы не отпугнуть малый и средний бизнес, законодатель оказывает многоступенчатую поддержку.

В чем она заключается:

Дает дополнительное время на подготовку организации к переходу на новый тип работы.
Касса может находиться в офисе, услуга оказывается по определенному адресу. Клиенту выдается QR-код в распечатанном формате, который с помощью программы может быть преобразован в полноценный чек. Например, автомобильные перевозки. У компании может быть несколько машин. Устанавливать в каждую из них кассовый аппарат нецелесообразно. Такой вариант значительно упростит цепочку взаимодействия с клиентом.
Приобретение аппаратов стоимостью до 18 тыс. руб. может быть обусловлено получением налогового вычета. В эту сумму входят: настройка, обновление, модернизация и иные услуги, связанные с обеспечением нормальной деятельности машины.
Разъяснения бизнесу по вопросам применения ККМ. Это делают посредством проведения дня открытых дверей, ответов на запросы и рассылкой информационных писем.

Прочтите: Ответственность за незаконную предпринимательскую деятельность в 2022 году

Нужна ли касса для ИП при различных системах налогообложения

Нужна ли касса для ИП на УСН

ИП, выбравший для себя упрощенку и ведущий с клиентами наличный расчет, обязан завести кассовую машину. При этом безналичные платежи дебетовыми и кредитными картами также должны сопровождаться выдачей кассовых чеков. Таким образом, ответ на вопрос «Нужна ли касса для ИП на УСН?» является утвердительным.

Исключения. Контрольно-кассовые аппараты не нужны, если:

ИП, работающий по упрощенке, осуществляет только безналичные банковские платежи на расчетные счета юрлиц и других ИП;
индивидуальный предприниматель осуществляет деятельность в отдаленной или труднодоступной местности, где попросту невозможно использовать ККМ;
ИП оказывает населению те виды услуг, которые по закону предусматривают замену кассовых чеков на бланки строгой отчетности.

Нужна ли касса для ИП на ЕНВД

Если предприниматель выбирает в качестве системы налогообложения единый налог на вмененный доход и при этом намеревается осуществлять розничные продажи, без покупки кассовой машины вполне можно обойтись. Здесь не имеет существенного значения форма регистрации предприятия: ИП или ООО. Вопрос, нужна ли касса для ИП на ЕНВД, вы вправе решать самостоятельно. По закону вы имеете право выдавать покупателям как кассовые чеки, так и иные бумаги: квитанции, товарные чеки, БСО и пр.

Квитанция или товарный чек должны выдаваться по первому запросу клиента. Желательно делать это всякий раз при совершении сделки, иначе у вас могут возникнуть недопонимания с налоговой службой и Роспотребнадзором. Такая мера поможет избежать и разногласий с потребителями. В противном случае вы не сможете достоверно убедиться в том, что продукт, который вам принесли на обмен или возврат, был приобретен именно в вашем магазине.

Нужно понимать, что писать товарные чеки вручную и выдавать их клиентам – процесс трудозатратный. Лучше отдать предпочтение простой и недорогой компьютерной программе, созданной специально для розничных торговцев. Такое ПО обычно умеет регистрировать сделки, распечатывать квитанции, гарантийные купоны, ценники и бирки. Кроме того, программа может стать помощником в складском учете и контроле над работой продавцов. К компьютеру с установленной программой можно присоединить сканер штрих-кодов и принтер для чеков. Это поможет полностью автоматизировать все процессы в магазине.

Нужна ли касса для ИП на патенте

Вопрос «Нужна ли касса для ИП на патенте?» является довольно трудным. Эта сфера имеет ряд скрытых нюансов. Ведь патентная система была разработана для упрощения схемы УСН. Она применима для индивидуальных предприятий, не желающих осуществлять точный бухучет и вести строгую отчетность. Основное достоинство патентной системы – комфортность. Покупая патент, индивидуальный предприниматель избавляет себя от необходимости ежемесячно навещать налоговые органы. Ему уже не нужно постоянно заполнять декларации и платить налоги и сборы. Его единственная задача – контролировать уплату страховых взносов. Сумму к уплате самостоятельно рассчитывает налоговая служба, она же прописывает ее в патенте. Это значительно облегчает итоговые платежи и помогает понять, нужна ли касса для ИП на патенте.

Таблица использования кассовых машин при различных системах налогообложения

Система налогообложения	Вид деятельности	ККМ обязательна	Можно выдать БСО	Можно выписать товарный чек или квитанцию
ОСНО	Продажи и пр.	+
Услуги населению		+
УСН	Продажи и пр.	+
Услуги населению		+
ЕСХН	Продажи и пр.	+
Услуги населению		+
ЕНВД	Продажи и пр.			+
Услуги населению		+
ПСН	Продажи и пр.			+
Услуги населению		+

Читайте материал по теме: Как получить выписку из ЕГРИП для ИП: 4 варианта

Услуги населению

Существенным блоком малого бизнеса является предоставление разнообразных услуг населению. Это является правдой и для Российской Федерации в том числе. О каких именно направлениях профессиональной деятельности идет речь? Среди них выделяют следующие:

пассажирские перевозки;
жилищно-коммунальные услуги;
почтовая связь;
бытовые услуги различного характера;
мобильная связь;
продажа билетов на разнообразные мероприятия.

Все эти услуги должны быть учтены, то есть зафиксированы в системе налогообложения. Таким образом, предприниматели должны иметь контрольно-кассовые аппараты. В качестве подтверждающего документа они могут выдавать бланк строгой отчетности. Однако это продлится недолго. С 01 июля 2020 года и рассмотренные группы предпринимателей должны будут обновить свою контрольно-кассовую технику.

Ответственность

Наказания за отсутствие либо неиспользование кассы в случаях, когда это необходимо, подробно расписаны в статье 14.5 КоАП.

Так, неприменение кассового аппарата ИП на УСН наказывается
штрафом от 10 000 рублей. Злостные нарушители, продолжающие обходить
требование об использовании кассы и совершившие в общей сложности расчетов на 1
миллион и более, будут вынуждены приостановить деятельность на срок до 3-х
месяцев.

Использование ККТ, не соответствующей закону, либо
несоблюдение порядка ее использования, к примеру, несвоевременная
перерегистрация, влечет штраф до 3 000 рублей. Если предприниматель не
направил налоговикам по их запросам документы или сведения о применении ККТ,
либо затянул с их подачей, штраф будет аналогичным.

Если при покупке клиент по требованию не получил
бумажный чек или электронный, штраф составит до 2 000 рублей.

Впрочем, последние два правонарушения могут и не
привести к денежному взысканию. На первый раз проверяющие органы зачастую ограничиваются
предупреждением.

Передача сведений

Отправка данных будет осуществляться через оператора (ОФД). Это означает, что предприниматель должен заключить с ним договор. Передача информации будет осуществляться следующим образом. Кассир фиксирует операцию и пробивает чек. Сведения в зашифрованной форме направляются на сервер ОФД. Оператор их проверяет, пересылает подтверждение о приеме. После этого информация отправляется в налоговый орган. Оператором фиксируются все данные, поэтому исправить их невозможно. Информация будет храниться в базе в течение как минимум 5 лет. Стоит отметить, что без договора с ОФД касса не будет зарегистрирована в налоговом органе.

Нужен ли кассовый аппарат для ИП/ООО на УСН: виды деятельности, позволяющие отказаться от кассового аппарата

ИП и юрлицо на УСН вправе не использовать кассовый аппарат, если они занимаются:

Реализацией газетной и журнальной продукции;
продажей акций;
реализацией проездных билетов пассажирам общественного транспорта (актуально до 1.07.2022г., с этого дня касса может не применяться, только когда билеты продаются непосредственно в салоне транспорта);
поставкой продуктов питания учащимся и сотрудникам образовательных учреждений, обучающим по общеобразовательной программе, во время проведения занятий;
реализацией напитков из цистерн;
продажами на специализированных для торговли местах (кроме точек продаж, имеющих приспособления для демонстрации или сохранения качества продукции);
торговлей разливными неалкогольными напитками и мороженым;
продажами овощей и живой рыбы;
приемом стекла, различного утильсырья (не металла);
мелкими продажами в розницу с корзин, велосипедов и т.п.;
торговлей предметами религии и печатной продукции в церквях;
продажами медикаментов в аптеках и отделениях медицинских предприятий в населенных пунктах, где нет других аптек.

С 15 июля 2016 года закон позволяет не пользоваться кассовым аппаратом ИП и ООО, занимающимся:

приемом драг. металлов и камней;
ремонтом обуви;
производством ключей и галантереи из металла (и их ремонтом);
заботой о детях и нуждающихся в посторонней помощи людях;
продажами продукции народных худ. промыслов;
заготовкой дров и подготовкой земель к посадкам;
деятельностью носильщиков в общественных местах;
сдачей в аренду жилых площадей (для ИП, владеющих этим жильем на праве собственности).

Отсрочка отдельным предпринимателям

Переход на современные кассы-онлайн предусматривал 3 отсрочки для бизнесменов, в течение которых работа ИП без кассового аппарата или работа с устаревшими моделями оставалась законной.

На 2019 год такая отсрочка одна, истекает она 01 июля 2019 года. Согласно ей, временно обойтись без кассовой техники до истечения срока могут индивидуальные предприниматели на ЕНВД, ПСН, УСН при соблюдении определенных условий.

Отсрочка кассы для клиентов ЕНВД

Если предприятие использует налогообложение на вмененный доход, то оно подпадает под отсрочку будучи:

поставщиком бытовых услуг, включая работу через Интернет;
ветеринарным объединением, практикой;
СТО, автомойкой, бытовой автостоянкой;
пассажирским, грузовым перевозчиком, работающим с автопарком не более 20 автотехнических единиц;
рекламным агентом – организация, монтаж наружных щитов, размещение рекламной информации;
арендодателем помещения (-ий), общей площадью не более 500 м2;
торговцем в рознице на отведенных торговых точках.

https://youtube.com/watch?v=JwXmlPS8leg

Отсрочка для плательщиков ПСН

Частные предприниматели, работающие на патенте – ПСН – входят в список льготников, когда они:

обувщики – ремонтируют, шьют, чистят обувь в России;
швейные производители – ремонтируют, шьют, чистят одежду;
ремонтники аппаратуры, оргтехники, мебели, жилья, автомобилей;
ювелиры;
пекари;
охранники;
прокатчики;
экскурсоводы;
охотники;
дизайнеры;
медики, фармацевты.

Возможности для работающих по УСН

Когда интересует вопрос, а можно ли ИП работать без кассового аппарата, используя упрощенную систему платы налогов, или УСН, следует знать, что последняя отсрочка распространяется и на них. Но только при таких условиях:

предприятие занимается непосредственно оказанием услуг;
клиенты расплачиваются посредством банковских карт, налично;
каждому покупателю-заказчику выдается товарный чек или соответствующий заполненный бланк.

После 01-07-2019 года отсрочки кончаются, и работа без кассового аппарата для ИП всех вышеперечисленных видов становится незаконной. Поэтому до этого срока необходимо установить и зарегистрировать всю положенную аппаратуру. Причем не любую, а нового поколения, имеющую подключение к веб-сети, как требует Закон ФЗ-54.

Когда касса не нужна

Основания для работы без кассового аппарата сформированы для предпринимателей на любых системах налогообложения, в том числе, на упрощенке.

Перечислены в статье 2 ФЗ № 54 следующие виды деятельности и услуги:

Торговля бумажными журналами, газетами и сопутствующей продукцией. Товарооборот должен не менее чем на половину складываться из продажи журналов и газет, а перечень сопутствующих товаров соответствовать установленному региональной властью.
Торговля ценными бумагами.
Ярмарочная и рыночная торговля (с исключениями).
Разносная продажа продуктов питания и непродовольствия из корзин, тележек и т.п. Разумеется, продукты питания, требующие специального хранения или маркировки, запрещены. Также запрещена торговля технически сложными товарами.
Продажа мороженого в киосках.
Продажа в киосках разливной воды, молока, безалкогольных напитков.
Продажа автоцистернового молока, кваса, овощей, рыбы, керосина и т.д.
Скупка утильсырья (кроме металлолома, драгоценных камней) и стеклотары.
Обувной и металлгалантерейный ремонт.
Услуги няни / сиделки.
Сдача жилья в аренду.
Продажа бахил в розницу.
Нет нужды в кассовом аппарате ИП на УСН, оказывающему услуги религиозного характера, включая торговлю культовыми предметами или литературой.
Идем далее. Вы проживаете в медвежьем углу и там ведете свой маленький бизнес. Согласно законодательству, предпринимательская деятельность в таком случае может осуществляться без применения ККТ. Список местностей, причисляемых к разряду труднодоступных, утверждается региональными властями. Однако необходимо выдавать документ, по сути приравненный к кассовому чеку, подтверждающий, что расчет имел место. Документ может быть напечатанным или от руки, главное, чтобы он был учтен в журнале, а его копия или корешок хранились на протяжении 5 лет.

Другой случай, когда местность не относится к разряду
труднодоступных, но значительно отдалена от сетей связи. Тогда кассовый аппарат
для ИП на УСН остается обязательным, но может использоваться автономно.
Автономность подразумевает, что фискальные документы через оператора не
поступают налоговикам.

Эти исключения не относятся к представителям малого бизнеса, торгующим подакцизными товарами.

Касса не требуется, когда деньги поступают от компании или другого ИП в безналичном виде, к примеру, перечислением с расчетного счета.

В июне 2019 года появились дополнительные исключения.
Отныне ККТ не нужна, когда происходят расчеты (кроме расчетов наличкой или с
помощью электронного платежа при личном контакте продавца и покупателя):

культурно-досуговыми
центрами, домами досуга, творчества, ремесла с населением за услуги культурного
характера;
за услуги спортивного
характера, оказанные соответствующими организациями;
за
образовательные услуги;
товариществами
владельцев недвижимого имущества, потребительскими кооперативами за услуги,
оказанные людям, входящим в состав таких товариществ и кооперативов.

Кассовый аппарат для ИП на УСН не обязателен, если осуществляется
продажа билетов в театры с лотка или рук (кроме продажи по интернету).

Несколько слов нужно сказать о применении ККТ при
возврате или зачете предоплаты / аванса за культмассовые услуги, перевозку,
услуги ЖКХ или связи, образовательные услуги и т.п.

Для начала поясним, чем аванс отличается от предоплаты. Предоплата вносится за конкретный товар / услугу (предоплата за бронирование времени квеста). Когда нет возможности четко объяснить, за что внесены деньги, говорим об авансе (купил платяной шкаф с доставкой, заплатил 40% от общей стоимости).

Если расчеты производились в течение месяца, разрешено пробить один чек или БСО без направления его клиенту. Когда расчетный период превышает 30 дней, чек необходимо пробить в течение 10 дней, следующих за окончанием расчетного срока.

Наказание за работу без ККМ

За работу без ККМ предусмотрены штрафы и для юридических лиц, и для ИП. На размеры санкций влияет сумма дохода, полученного за время работы без кассового оборудования. За отсутствие онлайн-кассы после срока, установленного законодательством, бизнесмену придется выплатить 25-50% выручки, минимальный штраф — 10 000 руб.

Если нарушение выявлено повторно, а доход за все это время перевалил за 1 млн руб., предпринимательская деятельность может быть приостановлена на 1-2 года. На оплату штрафа отводится месяц, в ином случае дело передается в судебную инстанцию.

Штрафы действуют и при нарушении правил использования онлайн-касс:

За отсутствие надлежащей регистрации и использование неподходящего ФН — 1500-3000 руб.
За нарушение порядка передачи сведений и документации в ФНС — 1 500-3 000 руб.
За невыдачу потребителю кассового чека — 2 000 руб.

Если нарушение выявляется впервые либо с прошлого факта прошло больше года, возможно отделаться предупреждением.

Большинство предпринимателей должны применять новые ККТ, в ином случае им грозит штраф. Чтобы определить, какая онлайн касса лучше для ИП в розничной торговле или другой сфере, нужно проанализировать характеристики оборудования и сравнить их со спецификой бизнеса. Для работы с таким устройством потребуется регистрация в ФНС и заключение соглашения с оператором ФД. Предпринимателям, купившим кассу, компенсируются расходы в пределах 18 000 рублей.

Порядок ведения кассовых операций в 2020 году

Компании могут работать как с наличными, так и с безналичными расчетами. Везде есть свои особенности, однако наличность нуждается в более тщательном контроле со стороны организации. Так, основополагающим правилом кассовой дисциплины является то, что деньги должны храниться в отдельном помещении в сейфе за безопасными металлическими дверями. Доступ к этому помещению, как правило, имеют только директор компании, главный бухгалтер, а также ответственный за кассу человек.

Юридические лица обязаны вести данную отчетность, а вот индивидуальные предприниматели освобождены от этой обязанности, согласно Указанию ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Однако, если штат фирмы и объемы наличности довольно большие, то этими формальными правилами пренебрегать крайне не рекомендуется. Важным моментом, который касается кассовой дисциплины индивидуальных предпринимателей, является то, что они обязаны использовать онлайн кассы или контрольно-кассовые машины. Если наличные от покупателей принимаются без этой техники, то и чеки вряд ли исправно выдаются.