Правила составления и оформления заявления на неоплачиваемый отпуск
Заявление на отпуск за счет работника составляется по правилам и требованиям ведения документооборота и делопроизводства. Гражданин обязан заполнить его собственноручно и отдать для последующей регистрации уполномоченному лицу. Таким работником может быть по закону руководитель организации, инспектор по кадрам, секретарь.
Уполномоченное лицо присваивает номер документу и вносит соответствующую запись в журнал, а также в электронную базу. Подобные действия необходимы в целях поиска, хранения и идентификации заявления.
После утверждения и визирования бланка 1 экземпляр обязаны выдать сотруднику на руки. Также заявителя должны ознакомить с приказом директора.
Образец приказа
Неоплачиваемый отпуск по инициативе работодателя
Российские нормы трудового права не дают предпринимателям и организациям возможности назначать персоналу неоплачиваемый отпуск даже на сутки. Инициатива пропусков «за свой счёт» всегда исходит от сотрудника, но никогда от руководства. Если же остановить работу хочет (или вынужден) именно работодатель, этот срок обозначается термином «простой».
Разница в том, что простой назначается зарплата, если он возник по вине организации или объективным обстоятельствам. Заявления сотрудников в таком случае не требуется, порядок оформления совсем другой, все документы делает организация.
Важные нюансы
Существует несколько существенных особенностей оформления неоплачиваемого отпуска, о которых важно помнить любому трудящемуся гражданину. В их число входят следующие моменты:
При реализации права на отгулы без содержания, доступный по закону временной период разрешается разбить на несколько частей. Например, сотрудник с инвалидностью может использовать 20 дней зимой и 40 дней летом. А также существует возможность присоединения положенного количества дней к законному отпуску.
При подаче заявления на отпуск может потребоваться документ, указывающий на наличие уважительной причины. Например, свидетельство о смерти либо соответствующая справка, документ о регистрации брака, удостоверение инвалида и прочие бумаги.
Рекомендовано подавать запрос за несколько дней или даже недель до начала предполагаемого отпуска
Если же основанием послужили непредвиденные события, например, смерть члена семьи, то работодатель обязан опустить сотрудника на следующий день после обращения.
При использовании права на отпуск за свой счет трудовой стаж во внимание не принимается. Норма обязательных к отработке дней относится только к оплачиваемому периоду и составляет 6 месяцев с начала детальности на предприятии.
Важно! Если руководитель отклоняет просьбу, но основания при этом уважительны и содержатся в Трудовом Кодексе, следует потребовать письменный отказ. При помощи задокументированного решения, полученного от администрации, ее действия можно будет оспорить.. Отпуск без содержания предоставляется сотрудникам по их личному запросу и предусматривает сохранение должности на период отсутствия
Просьба направляется администрации в письменной форме. При этом наниматель не вправе отказать, если озвученная причина входит в перечень законных оснований — рождение детей, заключение брака, особый социальный статус, смерть родственника. А вот в прочих ситуациях решение о назначении дополнительных отгулов остается за непосредственным руководителем
Отпуск без содержания предоставляется сотрудникам по их личному запросу и предусматривает сохранение должности на период отсутствия. Просьба направляется администрации в письменной форме. При этом наниматель не вправе отказать, если озвученная причина входит в перечень законных оснований — рождение детей, заключение брака, особый социальный статус, смерть родственника. А вот в прочих ситуациях решение о назначении дополнительных отгулов остается за непосредственным руководителем.
Способы подачи обращения
Заявление допускается передать руководителю предприятия лично в руки или отправить его заказным письмом. Первый вариант предпочтителен.
Уведомление руководителя с помощью почтовой корреспонденции, как правило, используется только в крайних случаях, когда нет возможности лично предупредить о потребности в отпуске за свой счет. Например, такое возможно для дистанционных сотрудников. Также причиной может стать пребывание в больнице или длительном отъезде.
Если заявление отправлено почтой, нужно убедиться, что он дошло до адресата, и работодатель действительно оформил время отдыха без сохранения заработной платы по установленным правилам. Если специалист решив, что его заявление удовлетворено, не выйдет на свое трудовое место, его могут уволить совершенно законно.
За сколько дней пишется по закону?
Если подчиненный изъявил желание уйти в неоплачиваемый отпуск, все детали этого события обсуждаются с руководством заранее, как минимум за 14 дней, но при наступлении незапланированных событий допустимо написание заявления и раньше.
Подчиненный может передать бланк и за 1 день до начала отдыха. Если причина в запросе включена в список обязательных для предоставления отдыха без содержания, то начальство должно принять обращение и оформить отгулы.
Заработная плата на время отдыха не сохраняется, поэтому, отправляя сотрудника в отпуск на следующий день после издания приказа, работодатель ничем не рискует.
Как правильно написать на отгулы без содержания?
Практически всегда заявление пишется сотрудником от руки, при этом срок отпуска за свой счет в заявлении прописывается в календарных днях.
Адресная часть содержит ФИО директора и заявителя, их должности.
В содержательной части заявления вписывается текст такого образца: «В связи (обозначается конкретная причина) прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы».
Затем в образце фиксируется крайние даты периода неоплачиваемого отпуска, его длительность.
В заголовке пишется слово «заявление», после текстового блока проставляется роспись сотрудника и дата оформления обращения.
Образец по семейным обстоятельствам на 1 день
Работник вправе написать заявление на отпуск без сохранения содержания, указав в качестве основания семейные обстоятельства, правильный образец такого бланка представлен для скачивания ниже.
По ч.1 ст. 128 ТК РФ оформление перерыва в работе по семейным обстоятельствам возможно только с согласия руководства. Последний же может как предоставить выходные за свой счет, так и отказать в таком праве.
Как правило, в заявлении достаточно написать формулировку «по семейным обстоятельствам» и в устной форме обговорить содержание данного понятия. Если работодатель требует, то к форме запроса следует приложить подтверждающие документы.
Предоставление отпуска без сохранения заработной платы по данному основанию возможно даже со дня трудоустройства, если причина действительно уважительная. Главное — это достигнуть соглашения с руководством компании.
Пример для пенсионера
Документ пишется по стандартному шаблону с указанием данных о наименовании отпуска и числе требуемых дней. Длительность отгулов за свой счет свыше двухнедельного срока возможна, но вопрос об этом нужно согласовывать с руководителем. Если последний будет против, то по закону можно претендовать только на 14 дней.
Каким категориям граждан отпуск без содержания гарантирован законом?
Существуют категории трудящихся, которым данный вид отпуска предоставляется безоговорочно, а также события, которые считаются безусловно уважительными:
| Категория работников/событие | отпуск б/с, дни, макс. в год | Уточнения |
| Пенсионеры работающие (по возрасту) | 14 | В нужное время, полностью или по частям |
| Родители и супруги погибших или умерших служащих Вооруженных сил, Органов внутренних дел, противопожарной службы, Госнаркоконтроля, таможни, службы исполнения наказаний Российской Федерации. | 14 | Если смерть произошла на службе или вследствие заболевания, ранения или контузии, полученных во время службы. В нужное время, полностью или по частям |
| инвалиды | 60 | В нужное время, полностью или по частям |
| студенты | 15 | 1 – 2 раза в год на время сессии |
| Рождение ребенка | 5 | одномоментно |
| Заключение брака | 5 | одномоментно |
| Смерть близкого родственника | 5 | одномоментно |
| Форс-мажорные обстоятельства: стихийные и техногенные бедствия | ||
| Категории работников и события, закрепленные в коллективном трудовом договоре | Согласно тексту договора |
В коллективном договоре предусматриваются дополнительные причины, по которым отпуск предоставляется вне зависимости от необходимости присутствия на службе (например, тяжелая болезнь близкого родственника, уход за престарелыми родителями и т.д.).
Узнать, как составить заявление на увольнение по соглашению сторон и скачать образец документа, вы можете тут.
Также в договоре указываются категории сотрудников коллектива, которые могут получить неоплачиваемый отпуск в любое время (например, матери и отцы, воспитывающие малолетних детей в неполной семье, родители детей-инвалидов и пр.). В этом документе определяется и предельная продолжительность отпуска для каждого случая.
На усмотрение администрации
В остальных случаях разрешение на отпуск или отказ в предоставлении дней отдыха выдает руководитель предприятия. При возможности положительного решения предварительно работником и работодателем проводится устное согласование сроков отпуска.
В каких случаях можно рассчитывать на предоставление отпуска без содержания?
В каких случаях предоставляется отпуск без содержания
С правом на отсутствие на работе разобрались. Его имеют практически все граждане. Однако право это необходимо доказать начальнику. Ведь не секрет, что в некоторых организациях руководство не желает вникать в проблемы людей, относится к их просьбам весьма отрицательно. В законодательстве строго на закреплено, что именно считается уважительной причиной. Указаны лишь некоторые. К примеру, работник вправе попросить официально отпуск за свой счет, когда у него в семье происходят перемены. На свадьбу или проводы в сына в армию, на сборы ребенка в лагерь или санаторий. То есть таковой отпуск дается для решения семейных или личных проблем. К последним относятся учеба, свадьба, лечение санаторного типа и так далее.
Законодатель оставил работникам и их начальникам людям широкое поле для достижения договоренностей. То есть решать на самом деле, в каком случае отпустить человека, а когда отказать, администрация может на свое усмотрение. Естественно, к случаям, прямо указанным в статье 128, это не касается. Работнику же дано право доказать необходимость дополнительного отпуска. Тем не менее он обязан подчиниться решению руководства. Кроме того, уважительные причины, дающие право на получения дополнительного отдыха, желательно закрепить в Коллективном договоре. Этот документ принимается на общем собрании. Он выступает средством дополнительного давления на неуступчивого начальника.
За сколько дней составляется по закону?
Закон не определяет, за сколько дней или недель до отпуска сотрудник обязан обратиться к работодателю: некоторые ситуации, такие как смерть родственника, сложно предугадать. Однако рекомендуется подать заявление хотя бы за 1–2 рабочих дня.
Этого времени достаточно, чтобы зарегистрировать заявление и убедиться, что руководитель подписал приказ. Если наниматель откажет сотруднику в отпуске без сохранения заработной платы, а тот не выйдет на работу, это может быть расценено как прогул со всеми негативными последствиями: дисциплинарным взысканием или даже увольнением.
Заявление нужно подать до невыхода на работу. Сложившаяся судебная практика по этому вопросу однозначна: наниматель вправе не подписывать документ задним числом даже в случае, если отпуск гарантирован сотруднику ст. 128 ТК РФ.
Как написать для предоставления отдыха без сохранения заработной платы?
Заявление на отпуск за свой счет составляют письменно, адресуя его руководителю предприятия. В «шапке» указывают ФИО работника, его должность, отдел.
Что обязательно должно присутствовать в тексте:
- даты начала и окончания;
- причина;
- указание на то, что отдых необходимо без сохранения заработной платы;
- общая длительность в календарных днях.
Сотрудник и работодатель могут договориться о любой продолжительности отпуска, вплоть до нескольких часов. Максимальный срок законодательством не указан, исключение составляют государственные гражданские и муниципальные служащие. Они могут уйти в отпуск максимум на 1 год.
В качестве причины можно указать просто «по семейным обстоятельствам». Однако не все работодатели примут такую формулировку, иногда требуется более развернутое объяснение, например «в связи с необходимостью ухода за престарелым отцом».
Как нужно заполнять эту часть заявления, следует уточнить в отделе кадров. Сотрудникам, имеющим гарантированное право на отпуск за свой счет, желательно сослаться на соответствующую норму закона или пункт коллективного договора.
Унифицированной формы заявления закон не предусматривает, поэтому во многих компаниях пользуются своими бланками.
Может ли работодатель отказать?
В трудовом законодательстве описаны случаи, когда работодатель обязан отпустить сотрудника в неоплачиваемый отпуск независимо от своего желания и причин, которые побудили его просить об этом. Вот некоторые из них:
Категория сотрудников, обстоятельства | Максимальная длительность отпуска за свой счет, дней в году |
Участники ВОВ и ленинградцы-блокадники | 35 |
Герои СССР и РФ, полные кавалеры ордена Славы | 21 |
Пенсионеры по возрасту | 14 |
Родители и супруги военнослужащих, сотрудников силовых структур, пожарников, погибших при исполнении обязанностей | 14 |
Инвалиды | 60 |
В связи с рождением малыша, бракосочетанием, смертью близкого родственника (родителя, брата или сестры, ребенка, бабушки или дедушки — ст. 14 СК РФ) | 5 |
Поступающие в ВУЗ | 15 |
Студенты-очники ВУЗов с госаккредитацией для сдачи экзаменов в зимнюю или летнюю сессии | 15 в учебном году |
Студенты-очники ВУЗов с госаккредитацией для сдачи итоговых квалификационных экзаменов и дипломной работы | 120 |
Отдельные категории и условия могут быть предусмотрены коллективным договором. В нем часто прописывают право на отпуск без сохранения зарплаты до 14 дней в году одинокой матери или отца, родителя, воспитывающего несовершеннолетнего ребенка-инвалида или 2 или более малолетних детей (ст. 263 ТК РФ).
В остальных случаях наниматель имеет право, но не обязан идти навстречу сотруднику. Если ему невыгоден уход работника, например, в сезон наивысшей активности предприятия, он может не отпустить в неоплачиваемый отпуск.
Особенности предоставления административного отпуска без содержания
В отличие от ежегодного, административный отпуск является неоплачиваемым. В большинстве случаев решение о его предоставлении принимает руководитель, однако закон предусматривает ряд обстоятельств, при которых работник может воспользоваться правом на отдых вне зависимости от мнения начальства.
В качестве основания для ухода в административный отпуск, могут рассматриваться семейные обстоятельства, а также иные уважительные причины.
Конкретный перечень таких причин в законе отсутствует. Следовательно, работодателю предоставляется право самому определять степень уважительности того или иного повода. В случае если просьба будет воспринята начальником недостаточно обоснованной, он, скорее всего, откажется отпустить работника.
Таким образом, для того, чтобы работник мог на законных основаниях уйти в административный отпуск, необходимо соблюдение одновременно трёх условий:
- наличие достаточных оснований;
- заявление, написанное сотрудником;
- согласие руководителя.
В Трудовом кодексе (ч. 2 ст. 128) и иных нормативных актах предусмотрены обстоятельства, при наличии которых оформление отпуска без содержания является обязанностью работодателя. Это бывает связано как с личностью сотрудника, так и с определёнными событиями в его жизни.
В частности, ежегодно на дополнительные дни отдыха за свой счёт могут рассчитывать:
- работающие инвалиды (60 дней);
- жители блокадного Ленинграда (35 дней);
- участники ВОВ (35 дней);
- Герои Соцтруда (21 день);
- работающие пенсионеры (14 дней);
- супруги и родители сотрудников силовых структур, погибших при исполнении служебного долга (14 дней).
К обстоятельствам, которые обязывают руководителя предприятия предоставить отпуск по заявлению работника, относятся:
- вступление в брак;
- рождение ребёнка;
- смерть близкого родственника.
Во всех перечисленных случаях продолжительность отдыха составляет до 5 дней. В соответствии со ст. 173 ТК РФ временное освобождение от работы получают учащиеся и абитуриенты высших и средних образовательных заведений, а также подготовительных курсов (в связи с написанием дипломной работы, сдачей вступительных и государственных экзаменов, промежуточных и итоговых аттестаций и т.д.).
Кроме того, в коллективных договорах организаций могут быть предусмотрены дополнительные обстоятельства, позволяющие их сотрудникам уйти в отпуск без содержания длительностью до 14 дней.
Согласно ст. 263 ТК на дополнительный неоплачиваемый отпуск могут претендовать сотрудники при наличии:
- двух и более детей не старше 14 лет;
- ребёнка-инвалида не старше 18 лет;
- ребёнка не старше 14 лет, если работник воспитывает его в одиночку (без отца или матери).
Существуют и иные нюансы (например, отдельно регулируется предоставление административных отпусков лицам, работающим по совместительству).
Длительность административного отпуска, предоставляемого по договорённости с работодателем, законодательством не ограничивается. Всё зависит от соглашения сотрудника с начальством. Административные отпуска, гарантированные законом, ограничены по времени. Их продолжительность устанавливается в календарных днях, которые приходятся на один рабочий год.
Их можно разбивать на любое количество частей. Исключением являются дни отдыха, предоставляемые в связи с определёнными событиями. Например, отпуск для написания дипломной работы может быть только непрерывным.
Закон не устанавливает максимальную продолжительность отдыха за свой счёт при наличии у работника одновременно нескольких оснований для его получения (например, инвалидность и пенсионный возраст). Как правило, работодатели в этой ситуации предоставляют только больший по продолжительности отпуск.
Административные отпуска отличаются от оплачиваемых ещё и тем, что они не продлеваются на период временной нетрудоспособности и при совпадении с праздничными днями.
Как часто можно брать отпуск за свой счет
Максимальное количество дней, которые сотрудник может взять без содержания, так же, как и частота таких периодов, четко не ограничены. Все зависит от решения руководителя – сочтет ли он причину уважительной и отпустит или же откажет в отдыхе. То есть продолжительность отпуска за свой счет определяется соглашением между работодателем и трудящимся. Но существуют оговоренные в ТК РФ (128 ст.) ситуации, при которых начальник не имеет право отказать подчиненному в освобождении от работы на определённое время.
Когда работодатель не может отказать
Трудовое законодательство охраняет интересы трудящихся. Обязательные к исполнению работодателями нормы составлены с расчетом на то, что в жизни всех людей иногда случаются ситуации, требующие их безраздельного внимания. И в эти моменты сотрудник не может присутствовать на рабочем месте. Также закон учитывает особенности отдельных категорий граждан, которые в связи с возрастом и состоянием здоровья нуждаются в увеличенном в сравнении со своими коллегами отдыхе.
В Трудовом Кодексе (ст. 128) перечислены ситуации, при которых работнику не может быть отказано в предоставлении отпуска без содержания.
| Порядковый № | Категория граждан | Продолжительность отпуска |
| 1 | Продолжающие трудовую деятельность пенсионеры | 14 дней ежегодно |
| 2 | Сотрудник, у которого родился ребенок | До 5-ти дней |
| 3 | Сотрудник, у которого умер близкий родственник | До 5-ти дней |
| 4 | Сотрудник, планирующий регистрацию брака | До 5-ти дней |
| 5 | Сотрудники с инвалидностью | 60 дней ежегодно |
| 6 | Сотрудники, принимавшие участие в ВОВ | 35 дней ежегодно |
| 7 | Близкие родственники (то есть супруги или родители) лиц, погибших либо получивших серьезное ранение (заболевание) вследствие нахождения на военной службе | 14 дней ежегодно |
| 8 | Лица, работающие вахтовым методом на территориях Крайнего Севера или приравненным к ним локациям | Время, требующееся для проезда (перелета) к месту проведения отдыха и назад. |
| 9 | Сотрудники, которым предстоят вступительные экзамены в ВУЗы | 15 дней |
| 10 | Матери и отцы «одиночки» | 14 дней |
| 11 | Родители, на попечении которых находится ребенок-инвалид | 14 дней |
| 12 | Родители, воспитывающие двух или более детей, возраст которых менее 14-ти лет | 14 дней |
В некоторых случаях от сотрудника, планирующего взять несколько дней без содержания по установленным законодательством причинам, могут потребовать документы, подтверждающие событие: справку о поступлении в ВУЗ, свидетельство о рождении малыша, справку о предстоящей регистрации брака из ЗАГСа и т.д.
Когда работодатель вправе не разрешить уйти в отпуск
Если в соответствии с действующим законодательством причина, по которой человек желает взять отпуск за свой счет, не является обязательной (не входит в установленный ТК РФ перечень), решение отдается на откуп работодателя.
Руководитель может отказать заявителю по разным мотивам: напряженная обстановка в организации, требующая повышенной работоспособности от сотрудников, либо злоупотребление работником получением дней без содержания при отсутствии на то веских оснований.
Минимальная (как и максимальная) длительность отпуска без содержания ничем не регламентирована. Работодатель в этом отношении наделен определённой свободой действий, так как здесь все зависит от его решения.
В каких случаях работодатель не может отказать в неоплачиваемом отпуске за свой счет?
Трудовые отношения с наемными работниками регулируются Трудовым кодексом РФ. В нем указаны виды отпускных дней, к ним относятся:
- очередные отпуска;
- время отдыха, которое не оплачивается.
При этом среди последних есть те, которые положены гражданину и работодатель обязан их предоставить. Иные случаи могут быть рассмотрены и подлежать отказу.
Максимальная длительность дней отсутствия без оплаты не устанавливается законом. Статья 128 ТК РФ разрешает организации согласовать отдых за свой счет на любой срок любому работнику. Но есть дни, которые необходимо предоставить в безоговорочном порядке по следующим обстоятельствам и продолжительностью:
| Причина | Максимальное количество календарных дней в году |
| По семейным обстоятельствам при рождении ребенка, регистрации брака или смерть близкого родственника | 5 |
| Работнику пенсионного возраста и продолжающему работать | 14 |
| Лицу с имеющейся инвалидностью | 60 |
| Сотруднику, имеющему статус ветерана боевых действий | 35 |
Каждый из перечисленных случаев работодатель может потребовать подтвердить документами. Это право закреплено трудовым законодательством. Можно доказать отсутствие или льготное основание:
- свидетельством о регистрации брака или рождении ребенка;
- свидетельством о смерти родственника и документ о принадлежности к близкому родству;
- пенсионным удостоверением или справкой из ПФР о том, что является получателем пенсии;
- удостоверением ветерана боевых действий и т.д.
Некоторые документы возможно показать работодателю только при выходе из отпуска. Если же они не представлены по требованию, руководитель вправе счесть дни отсутствия работника на рабочем месте прогулом. Это влечет за собой меры дисциплинарного воздействия и даже увольнение.
При наличии в организации коллективного договора пункты относительно отпусков должны прописаны в нём. Перечень моментов, когда гражданин может получить дни отдыха за свой счет, оговариваются отдельно. Если причина в заявлении находиться в этом списке, администрация организации не сможет работнику отказать и даст отдохнуть в запрашиваемые дни.
В каких случаях предоставляется отпуск без содержания
Если работник использовал предусмотренные ему дни отдыха, но у него возникла необходимость в освобождении от службы на несколько дней, он может обратиться к руководству с такой просьбой.
Как правило, начальство охотно идет навстречу своим сотрудникам в этом вопросе. Руководитель по взаимной договоренности предоставит работнику отпуск за свой счёт, если его отсутствие не скажется на производственном процессе.
Кодексом предусмотрены и случаи, в которых недопустимо отказывать сотруднику в предоставлении отпуска без содержания. К ним относят следующие события:
- появление на свет малыша,
- процедура официального бракосочетания,
- погребение родственников.
Протяженность целевого отпуска в этом случае ограничивается пятью днями.
Отпуск без сохранения оплаты полагается:
- Работающим гражданам, вышедшим на пенсию по достижению установленного возраста. Им дополнительно на отдых отводится 2 недели.
- Участникам ВОВ и ветеранам боевых действий предоставляется 35 дней.
- Родственникам работников силовых структур (родителям и супругам), которые погибли при исполнении или умерли вследствие ранения, положено предоставлять ежегодно 35 дней.
- Студентам при сдаче экзаменационной сессии или абитуриентам при проведении вступительных испытаний.
- Инвалидам, осуществляющим трудовую деятельность в качестве наёмных работников, на отдых отводится дополнительно 2 месяца.
Полный перечень лиц, имеющих право на дополнительный отпуск без сохранения зарплаты, перечислены в федеральных законах N 79 и N 8 от 27.06.2004 г. и 08.01.1998 г. соответственно.
Если речь не идет о предоставлении льготы, заявление на отпуск без содержания сопровождается подтверждающими документами. Если соответствующей справки у сотрудника не оказалось до начала отпуска, нужную бумагу он обязан предоставить по его окончанию. В противном случае работодатель вправе счесть пропущенные дни дисциплинарным нарушением и уволить сотрудника.
Коллективный договор между работниками и администрацией может предусматривать дополнительные условия предоставления отпуска без содержания. В этом случае ответить отказом на просьбу работника руководитель также не в праве. Решение о предоставлении отпуска по причинам личного характера принимается администрацией, исходя из нужд производства. Продолжительность такого отдыха может быть любой, всё зависит от желания самого сотрудника и согласия начальства.
