Пояснительная записка к балансу: пример. Бухгалтерская отчетность организации

Кто составляет документ

Обязанность по составлению документа обычно возлагается на работника отдела бухгалтерии, т.е. сотрудника, имеющего доступ к финансовым показателям работы фирмы.

После формирования справка в обязательном порядке передается на подпись главному бухгалтеру, затем ее должен завизировать директор.

К составлению справки нужно относиться очень внимательно, от правильности ее заполнения иногда зависит будущее предприятия. Именно поэтому никакие ошибки, неточности, а тем более недостоверные или заведомо ложные сведения в справке недопустимы. Если оплошность все же произошла, не следует ее исправлять, лучше заполнить новый бланк.

Как правильно написать пояснительную записку к годовой отчетности

Если в учетную политику были внесены изменения, об этом обязательно указывают с обоснованием причин и необходимости поправок. Обязательно должна присутствовать оценка результата изменений в денежном выражении — величина, на которую изменилась оценка статей финансовой отчетности в связи со сменой способа бухгалтерского учета. Если в планах на текущий год есть действия, влияющие на факты хозяйственной деятельности или ее непрерывность, например, предстоящая ликвидация организации, то об этом обязательно информируют контролирующие органы.

В виде таблиц желательно привести расшифровки строк баланса и формы 2, в частности:

• данные об изменениях в капитале организации (уставном, резервном, добавочном и пр.);
• о составе и движении резервов предстоящих расходов и платежей;
• оценочные резервы юридического лица;
• изменения в структуре и объеме нематериальных активов и основных средств;
• данные об арендованном имуществе;
• сведения о финансовых вложениях, дебиторской и кредиторской задолженности;
• состав затрат на производство и прочих расходов;
• объемы реализации продукции, товаров, работ, услуг по видам деятельности организации и рынкам сбыта;
• данные об обеспечении обязательств организации;
• все чрезвычайные факты хозяйственной деятельности организации в отчетном периоде и их последствия.

Кроме сухих фактов и цифр, в пояснительной записке приветствуется анализ финансовых показателей организации. Такая информация, в первую очередь, интересует учредителей, акционеров и инвесторов, но и налоговым специалистам эти данные расскажут о многом. В частности, информация о деловой активности организации и ее положении на рынке пойдет на пользу при обращении за вычетами по НДС или при открытии внешнеэкономической деятельности.

Куда подавать пояснительную записку

Пояснительную записку сдают в составе остальной бухотчетности распорядителю или главному распорядителю бюджетных средств. Единых сроков нет. РБС и ГРБС определяют индивидуальные сроки сдачи для каждой организации и ежеквартально доводят график представления отчетов до подведомственных учреждений.

Бюджетные распорядители определяют не только сроки, но и порядок сдачи финотчетности. Они вправе запросить не только обязательные формы, но и другую информацию, раскрывающую сведения и показатели отчетов. Обычно состав обязательных форм и документов распорядители перечисляют в специальном приказе по квартальной или годовой отчетности.

Для чего нужны пояснения к финансовой отчетности организации?

В состав бухгалтерской отчетности согласно ПБУ 4/99 входят:

• баланс;
• отчет о финансовых результатах;
• приложения к балансу и отчету о финрезультатах — отчеты об изменении капитала, движении денежных средств, целевом использовании средств (предоставляется только некоммерческими организациями);
• пояснительная записка;
• аудиторское заключение, если организация полежит обязательному аудиту.

ВНИМАНИЕ! С 01.06.2019 года действуют обновленные формы бухгалтерской отчетности, утвержденные приказом Минфина от 19.04.2019 №61н. Об основных изменениях в формулярах читайте здесь

В пояснениях к финансовой отчетности приводятся данные, которые не отражены в других формах, входящих в состав отчетности, но имеют важное значения для ее пользователей: учредителей, контролирующих органов, инвесторов, контрагентов и т.д. Таким образом, основное назначение таких пояснений — детализация наиболее существенных статей бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и приложений к ним

Таким образом, основное назначение таких пояснений — детализация наиболее существенных статей бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и приложений к ним.

Обязательная информация в пояснениях к балансу должна содержать информацию о наличии и движении всех видов активов и обязательств компании, структуре и изменении ее капитала, резервах, составе доходов и затрат, событиях после отчетной даты, прекращенных операциях и т.п. Кроме того, в пояснения следует включить данные о составе исполнительных и контролирующих органов организации, об аффилированных лицах, численности персонала.

Дополнительно в пояснительной записке можно указать применяемые учетные методы, их изменение и влияние на финансовые показатели. Можно представить анализ показателей деятельности предприятия, с отражением существенных факторов, оказавших на них влияние. А также любую другую информацию, которая может быть полезна пользователем отчетности и способна оказывать существенное влияние на принятие ими решений.

Малые предприятия, отчитывающие по упрощенной форме, вправе не составлять пояснительную записку к балансу.

Об упрощенных формах для малых мы писали в статье

Структуру пояснительной записки предприятие устанавливает самостоятельно. Пояснения к бухгалтерской отчетности могут оформляться как в виде таблиц, так и в виде произвольного текста (п. 4 приказа Минфина РФ от 02.07.2010 № 66н). Рекомендованные формы таблиц приведены в приложении № 3 к приказу № 66н. Ссылку на бланк и образец его заполнения вы найдете в начале статьи. 

Рассмотрим, какие именно формулировки могут содержать пояснения к годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.

О том, в какие сроки сдается бухотчетность, читайте здесь.

Пример составления записки по пассивам

1. Раздел «Пассивы».

3.1. В строке 1410 баланса отражена долгосрочная (по договорам сроком более 12 месяцев) задолженность по займам, выданным АО КБ «Газстройкапиталинвест» (сумма — 300 тыс. руб., ставка — 17% годовых, срок погашения — 31.03.2022, договор № 1 от 17.09.2019).

3.2. В строке 1420 отражены отложенные налоговые обязательства, сформированные в связи с различиями в бухгалтерском и налоговом учете:

• амортизации ОС (150 тыс. руб.);
• стоимости программного обеспечения, на которое не приобретены исключительные права (50 тыс. руб.).

3.3. В строке 1520 отражена кредиторская задолженность:

1. Перед контрагентами:

• поставляющими сырье и материалы (700 тыс. руб.);
• поставляющими объекты основных средств (200 тыс. руб.);
• оказавшими работы и услуги (300 тыс. руб.).

В составе кредиторской задолженности просроченная задолженность отсутствует.

1. Перед бюджетом:

• по НДФЛ (300 тыс. руб.);
• по налогу на прибыль (100 тыс. руб.);
• по НДС (200 тыс. руб.);
• по налогу на имущество организаций (400 тыс. руб.);
• по страховым взносам (800 тыс. руб.).

1. В виде полученных авансов:

• от дочерних предприятий (100 тыс. руб.);
• от российских контрагентов (300 тыс. руб.);
• от контрагентов из стран ЕАЭС (200 тыс. руб.);
• от контрагентов из стран, не входящих в ЕАЭС (70 тыс. руб.).

1. Перед работниками общества:

• на основном производстве (100 тыс. руб.);
• на вспомогательном производстве (30 тыс. руб.);
• в обслуживающих подразделениях (40 тыс. руб.).

Так могут выглядеть отдельные выдержки из пояснительной записки к бухгалтерскому балансу — в части существенных показателей отчетности.

Другой компонент отчетности предприятия — отчет о финансовых результатах — также может быть дополнен разъяснениями. Рассмотрим, какими они могут быть.

Пояснительная записка к отчетам об изменении капитала и движении денежных средств

Речь идет об отчетах:

• об изменении капитала;
• о движении денежных средств.

В пояснительной записке к первому отчету нужно прежде всего разъяснить, имели ли место какие-либо изменения в тех или иных разновидностях капитала (уставного, резервного) в сравнении с прошлым годом, за счет каких источников менялся капитал компании и т.д.

В пояснительной записке ко второму отчету рекомендуется разъяснить критерии разграничения денежных средств и денежных эквивалентов (ко вторым, как правило, относятся высоколиквидные активы, такие как банковские депозиты).

Денежные потоки классифицируются на те, что относятся к основной деятельности фирмы и дополняющие их (к примеру, инвестиционные). Можно отразить изменения величины таких потоков в сравнении с предыдущим годом.

Полезно будет отразить соотношение входящих и исходящих потоков денежных средств всех категорий по итогам года.

Вместе с тем расшифровку показателей этих отчетов можно не выносить в отдельный раздел пояснительной записки, а отразить всю информацию вместе с расшифровкой соответствующих показателей баланса и отчета о финансовых результатах.

***

Пояснительная записка может дополнять все составные части бухгалтерской отчетности — баланс, отчет о финансовых результатах и приложения к нему. Одной из ключевых задач составления пояснений является детализация наиболее существенных показателей по строкам бухгалтерской отчетности.

Еще больше материалов по теме – в рубрике «Бухгалтерская отчетность»

Что из себя представляет записка к балансу

Этот документ можно смело назвать отдельной формой бухгалтерской отчетности, которая неизменно сопровождает рассмотрение бухгалтерского баланса и потому является обязательной к составлению.

Именно в данном документе находят свое отображение пояснения тех данных, которые указаны балансе. Информация в пояснительной записке очень часто является объемной. Правильное ее составление и обобщение информации является необходимым.

По каждому пункту отображение данных должно быть максимально исчерпывающим.

Существенность и сопоставимость – вот основные принципы, которые обязательно должны быть учтены и использованы  при правильном составлении документа.

• Принцип сопоставимости подразумевает в себе проведение сравнений определенных количественных показателей, которые отражены в ряде статей бухгалтерского отчета. Эти показатели сравниваются за определенное количество времени.
• Принцип существенности можно понимать как представление к сравнению только статей, которые несут существенное значение для организации и проведения деятельности предприятия. Учет этого принципа производится для того, чтобы бухгалтерская отчетность имела рациональную структуру, легкую для восприятия и проведения последующего ее анализа.

Пояснительная записка обязательно прилагается к пакету документов, когда происходит сдача отчетности бухгалтерского направления. Непредоставление пояснительной записки носит характер нарушения в сдаче бухгалтерской отчетности.

Данный документ составляется по разделам, каждый из которых должен максимально отобразить ту информацию, которую нецелесообразно отображать в самих таблицах бухгалтерского баланса. Разделы пояснений к бухгалтерскому балансу рассмотрим ниже.

Когда необходимо предоставить пояснения

При проведении проверки инспектор вправе затребовать письменные разъяснения. Ситуации, в которых предоставить пояснительную записку в налоговую по требованию (образец мы предлагаем для НКО) обязательно, прописаны в п. 3 ст. 88 НК РФ:

1. Ошибки в сданной отчетности. Например, в декларации выявлены неточности или несоответствия. В таком случае налоговики требуют предоставить обоснование данных несоответствий либо отправить корректирующий отчет.
2. В корректирующей отчетности суммы к уплате в бюджет значительно ниже, чем в первоначальных расчетах. В такой ситуации инспектор может заподозрить умышленное занижение налоговой базы и платежей и затребует объяснить изменения.
3. В сданной декларации по налогу на прибыль отражены убытки. Обосновать убыточную деятельность перед ФНС придется в любом случае, поэтому подготовить пояснительную записку по убыткам можно заранее.

Ответить на запрос инспекции следует в течение 5 рабочих дней с момента официального вручения требования — такие нормы закреплены в п. 3 ст. 88, п. 6 ст. 6.1 НК РФ. В особенных случаях ФНС придется уведомить о получении налогового запроса (Письмо ФНС РФ от 27.01.2015 № ЕД-4-15/1071).

ВАЖНО!

Снижение налоговой нагрузки

Этот вопрос у налоговиков пользуется особым интересом. Так, представители ФНС беспрестанно следят за объемами поступлений в государственный бюджет. При их снижении реакция незамедлительная: требования с предоставлением пояснительной записки, приглашение руководителя к личной встрече с представителем ФНС либо выездная камеральная проверка (крайняя мера).

В такой ситуации медлить нельзя, необходимо сразу предоставить пояснения в ФНС. В пояснительной записке опишите все обстоятельства и факты, которые повлияли на снижение налоговых платежей. Подтвердите факты документально либо предоставьте экономические обоснования. В противном случае ФНС инициирует выездную проверку, которая может затянуться на несколько месяцев.

Что писать в пояснительной записке:

1. Снижение зарплатных налогов. Причинами могут быть сокращение штата, реструктуризация предприятия, снижение уровня заработной платы.
2. Снижение прибыли может произойти из-за расторжения договора с покупателями. Следует приложить к пояснительной записке копию дополнительного соглашения о расторжении договора.
3. Рост затрат как результат снижения прибыли. Обоснованием может быть расширение деятельности (увеличение объемов производств, открытие нового филиала, подразделения, торговой точки), смена поставщиков или увеличение цен на материальные запасы и сырье (приложите копии договоров).

Причин снижения налоговой нагрузки может быть довольно много. Придется разбираться в каждом конкретном случае.

Нематериальные активы и расходы на НИОКР

В этом разделе раскройте информацию по следующим строкам Бухгалтерского баланса:

строка 1110 «Нематериальные активы»;

строка 1120 «Результаты исследований и разработок»;

строка 1190 «Прочие внеоборотные активы».

Раздел «Нематериальные активы и расходы на НИОКР» состоит из пяти таблиц.

В таблице 1.1 «Наличие и движение нематериальных активов» раскройте информацию о первоначальной стоимости и накопленной амортизации (на конец и на начало периода), поступлении и выбытии за период, о результатах переоценки, а также информацию о стоимости нематериальных активов, подверженных обесценению в отчетном году, о сумме признанного убытка от обесценения. Отразите данные как в целом по всем нематериальным активам, так и в разрезе их отдельных видов (абз. 2, 3, 6, 8 п. 41 ПБУ 14/2007, п. 35 ПБУ 4/99).

Данные укажите за отчетный год и за предыдущий (примечания 1 и 2 к приложению 3 к приказу Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н).

При переоценке в графе «Первоначальная стоимость» приводится текущая рыночная стоимость или текущая (восстановительная) стоимость (примечание 3 к приложению 3 к приказу Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н).

В таблице 1.2 «Первоначальная стоимость нематериальных активов, созданных самой организацией» раскройте информацию по нематериальным активам, которые организация создала самостоятельно (абз. 11 п. 41 ПБУ 14/2007). Данные укажите на отчетную дату, предыдущий год и год, который предшествует предыдущему (примечания 2, 4 и 5 к приложению 3 к приказу Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н).

В таблице 1.3 «Нематериальные активы с полностью погашенной стоимостью» укажите наименование и первоначальную стоимость тех материальных активов, стоимость которых полностью самортизирована, но организация продолжает их использовать (абз. 9 п. 41 ПБУ 14/2007). Данные укажите на отчетную дату, предыдущий год и год, который предшествует предыдущему (примечания 2, 4 и 5 к приложению 3 к приказу Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н).

В таблице 1.4 «Наличие и движение результатов НИОКР» укажите информацию о сумме расходов на НИОКР (п. 16 ПБУ 17/02).

Данные укажите за отчетный год и за предыдущий (примечания 1 и 2 к приложению 3 к приказу Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н).

В таблице 1.5 «Незаконченные и неоформленные НИОКР и незаконченные операции по приобретению нематериальных активов» пропишите суммы затрат как в общем, так и с разбивкой по видам за отчетный и предыдущий год по:

незаконченным исследованиям и разработкам (остаток на начало года, сумма затрат за год, сумма списанных затрат, не давших положительного результата, сумма расходов, принятых к учету, остаток на конец года);

незаконченным операциям по приобретению нематериальных активов (остаток на начало года, сумма затрат за год, сумма списанных затрат, не давших положительного результата, сумма расходов, принятых к учету, остаток на конец года).

Данные укажите за отчетный год и за предыдущий (примечания 1 и 2 к приложению 3 к приказу Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н).

Что отражается в пояснительной записке по пассивам?

Следующий крупный раздел баланса — пассивы. Для предприятия наиболее существенными показателями здесь могут быть:

1. Заемные средства (строки 1410, 1510).

Здесь можно детализировать:

• суммы долгосрочных и краткосрочных займов;
• сведения о кредиторах, целях кредитования;
• сведения о погашенных суммах в отчетном году;
• сроки погашения и процентные ставки.

1. Отложенные налоговые обязательства (строка 1420).

Можно указать за счет чего сформировались налогооблагаемые временные разницы, вызвавшие возникновение отложенных налоговых обязательств. Это может быть, например:

• различия в порядке начисления амортизации в налоговом и бухгалтерском учете;
• различия в учете процентов по кредитам и займам;
• различия в налоговом и бухгалтерском учете в связи с применением кассового метода и др.

1. Кредиторская задолженность (строка 1520).

Она, как правило, подразделяется на задолженность:

• перед поставщиками и подрядчиками;
• перед бюджетом и государственными фондами;
• представленную полученными авансами;
• перед работниками;
• прочую задолженность.

По каждой категории указывается сумма и наличие просроченной задолженности.

Поскольку каждая из указанных категорий кредиторской задолженности довольно емкая, то данные категории можно детализировать дополнительно.

Например, задолженность перед контрагентами может быть классифицирована на обязательства:

• перед продавцами сырья и материалов;
• поставщиками объектов ОС;
• исполнителями работ и услуг.

Задолженность по авансам — как обязательства:

• перед дочерними предприятиями или головной компанией;
• российскими контрагентами;
• контрагентами из ЕАЭС;
• зарубежными партнерами;
• в рублях и в валюте.

Уместно привести данные о фактах неисполнения обязательств перед кредиторами.

Раздел можно сопроводить данными о чистых активах, прибыли, возможной для распределения, о динамике представленных показателей, факторах, оказавших существенное влияние на изменения и способных оказать влияние в будущем и т.д. Информацию можно оформить в виде аналитических таблиц или схем.

Как составить пояснительную записку

Ф. 0503760 состоит из вводной части и пяти разделов. В вводной части пишут наименование подотчетной организации и ее учредителя, заполняют дату и основные коды — ОКПО, ОКТМО, главу по БК. Затем идет содержательная часть ПЗ — информационные разделы и таблицы. Мы подготовили сводную таблицу с инструкцией, как заполнить пояснительную записку к балансу учреждения.

Раздел	Порядок заполнения
Раздел 1 «Организационная структура учреждения»	В таблице 1 «Сведения о направлениях деятельности»показывают информацию, которая оказала существенное влияние, характеризует организационную структуру учреждения и которую не включили в другие разделы ПЗ. В этой части показывают: есть ли у организации наблюдательный совет; менялся ли состав полномочий у бюджетного учреждения; передавали ли централизованной бухгалтерии ведение бухучета
Раздел 2 «Результаты деятельности учреждения»	В этом разделе отражают результаты работы за отчетный период: меры повышения квалификации, переподготовку специалистов; ресурсы — численность работников, стоимость имущества, объем закупок; техническое состояние, обеспеченность, эффективность работы и другие сведения
Раздел 3 «Анализ отчета об исполнении учреждением плана его деятельности»	В этом блоке показывают информацию о принятых обязательствах, заполняя ф. 0503766 — сведения об исполнении ПФХД
Раздел 4 «Анализ показателей отчетности учреждения»	Эта часть состоит из результирующих отчетных форм: о движении нефинансовых активов (ф. 0503768); о дебиторской и кредиторской задолженности (ф. 0503769); о финансовых вложениях (ф. 0503771); о суммах заимствований (ф. 0503772); об изменении остатков валюты баланса (ф. 0503773); о принятых и неисполненных обязательствах (ф. 0503775); об остатках денежных средств (ф. 0503779); об исполнении судебных решений по денежным обязательствам (ф. 0503295); о вложениях в объекты недвижимого имущества, незавершенного строительства (ф. 0503790)
Раздел 5 «Прочие вопросы деятельности учреждения»	В этом блоке всего две таблицы без числовых показателей. В таблице № 4 отражают информацию об основных положениях учетной политики. А в таблице № 6 показывают сведения о проведенной инвентаризации

ВАЖНО!

Отчитываясь за квартал, бюджетники подают ПЗ в составе текстовой части (ф. 0503760) и результирующих форм 0503766, 0503769, 0503779 и 0503295. Для отчетности за 1-й квартал формы 0503766 и 0503769 сдавать не надо. А для годовой бухотчетности пояснительную записку формируют в полном составе — все разделы и все отчетные формы.

В первом разделе показывают организационную структуру, а в первой таблице — направления деятельности учреждения. По сути, это и есть текстовая часть ПЗ. Учредители не заполняют таблицу 1 в составе сводной ПЗ.

Вот образец примеров содержания, как написать пояснительную записку — текстовую часть.

В таблице № 4 фиксируют основные положения учетной политики. Исполнитель показывает, как проводят операции с активами и обязательствами, которые установлены в учетной политике. Эту часть ПЗ раз в год формирует головное учреждение.

Вот как ее заполнить:

1. В графу 1 вписать наименование объекта бухучета.
2. В графе 2 указать код счета бухучета или забалансового счета, на котором отражаются учетные объекты (при необходимости).
3. В графе 3 определить способ ведения бухучета.
4. В графе 4 охарактеризовать применяемый способ бухучета, руководствуясь структурными, отраслевыми и другими особенностями деятельности.

В составе сводной пояснительной записки таблица № 4 не заполняется. Актуальный образец заполнения таблицы 4 к пояснительной записке бюджетного учреждения за 2022 год.

В таблице 6 показывают сведения о проведенной инвентаризации имущества и обязательств, отражают выявленные расхождения. Заполняют раз в год в составе годовой отчетности.

Порядок заполнения таблицы № 6:

1. В графах 1–4 показывают основание для проведения инвентаризации и учтенные расхождения.
2. В графах 5 и 6 определяют расхождения с данными бухучета. Пишут сумму и код счета бухгалтерского учета.
3. В графе 7 указывают меры, которые приняли в организации для устранения обнаруженных расхождений.

Если расхождений нет, то таблицу № 6 заполнять не надо. Напишите о проведенной инвентаризации в текстовой части раздела 5.

Приведем пример пояснительной записки — таблицы № 6.

Кому и для чего нужна пояснительная записка к годовому отчету за 2021 год

Образец пояснительной записки к балансу необходим всем пользователям финансовой отчетности для получения более полной дополнительной информации о финансово-хозяйственной деятельности юридического лица

Такую информацию, как правило, невозможно привести в других отчетных формах, но она является важной и представляет интерес как для учредителей или кредиторов фирмы, так и для контролирующих органов. Данные в этот документ можно включать исходя из конкретных пожеланий, например, совета директоров, а также исходя из особенностей сложившейся на предприятии экономической ситуации к концу года

К примеру, если налог на прибыль за отчетный период оказался значительно ниже предыдущего, имеет смысл описать причины этого в пояснительной записке, так как налоговый орган, получив такие данные, все равно попросит их объяснить. Предвосхитив это желание, можно избежать не только лишних вопросов со стороны налоговиков и вызовов на «ковер» в инспекцию, но и выездной проверки, которая может быть назначена в рамках камеральной.