Претензионно-исковая работа: организация, порядок проведения

Как составить претензию

Претензию составляют в виде официального письменного документа с указанием ссылки на действующий договор, конкретного перечня нарушений, списка требований к нарушителю. К претензии обязательно прилагают документы, которые подтверждают факт нарушения вместе с расчетом имущественных либо денежных требований.

Претензионные материалы вручаются по схеме, отраженной в договоре, а доказательства вручения служат доказательной базой в суде.

В такой же письменной форме необходимо дать ответ, даже если адресат считает, что претензия не имеет под собой оснований. Ответ тоже может стать важным доказательством в судебных разбирательствах.

Претензионно-исковое производство в Республике Казахстан.

Судебная власть в Республике Казахстан защищает права, свободы и законные интересы граждан и организаций, обеспечивает исполнение Конституции, законов, иных нормативных правовых актов, международных договоров. Она осуществляется от имени государства.

Закон предусматривает защиту нарушенных прав и интересов граждан в различных отношениях: в семейных, жилищных, имущественных, трудовых и других. Если граждане считают что их права и интересы в этих сферах нарушены, закон предоставляет им возможность непосредственно обращаться в суд с заявлением. Такое заявление называется исковым. С момента его подачи возбуждается исковое производство по гражданскому судопроизводству.

Претензионно – исковая работа – это совокупность действий направленных на осуществление надлежащей защиты интересов и прав предприятия во взаимодействии с контрагентами, органами государственной власти и местного самоуправления. Претензионно – исковая работа является очень сложным процессом, требующим глубоких знаний законодательных актов.

Претензионный порядок разрешения спора – это обязательная и необходимая стадия, предшествующая судебному разбирательству. Прежде чем подавать исковое заявление в суд, необходимо попытаться разрешить спор в досудебном порядке. В этом поможет правильно составленная претензия.

Грамотное составление претензии имеет огромное значение. Профессиональная и убедительная претензия – это способ решить возникшие разногласия между сторонами любого гражданско-правового договора. Если же до суда не удалось урегулировать конфликт, то далее следует подготовка искового заявления и разрешение спора в суде. Предъявляя иск в суд, лицо (физическое или юридическое) защищает свои права, свободы и законные интересы.

Претензия – требование об устранении недостатков в количестве и качестве поставленного товара, возмещение убытков, уплаты долгов и штрафов. Претензия является основанием для досудебного разбирательства между сторонами.

Основанием для подготовки претензии является неисполнение или ненадлежащее исполнение условий Контракта со стороны поставщика (исполнителя, подрядчика), к которым относятся:

нарушение сроков поставок, работ (услуг);

нарушение объемов поставок, работ (услуг);

нарушение ассортимента поставляемого товара;

нарушения качества выполняемых работ (услуг);

поставка некачественного товара;

заключение контролирующих органов, о нарушении отдельных положений Контракта;

другие нарушения условий Контракта

Этапы осуществления претензионной работы включают в себя:

Допретензионная работа направлена на сбор доказательств по имеющимся фактам неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по Контракту с целью обоснования правомерности выставления Заказчиком претензионных требований.

Претензионная работа – важный этап досудебного урегулирования спора, путём направления претензии о разрешении конфликта своему контрагенту.

Порядок работы по проведению претензионной работы:

– подготовка и направление в адрес должника претензии об исполнении обязательств;

– проведение переговоров о сроках и порядке исполнения обязательств;

– контроль исполнения обязательств.

В случае, если по каким – либо причинам, претензия не была удовлетворена, либо была оставлена без ответа, тогда возникает необходимость составления иска, а также подготовке иных необходимых документов для возбуждения судебного производства.

Исковое производство — это урегулированная гражданским процессуальным правом и возбуждаемая иском деятельность суда по рассмотрению и разрешению споров о субъективном праве или законном интересе, возникающих из гражданских, семейных, трудовых, жилищных, земельных, экологических и иных правоотношений.

Таким образом, претензионно-исковая работа призвана содействовать укреплению правовой защиты субъектов. Между тем новые условия хозяйствования требуют изменения содержания экономических и правовых взаимоотношений предприятий и организаций в процессе хозяйствования, их правового обеспечения. И от грамотно построенной претензионно-исковой работы, как правило, зависит успех в решении споров и разногласий, а также возможность свести к минимуму судебные расходы и издержки.

Ведущий специалист отдела организационно-анатилической работы Жанзакова С.

Член Астанинского филиала Союза юристов Казахстана

Способы и форма отправки претензии

Сегодня множество компаний переходит на электронный документооборот. Покупатели с поставщиками обмениваются электронными письмами, поэтому возникает вопрос: обязательно ли дублировать электронное письмо на бумаге? Во многих правоотношениях предъявление претензии является обязательным до подачи иска в суд. Чтобы избежать проблем, электронные адреса, по которым будет вестись переписка, нужно закреплять в тексте договора.

Мы рекомендуем использовать письменную форму претензий, поскольку она экономит время в будущем при неисполнении контрагентом своих обязательств. Электронную переписку можно использовать в качестве дополнительного способа обмена информацией.

Чтобы доказать не только факт отправки, но и подтвердить, что была отправлена именно претензия, следует направить ее заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Этот перечень документов является надлежащим доказательством соблюдения требований досудебного урегулирования спора.

Регистрацию входящих претензий ведет делопроизводитель или секретарь. Юристы, как правило, дублируют регистрацию претензий с целью удобства контроля. Юрист занимается также отслеживанием претензии с момента получения до завершения процесса, когда предъявляющий претензию получит удовлетворительный ответ или примет решение о рассмотрении спора в суде.

Наши специалисты имеют обширную и успешную практику предоставления услуг, направленных на урегулирование споров в досудебном порядке, помогут разобраться с возникшей проблемой в краткие сроки, независимо от того, проживаете вы в Москве или другом регионе России.

Примирительные процедуры

Претензионный порядок урегулирования стороны вправе заменить примирительными процедурами, если пришли к согласию по этому вопросу. Более того, Верховный Суд пояснил, что примирительные процедуры по 44-ФЗ и 223-ФЗ допустимы, даже если стороны не оговаривают это в первоначальном соглашении.

Документами, подтверждающими попытку проведения примирительных процедур, являются:

• протокол разногласий;
• соглашение о прекращении медиации;
• заявление об отказе от продолжения медиации;
• предложение о проведении обязательных примирительных процедур, на которое другая сторона не ответила.

Исковая работа в организации, оформление исковых заявлений

Стоит сразу сказать, что по большей части исковая деятельность юристов организации урегулирована АПК, ГК и ГПК РФ. Как и претензионную работу, исковую можно разделить на 2 категории:

• работу, проводимую по инициативе самой организации;
• деятельность по защите интересов от исковых требований контрагентов.

По истечении 30-дневного срока досудебного урегулирования специалист по претензионной работе должен быть готов:

1. Оценить перспективы искового производства, его целесообразность и возможные риски.
2. Согласовать с руководством организации обращение в суд.
3. Собрать все материалы, необходимые для доказывания в суде:
   • копии договоров,
   • подтверждения попыток досудебного урегулирования,
   • доказательства фактов нарушения обязательств контрагентом.
4. Составить исковое заявление и направить его в суд.
5. Представительствовать в суде, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации.

Содержание искового заявления

Единого образца искового заявления закон не содержит, но ст. 131 ГПК РФ и ст. 125 АПК подробно перечисляют его обязательные элементы. Каждая организация вправе разработать собственный образец искового заявления, но при этом обязательно нужно учитывать требования этой статьи.

Так, в иске следует указывать:

• наименование суда, в который он подается;
• наименование и юридический адрес организации-истца, данные представителя (если интересы представляет сам юрист, то его личные данные и адрес), причем желательно указывать максимум контактной информации (номера телефонов, факсов, адреса электронной почты истца, его представителя и ответчика);
• наименование и юридический адрес ответчика;
• суть нарушения охраняемых законом прав и интересов истца;
• доказательства нарушения законных прав и интересов истца;
• основания, на которых истец выставляет свои требования;
• непосредственно требования истца;
• расчет сумм, подлежащих взысканию (цены иска);
• сведения о попытке досудебного урегулирования (регистрационные данные, дата подачи претензии);
• перечень прилагаемых документов.

Исковое заявление подписывается руководителем или иным лицом, уполномоченным на это. Для облегчения исковой работы можно указать такое лицо в соответствующем регламенте.

В какой срок нужно ответить на претензионное письмо

Ответное письмо составляет сотрудник, которому поручена организация претензионной работы. Ответ следует писать на фирменном бланке компании, с обязательным указанием даты. Законодательством установлено, что срок ответа на претензию составляет от 10 до 30 дней с даты получения. Подписанный руководителем ответ регистрируют в журнале и отправляют другой стороне.

К примеру, претензионный порядок будет признан не соблюденным, если спорящими сторонами оговорен иной срок подачи ответа на претензию, чем установлен законом.

Не будет подлежать возвращению иск, если период взыскания, указанный в претензии, меньше срока, отраженного в просительной части документа.

Противоречит требованиям закона и претензия, направленная ответчику по неправильному адресу.

Сущность претензионно-исковой работы

Прежде чем переходить к разговору о структуре и организации претензионной работы предприятия, представляется правильным дать определение такой деятельности и обозначить лиц, ответственных за ее ведение.

Понятие претензионно-исковой работы

Претензионная и исковая работа — это совокупность мер, направленных на выдвижение организацией контрагентам законных требований, возникших в результате неисполнения (ненадлежащего выполнения) теми их обязательств.

В рамках такой работы производятся:

• оценка рисков и убытков, возникших вследствие неисполнения обязательств партнерами;
• сбор документации и доказательств неисполнения обязательств;
• выяснение причин неисполнения обязательств;
• составление документальной претензии и предъявление законных требований контрагенту;
• анализ результатов предъявления претензии и оценка целесообразности судебной защиты интересов;
• сбор документации для подачи иска в суд;
• подача искового заявления;
• представительство организации в суде и в ходе исполнительного производства.

Организация претензионной исковой работы

Такой вид деятельности требует от сотрудника некоторых навыков в области организации хозяйственной работы предприятия, и, главное, познаний в области права и экономики. По этой причине в большинстве организаций среднего бизнеса для ее ведения выделена штатная должность юриста или специалиста по претензионной работе либо сформированы целые юридические отделы, крупное же предприятие без них и представить трудно.

В зависимости от масштабов претензионной деятельности могут создаваться соответствующие отделы или штатные должности в каждом представительстве и филиале за пределами основной организации, например в сервисных центрах. Особенно это актуально для предприятий, продающих товары с длительным сроком гарантийного обслуживания. Такие организации могут открывать несколько обособленных подразделений для предоставления гарантийного сервиса своим клиентам. Наличие в каждом из них юриста позволяет в кратчайшие сроки и с максимальной эффективностью урегулировать споры с каждым покупателем.

Доверять претензионную работу сотрудникам, не имеющим специального образования и достаточных навыков, представляется неправильным, так как это несет риск увеличения убытков и нанесения серьезного вреда репутации компании.

Положение о претензионной работе в организации

Данный документ помогает систематизировать весь рабочий процесс. Он является локальным актом, который рассматривает способы работы с поступающими или с сформированными внутри компаниями претензиями. В нем указывается, в чем конкретно состоит работа с исками, какие она включает мероприятия и в какой последовательности их выполняют.

Поскольку не предусмотрен федеральный стандарт для Положения, оно разрабатывается в свободной форме.

Однако в нем обязательно должны иметь место разделы, которые определяют:

• область применения Положения и его базовые понятия;
• формы и методы реализации работы;
• обязанности и способы коммуникации задействованных сотрудников;
• ответственность сотрудников, задействованных в претензионной работе, за некачественное или несвоевременное исполнение своих обязанностей;
• правила и способы направления исков;
• регламент изучения входящих претензий;
• правила внесения корректировок.

Документ утверждается приказом по предприятию или иным локальным актом.

Положение актуально не только для тех сотрудников, которые непосредственно занимаются данной деятельностью. Все работники должны знать, как и в какие сроки следует ставить в известность ответственных о поступлении претензии.

Чрезвычайные ситуации

Теперь необходимо представить, что юрист, который отвечал за тот или иной спор заболел, уехал или случилась другая проблема.

В 2015 году вышло несколько важных распоряжений Пленума Верховного суда, в том числе и постановление по срокам исковой давности. На фоне этого многие арбитражные суды начали данный документ трактовать достаточно буквально. Отсюда следует, что и сроки исковой давности сейчас устанавливаются очень тяжело.

Чаще всего получается их восстановить тогда, когда заинтересованное лицо не проживает на территории Российской Федерации, а например, находится в Соединенных Штатах Америки. При этом необходимо иметь доказательства, которые подтвердят, что за последние несколько лет он не был на территории России.

Во всех остальных случаях доказать то, что срок исковой давности пропущен по уважительной причине, достаточно проблематично. Арбитраж указывает, что любая организация является субъектом предпринимательской деятельности, а, как известно — этот способ заработка основан на страхах и рисках.

Бывают даже такие ситуации, например, после того как иск был подан в суд, что компании, которые находились в разных городах, смогли найти компромисс и было принято обоюдное решение отозвать заявление. Но арбитраж все равно вынес свой вердикт. Суд постановил, что, несмотря на невозможность находиться на территории Санкт-Петербурга, в котором и жил контрагент, организация могла заключить договор с юридической компанией Ленинградской области. Она бы и представляла ее интересы.

Составление положения и другой сопутствующей документации

Регламент составляется индивидуально для каждой компании, исходя из ее требований и особенностей проведения деятельности. При этом можно вывести общие положения, характерные для большинства организаций.

Так, при создании регламента следует внести пункты:

• общие положения;
• претензионная деятельность;
• исковая деятельность;
• исполнительное производство.

Общие положения

В данном разделе необходимо отметить цели и задачи, которые ставятся перед сотрудником юридического отдела компании при ведении претензионно-исковой работы. Это:

1. Защита интересов предприятия (финансовых) и уменьшение убытков из-за несоблюдения обязанностей контрагентом.
2. Защита репутации компании от необоснованных претензий конкурентов.
3. Защита прав, касающихся имущества и не имущества, а также интересов организации.
4. Проведение координации между вовлеченными в спорные отношения специалистами по вопросу, который связан с представительством интересов компании.
5. Улучшение договорной работы в компании для избегания невыполнения взятых на себя обязательств.

Претензионная деятельность

Данный пункт в регламенте лучше всего разделить на несколько составляющих. Они будут касаться предъявления претензий и реагирования на требования, выдвинутые партнерами.

В части, касающейся реагирования на претензии, следует отметить:

• перечень документации, требуемой для согласования претензии;
• способ подтверждения факта поступления претензии;
• регламент проверки поданной документации;
• образец ответа, который выдается на требование партнера;
• регламент взаимодействия специалиста (юриста) с сотрудниками, деятельность которых связана со спорными положениями;
• сроки, за которые необходимо среагировать на выдвинутые требования;
• сроки, а также методы хранения претензий.

В регламент по выдвижению претензий нужно записать:

Перечень случаев, при которых обязательно нужно начать претензионную деятельность (как правило, это просрочка обязательств партнера, неисполнение их, нарушение качества предоставляемых услуг и т.д.).
Срок, в течение которого с момента зафиксированного нарушения вся необходимая документация будет передана сотруднику, ответственному за претензионно-исковую деятельность.
Регламент сотрудничества специалистов компании с юридическим штатом при передаче требуемой документации (здесь стоит отметить важность передачи пакета документов в указанный срок, а также правильное оформление процесса).
Содержание бланка претензии.
Регламент привлечения сторонних специалистов (если будет необходимость).
Регламент выдвижения и последующей передачи требований партнеру (здесь стоит отметить, кто наделен правом подписи претензии, а также ответственное лицо в досудебном регулировании).

Исковая деятельность

В основном вся исковая деятельность юриста регулируется АПК, КАС, ГПК и ГК Российской Федерации. Есть ряд положений, которые нужно отметить:

1. Ответственные лица за визирование искового документа и за мирное урегулирование.
2. Регламент оценки и допустимой степени риска во время подачи искового требования.
3. Сроки, за которые нужно среагировать на исковые требования партнеров.
4. Ряд мер контроля внутри компании для своевременной подачи и реагирования на исковые требования.
5. Регламент хранения документов, которые касаются искового делопроизводства.

Претензионист – специалист в компании, который отвечает за выдвижение претензий контрагентам вследствие несоблюдения условий заключенного договора.

Как урегулировать спор в досудебном и судебном порядке

Исковая претензионная работа по урегулированию производственных споров состоит из двух этапов — досудебного урегулирования конфликта и судебного рассмотрения спора.

Досудебное урегулирование является обязательным условием для определенных видов правоотношений. Однако стороны могут договориться между собой в любом случае, избежав длительных судебных разбирательств.

Нормы процессуального законодательства устанавливают различные сроки подачи претензионных документов в зависимости от области гражданско-правового поля. Если срок, в течение которого может быть подана претензия, не указан в договоре, то это будет 1 календарный месяц. Такой же период установлен для ответа на письмо при необходимости судебного разбирательства.

Грамотное ведение претензионной работы предполагает, что ответственный специалист должен выдвинуть претензию по расторжению договора и возврату средств в течение 10 дней, при плохом качестве товара либо отсутствии гарантии — 2 года, для исправления недостатков, обнаруженных в товаре — за 45 дней, при ненадлежащем оказании услуг — 6 месяцев.

Исковая претензионная работа заключается и в своевременной подаче ответа. Так, ответ на претензию по разногласиям в хозяйственной деятельности необходимо подать через 30 дней, по преддоговорным разногласиям — через 30 дней после получения извещения либо соглашения со списком разногласий. Такой же период необходим для ответа на претензию перевозчика по удовлетворению требований потребителя. Аналогичный период потребуется, чтобы отреагировать на возмещение убытков или выплату компенсации юрлицу.

Нормы процессуального законодательства предусматривают соблюдения нормативной базы. В последнее время были отменены положения, согласно которым урегулирование претензионных споров занимало много времени, и потерпевшая сторона не могла вовремя восстановить свои права, а виновная сторона незаконно пользовалась имуществом либо денежными средствами.

Рекомендуем

В ходе курса будут даны комментарии к основным изменениям процессуального законодательства, актуальным для организации претензионной работы и участия в исковом производстве, раскрыты основы поэтапной подготовки к делу, юридические методы, ориентированные на положительный результат в судебной работе. Слушатели получат практические рекомендации действующего адвоката по применению норм ГПК РФ, АПК РФ, КАС РФ на современном этапе реформирования процессуального законодательства с учетом правоприменительной практики.

Порядок претензионной работы

• в споре несколько истцов. Претензию обязан направить каждый из них при условии, что требование каждого из них суд имеет возможность рассмотреть отдельно;
• в споре несколько ответчиков — требование следует направить каждому из них.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: .

Постановление № 18 сообщает, что в спорах, в том числе по 44-ФЗ и 223-ФЗ, соблюдение досудебного порядка не требуется, если:

• предъявляется встречный иск;
• сторона взыскивает неустойку. Имеется в виду следующая ситуация: у компании А имеется долг перед компанией Б. Компания Б направила должнику претензию по основному долгу, о неустойках в тексте речи не шло. Не получив денег, компания Б обратилась в суд и в иске, помимо взыскания долга, заявила о неустойке. Фактически, по неустойке досудебный порядок урегулирования не соблюден, это требование примут и рассмотрят. Другая ситуация, если суд уже рассмотрел требование по основному долгу и вынес решение, а только после этого истец заявил о неустойке — в этом случае на неустойку требуется отдельная претензия;
• если истец подал иск к ненадлежащему ответчику, а суд заменил его на надлежащего. При этом, если надлежащий ответчик, вступив в процесс, докажет, что готов уладить спор в досудебном порядке, суд вправе оставить истца без компенсации судебных издержек независимо от исхода судебного дела;
• имеет место правопреемство истца или ответчика. То есть претензию направил правопредшественник истца, правопреемник не обязан дублировать ее. Это касается и стороны ответчика, если претензию получил правопредшественник должника, правопреемник не вправе ссылаться на то, что на его имя претензия не поступала;
• досудебное требование не обязано подавать третье лицо, заявляющее собственные требования, вступая в процесс;
• досудебные требования не обязаны направлять прокурор, государственные и муниципальные органы, выступающие в защиту публичных интересов, прав и законных интересов организаций и граждан.

Постановлением разъяснено еще несколько спорных моментов, касающихся порядка претензионной работы по 44-ФЗ и 223-ФЗ, в частности:

• сторона вправе направить документ на адрес филиала контрагента, если изложенные требования связаны с его деятельностью;
• если договор этого не требует, сторона вправе не направлять документ ценным письмом с описью вложения;
• сторона вправе направить документ по электронной почте, через мессенджер или социальную сеть при условии, что такой порядок обмена информацией принят между сторонами или закреплен в договоре.

Постановление перечисляет, какие документы нельзя считать претензиями. В частности, не является попыткой досудебного урегулирования спора направление уведомления о намерении обратиться в суд.

При разногласиях между сторонами спора по вопросу соблюдения претензионного порядка суд вправе принять иск к рассмотрению и разрешить их.

Организация претензионной работы

Чтобы качественно написать претензию, необходимо обладать полным знанием ситуации, а сама претензионная работа требует особой деликатности, ведь претензии порой предъявляются постоянным партнерам. Поэтому претензионная работа на предприятии должна вестись регулярно. Стандартные и нестандартные претензии готовят специалисты, которым дают исходную информацию отделы, ведущие соответствующие участки работы. К примеру, отслеживают сроки оплаты по договору менеджеры. При отсутствии поступления оплаты они должны представить информацию специалисту для своевременного предъявления претензии. При выходе ситуации из разряда обычных всегда необходима помощь компетентного юриста, ведь зачастую оперативно подготовленная претензия, основанная на изучении всех имеющихся документов, позволяет избежать судебного разбирательства.

Подготовка юриста к претензионной работе заключается в следующем:

• анализ вероятных последствий;
• сбор доказательств, подтверждающих требования;
• подготовка, получение, составление претензии;
• предъявление собственных претензий, подготовка ответов на претензии партнеров;
• регистрация, отправка, хранение претензий;
• контроль претензионного производства;
• рассмотрение и анализ претензий, обеспечение полной организации претензионной работы;
• оценка претензий, полученных предприятием, и исходящих от него с точки зрения закона.

В зависимости от ситуации в претензии могут приводиться расчеты, содержаться ссылки на документы, подтверждающие частичное или полное исполнение или неисполнение обязательств. Если речь идет о штрафах или возмещении убытков, в претензии должна быть указана ссылка на нарушенные условия договора и закон, устанавливающий ответственность за данное нарушение.