Основное содержание
Здесь могут использоваться как текст, так и аналитические материалы, в том числе анкеты, таблицы. Обычно написание основного содержания выполняется в официально-деловом стиле, при этом должно содержать 2 части: мотивировочная (суть проблемы и цели докладной) и запрос (заключительная часть в виде просьбы). Если имеются приложения, необходимо делать указание, отсылку на дополнение.
Снизу проставляется должность, Ф.И.О. и подпись лица, которое оформляет данный документ. В случаях, когда СЗ располагается на нескольких листах, необходимо выполнять нумерацию страниц. В силу изменений в обществе, переходе на электронный документооборот, в ГОСТ указаны требования относительно таких документов.
В правилах прописаны следующие позиции:
- текст следует оформлять четкими шрифтами, которые легко читаются (Times New Roman, Calibri, Arial, в некоторых случаях допускается Verdana);
- размер шрифта от 12 до 14 pt;
- стандартным межстрочным интервалом считается 1-1,5;
- выравнивание по ширине листа;
- вверху страницы производится нумерация арабскими цифрами;
- отступ абзаца 1,25 см.
Обратите внимание, что для служебной записки имеется возможность двусторонней печати. Использование печати при отправлении внутреннего документа не требуется
На текущий странице можно бумаги, которая заполнена на основании ГОСТ.
Что содержит служебное письмо, основные требования по оформлению
Законодательством не устанавливаются строгие рамки формирования служебных писем. Работая с этим видом документов, стоит руководствоваться локальной документацией, регулирующей делопроизводство компании. В инструкции обычно приводится пример служебного письма, который должен входить в состав обязательных элементов, а также порядок его хранения, передачи.
Документ составляется на фирменном бланке предприятия (при наличии). В верхней части листа должны отражаться сведения об отправителе, то есть название компании, регистрационные коды, индекс и юридический адрес. Факультативно указывается сайт, электронная почта и контактные телефоны для связи.
Сообщение подлежит регистрации как в канцелярии отправителя, так и адресата. Поэтому в документе обязательно должно быть поле для регистрационного номера и даты отправления.
В правой верхней части письма пишется полное название компании адресата, фамилия и инициалы первого руководителя. При необходимости, ниже указывается индекс и адрес.
Бывает, что нужно направить одно и то же сообщение сразу нескольким адресатам. В этом случае первым указывается тот, которому нужно предоставить документ в первую очередь и далее по очерёдности. Если другим получателям нужно прислать дубликат, то над реквизитами адресата пишется слово «Копия».
Письмо начинается с обращения к адресату фразой «Уважаемый Иван Иванович!». После этого предложения можно озаглавить документ и написать преамбулу в левой части листа. Однако, это не считается обязательным.
Далее отправитель понятно и лаконично излагает факты, в соответствии с назначением письма. Информация должна быть реальной и правдивой. При необходимости можно руководствоваться и ссылаться на нормативную базу страны или локальный нормативные акты компании.
Как оформлять служебные письма
Служебные письма оформляются на фирменном бланке организации, на листе формата А4. Допустимо использовать формат А5, если объем текста не превышает семи строк (в этом случае можно не указывать заголовок письма).
Реквизиты заголовочной части служебного письма:
- номер
- ссылка на входящий номер (для писем-ответов)
- заголовок письма (одной фразой)
В реквизите «Адресат» должны быть указаны:
- название организации
- структурное подразделение
- должность получателя
- фамилия и инициалы получателя
- почтовый адрес получателя
В случае рассылки письма нескольким получателям, сначала нужно указать основного адресата. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится Для большого количества получателей – более 4-х – составляются листы рассылки.
Полезный совет!
Если в вашей организации регулярно составляются однотипные служебные письма, составьте бланк-трафарет (так называемую «рыбу»). Так и вы, и другие сотрудники сэкономите время на подготовку документов.
Если в письме-ответе вы указали в заголовке входящий номера письма, то в тексте повторяться не нужно.
Для обращения к адресату используйте определение «Уважаемый «Имя_Отчество» либо «Господа». В этом случае используйте заключительную формула вежливости: «С уважением», она ставится над подписью руководителя.
Генеральный директор ООО «Альфа» Петров
В тексте служебных писем используются несколько форм обращения:
- от первого лица множественного числа (направляем, просим
) - от первого лица единственного числа (считаю, прошу
) - от третьего лица единственного числа (компания предлагает, банк возражает
)
Форма обращения от первого лица множественного числа является предпочтительной, так как письмо обычно выражает мнение организации, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем. Хотя вы можете использовать обращения от первого лица единственного числа в письмах-приглашениях, рекомендательных письмах. Местоимения «я», «он» в деловой переписке не используются, вместо них следует писать местоимения «мы», «Вы»
Подписывает служебное письмо руководитель организации, либо уполномоченный доверенностью заместитель или руководитель подразделения-автора письма. Дата подписания является датой письма.
Служебное письмо должно иметь отметку об исполнителе, она располагается в нижнем левом угла, под подписью руководителя.
Для составления некоторых служебных писем требуется согласование с руководителем заинтересованного отдела. В таком случае виза ставится на копии (или втором экземпляре) письма, идущего в подшивку, либо – при факсимильном или электронном способе отправки – на оборотной стороне документа.
Несколько рекомендаций к стилистическому оформлению текста служебного письма :
1. Письмо должно быть написано в ровном, спокойном тоне. Чрезмерная любезность не допустима равно как и пренебрежительность.
2.Избегайте по возможности пометок «Срочно», «В кратчайшие сроки», побуждая тем самым адресата к спешке. Лучше указывать конкретный срок исполнения или принятия решения.
3. Не навязывайте адресату решение такими фразами как: «Прошу решить вопрос положительно».
4. Формулировки типа «Прошу внимательно изучить» могут быть негативно восприняты адресатом как намек на его невнимательность.
5. Письма-отказы обязательно должны содержать мотивировочную часть – почему отказано, а также сообщайте, есть ли вероятность иного решения в будущем.
6. Пишите кратко. Используйте шаблонные фразы для упрощения текста, но не перегружайте письмо лишней информацией громоздкими словесными конструкциями.
Образец служебного письма
Прерогатива работы с входящей и исходящей корреспонденцией отдаётся делопроизводителю организации, референту или работникам канцелярии
Сотрудники принимают и отправляют письма, обращают внимание на оформление. При необходимости, возвращают инициатору для приведения в соответствие
При формировании образца документа рекомендуется использовать ГОСТ Р 6.30-2003.Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы.
Если управленец решает направить претензию, то при написании основного текста не рекомендуется использовать критичные формулировки
Содержание должно быть воспринято не как угроза, а как конструктивное, аргументированное преподнесение фактов, на которые получателю нужно обратить внимание
Ниже приводится пример служебного письма, чьё назначение – подтвердить гарантийные обязательства по выплате сформировавшейся задолженности.
С учётом рекомендаций образец служебного письма будет выглядеть следующим образом:
Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
123456, г. Севастополь, ул. Примерная12, ИНН 123456789,
ОГРН 987654321, КПП 123456
N4321 от 21июня 2018 г. Директору ООО «Альфа»
Иванову И.И.
123456, г. Севастополь,
ул. Белая, 21
Уважаемый Иван Иванович!
«О гарантийных обязательствах»
Настоящим ООО «Бета» в лице генерального директора Петрова Петра Петровича, обязуется выплатить имеющуюся задолженность перед ООО «Альфа» по состоянию на 21.06.2018 г., согласно Договору N 10 от 05.06.2018 г. в размере 5000 (пять тысяч) рублей не позднее 01.07.2018г.
Генеральный директор ООО «Бета» Петров П.П.
Для передачи документа чаще всего используется почтовая связь. Этот способ эффективен при отправке в письма в другие города. Если адресат находится в одном городе с отправителем, рациональнее направить курьера, если такая должность есть в штатном расписании. В других случаях исполнитель самостоятельно доставляет письмо и забирает ответ.
Если документ поступает в канцелярию нарочным способом, на экземпляре отправителя ставится отметка о получении. Исполнитель указывает фамилию, инициалы, ставит свою подпись и штамп с входящим номером.
Цель служебного письма – поддержание связи между предприятиями и государственными учреждениями, физическими лицами. Без сопроводительного листа адресат не будет понимать назначения пересылаемых документов, а без официального запроса нельзя правомерно получить информацию и в дальнейшем использовать. При этом, среди предпринимателей распространено мнение, что делопроизводство можно вести без соблюдения каких-либо форм и правил. Управленцу стоит знать, что если на предприятие поступает письмо, которое не соответствует общепринятым нормам, то такой документ можно не регистрировать и вернуть отправителю (к примеру, если инициатор письма забыл поставить печать предприятия, подписать документ, зарегистрировать).
Требования к документам
Хотя в деловодстве предусмотрено несколько видов служебных писем, правила оформления являются одинаковыми. Они довольно простые, поэтому у работников предприятий не возникают сложности по их составлению
Важно пользоваться только четкой структурой, ставить подпись руководства, а также указывать цель составления документации
Структура
Создание делового документа
Текст формируется по схеме, позволяющей легко понять суть обращения. Письмо состоит из следующих частей:
Введение, содержащее цель и причины составления письма. В нем оставляются важные сведения о событиях или решениях, принятых руководством компании. Доказательная часть. Здесь описывают основания для предъявления претензий или выкладывают важную информацию о каком-либо мероприятии. Заключение. Делают выводы относительно предоставленной информации, выдвигают требования или предложения, а также указывают просьбы или приглашения
Внимание! Разрешается включать в документ только заключительные выводы, без дополнительных объяснений
Необходимые сведения
К служебным письмам относятся разные деловые документы, рассылаемые другим компаниям или гражданам. Поэтому их содержание может быть разным. Но в любом случае,документ должен быть оформлен согласно стандартного шаблона и включать в себя обязательные элементы:
- дата составления документации;
- порядковый номер;
- ссылки на другие бумаги, к которым прилагается письмо;
- правильное наименование документа;
- название фирмы, являющейся составителем;
- инициалы руководителя, ставящего подпись в конце текста;
- адрес и ФИО получателя.
Письмо обязательно заверять подписью начальника
Регистрация
Письма являются деловыми документами, поэтому отправители и получатели обязаны осуществлять их грамотную регистрацию. Этот процесс является обязательной процедурой деловодства и здесь есть свои правила:
- Регистрация может осуществляться любым структурным подразделением фирмы или же секретарем.
- Правила процесса приводятся во внутренней локальной документации предприятия; обычно назначается ответственное лицо, которое занимается составлением бумаг, поэтому в его должностных инструкциях указываются правила регистрации исходящих и входящих писем.
- Если нормативный акт отсутствует в фирме, но регулярно приходится составлять много таких документов, то целесообразно формализовать порядок, на основании которого делаются, оформляются, подписываются и отправляются письма.
- Регистрация выполняется в специальном журнале, созданном для фиксации деловых документов.
Если компания отказывается формировать нормативные акты, регулирующие правила составления и регистрации деловых бумаг, то ответственное лицо пользуется стандартной процедурой. Для этого заводится журнал, в который включаются реквизиты каждого письма. Приводится дата их отправки, требования и иные важные пункты.
Определение понятия
Каждое коммерческое предприятие обязано надлежащим образом вести документооборот с деловыми партнерами. Правильное оформление бумаг при взаимодействии с подведомственными структурами и населением – залог успешной работы государственных учреждений. Ошибки, неточности и некорректные формулировки в документации препятствуют оперативному обмену информацией между коммерческими компаниями и бюджетными организациями.
Использовать указанный инструмент коммуникации следует исключительно по необходимости, чтобы исключить риск излишней волокиты и бюрократизма.
К служебным письмам относят объемный перечень дифференцированных по содержанию бумаг, адресуемых посредством услуг курьера, почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи или электронной почты. В бюджетной сфере официальные документы подготавливаются в рамках императивного формата, когда вышестоящие структуры требуют определенных действий от подведомственных субъектов.
Население также может выступить инициатором составления служебного письма, когда нарушаются права и свободы граждан. Игнорирование их требований может быть оспорено в суде.
Оформление служебной записки по ГОСТу
Новый ГОСТ по оформлению документов действует с 01 июля 2018 года. Обязателен ли он для российских работодателей и коммерческих организаций, индивидуальных предпринимателей? Закон говорит, что нет. Согласно ст. 266 Закона от 29.06.2015 г. № 162-ФЗ (О стандартизации) ГОСТы применяются на добровольной основе. Таким образом, руководитель организации сам определяет, применять ли его работникам ГОСТ. Или ввести свои требования. Их изложить можно в каком-нибудь локальном акте (приказе, положении, инструкции по делопроизводству и т.п.). Нередко форма служебной записки передается от работника к работнику вместе со служебным компьютером.
Если обратиться к ГОСТу, то он содержит следующие требования по оформлению документа:
- бланков в организации рекомендуют утвердить «побольше» — это и общий, бланк письма, конкретного вида документа (например, приказа), письма структурного подразделения, должностного лица и т.п.
- шрифты — Arial 12,13; Times New Roman 13,14; Verdana 12,13; Calibri 14 и приближенные к ним. Если более мелкий шрифт, могут быть неприятные последствия. Например, к спорам с потребителями, контрагентами
- межстрочный интервал 1-1,5
- абзац — 1,25 см
- текст выравнивается по ширине
- допустима двусторонняя печать, поля (зеркально) должны быть равны
- гриф согласования ставится на первом листе документа (на титульном, если он есть). Внешнее согласование (другой организацией) проставляется на уровне грифа-утверждения организации
В статье о том, как написать служебную записку, мы говорили о том, что справочные данные организации служебная записка не содержит. Если в организации утвержден бланк должностного лица, структурного подразделения, их используют соответствующие лица.
Особенности написания электронных писем
Субъекты бизнеса начали активно использовать данный инструмент коммуникации с наступлением 21 столетия. Сегодня каждая компания, занимающаяся предпринимательской деятельностью, адресует корреспонденцию посредством электронной почты. За считанные секунды деловое письмо доходит до адресата, что позволяет экономить время и сосредоточиться на решении вопросов производственного характера.
Но с внедрением в повседневную практику электронного письма у сотрудников компании возникают дополнительные трудности, связанные с поиском нужного документа и выяснением того, на каком этапе работы он находится (согласован ли с топ-менеджерами структурных подразделений, завизирован ли руководителем компании и прочее).
Каждое письмо, подготовленное в электронном виде, нуждается в грамотном оформлении. Существуют общие правила делопроизводства, которые применимы и к указанному варианту служебной переписки.
Ставить на письме печать нет необходимости, но оно должно заверяться электронной подписью. Указанная норма является императивной при подаче заявок и заключении контрактов в сфере госзакупок, а также при предоставлении отчетности контролирующим структурам (ФНС, ФСС, ПФР и прочее).
При обращении в Арбитражные суды истец вправе предоставлять договора, счета-фактуры и деловые письма, подписанные ЭЦП. Такие бумаги могут использоваться в качестве доказательств с целью отстаивания собственных интересов. Завизировать документ можно посредством специальных компьютерных программ («Крипто АРМ», «Крипто-ПРО»).
Как избежать ошибок, смотрите на видео:
Контрагенты используют электронный формат деловой переписки исключительно на добровольной основе. Возможность обмена документов, визируемых посредством ЭЦП, обличается в договорную форму. Контракт о переходе на электронный формат деловой корреспонденции можно составить на бумажном носителе.
Служебные письма – важнейшая составляющая корпоративной культуры общения. Запросы, обращения, уведомления, рекламации по-прежнему позиционируются как основной инструмент коммуникации между организациями, учреждениями и предприятиями. Неправильное составление официальных документов увеличивает риск волокиты и бюрократизации в государственных структурах, а также причинение убытков в виде упущенной выгоды в предпринимательской среде.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Когда служебная записка не соответствует правилам?
Как уже было отмечено выше, СЗ не является официальным документом, поэтому какие-либо специфические последствия для направления записок не по форме не предусмотрены.
Целью СЗ выступает получение или предоставление определенной информации коллегам по работе и единственным возможным негативным последствием оказывается отсутствие реакции на записку.
В законодательстве содержатся общие условия для обращений, при несоблюдении которых они не рассматриваются. Представляется, что они по аналогии могут быть применены и к СЗ. В частности, не получат ответа заявления:
- не имеющие указания на составившее их лицо (аноним);
- Содержащие нецензурные высказывания, оскорбления, угрозы;
- Не поддающиеся прочтению;
- Если ранее неоднократно на аналогичные запросы был дан ответ;
- Если при ответе придется разгласить охраняемую тайну;
- И другие.
Эти нормы содержатся в федеральном законе “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации”.Несмотря на отсутствие в законах обязательных правил для переписки посредством служебных записок, он должны составляться с соблюдением норм делового общения, правил русского языка и традиционных требований к деловым бумагам.
Образцы для разных случаев
Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки
Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.
Записка о выплате премии
Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.
| Директору ООО «Домострой» Семину И.Г. от начальника отдела продаж ООО «Домострой» Настиной И.А. Служебная записка |
Об увеличении премиального вознаграждения
Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2021 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.
Начальник отдела продаж Настина И.А.
Докладная об отсутствии на рабочем месте
Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.
Записка о списании ТМЦ
В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.
Письмо о необходимости ремонта оборудования
С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.
Докладная о самоизоляции
Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.
Письмо о переводе на удаленную работу
В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.
Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Общие сведения
Определения
Письма — это бумаги, которые объединены в большую группу по способу их передачи, а именно почтой. На любом предприятии их насчитывается просто огромное количество. Они делятся на входящие и исходящие. В письмах может находится совершенно разная информация, например, приветствие, пожелание, поздравление, да и вообще всё, что угодно. По ГОСТу письма оформляются на специальных бланках формата А4.
СПРАВКА! Если письмо маленькое, имеющее не больше 7 строчек текста, то можно использовать формат А5.
На любом документе должна стоять дата, и на письме в том числе. Дата на письме пишется та, когда его подписали.
https://youtube.com/watch?v=YtZ4NRMinno
Правила оформления и рекомендации по составлению
Письмо составляется согласно определенной схеме.
- Сначала делается введение, в котором описаны причины и мотивы написания письма, а также факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
- После введения идёт доказательство. Здесь излагаются обоснования того, что описано в документе.
- Заключение является последней частью письма. В ней излагаются выводы, выдвигаются просьбы, предложения, требования.
Может быть такой вариант, что служебное письмо включает в себя только заключение без любых объяснений. Обычно все письма являются небольшими по объему и чаще всего занимают одну страницу.
Цель служебного письма
Каждое письмо имеют свою определенную цель, какой являются побудительные мотивы. Это означает, что содержание писем должно быть коротким, понятным, четким, не должно содержать ненужную лишнюю информацию.
Существуют правила оформления документа, которые нужно соблюдать. Конкретно служебное письмо должно быть посвящено какому-то одному вопросу. Такой подход значительно упрощает дальнейшую обработку всех писем и позволяет ускорить исполнение внутри компании.
Текст служебных писем должен быть изложен в третьем лице, в единственном числе. Например, «В следующем месяце университет планирует…». Подписывать любые служебные письма имеет право руководитель компании. Если он по какой-то причине отсутствует, то его полномочия на время передаются человеку, исполняющему его обязанности.
СПРАВКА! На сегодняшний день отправлять служебные письма можно не только обыкновенной почтой, но и по факсу, телеграфу, электронной почте. Понятно, что последний вариант является самым удобным и пользующимся популярностью в наше время.
