Управление временем: структура и оперативное планирование деятельности

Принципы тактического планирования

Эффективное тактическое планирование базируется на следующих принципах:

  • Принцип единства. Промышленное предприятие — это единый организм, все структурные элементы которого должны развиваться в одном направлении. Поэтому задачи каждого отдела и подразделения должны соотноситься с целями всей организации.
  • Принцип участия. Процесс планирования должен носить коллективных характер и предусматривать привлечение работников, для которых он предназначен.
  • Принцип непрерывности. Деятельность по планированию на производственном предприятии должна носить характер постоянной.
  • Принцип гибкости. Поскольку внешние и внутренние обстоятельства изменчивы, требуется вносить корректировки и уточнения с учетом этих изменений.
  • Принцип точности. В процессе разработки необходимо стремиться к максимально возможной в сложившихся обстоятельствах детализации и конкретизации планов.

Техники тайм менеджмента на работе

Существуют различные инструменты и техники, которые вы можете использовать на рабочем месте, чтобы улучшить свои навыки управления временем.

Самый простой и наглядный способ — матрица Эйзенхауэра также известная как матрица приоритетов. Она позволяет визуализировать задачи, требующие приоритета. Например, ниже мы приведем такую матрицу для офисного работника – координатора проекта.

Как видно из примера, матрица Эйзенхауэра разбивает ваши ежедневные задачи на срочные/важные задачи. Это позволяет вам определить, какими должны быть ваши приоритеты. Вы можете разбить эти цели на отдельные шаги, которые позволят вам увидеть, что вам нужно сделать для достижения этих целей. Работники с развитыми навыками тайм-менеджмента, как правило, составляют подробные списки дел, чтобы расставить приоритеты задач.

Многозадачность на рабочем месте также является ключевым элементом эффективного тайм-менеджмента. Маловероятно, что вы будете работать только над одной задачей за раз, поэтому вам нужно найти стратегии, которые позволят вам работать над разными задачами одновременно.

Системы тайм-менеджмента

После того как мы больше узнали про полезные инструменты в тайм-менеджменте, разберём основные системы организации времени. 

Классический метод

Мы уже частично затрагивали этот вид, когда рассказывали про историю развития тайм-менеджмента. Классический метод распределения временной занятости сложно назвать системой. Он больше напоминает набор приемов, которые применяли в XX веке для повышения личной эффективности сотрудников. Из преимуществ этого метода можно выделить рациональный и прагматичный подход.

GTD

Аббревиатура GTD (Getting Things Done) расшифровывается с английского языка как «доведение дел до завершения». Данный метод разработал эксперт в вопросах организации временем Дэвид Аллен. Это достаточно простой способ, чтобы совмещать организацию актуальных задач и планировать долгосрочные проекты.

Agile Results 

Методология «гибких результатов» имеет большую популярность по всему миру. Agile Results — это подход к личной продуктивности, созданный американским бизнесменом Джеем Ди Мейером. К особенностям данного подхода можно отнести: ориентацию на достижения результатов, адаптивность и непрерывное самосовершенствование. 

«Джедайские техники»

Нет, это не приёмы из серии фильмов «Звёздные войны», а система специальных техник, помогающие эффективно расходовать ресурсы головного мозга. Основателем этой системы считается российский специалист по вопросам прокрастинации Максим Дорофеев

Он считает, что важно экономить запас умственных сил, чтобы использовать их только в подходящий момент. 

Основные техники

Теперь, когда мы рассмотрели ведущие принципы, перейдем к приемам и техникам. Например, для выстраивания задач по приоритетам используется матрица Эйзенхауэра или метод АБВГД.

Президент США Дуйат Эйзенхауэр делил все текущие задачи на несколько категорий:

  • срочные и важные;

  • важные, но не срочные;

  • срочные, не очень важные;

  • неважные и несрочные.

1-ая категория – первостепенные задачи, требующие обязательного выполнения.

Второй сектор матрицы носит название «Сектор пожара», является наиболее эффективной категорией. Грамотное планирование, обдумывание действий и реализация действительно важных дел.

Задачи из 3-ей категории лучше делегировать подчиненным или близким – если они не очень важны, не стоит на них концентрироваться.

Задачи четвертой категории можно вовсе вычеркивать из ежедневных.

При ежедневном планировании для распределения приоритетов лучше всего подходит «Способ АБВГД» (ABCD).

«А» – основная задача дня, «Б» – менее приоритетная, «В» – дело средней степени значимости и т.д.

Самую первую задачу нужно выполнять первой. Как правило, она наиболее трудоемкая. От ее реализации зависит эффективность работы.

Брайан Трейси, специалист по практическому ТМ, советует поступать кардинально, используя метод «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» – самая сложная задача дня. Человек обычно переносит ее его на потом. Однако подобные переносы чреваты регулярным эмоциональным напряжением, не дающим качественно выполнять остальные задачи. День нужно начинать с наиболее трудного, тогда остальные дела завершатся практически без усилий.

Закон Парето – продолжение метода Трейси. 20% стараний дают 80% результатов, остальные 80% только 20% результатов. Получается, что основная задача заключается в поиске 20% наиболее эффективных действий и фокусировке исключительно на них.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

 Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

  • первостепенные срочные;
  • первостепенные не срочные;
  • срочные второстепенные;
  • второстепенные несрочные.

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

  • делегируйте полномочия (что не требует именно вашего обязательного участия, всегда можно передать, если вы в этот момент будете заняты ситуацией, которую кроме вас никто не разрешит);
  • научитесь говорить «нет» (система персонального тайм-менеджмента сводится в том числе к тому, чтобы не брать лишние дела, то есть дела, воплотить которые качественно вы не сможете, потому что не успеете или будете делать их в спешке).

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны

Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Виды времени

Для того чтобы чем-то управлять, нужно понять суть объекта. Время – специфический объект менеджмента, чтобы его грамотно расходовать, стоит разделить его на виды. Первая классификация базируется на понятиях работа и отдых, в этом случае время делится на рабочее и досуговое, или свободное. Управление временами года позволяет выделять такие виды, как сезонное время: высокий и низкий сезон расходования времени.

Также можно классифицировать временной ресурс в зависимости от деятельности, которой оно посвящено, тогда выделяется рабочее, личное и общественное время. Рабочее тратится на выполнение служебных обязанностей, планирование, личное включает отдых, образование, развлечения, а общественное тратится на семью, друзей, установление различных коммуникаций. Когда речь идет о планировании, то обычно в расчет берется рабочее время, хотя, безусловно, необходимо полученные навыки экономного расходования времени применять ко всем его видам.

Преимущества эффективного планирования

Установка последовательности действий не только придаст мотивацию к завершению главного дела, но и позволит сэкономить финансовые затраты, а также выявить причины, которые тормозят весь процесс.

Тот, кто владеет инструментами тайм менеджмента быстрее достигает успеха в любой сфере, обладает высоким потенциалом к управлению, лучше понимает, как работает любой бизнес, имеет возможность чаще отдыхать и проводить время в удовольствие.

Проблема в управлении временем актуальна в трех сферах жизни человека: личное саморазвитие, профессиональный рост, социальные взаимоотношения.

  • Персональный (личный) — тайм менеджмент, регулирующий домашние дела, личностное развитие, организацию дня с пользой для улучшения собственной оценки, самочувствия и комфортных условий.
  • Социальный — регулирует межличностные отношения или помогает в планировании временем нескольких людей.
  • Профессиональный — тайм менеджмент, эффективный в организации рабочих процессов, регулирующий распределение должностных обязанностей внутри коллектива.

С правильной организацией рабочего времени сотрудники не ощущают бесполезность совершаемых действий и не чувствуют дефицита времени на выполнение должностных обязанностей. Правильная установка сроков на выполнение задач помогает сотрудникам, а не подавляет их продуктивность.

Для этого руководителям необходимо придерживаться следующих принципов в тайм менеджменте: Еженедельное и ежедневное планирование предоставляет действия на ближайшее будущее, что помогает выполнять работу продуктивно и оперативно.

Чтобы придерживаться установленного плана, действия нужно записывать с определением времени и с соблюдением статусов приоритетности. Большие задачи всегда дробятся на мелкие. За крупные проекты нужно браться последовательно.

Тайм менеджмент важен для руководителей в ведении любых проектов и построении рабочих процессов, где должны участвовать все сотрудники компании, как звенья единой цепочки.

Свободное время успешного человека тоже нуждается в планировании.

Научившись личному тайм менеджменту, можно освободить больше времени для развлечений, а не быта, научиться находить дополнительные возможности для эмоциональных наслаждений и оградиться от рабочих дел, не создавая стрессовый фон.

  • не брать работу на дом;
  • перестать проверять электронную почту в свободное время, не заходить в рабочие чаты, программы и не пытаться в свободное время выполнять задачи;
  • для спорта, кино, встречи с друзьями, поездкой на дачу использовать не только выходные, но и будние дни после работы;
  • организовать быт максимально комфортно: избавиться от захламления, лишней посуды, одежды, убирать грязную посуду после ужина, застилать постель после сна.

Экономия времени начинается с четкого определения цели и задач.

Перед началом какого-либо действия должен задаваться вопрос «это поможет приблизиться к цели?»

Если ответ отрицательный, то отказ от выполнения действия не повлияет на результат, но сэкономит время и позволит приступить к другим задачам.

В постановке цели важна визуализация: точное представление, какой результат получится, через какое время, с какими финансовыми затратами и сколько понадобится заинтересованных людей для участия в этом проекте.

  • Specific — конкретной;
  • Measurable — измеримой;
  • Attainable — достижимой;
  • Relevant — актуальной;
  • Time-bound — ограниченной во времени.

Способ «ABC» или «АБВ» предлагает расставлять задачи в порядке важности, где «А» — наивысший приоритет, «В» — наименьший. Заранее составленный план в письменном или цифровом виде позволит увидеть сроки, которые понадобятся для достижения цели

Заранее составленный план в письменном или цифровом виде позволит увидеть сроки, которые понадобятся для достижения цели.

«Диаграмма Ганта» — инструмент, который иллюстрирует план работ в виде столбчатых диаграмм.

Если распределить задачи в таблице по левую сторону в столбце, а сроки вверху слева-направо, то можно убедиться в том, что изучение тайм менеджмента необходимо для руководителей любых проектов, даже если речь касается личных целей (строительство дома, например).

Применение разных методик в тайм менеджменте помогает взглянуть на ситуацию с разных сторон, но в конечном итоге позволит организовать все важные процессы и начать действовать не во вред своему драгоценному времени.

Внедряем эффективные техники тайм-менеджмента

У вас хорошее начало, если вы планируете заранее и используете правильные инструменты управления проектами. Настало время добавить некоторые методы тайм-менеджмента к управлению вашими проектами.

№1. Составляйте списки задач

Создайте списки задач для себя, отдельно от рабочего списка проекта (хотя это жизненно важно) и попросите своих коллег сделать то же самое. Очень важно разработать список задач на определенное время, даже если это всего лишь день

№ 2. Установить приоритеты

Айви Ли была американским экспертом по связям с общественностью. но метод, который носит его имя, касается продуктивности. Его пятиэтапный метод, позволяющий сделать больше, чрезвычайно прост, но не игнорируйте его. Уже более века он помогает людям вычеркивать пункты из их списков дел.

Запишите шесть — и только шесть — самых важных дел, которые вам нужно сделать на следующий день в конце рабочего дня.
Рассортируйте задачи по важности.
Уделите все свое внимание задаче №1, когда вернетесь на работу на следующее утро. Работайте над этой задачей до тех пор, пока она не будет завершена, прежде чем переходить к задаче № 2.
Повторите для задачи № 2 и так далее по списку
Если вас прервала настоящая чрезвычайная ситуация, вернитесь к своей задаче как можно скорее.
В конце дня составьте список из шести приоритетов на следующий рабочий день, перенося все невыполненные дела.

№3. Избегайте отвлекающих факторов.

Как было сказано ранее, внимание имеет решающее значение для выполнения задач и эффективного управления своим временем. Выделите время для целенаправленной работы над своими задачами

Вы также можете запланировать встречи в своем календаре, чтобы ваша команда знала, что вы заняты.

№ 4. Назначать делегатов

Если у вас никогда не бывает достаточно времени для завершения рабочего списка, подумайте о том, чтобы делегировать обязанности другим членам вашей команды. Быть эффективным руководителем проекта не означает выполнять всю работу самостоятельно. Это влечет за собой обеспечение того, чтобы работа была завершена и завершена хорошо, независимо от того, кто ее выполняет.

№ 5. Найдите узкие места

Если ваша команда постоянно отстает от графика, просмотрите свой рабочий процесс, чтобы увидеть узкие места. Когда определенные члены команды перегружены, это распространенная причина.

Организация времени в течение рабочего дня

Рациональное использование рабочего времени связано с продолжительностью рабочего дня, от которой зависит ваша работоспособность. Долговременный рабочий день, который может длиться по 10-15 часов, не допускают положения науки управления: увеличение продолжительности рабочего влечет понижение уровня интенсивности труда и наоборот. При этом в современных условиях неупорядоченное использование рабочего времени в течение дня ведет к снижению эффективности любой профессиональной деятельности. В свою очередь, это обуславливает возникновение таких потерь в деятельности, которые не могут быть компенсированы.

Нерациональный подход к использованию рабочего времени в течение дня ведет к негативным тенденциям в целом. Вы будете тратить на оперативные задачи более 60% своего годового рабочего времени, поэтому организация времени должна быть таковой, что в год на оперативные задачи вы тратите не более 30% своего рабочего времени. Параллельно нужно сократить затраты рабочего времени на несвойственные вам работы до минимума.

Таким образом, очевидно, что рационализация рабочего дня представляется обязательным элементом тайм-менеджмента с точки зрения организации времени.

Работоспособность людей на протяжении рабочего дня меняется по стадиям.

Стадии рабочего дня в зависимости от работоспособности человека

В зависимости от стадии рабочего дня вам нужно планировать выполнение отдельных задач. Наиболее сложные задачи, творческую работу, решение важных вопросов, принятие стратегических решений и т.п. следует планировать на вторую стадию рабочего дня, на период наибольшей работоспособности.

Простые правила организации времени:

  1. Сложные задачи нужно планировать на первую половину дня;
  2. Приступать к ним нужно не ранее, чем спустя час после начала рабочего дня;
  3. Во второй половине дня следует выполнять задачи, требующие меньшей отдачи;
  4. Детальный перечень задач на день определяйте всегда самостоятельно в рамках того, что требуется сделать.

Срок наибольшей работоспособности зависит от следующих факторов:

  • сложность и интенсивность труда;
  • состояние здоровья;
  • условия труда;
  • психологический климат;
  • перерывы в течение рабочего дня и др.

Для длительного поддержания высокого уровня работоспособности важное значение также имеет непосредственно продолжительность вашего рабочего дня и режим использования рабочего времени. В этой связи следует выделить два аспекта, характерных для тех, кто занят умственной работой:. 1

Во-первых, вам нужно иметь возможность активно отдыхать в течение дня не менее 1-2 часов. Это время следует использовать для занятий спортом, прогулок, культурных мероприятий и т.п., на что у вас должно оставаться время после окончания рабочего дня. Кроме этого, вам нужно иметь время для семьи и пассивного отдыха, например, чтения книг. Сон должен занимать 7-8 часов, а в периоды повышенного напряжения ночной сон дополняется еще одним часом

1. Во-первых, вам нужно иметь возможность активно отдыхать в течение дня не менее 1-2 часов. Это время следует использовать для занятий спортом, прогулок, культурных мероприятий и т.п., на что у вас должно оставаться время после окончания рабочего дня. Кроме этого, вам нужно иметь время для семьи и пассивного отдыха, например, чтения книг. Сон должен занимать 7-8 часов, а в периоды повышенного напряжения ночной сон дополняется еще одним часом.

2. Во-вторых, вы должны рационально использовать свое рабочее время и не превышать продолжительность рабочего дня, оптимально, не более 8-9 часов.

В этой связи, можно определить, что, учитывая сопутствующие расходы времени и непроизводственные времязатраты, вы должны соблюдать оптимальное соотношение рабочего времени и отдыха. На 9 часов рабочего дня должно приходиться около 12-13 часов отдыха.

Как правильно составить список дел исследовать ему

В первую очередь метод хронометража позволит выяснить, сколько времени занимают привычные дела и выполнение задач в личной жизни и на работе, затем следует перейти к составлению списков. При условии, что цель и основные задачи уже определены.

список составляется с вечера на будущий день;
все пункты должны быть максимально конкретными с указанным временем;
если задачи слишком большие, они разделяются на пункты, которые также оцениваются временем, необходимым для выполнения;
все перерывы также нуждаются в четком представлении, что будет происходить (чтение книги, просмотр кино, игра в теннис);
время на встречи также должно иметь строгие рамки, если оппонент опоздал, не стоит без важной нужды задерживаться после беседы, уходить нужно вовремя, чтобы следующие пункты списка не пострадали;
список дел должен быть на виду в течение дня;
последовательность действий нежелательно менять;
в списке не должно быть больше 10 приоритетных задач в день;
все задачи должны быть актуальны на начало работ;
если есть возможность кого-то попросить выполнить свою задачу, можно делегировать полномочия;
все задачи должны быть доведены до конца;
нельзя забывать про собственные биоритмы.

Человек, у которого есть цель, рано или поздно понимает, что только желанием ее достичь невозможно, а любые попытки отнимают много времени и сил.

Управление временем поможет получить хороший результат, а обучение этим техникам стало проще с появлением программ по тайм менеджменту, которые находятся в смартфоне и всегда под рукой.

Планирование затрат рабочего времени и контроль исполнимости планов

Для построения системы управления рабочим временем можно и целесообразно использовать информационную систему «1С:Документооборот». Начинать следует с внесения нормативно-справочной информации и проверки исполнимости планов до начала выполнения работ.

Шаг 1. Определение, сколько валового времени имеется у компании. Для этого необходимо в ДО заполнить производственный календарь, указав в нём рабочие и выходные дни (рис.1).

Рис. 1. Производственный календарь

Шаг 2. Ввод в базу «1С:Документооборот» перечня сотрудников, чьим рабочим временем планируется управлять, и назначение графиков работы (рис. 2). Это стандартный функционал системы, необходимо только корректно заполнить справочники. Для этого можно использовать, например, данные из информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» , если в ней ведётся расчет заработной платы.

Рис. 2. График работы сотрудника

Шаг 3. Инвентаризация будущих расходов времени на проекты по сотрудникам

Хотя компании и отдельные руководители могут использовать в своей деятельности различные инструменты планирования, однако для управления рабочим временем сотрудников важно определить единую среду создания календарно-сетевых графиков. Поэтому каждому руководителю проекта созданные в других средах проекты и графики их выполнения нужно загрузить в «1С:Документооборот»

То есть, всю информацию по планируемым затратам времени нужно собрать воедино (рис. 3).

Рис. 3. Информация по планируемым затратам времени

При этом, создавая графики проектов, нужно обязательно указывать начало и окончание выполнения проектной задачи, исполнителей и плановые трудозатраты, которые обычно согласовываются с сотрудниками на этапе планирования проекта. Обязательно следует указывать и последовательность выполнения проектных задач, т.е. строить диаграмму Ганта (рис. 4).

Рис. 4. Диаграмма Ганта

Очень важно перевести в «1С:Документооборот» все планируемые работы, не только проекты уровня компании, но и функциональные проекты (проекты одного исполнителя), т.е. те, которые непосредственные руководители формируют для своих подчиненных на месяц, квартал

Шаг 4. Получение сводного отчета по плановым затратам рабочего времени. Обычно он имеет форму таблицы, в которой все затраты времени сгруппированы по сотрудникам, периодам, видам проектов и самим проектам. Отчет показывает, сколько запланировано времени на проекты, а сколько на функции, сколько времени не запланировано, т.е. свободно у каждого исполнителя (рис. 5).

Рис. 5. Сводный отчёт по затратам рабочего времени

Оценка на уровне квартала/месяца важна для того, чтобы однозначно определить, можно ли указанным человеческим ресурсом выполнить запланированный объем работ. Дополнительный плюс отчета в том, что можно посмотреть, насколько загружены (перегружены или недогружены) сотрудники в тот или иной период времени, например, на следующей неделе (рис. 6).

Рис. 6. Загрузка исполнителей

Необходимо регулярное проведение такого анализа, поскольку перегрузка сотрудника недопустима, и придётся в установленном законодательством порядке выводить сотрудника на сверхурочную работу, либо быть готовым, что проектные задачи не будут выполнены в срок.

Отчет позволяет провести такой анализ до начала реализации проекта и решения проектной задачи. По результатам анализа можно выявить несоответствия и своевременно их устранить, другими словами, выровнять нагрузку на сотрудников в анализируемом периоде. Например, перенести некоторые проектные задачи на более поздний срок.

Мониторинг и анализ исполнимости планов необходимо производить ещё и потому, что сотрудник может быть занят не только в проектах, но и ежедневно выполнять другие работы и поручения, которые не были запланированы ранее. Необходимо резервировать время под выполнение рутинных процессов, затраты на которые определяются на этапе описания бизнес-процессов компании.

Когда плановые затраты определены, исполнимость планов проверена, можно приступать к их реализации, выдавая поручения и контролируя их выполнение с учётом трудозатрат, и производить расчет мотивационной составляющей.

Эффективный тайм-менеджмент: основные правила

Прежде чем мы перейдём к непосредственным техникам планирования, познакомимся с базовыми правилами, которые подойдут для любого типа планирования.

Ставьте чёткие цели 

Если у вас есть абстрактная цель, например, стать счастливым. Подумайте, что может сделать вас счастливым. Какие конкретные действия могут к этому привести. Может вам не нравится ваша нынешняя работа и это мешает вам стать счастливым? В таком случае цель сменить работу будет более материальна и понятна. Для такой цели можно поставить чёткие временные рамки.

Декомпозируйте

Цель ― это всегда что-то масштабное. Выделите для себя отдельные небольшие шаги, которые приведут вас к цели. В книгах это правило называют «метод салями». Нельзя засунуть себе в рот целую палку колбасы. Также и с целью. Режьте её на тонкие ломтики. Так ваше движение к цели будет наглядным. После каждого выполненного шага можно будет поставить галочку в ежедневнике и похвалить себя за результат. 

Вернёмся к примеру с работой. Посмотрите вакансии, пообщайтесь с работодателями, сходите на обучение, если это нужно. 

Расставляйте приоритеты

Больше внимания уделяйте важным и сложным задачам. Обычно их меньше всего хочется делать, но они дают больше всего результата. Начинайте с них день. В светлое время суток человек наиболее продуктивен. После выполненной тяжёлой работы остальные задачи будут казаться лёгкими. 

Почему навыки тайм-менеджмента важны для любого человека?

Как кандидат, вы должны быть в состоянии продемонстрировать вашу способность эффективно управлять своим временем. По смыслу, навыки тайм-менеджмента помогают определить конкретные действия, необходимые для достижения выбранной цели для любого человека и любого проекта.

На рабочем месте тайм менеджмент заключается в эффективной организации рабочей нагрузки — обычно с помощью списков дел или планов работы. Речь идет о знании того, как расставлять приоритеты в своих задачах, и о том, как и когда делегировать их другим.

Если вы умеете эффективно управлять своим временем, вы сможете быстро выполнять задачи и снизите воздействие стресса.

А если у вас плохо с навыками управления временем, вы обнаружите, что выполнение задач занимает гораздо больше времени, чем предполагалось. В результате вы можете не уложиться в сроки или вам придется работать сверхурочно, чтобы завершить работу. Качество вашей работы может снизиться, или вы можете не знать, как расставить приоритеты для выполнения задач. Все это может вести к тому, что на фоне других коллег вы будете смотреться неэффективным сотрудником, и это может иметь печальные последствия.

Системы тайм-менеджмента сотрудников

По мнению коучей, специализирующихся на теме личностного роста и саморазвития, дисциплина подобна мускулатуре и хорошо поддается тренировке. И физический тренинг, и проработка конкретного навыка невозможны без системы, четкого плана действий. Причем не обязательно продумывать стратегию самостоятельно, можно воспользоваться готовыми и зарекомендовавшими себя вариантами.

Getting Things Done (GTD)

В основе этой системы лежит книга «Как привести дела в порядок», написанная Дэвидом Алленом. Эксперт рассказывает, как быть максимально эффективным, не испытывая при этом перенапряжение и стресс. Одна из главных мыслей заключается в том, что человеку не нужно постоянно держать в голове все задачи – все необходимое можно зафиксировать в телефоне или блокноте. Как только мозг освободится от запоминания дел, которые необходимо сделать, он автоматически переключится на способы решения этих самых вопросов.

Аллен рекомендует периодически занимать роль стороннего наблюдателя и оценивать текущее положение дел. В целом, GTD подходит для людей, выполняющих большой объем задач ежедневно. Такой метод можно рассматривать в качестве системы тайм-менеджмента для сотрудников.

Система управления временем Франклина

Руководствуясь работами Бенджамина Франклина, Стивен Кови предлагает сначала формулировать глобальные цели и делить их на маленькие задачи. Придерживаясь этой системы, человек сможет грамотно распоряжаться собственным временем и будет ежедневно работать над реализацией самых смелых замыслов. Этот метод подойдет людям, которые уже дисциплинированы и замотивированы на непрерывную работу.

Делать сейчас!

Данная техника приводится в книге Нейла Фьоре «Легкий способ перестать откладывать дела на потом». Методика включает в себя несколько приемов для преодоления прокрастинации. К примеру:

  • Формирование здоровой самооценки избавит от страха совершить ошибку.
  • Смена негативных убеждений на позитивные высвобождает энергию, которую можно направить на достижение целей.
  • Объемное мышление и календарь с обратным отсчетом позволят распределить задачи и выполнить их в срок.
  • Антирасписание дает возможность запланировать не только работу, но и отдых. Обязательно внесите в свой график просмотр любимого сериала или урок живописи. Выделите время на любимые дела, тогда о прокрастинации не будет и речи.
  • Постановка реалистичных задач поможет переключиться с абстрактных мечтаний на решение насущных вопросов.


Подробнее

Действуя в состоянии «потока», человек не только избежит напряжения, но сохранит мотивацию для достижения долгосрочных целей. А запланированный отдых позволит восстановить силы и защитит от выгорания.

Техника Pomodoro

Метод «Помодоро» был придуман в конце прошлого столетия и за десятки лет не один раз доказал свою эффективность. Суть техники состоит в чередовании периодов труда и отдыха. Время активной работы составляет 25 минут, на передышку отводится 5 минут. Один такой цикл рассчитан на 30 минут.

Прежде чем ставить таймер, рассортируйте все задачи по мере убывания их важности, после чего приступайте к выполнению. Спустя 25 минут сделайте пятиминутный перерыв, затем снова возвращайтесь к работе

Отмечайте галочкой каждый «помидор», потраченный на решение задачи. Через четыре цикла отдохните 15-30 минут. Справившись с одним вопросом, переключаетесь на следующий.

Такой подход поможет сконцентрироваться на решении важных вопросов, не отвлекаясь на возникающие соблазны. А фиксируя весь процесс, вы сможете отследить, сколько времени заняло то или иное дело.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Дуайта Дэвида Эйзенхауэра позволяет распределить все задачи по степени значимости и срочности, выявить самые приоритетные сферы и направления. Технику целесообразно использовать при кратко- и среднесрочном планировании.

В соответствии с этой системой, все дела можно рассортировать на несколько групп:

  • А – срочные и важные;
  • В – не срочные, но важные;
  • С – срочные, но не важные;
  • D – не срочные и не важные.

Приоритетными являются вопросы двух первых категорий. К решению задач «С» можно переходить после выполнения всех «А» и «В». Несрочные и неважные дела можно поручить подчиненным или перенести на другое время.

Применение техник тайм-менеджмента в современное мире – скорее необходимость, чем просто инструмент личной эффективности. ТМ позволяет справляться с большим объемом дел, не испытывая нервного и физического истощения.


Подробнее

Что это такое

Тайм-менеджмент – грамотный подход к своему времени. Если применить основные принципы в жизни, то можно круто ее изменить.

Неправильное управление временем приводит к усталости, прокрастинации и непродуктивности. Если вы заинтересованы в саморазвитии, высоком заработке денег и гармонии в семье, то тайм-менеджмент поможет во всем перечисленном.

Тайм-менеджмент не новомодное явление, организацией времени интересовались древние мыслители. Один из них — Сенека говорил, что время можно поделить на: полезное и бесполезное, и стремиться, чтобы полезного в сутках было больше.

Но до 1980-х годов тайм-менеджмент был лишь теорией и только в прошлом веке начали разрабатывать принципы, применимые на практике. Люди начали исследовать понятие и разрабатывали действенные методики управления временем. В дальнейшем они легли в основу многочисленных книг о личной эффективности и успехе.

Ниже ознакомитесь с лучшими способами управления временем и
сможете изменить жизнь. Принципы, написанные далее, не только повысят личную
эффективность, но и изменят мышление. Вы пересмотрите собственное отношение к
жизни, начнете ценить каждый миг и грамотно распределять ресурсы.

Поделитесь в социальных сетях:FacebookTwitterВКонтакте
Напишите комментарий