Процедура оформления выписки
Для получения выписки потребуется от работника написать заявление о конкретном периоде и подать его руководителю. На его основании работодатель принимает решение по удовлетворению требования сотрудника.
При положительном исходе на заявлении ставится дата, когда был рассмотрен документ и печать. Выдача выписки осуществляется сотрудником отдела кадров с его личной подписью.
Она представляет собой не копию всей трудовой книжки, а только определенные страницы, на которых отображается временной период и место работы.
Следующая
ДругоеВыговор за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей: образец 2021 года, как оформить
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Ранее для получения выписки нужно было обратиться к своему работодателю с заявлением, тот готовил копию, заверял её и выдавал сотруднику.
До конца 2020 года работники должны определиться, каким образом будет дальше учитываться их трудовая деятельность — только в электронном формате, или будет дублироваться по-старому в бумажную книжку. Выбор осуществляется с помощью подачи заявления до 31 декабря 2020 года.
Независимо от выбора сотрудника все записи будут обязательно вноситься в электронную трудовую книжку (если работник захочет, то и в бумажную). Если в трудовой деятельности сотрудника происходит какое-то изменение (перевод, прием на работу, увольнение или иное событие), то работодатель заполняет отчет по форме СЗВ-ТД с данной информацией и предоставляет его в ПФР.
Если работнику потребуется выписка из электронной книжки, то он может в любой момент получить одним из следующих четырех способов:
- запросить у работодателя;
- самостоятельно посмотреть на сайте госуслуг;
- оформить в отделении ПФР или через сайт фонда;
- получить в МФЦ.
Важно, что в электронной книжке данные содержатся только за периоды, начиная с 2020 года. Сведения о трудовой деятельности за более ранние периоды можно посмотреть в бумажной книжке
Как сделать у работодателя?
Один из способов оформления выписки — это подача запроса работодателю. Воспользоваться данным способом получения сведений из электронной трудовой книжки можно только в том случае, если был осуществлен переход на цифровой учет трудовой деятельности, то есть если работник подал соответствующее заявление до конца 2020 года.
Текущий работодатель может предоставить информацию только за время работы работника у себя. Доступа к трудовой деятельности сотрудника у предыдущих работодателей у него нет, поэтому полностью выписку за все периоды работы получить не получится.
Если нужно посмотреть все записи в электронной книжке, то нужно сделать это самостоятельно на сайте госуслуг или обратить в ПФР. Если такой возможности нет, то можно обращаться к каждому отдельному работодателю для получения сведений о работе у него. Каждая организация предоставить такую выписку.
Чтобы получить такую выписку по форме СТД-Р, нужно написать работодателю заявление с соответствующей просьбой.
Как посмотреть самостоятельно на сайте госуслуг?
Более удобный способ получения необходимой выписки — это воспользоваться Порталом госуслуг.
Чтобы работник мог получить какие-то сведения из электронной книжки, нужно, чтобы работодатель подал какую-то информацию в ПФР с помощью формы СЗВ-ТД — например, о переходе на цифровой учет данных, приеме на работу, увольнении, переводе.
Чтобы воспользоваться услугой получения выписки через сайт госуслуг, нужно зайти в личный кабинет, указав логин и пароль. Далее нужно найти нужную услуг, находится она в разделе «Услуги» — «Работа и занятость» — «Трудовое право». Наименование услуги — «Выписка из электронной трудовой книжки».
Можно также ввести ее название в строку поиска на главной странице госуслуг.
Пошаговая инструкция
Предлагаем пошаговый алгоритм получения выписки из электронной книжки через госуслуги:
Шаг 1: Выбор услуги
Шаг 2. Получение услуги
Шаг 3. Подача заявления.
На этом этапе нужно проверить, что правильно указаны ФИО, СНИЛС и дата рождения, после чего нажать «Подать заявление».
Далее нужно дождаться, когда придет выписка, оформлена она будет по форме СТД-ПФР. Обычно документ приходит в тот же день.
Пример формы СТД-ПФР:
Выписка будет заверена электронной подписью сотрудника Пенсионного фонда, которая имеет юридическую силу. Нужно распечатать документ и использовать его по назначению.
Сведения могут быть предоставлены только за период с 01.01.2020 и только в случае, если работодатель подавал какие-то сведения в ПФР с помощью формы СЗВ-ТД.
Если нужна бумажная форма выписки с рукописной подписью, или просто нет возможности зайти в учетную запись на госуслугах, то можно обратиться в отделение ПФР или МФЦ по месту жительства.
Форма выписки
Оформляется выписка из трудовой книжки в соответствии с официально утвержденной формой, которая заполняется согласно следующим требованиями:
- Документ составляется только на фирменном бланке организации.
- В верхнем правом углу ставится штамп компании или указываются ее реквизиты (адрес, телефон, электронная почта, КПП и ИНН).
- По середине бланка вверху после реквизитов пишется название документа, то есть «Выписка из трудовой книжки».
- Ниже указываются серия и номер книжки, а также персональные данные лица, которому выдается документ.
- После чего составляется таблица подобная той, что есть в трудовой книжке.
- В таблицу вписывают только те сведения, которые необходимы работнику. При этом нельзя нарушать хронологию дат приема и увольнения с предыдущих мест работы, даже если не все они указываются. Обязательно пишутся номера приказов, на основании которых были произведены записи в трудовой книжке.
- Выписка из трудовой книжки о последнем месте работы записывается на последнее место и, согласно Трудовому Кодексу РФ, указывается: «работает по настоящее время».
- Заверяются все листы выписки, затем они прошиваются и нумеруются. На прошивку также ставят печать.
При нарушении любого из этих пунктов документ будет считаться недействительным.
Выписка и копия
На практике копия трудовой книжки и выписка из нее – это два разных документа. Несмотря на то, что по своему назначению они практически совпадают, требования к оформлению разные:
- Копия предполагает механическое копирование каждой заполненной страницы документа – от титульной, где содержатся ФИО, сведения об образовании и другие личные данные, до страницы с последней записью о текущем месте работы. При этом заверение работодателем не требуется – все зависит от того, какие условия ставит орган или организация, в которые нужно предоставить копию. В случае заверения на каждой странице ставится оригинальная печать работодателя и подпись уполномоченного сотрудника.
- Выписка – это только часть копии трудовой книжки. При этом собственно персональные данные сотрудника, которые приводятся на первой странице, не копируются, а вписываются по установленной форме. С тех страниц, сведения о которых понадобились, снимаются копии, которые в обязательном порядке заверяются и печатью, и подписью.
Вот почему важно четко разделять эти два документа и оформлять именно тот, который нужен сотруднику. Тем не менее, с точки зрения юридического действия это 2 равноценных документа
Поэтому в интересах сотрудника уточнить, какую именно бумагу требуется предоставить в банк или в другое учреждение по месту требования.
Юридические нюансы
Существует несколько юридически значимых моментов, связанных с процедурой выдачи заверенной бумаги:
- Заверить документ вправе работодатель либо нотариус. Последний вариант используется, если документ на руках у человека.
- Не допускается совершать ошибки при оформлении документа: неправильные даты либо формулировки. Помарки и подчистки в выписке тоже должны отсутствовать. Записи трудовой книжки должны исправляться по установленным правилам.
- Следует придерживаться установленных законом требований по составлению выписки.
- Процедура выдачи выписки безвозмездная.
- Законом установлены сжатые сроки выдачи документа.
- Документ действует только один месяц либо до момента внесения следующей записи. То есть, если работник сегодня взял выписку, а завтра его уволили, она прекращает свое действие именно с момента увольнения.
- Любой сотрудник вправе получить выписку на основании заявления.
Важно: Заверенная бумага автоматически станет недействительной, если человека перевели на другую должность либо уволили.7
Каждый человек должен понимать юридическую значимость документа. Рекомендуется проверять, правильно ли оформлен документ до сдачи его требуемой инстанции.
Каждый лист выписки из трудовой книжки заверяется специалистом отдела кадров подписью, расшифровкой уполномоченного лица и печатью организации. В небольших компаниях подобную документацию может выдавать главный бухгалтер либо руководитель. Выдача заверенной бумаги выдается на основании заявления работника в течение трёх дней. Кроме работодателя выписки вправе заверять нотариусы. При наличии нескольких листов в документе, они подлежат шнуровке и нумерации.
Как защититься от ошибок?
Заверение трудовой книжки, нумерация и штампование нужны. Но стоит помнить и о других общих правилах, которые позволят сохранить актуальность выписки:
- Должность и ФИО сотрудника, выдавшего документ, указываются на каждой из страниц.
- Листы не только нумеруются, но и сшиваются.
- Листы должны содержать только точные даты того или иного события, включая увольнения и переводы, другую подобную информацию.
- При увольнении не обойтись без оснований. Обычно в этом случае дают ссылку на законодательные акты.
- Порядковый номер записи обязательно пишут, если одним из источников информации становится учётная книга.
Куда может потребоваться выписка, и кто ее делает
В некоторых ситуациях работник может нуждаться в получении соответствующей выписки:
- оформление кредита (она нужна для предъявления сотрудникам банка);
- создание визы для поездки в другую страну;
- оформление страховой пенсии;
- прохождение собеседования на новом рабочем месте;
- обращение в органы социальной защиты для получения государственных льгот, субсидий, пособий;
- доказательство собственной правоты в судебных инстанциях.
Во всех этих ситуациях работодатель выдает заверенную копию или выписку из трудовой книжки. Выдача производится не позднее трех дней с момента подачи сотрудником соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ).
При этом информация, отраженная в копии или справке, должна на 100% соответствовать сведениям оригинала. Созданием выписки обычно занимается кадровый специалист, секретарь или непосредственно руководитель. Заверение происходит силами любого ответственного сотрудника или нотариуса.
Что такое электронная трудовая книжка?
В 2021 году каждый работник вправе выбрать, как будет вестись учет его трудовой деятельности:
- только в электронном виде Пенсионным фондом;
- и в электронном виде в ПФР, и на бумаге работодателем в виде традиционной бумажной книжки.
Независио от того, сохраняет человек ведение традиционного бумажного документа или нет, Пенсионный фонд будет отражать сведения в свой электронной базе. Такой учет и называют электронной трудовой книжкой.
При любых кадровых изменениях (прием на работу, переводы, переименование должности, увольнение) работодатель заполняет форму СЗВ-ТД и передает ее в ПФР, который, в свою очередь, фиксирует полученные сведения в электронной базе.
Информацию о трудоустройстве и увольнении работодатель подает сразу (не позднее следующего дня), сведения о прочих кадровых мероприятиях подаются до 15-го числа следующего месяца.
Благодаря оперативной подаче информации, Пенсионный фонд своевременно вносит нужные изменения в электронную книжку.
Работник в любой момент может заказать выписку из нее, будучи уверен в актуальности информации.
В каких случаях и зачем?
Обычно выписка требуется в таки случаях как:
- оформление кредита;
- начисление пенсии;
- оформление загранпаспорта и др.
Согласно 62 статье Трудового Кодекса РФ, работодатель обязан предоставить выписку из трудовой книжки в трехдневный срок, после подачи заявления работником.
При этом сообщать о том, зачем понадобился документ необязательно. В 89 статье ТК РФ указано, что работник имеет право на свободный доступ к своим персональным данным, хранящимся у работодателя, включая запрос копий любых записей.
Статья 62 ТК РФ. Выдача документов, связанных с работой, и их копийПо письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Части вторая — третья утратили силу.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Как сделать
Выписка чаще всего оформляется в отделе кадров организации, в которой трудится сотрудник. Либо правом выдачи выписок из трудовых на предприятии наделяется специально уполномоченное лицо:
- ответственный сотрудник отдела кадров;
- секретарь организации (в соответствии с должностной инструкцией);
- руководитель организации.
Выписку заверяют подписью исполнителя и печатью компании. Как сделать выписку из трудовой книжки правильно? Допустимо использовать как специально разработанный бланк, так и представить оформленную должным образом ксерокопию нужной страницы подлинника.
В верхней части документа обязательно должно присутствовать его название и реквизиты выдавшей организации. Прикладывается копия титульного листа ТК или указываются все данные о сотруднике:
- ФИО;
- дата рождения;
- сведения об образовании;
- профессия.
Обязательно вносится дата оформления выписки и должность выдавшего ее ответственного исполнителя.
Если выписка оформляется в виде таблицы, представление информации о профессиональном пути человека в требуемый период размещается в хронологическом порядке. Ориентируйтесь на приведенный нами образец заполнения выписки из трудовой книжки.
| Открытое акционерное общество «Партнеры» (ООО «Партнеры») | |
| ОГРН 1037700085444 ИНН 7717107991 КПП 771901001 Юридический адрес: 105318, Москва г, Ибрагимова ул, д. 31, офис 30Б Фактический адрес: 127018, г. Москва, ул. Сущевский вал, д. … Почтовый адрес: 127018, г. Москва, ул. … р/с 40702810638040112712 в ПАО СБЕРБАНК Г. МОСКВА к/с 30101810400000000225 | |
| Выписка из трудовой книжки | |
| Трудовая книжка | ВТ № 6547891 |
| Указать серию и номер трудовой книжки и вкладыша (если есть) | |
| Фамилия | Иванова |
| Имя | Александра |
| Отчество | Андреевна |
| Дата рождения | 13 июля 1980 г. |
| Образование | Высшее |
| Профессия, специальность | Экономист |
| Дата заполнения | 20 февраля 2020 г. |
О последнем месте работы
Выписка из трудовой книжки о последнем месте работы оформляется следующим образом. Ниже записи о начале работы в организации вносится запись: «работает по настоящее время».
| Сведения о работе | |||||
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| … | |||||
| Открытое акционерное общество «Партнеры» (ООО «Партнеры») | |||||
| 15 | 09 | 01 | 2017 | Принята на должность менеджера в отдел реконструкции | Приказ от 09.01.2017 № 2 |
| Работает в организации по настоящее время |
О награждениях и поощрениях
Эта информация может потребоваться для подтверждения положительной характеристики работника.
| Сведения о награждениях | |||||
| № записи | Дата | Сведения о награждении (поощрении) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| … | |||||
| Открытое акционерное общество «Партнеры» (ООО «Партнеры») | |||||
| 10 | 30 | 12 | 2018 | За высокие показатели в работе, добросовестное исполнение должностных обязанностей объявлена благодарность | Приказ от 30.12.2018 № 321 |
| Выписку подготовила: | |||||
| специалист отдела кадров | Осипова | В.А. Осипова | |||
| м.п. |
Для загранпаспорта
При оформлении загранпаспорта необходимо перечислить в анкете информацию о работе за последние десять лет. Если ТК хранится в отделе кадров, то выписка послужит справочным материалом.
Когда еще пригодится выписка
- при оформлении банковского кредита;
- когда оформляется получение государственных выплат, льгот и субсидий;
- при трудоустройстве по совместительству;
- в судебные инстанции;
- при процедуре усыновления или опекунства;
- при оформлении пенсии в Пенсионный фонд и т.д.
Как получить выписку?
Выписка может потребоваться работнику для подтверждения факта наличия работы и дохода на текущий момент.
Как правило, подобные сведения гражданину нужны в следующих случаях:
- для трудоустройства на новое место работы — для подтверждения своего опыта и стажа;
- для получения различных пособий, социальных льгот — предъявляются в соцзащиту;
- для получения кредитов — предъявляются в банки;
- для оформления визы — подаются в визовые центры, консульства;
- для оформления опекунства или усыновления — подается в орган опеки и попечительства;
- прочие случаи, когда нужно подтвердить свою трудовую деятельность, например, в суд.
Раньше, когда велись только бумажные трудовые книжки, подобная выписка заказывалась сотрудником у работодателя в кадровой службе — писалось заявление, на основании которого выдавались нужные сведения. Документ оформлялся в свободном виде и отражал все записи книжки, заверялся подписью ответственного кадрового работника.
Также доступен способ получения через МФЦ или непосредственно сотрудников Пенсионного фонда.
Работодатель оформляет выписку по типовой форме СТД-Р.
Важно, что ПФР начал вести электронный учет только с момента получения сведений о работнике — с 2020 года. Поэтому предоставлена может быть только та информация, которая имеется
Сведения о трудовой деятельности за более ранние периоды также можно получить. Если работодатель по-прежнему ведет бумажную книжку, то нужно обратиться за выпиской к нему. Если работник выбрал только электронный учет, то бумажная трудовая должна быть выдана владельцу, то есть при необходимости в качестве подтверждения трудового стажа за более ранние годы можно предъявлять непосредственно оригинал книжки.
Удобный способ заказа выписки из электронной трудовой — через сайт госуслуг. Документ формируется Пенсионным фондом по форме СТД-ПФР и предоставляется в электронном виде в личной учетной записи, заверенный электронной подписью специалиста ПФР.
Будут предоставлены только те сведения, которыми обладает Пенсионный фонд — с момента подачи работодателем первых данных о трудовой деятельности в ПФР.
Если выписка окажется пустой, значит, работодатель не передавал сведения в ПФР.
Далее нужно авторизоваться в личном кабинете и следовать пошаговой инструкции, представленной ниже.
Пошаговая инструкция
Шаг 1. Найти необходимую услугу.
Есть три способа поиска:
- в разделе «Услуги» → «Работа и занятость» → «Выписка из электронной трудовой книжки»;
- ввести ее название в строку поиска;
- перейти по прямой ссылке.
Шаг 2. Перейдя на нужную услугу, нужно нажать «Получить выписку».
Шаг 3. Выписка заказана.
После нажатия на кнопку будет заявлено о том, что запрос в ПФР отправлен.
Далее можно перейти в личный кабинет и проверить, получены ли необходимые сведения.
После нажатия на синюю кнопку «В личный кабинет» произойдет переход в раздел «заявления», где в верхней строке можно будет увидеть подтверждение оказания услуги.
Можно нажать на нужное заявление и скачать предоставленную выписку в формате pdf или xml.
Сама выписка, оформленная ПФР, будет выглядеть следующим образом:
Если сведения работодателем подавались, то в табличной части будут отражены записи из трудовой книжки (последняя запись на 01.01.2020, а также последующие кадровые мероприятия).
Как получить через работодателя?
Выписку можно заказать по месту работы — подать заявление с просьбой предоставить нужные сведения.
Работодатель оформляет ее по форме СТД-Р, при этом предоставить сведения он может только за период работы в данной организации.
Выглядит такая выписка следующим образом:
Другие способы получения
Выписку из трудовой в электронном виде можно заказать непосредственно в ПФР — для этого необходимо иметь личный кабинет на сайте фонда.
Необходимо авторизоваться в личном кабинете, далее найти раздел «Электронная трудовая книжка» и выбрать «Заказать выписку о трудовой деятельности».
Документ будет предоставлен по форме СТД-ПФР, его можно распечатать или сохранить себе на компьютер.
Для получения выписки на бумаге по форме СТД-ПФР нужно обратиться лично в отделение ПФР или МФЦ с заявлением.
Как составить выписку из трудовой книжки — образец
Для составления выдержки нужно обратится к работодателю с соответствующим заявлением, которое можно составить в свободной форме. Объяснять причину для чего она нужна никто не обязан. Далее либо сотрудник из отдела кадров, либо сам руководитель составляет на фирменном бланке нужный документ.
Но бывает и такое, что оформлением бумаг приходится заниматься работнику. В таком случае, основные требования к документу сохраняются
Важно проставить после заполнения подпись у директора, не забыть про необходимые отметки и правильно перевести данные из оригинала в хронологической последовательности. Всегда проверяйте составленную копию на наличие ошибок, иначе придется переделывать все заново и терять на это драгоценное время
Где можно заверить выписку из трудовой книжки?
Заверяется она как директором организации, в которой трудится на данный момент сотрудник, так и нотариусом. Следует отметить, что нотариальное заверение иногда предпочтительнее и требуется при оформлении лицензирования деятельности или трудоустройстве за границей.
Выписка отличается от ксерокопии, так как она отображает только определенный интервал рабочей деятельности, а дубликат копирует полностью весь документ, и поэтому его бывает неудобно предоставлять. Например, когда трудовая содержит большое количество страниц. Деловая бумага выдается абсолютно бесплатно в течение 3 рабочих дней согласно 62 статье Трудового Кодекса, без объяснения причин для чего она потребовалась.
Должны быть соблюдены основные требования по оформлению копии, может быть написана от руки или сделана с помощью компьютерного оборудования, при этом фиксируется титульная страница оригинала и те страницы, которые запрашиваются лицом. Юридически выписка действительна только 1 месяц. Изготовить такой документ, как оказалось, совсем несложно.
Бесплатная консультация юриста по телефону:
8 (804) 333-01-43
Юридические аспекты и нюансы
Нормативов, связанных с количеством обращений за документом, законодательством не предусмотрено. Поэтому каждый сотрудник может обращаться к работодателю неограниченное количество раз. Каждый раз наниматель обязуется удовлетворить данное требование с соблюдением временных рамок.
За работодателем сохраняется данное обязательство вне зависимости от того, куда и для каких целей требуется данный документ. Он не имеет права требовать от работника соответствующих объяснений, поэтому от подчиненного описание оснований и адреса не требуется.
Любые действия, связанные с трудовой книжкой, подлежат фиксированию в специальном журнале. Он содержит информацию о дате выписки, адресате, которому она была выдана.
В процессе оформления во внимание нужно принимать следующие юридические нюансы:
- работодатель обязан соблюдать требования к оформлению документа, а работник должен написать заявление;
- подчиненный указывает информацию, которая должна быть отображена, и за какой отрезок времени;
- наниматель обязуется предъявить сотруднику документ на бесплатной основе;
- наниматель имеет всего три дня времени для предоставления документа.
Таким образом, выписка из трудовой книжки является важным документом и существенно отличается от ее копии. Она может потребоваться работнику для различных целей, а объяснять их работодателю в процессе обращения за документом он вовсе не обязан.
Обращаться за выпиской можно неограниченное количество раз. Отказать в ее предоставлении работодатель не имеет права.
Об авторе
- Григорий Знайко
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.07.08Иностранные организацииРезидент и нерезидент РФ: кто это и чем отличаются
- 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
- 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
- 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
Нужна ли выписка из трудовой книжки для загранпаспорта?
Этот документ может пригодится при обращении в различные государственные структуры, например, в Пенсионный Фонд, суд, органы Социальной защиты населения. Также, он нужен при получении займов и кредитов в банковские организации и при поступлении на заочную форму обучения в образовательные учреждения. Пригодится она и при оформлении на работу по совместительству.
Данные о трудовой деятельности за последние десять лет попросят предоставить при оформлении анкеты для загранпаспорта. Заверенные копии книжки теперь не потребуются. Вся информация проверяется через специальные базы по компьютеру.
