Инкассация денежных средств: порядок ее осуществления

Процедура инкассации

Любые операции с кассой, включая в себя инкассацию драгоценных металлов и ценных бумаг — это достаточно сложный процесс. В связи с этим, участникам процедуры необходимо подготовить соответствующие бумаги. В первую очередь, речь идёт о заключении договора с организацией, которая предоставляет услуги инкассации.

Зачастую, инкассаторские службы, которые не являются представителями банков, всё равно тесно с ними связаны. Банковские учреждения ежемесячно организовывают для инкассаторских служб номерные карты-явки. В них указывается название организации, адрес головного офиса, а также филиалов, контакты, часы работы и временные промежутки прибытия инкассаторских машин.

Касательно последних пунктов, здесь необходимо сопоставить количество перевозимых ценностей с общей загруженностью. Каждая из инкассаторских сумок, входящих в общий багаж отличается индивидуальным номером. Кроме этого, менеджер инкассаторской службы связывается с организацией, заказавший услугу для того, чтобы договориться об удобном для обеих сторон времени прибытия машины.

Процедура инкассации должна протекать по законодательно утверждённым правилам. Речь идёт не только о своевременной доставке багажа, а и правильном оформлении сопутствующей документации. При себе инкассатор всегда имеет специальный список. В нём по пунктам указано всё что перевозятся на данный момент, а именно:

• Ключи;
• Заверенная доверенность. Она необходима для того, чтобы работник инкассаторской службы смог подтвердить разрешение на транспортировку каких-либо ценных предметов или денег;
• Карта-явка;
• Штамп организации;
• Ёмкость для ценностей со специальным идентифицируемый номером.

Плюсы и минусы инкассации

Плюсы:

• Высокая степень безопасности. За сохранность денежных средств или других перевозимых ценностей будут отвечать вооруженные и специально подготовленные люди. Кроме этого, груз будет перевозиться высококлассным водителем в бронированном микроавтобусе;
• В случае необходимости, сотрудники инкассаторской службы не только перевезут средства, а и зачислят их на расчетный счёт;
• Возможность сэкономить время.

Минусы:

• Допущенные ошибки в процессе заполнения сопроводительной документации, которые иногда очень сложно исправить;
• Низкая скорость зачисления средств на расчётные счета;
• Приезд инкассаторской машины в неудобное время;
• В некоторых случаях, услуги инкассаторов слишком дорогие для организаций;
• Инкассация может проходить только в специально подготовленном для этого помещении, что также иногда вызывает трудности;
• Чтобы удешевить сложную процедуру инкассации, иногда приходится создавать дополнительную нагрузку на штатных сотрудников.

Большинство клиентов закрывают глаза на такие недостатки, так как самым важным для них остаётся безопасность при транспортировке денежных средств.

Учет недостачи денежных средств в инкассаторской сумке

          Содержание операции        

   Проводки  

 Сумма  (руб.)

   Документ-   основание

 Переданы наличные денежные средства  из кассы инкассаторам               

Дт 57 Кт 50  

650 000

Расходныйкассовыйордер.Квитанция ксумке

 Зачислены денежные средства на       расчетный счет                      

Дт 51 Кт 57  

640 000

Выписка банкапо расчетномусчету

 Недостача денежных средств          

Дт 94 Кт 57  

 10 000

Акт пересчета

Недостача может быть отнесена на виновных лиц (счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, субсчет “Расчеты по возмещению материального ущерба”) или на прочие расходы (счет 91.2 “Прочие расходы”), если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков. Виновное лицо несет ответственность в размере среднего месячного заработка – по распоряжению руководителя организации (ст. 248 ТК РФ), а свыше – по добровольному согласию или по решению суда.

Примечание. Учет недостачи, выявленной при инкассации, различается в случае, когда виновное лицо установлено и когда виновное лицо отсутствует или суд отказал во взыскании убытков.

Кассир организации является материально ответственным лицом и несет полную индивидуальную материальную ответственность за сохранность вверенных ему ценностей и причиненный ущерб. Согласно действующему законодательству при установлении факта хищения и недостачи в кассе проводится ревизия.

Пример 4. Используя данные примера 3, предположим, что недостача отнесена на виновное лицо и удержана из заработной платы.

Таблица 4

Стоимость услуги инкассации

Стоимость транспортировки разменных монет или денежных средств у каждого из банков может быть разной. Но, в большинстве случаев, цена перевозки зависит от расстояния, которое необходимо проехать инкассатором и суммы выручки. Чем больше сумма, тем меньшей будет стоимость услуги, если измерять её в процентном соотношении.

Например, если речь идёт о транспортировке наличных средств суммой до 3-х млн рублей, а расстояние составляет 10 км, заказчик должен оплатить 0.5% от выручки. Но, случае перевозки 20 млн рублей, ставка снизится до 0.2%. Говоря о перевозке разменных монет суммой до 100 000 рублей, стоимость услуги составит примерно 2% от суммы.

Если услугу заказывает небольшая организация, которая зарабатывает в день не более 200 000 рублей, здесь заказчик может воспользоваться специальными предложениями. Поскольку классическая инкассация обойдётся для компании в слишком большую сумму, банк может предложить установку специального терминала для приёма денежных средств.

Вносить деньги в такой терминал необходимо с помощью специальной идентификационной карты. Её могут получить только уполномоченные сотрудники. Поэтому, каждая из операций будет проходить в защищённом режиме. Также этот вариант для внесения выручки удобен тем, что заказчику не придётся ожидать машину инкассаторов, которая перемещается по городу по строго составленному расписанию и под него придётся подстраиваться.

Выручка может быть внесена на счёт компании в любое время дня и ночи. Говоря об услуге инкассации, которая предоставляется «Сбербанком» здесь применяется другая система. Сотрудники инкассаторской службы устанавливают автоматический сейф в удобном для сбора средств месте или, например, в торговом центре, где много других интегрируемых точек.

Таким образом, клиентам удобно самостоятельно закладывать мешки с денежными средствами. В процессе такой операции, необходимо заполнить те же документы, которые требуются для стандартной процедуры инкассации. При этом, таким образом можно сэкономить, так как доставка денег в банк с помощью такого способа обойдется дешевле.

Если клиент хочет самостоятельно доставить средства в банк, и при этом ему нужна охрана, он может обратиться в специализированную службу и воспользоваться услугами инкассаторов. Стоимость таких услуг может быть разной и зачастую, зависит от особенностей транспортировки. В среднем, водитель-инкассатор, у которого есть оружие, обходится в 6000-7000 рублей. Услуги дополнительного вооружённого инкассатора примерно 5000 рублей, а автомобиль сопровождения с водителем от 10000 до 12000 рублей.

Действия инкассаторов

В нормативных актах чётко описаны манипуляции, которые необходимо произвести инкассатору после того, как он прибудет в офис организации. Речь идёт о следующем:

1. В первую очередь, сотрудник организации, который работает с кассой, проверяет документы у инкассаторов. Зачастую, это паспорта, а также доверенность на осуществление транспортировки ценностей. Кроме этого следует проверить наличие карты-явки и сумки с индивидуальным номером.
2. Кроме вышеперечисленных вещей, необходимо проверить наличие образца пломбы, которая будет установлена на сумку. После этого следует поместить в неё сопутствующие документы, это могут быть накладные.
3. Далее сотрудник кассы приступает к заполнению бумаг. Здесь необходимо отобразить список проведенных операций. После этого, данные документы отправляются на проверку. В данном случае, нужно выявить соответствие на запрашиваемую сумму средств.
4. Если всё сходится, можно приступать к закладке денег или других ценностей в сумку.
5. Следующей этап, это установка пломбы. После этого, инкассатор должен осмотреть сумку и пломбу. Таким образом проверяется отсутствие дефектов и возможность доступа к заложенным в сумку ценностям.
6. Далее работник организации заполняет карту-явку и указывает реквизиты, включая карты и накладные с квитанциями.
7. В случае допущения ошибки в процессе заполнения бумаг, её необходимо тут же исправить.
8. После того, как будут заполнены все акты и документы, кассиру необходимо поставить подпись. В дальнейшем, она будет являться подтверждением того, что проведённая процедура прошла в соответствии с правилами инкассации.
9. В процессе приема-передачи инкассаторской сумки с ценностями и документами, работник инкассаторской службы должен подписать квитанцию и после этого, заверить её штампом. В этот же момент следует указать дату проведения операции.

Если работник кассы обнаружит какие-либо несоответствия в документах, данный вопрос необходимо решать оперативно. Этим занимается уполномоченный сотрудник организации. Если проблему невозможно решить за короткое время, придется ждать следующего посещения инкассаторов, которые должны поставить соответствующую отметку в листе-явки. Это необходимо, чтобы выделить больше времени на посещение данного объекта с целью исправления допущенной ошибки.

Возможности, предоставляемые инкассаторской службой

Инкассация, как и все процедуры, связанные с операциями по кассе, включая перемещение/перевозку наличных, выполняются согласно ФЗ № 86 (10.07.2002), Положению ЦБ РФ № 318п (24.04.2008).

Вопрос: Как отражаются в учете расходы по оплате услуг по инкассации выручки инкассаторской службой банка?
Вознаграждение банка за услуги инкассации выручки за текущий месяц составляет 48 000 руб. (в том числе НДС 8 000 руб.), что подтверждается соответствующим актом приемки-сдачи оказанных услуг. Для целей налогообложения прибыли применяется метод начисления.Посмотреть ответ

Право работы с наличными ресурсами путем перемещения/перевозки и инкассации, выполнения операций по кассе доступно только организациям и предприятиям, принятым в систему ЦБ РФ.

Кредитная компания может пользоваться услугами предприятий, занятых специализированной перевозкой ценных грузов, в случае необходимости у нее в перемещении наличных денег, так как для транспортировки денег лицензия ЦБ не требуется.

Вопрос: Может ли банк учесть в расходах для целей налога на прибыль взносы (премии), уплаченные на основании договора страхования инкассируемых (доставляемых) ценностей (денежных средств) своих клиентов (пп. 2, 7 п. 1 ст. 263 НК РФ)?Посмотреть ответ

В числе ценностей для перевозки допускается присутствие:

• наличных средств;
• валюты;
• ценных бумаг;
• финансовой и платежной документации, представляющей определенную ценность для инкассируемой компании.

Содержание предприятием собственной структуры по инкассации наличности предусматривает значительные траты по ее содержанию и не всегда бывает рентабельно. Поэтому целесообразнее воспользоваться услугами сторонних специализированных организаций.

Передача сторонним компаниям полномочий по перевозке ценностей оформляется специальным соглашением, включающим условия оплаты услуги:

• со специальным подразделением банковского или иного финансового учреждения;
• с частной охранной структурой, осуществляющей деятельность на основании лицензии ЦБ РФ.

Как учесть расходы на инкассацию в бухучете и в целях налогообложения?

В тексте договора сторонами указываются особенности перевозки денег, ответственность каждого из участников соглашения в ситуации возникновения форс-мажорных обстоятельств, а также:

1. Четко согласованные графики и условия изъятия ценностей, их последующей перевозки и передачи.
2. Условия обеспечения компанией-заказчиком услуг гарантированного доступа в помещение для передачи денег.
3. Обязательность выполнения транспортировки денег в специальных опломбированных сумках на предназначенном для указанных целей транспортном средстве.

Как оформить и отразить в бухучете излишек или недостачу наличных денег, обнаруженные при инкассации?

Процедура инкассации предусматривает не только исключительно транспортировку наличных ресурсов и ценных бумаг на размещение и хранение, но и некоторые иные услуги:

• зачисление принятых ресурсов на счета компании;
• перемещение средств/ценностей между филиалами организации;
• выполнение обмена купюр (укрупнение номинала).

Правила инкассации денежных средств

Для того чтобы наличность была доставлена до банка без инцидентов, необходимо строгое соблюдение правил всеми участниками этого процесса – кассиром, передающим деньги и инкассационным работником, перевозящим ценности до кредитной организации. Наряду с законодательными нормами, эти правила перевозки в конкретном случае могут регламентироваться подписанным договором, который определяет периодичность приезда за наличностью, количество инкассационных сумок и др.

Передача наличных сверх лимита кассы в банк

Банком России разработано специальное положение №373-П от 12.10.2011, согласно которому, вся наличность, имеющаяся у организации сверх установленного лимита должна сдаваться в банк. Самым безопасным способом для этого является обращение к услугам инкассаторов. Накопление сумм, превышающих установленный лимит, возможно только при выдаче заработной платы (и других выплат), а также – в выходные и праздничные дни. Нарушение правил кассовых операций, влечет за собой штраф по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ:

• для должностных лиц – 4000-5000 рублей;
• для организаций – 40000-50000 рублей.

Предоставление банку оттиска пломбы

Инкассация денежных средств от клиента до кредитной организации, подразумевает предоставление банковским работникам отпечатков пломбы, которая будет ставиться на перевозимые спецсумки. Такая пломба должна содержать номер клиента, его фирменный знак или сокращенное название компании. Оттиски пломбы заверяются директором (или уполномоченным лицом) – один экземпляр передается банковской организации, а другой остается у компании и предъявляется инкассаторам при передаче сумок.

Подготовка к сдаче в установленное время денежных средств

Перед тем, как будет произведена инкассация денежных средств, кассиру организации необходимо произвести подготовительные действия. Сюда входит:

• пересчет сумм, подготовленных к перевозке, упаковка наличности согласно правилам Банка России, размещение денежных средств внутри инкассаторской спецсумки (количество сумок зависит от объема инкассируемых средств, при большом объеме их может быть несколько);
• составление документации к каждой сумке (экземпляры препроводительных ведомостей, накладные и квитанции – на каждую из них ставится подпись и печать);
• вложить внутрь спецсумки необходимые документы, затем опломбировать ее установленным образом, расположив пломбу как можно ближе к узлу и оставив свободные концы не длиннее 2 см.

Правила проведения инкассации

Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России N 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.

С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.

Перед выездом в организацию инкассаторы получают:

• порожние сумки;
• доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег;
• штамп;
• ключи;
• явочные карточки 0402303.

По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру:

• документы, удостоверяющие личность;
• доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег);
• явочную карточку;
• порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.

Кассир организации, в свою очередь, предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.

На сумку составляются препроводительная ведомость 0402300 и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.

Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.

Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел “Повторные заезды” явочной карточки.

Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись “Отказ”, привести причины отказа и заверить своей подписью.

Как проводится инкассация

Инкассация денежных средств экономит рабочее время фирмы. Сотрудники, которые передали инкассаторам денежные средства, перестают нести за них ответственность, а это значит, избавляются от лишней головной боли. Чтобы получить еще большую экономию, некоторые фирмы, работающие под одной крышей, заключают с инкассаторской службой совместный договор. Это удобно, если компании работают по одному графику, и услуга, таким образом, обходится дешевле всем. Подготовка нужных документов на предприятии входит в обязанности кассира, на его плечах заполнение бумаг и взаимодействие с инкассатором.

Подготовка документов для инкассаторов выполняется кассиром, который отвечает за полноту и своевременность оформления документов.

Инкассация проходит по следующей схеме:

1. Составляется график движения инкассаторской машины, который согласовывается с компаниями.
2. Дежурный сотрудник инкассации заполняет специальную карточку, которая отдается в кредитную организацию.
3. Далее он получает штамп, доверенность на перевозку и ключи.
4. Ответственный работник компании перед сдачей денег предъявляет инкассатору документы, которые подтверждают его право распоряжаться деньгами. В явочной карте прописываются: номер сумки, название и адрес компании, код, телефон.

Правила проведения инкассации требуют, чтобы работник компании (обычно это кассир) предъявил такие документы:

• Накладная к сумке.
• Квитанция к сумке.
• Образец пломбы.

Кассир должен быть рядом с инкассатором в момент проверки пломбы на целостность, проверять правильность и точность заполнения документации. Если при заполнении явочной карточки допущена ошибка, то ее можно исправить и подтвердить верность исправления подписью кассира. Если сотрудник отказывается сдавать сумку с деньгами, то пишет в специальной графе слово «отказ». Сопроводительные документы в этом случае подтверждают, что ответственность за сохранность не перешла от компании к инкассаторам.

После того как сумка доставлена в банк, банковский сотрудник проверяет записи, которые имеют препроводительные документы. Он проверяет сумку на повреждения, смотрит пломбу и соответствие номера на сумке тому, который прописан в накладной. Если требования соблюдены, то работник банка принимает наличные. В конце инкассаторы сдают штамп, ключи, доверенность и карточки. На этом процесс сдачи закончен. Инкассация для физических лиц, по сути, проходит аналогично. Именно так и происходит оформление бумаг, а затем процесс перевозки финансовых средств.

Передать деньги из кассы организации в банк с помощью инкассации – это самый проверенный и надежный способ. Для наличных денег такая перевозка будет безопасной и быстрой. Главное – заполнить верно всю документацию.

Правила и порядок проведения для наличных денег на предприятии

Существуют общеобязательные нормы законодательства, четко регламентирующие порядок выполнения инкассации наличности в организации.

Эти правила, как уже говорилось ранее, должны неукоснительно соблюдаться всеми участниками данного процесса – кассиром предприятия, передающим наличность, и инкассатором, осуществляющим доставку переданных денег в банк.

Сама процедура инкассации денежных средств подразумевает последовательное выполнение её участниками следующих действий:

• Передаваемая наличность готовится кассиром хозяйствующего субъекта к отправке. На этой стадии осуществляются тщательный пересчет и упаковка денежных средств, размещаемых после этого по сумкам. Оформляется набор необходимых документов в нескольких экземплярах. Составленные бумаги также помещаются в инкассаторские сумки с деньгами. Завершается этот этап опломбированием сумок, подлежащих передаче инкассаторам.
• Денежная наличность, упакованная в сумках, передается инкассатору. Данное действие выполняется кассиром передающей организации в особом помещении. Контролировать эту процедуру вправе ревизор, финансовый контролер, главный бухгалтер, руководитель организации. Кассир проверяет личность и бумаги инкассатора, вносит сведения в явочную карточку, предоставляет образец пломбы, отдает инкассатору сумку с деньгами и документацию. Инкассатор удостоверяет свою личность, предъявляет кассиру нужные бумаги и возвращает пустые сумки, принимает сумки с деньгами, проверяет исправность пломб, сверяет данные документов, подписывает и датирует квитанцию, ставит печать.
• Перевозка (физическое перемещение, транспортировка) переданных денежных средств непосредственно в обслуживающий банк. Осуществляется эта процедура уполномоченным инкассатором по маршруту, разработанному и утвержденному заранее.
• Сдача-приемка сумок с денежной наличностью в финансовое учреждение. Инкассатор передает сумки с деньгами в обслуживающий банк, который надлежащим образом принимает эти средства. Процедура сдачи-приемки выполняется по установленным правилам. Если она завершается успешно, полная материальная ответственность инкассатора за переданные деньги прекращается.
• Переданная наличность принимается и приходуется банковским сотрудником, проверяющим сумки, целостность пломб, правильность сведений в сопроводительных бумагах.

Документальное оформление

Чтобы корректно передать инкассатору наличность для транспортировки в банк, кассир составляет следующую документацию:

• Сопроводительная ведомость в трех экземплярах (один – в сумку, второй – кассиру, третий – инкассатору);
• регистр выполненных транзакций (помещается в сумку), сумма которого должна соответствовать сумме ведомости;
• накладная для денежной сумки;
• квитанция для денежной сумки.

Кассир вносит нужные сведения в явочную карточку и возвращает её инкассатору. Впоследствии данная карточка проверяется банковским сотрудником, сверяется с кассовым ордером.

Бухгалтерский учет и проводки

В бухучете хозяйствующего субъекта, передающего наличность в банк посредством инкассации, используются определенные корреспонденции счетов, сопровождающиеся оформлением нужных документов:

Инкассация – зачем это нужно

Инкассация – это защищенная транспортировка любых ценностей в банк. Специалисты (инкассаторы) несут материальную ответственность за перевозку денег, ценных бумаг, платежных, финансовых и других документов на основании заключенного договора. Порядок проведения инкассации выполняют специальные службы, основываясь на Положении Банка России от 29 января 2018 г. N 630-П.

Данную услугу на платной основе оказывают охранные предприятия, у которых имеется лицензия, дающая право на инкассирование или банки, в которых у бизнесмена открыт счет.

Инкассация имеет следующие преимущества:

• ответственность за сохранность денег и ценностей;
• быстрая и регулярная доставка наличных или ценных бумаг вне зависимости от количества заявок;
• обеспечение безопасной перевозки и хранения выручки, максимальная защита от злоумышленников.

Для коммерческих организаций законодательство устанавливает обязательный порядок инкассации наличных денежных средств при расчетах, платежах и проведении кассовых операций. Если деньги поступают в наличной форме сверх установленного показателя, их необходимо сдавать в банк с последующим зачислением на счет. Такая мера упрощает учет денег на предприятии, обеспечивает защиту ценностей от хищения. Чаще всего услугами инкассации пользуются магазины, рестораны и другие заведения, где поток клиентов стабилен, а при расчетах чаще используется наличный вариант.