Исправления в больничном листе: как внести в случае ошибки

Несущественные ошибки

Не все ошибки признаются существенными. Какие же ошибки не влекут за собой основания для отказа в выплате пособия?

К несущественным ошибкам относятся:

Что считается незначительной ошибкой

• внесение данных в графу «дата больничного» не арабскими, а римскими цифрами
• в случаях продления больничного, допущение отсутствия должности врача в какой-то из строк
• неправильное внесение кода болезни
• при оформлении нескольких больничных листов на одного пациента, отсутствие подписи врача в одном из них
• незначительное несовпадение названия медицинского учреждения , которое указано в больничном, с указанным названием на печати (кавычки, сокращения и т.д.)
• захождение символов за ячейки формы
• наличие лишних инициалов в поле «ФИО доктора»
• сложенный бланк больничного листа в 2 или более раз

Если ответственный за заполнение больничных листов работник медицинского учреждения сомневается в правильности заполнения бланка, то он должен выяснить в ФСС о весомых недочетах, чтобы в дальнейшем не доводить разногласия до суда.

Порядок заполнения листка нетрудоспособности

Существует алгоритм, как правильно внести исправления:

1. Чтобы исправить слово необходимо черной гелевой ручкой зачеркнуть неверную запись.
2. На обратной стороне бланка внести правильные сведения.
3. Должна присутствовать надпись «исправленному верить», а также печать и подпись сотрудника, сделавшего исправление.
4. В случае когда ошибка допущена в целой строке, на обратной стороне следует пометить, что эта строка недействительна.

ВАЖНО: работодатель имеет право исправлять ошибки только в своем разделе. Количество возможных исправлений имеет ограничение – позволено зачеркнуть не более двух ошибок

Три и более помарки сделают больничный лист недействительным

Три и более помарки сделают больничный лист недействительным

Количество возможных исправлений имеет ограничение – позволено зачеркнуть не более двух ошибок. Три и более помарки сделают больничный лист недействительным.

Рассмотрим несколько примеров исправления ошибок, сделанных работодателем.

Сотрудник отдела кадров неверно указал данные в графе «страховой стаж». В этом случае он должен аккуратно, одной сплошной линией зачеркнуть сделанную запись.

Была ошибочно заполнена строка «В т.ч. не страховые». По правилам она заполняется только в том случае, если сотрудник проходил военную службу с 01.01.2007г. Для исправления, согласно письму ФСС от 18.10.2012 № 15-03-14/05-12954, надо зачеркнуть запись, а с обратной стороны отметить, что строку «в т.ч. не страховые» следует считать не заполненной. Рядом подписи и печать.

Если при выписке больничного листа были допущены ошибки (и они не были исправлены), то по такому листу ФСС, скорее всего, не возместит затраты. Поэтому так важны исправления в больничном листе допущенных ошибок.

Правда, следует иметь в виду, что исправить в этом бланке ошибку сможет лишь работодатель, но никак не медработник. Причем исправление в больничном листе работодателем вносится только в раздел, который он и заполняет. Если ошибки допущены в разделе, заполняемом врачом, то такой больничный будет считаться испорченным — потребуется выписка дубликата (п. 56 приказа Министерства здравоохранения и соцразвития от 29.06.2011 № 624н).

В соответствии с письмом Фонда соцстрахования от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575 работодатель может не обращать внимания на то, если в документе, заполненном от руки, есть описки и иные технические погрешности оформления. Но только если содержание записи можно легко прочитать и понять смысл.

В письме Фонда соцстрахования от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956 перечислены несущественные недочеты, которые не возбраняется исправить.

Подробнее о правилах внесения данных в больничный лист и новшествах 2018 года в его оформлении читайте в статье «Пример заполнения больничного листа работодателем».

По правилам из Приказа № 624н (п. 56 Приказа), листок нетрудоспособности заполняется следующим образом:

1. Инструмент заполнения — ручка с черными чернилами. Использовать шариковую ручку с синими чернилами не рекомендуется.
2. Записи вносятся аккуратно и понятным почерком, строго в формат ячейки, начиная с первой графы.
3. Бланк можно заполнять и вручную, и электронно, и путем совмещения двух способов.
4. Все записи вносятся в каждую позицию, начиная с первой ячейки.
5. Печать не должна попадать на информационные строки документа.

Существует миф, что больничный нельзя сгибать. В законе такого требования нет. Можно предоставить сложенный вдвое или вчетверо больничный. Работники ФСС этого не любят и не скажут «спасибо», но и не откажут в приеме документации на выплату пособия по временной нетрудоспособности.

1. «Дата начала работы». Указывается в том случае, если служащий обратился за медицинской помощью в период между датой заключения трудового договора и датой его аннулирования. Эта строка подразумевает внесение дня, с которого сотрудник приступает к работе при аннулировании трудовых отношений.
2. «В том числе нестраховые периоды». Для отражения периодов прохождения военной или иной службы по закону № 4468-1. В строке ошибочно указывают периоды, не включаемые в расчет среднего заработка (временная нетрудоспособность, отпуска по уходу за ребенком и пр.). В общем случае данная строка не должна заполняться.

Исправлять ошибочно заполненные строки нужно так (Письмо ФСС № 15-03-14/05-12954 от 18.10.2012):

1. Перечеркнуть аккуратной линией неверную запись.
2. На оборотной стороне бланка указать фразу: «Строку … считать незаполненной».
3. Добавить запись «Исправленному верить», поставить подпись ответственного сотрудника и печать учреждения (п. 65 Приказа № 624н).

Ошибки исправляет работодатель

Работодатель имеет право исправлять любые ошибки только на бланке листа, который предварительно заполнил сам

Важно отметить, что если не корректировать ошибки, велика вероятность, что после проверки ФСС их обнаружит и откажется возместить расходы по такому листу

Порядок действий

Прежде чем приступать к внесению правок, стоит вооружиться одной из следующих ручек – гелевой, капиллярной или перьевой.

Вооружившись подходящей ручкой, работодатель может приступить к корректировке информации, придерживаясь такой последовательности:

1. Выявить ошибочную запись и перечеркнуть ее горизонтальной ровной линией.
2. Перевернуть лист бланка и на обратной стороне в отведенном для этого месте указать корректные данные. Разрешается запись сделать прописными буквами.
3. Под правильной записью сразу же указать следующую пометку – «Исправленному верить».
4. Под внесенной пометкой поставить роспись и печать организации.

Следует отметить, что исправления на листе нетрудоспособности нового образца вносятся в указанном выше порядке. Скачать образец справки, на которой работодатель заменил дату начала выхода сотрудника на работу – можно тут.

Какой же срок дается на корректировку ошибок? В действительности нет установленных сроков, но лучше выполнить это максимально быстро. Дело в том, что представители районного органа соцстрахования могут организовать выездную проверку и установить факт наличия неисправленных ошибок в листе, что может привести к неблагоприятным последствиям вплоть до отмены пособия.

Неправильно записано наименование компании

Оно должно соответствовать данным, указанным в учредительных документах компании. При этом 66-й пункт Приказа №624н позволяет фиксировать его и в полном, и в сокращенном виде. Если же выявлены ошибки, правки вносятся в 4 шага:

1. Зачеркнуть неправильный вариант.
2. Перевернуть бумагу и указать верное название.
3. Внести запись «Исправленному верить».
4. Поставить роспись и печать (если имеется).

Образец такого исправления представляем ниже:

Возможно, некорректное наименование указано на бланке, который заполнял врач. Работодатель не имеет права самостоятельно исправлять ошибки. К тому же они будут считаться незначительными, если не помешают выяснить место работы сотрудника

При этом очень важно, чтобы в своем разделе кадровик или бухгалтер корректно указал всю информацию о компании – ОГРН, ИНН, название без кавычек

Как исправить расчетные суммы?

Одни из самых частых ошибок в больничном листе – это некорректное указание следующих данных:

• размера заработной платы (средней/среднедневной);
• размера начисляемого пособия;
• страхового стажа сотрудника.

В этих случаях принцип исправления остается неизменным – необходимо зачеркнуть ошибочную запись, а на обратной стороне отписать корректную информацию, сделать отметку «Исправленному верить», поставить роспись + печать. Образец такого исправления представляем далее:

Иногда работодателю приходится сталкиваться с такой ситуацией:

1. До нового места работы сотрудник в течение двух лет был трудоустроен на другом месте, а новому же работодателю не представил справку о заработной плате. В связи с этим расчет больничного был произведен по размеру МРОТ. Позже работник получил с прежнего места трудоустройства справку и передал ее бухгалтеру для перерасчета пособия по средней зарплате, поскольку так его размер будет выше.
2. Перерасчет по больничному листу может быть произведен в течение 3-х лет после его закрытия. Когда совершается первый расчет, в лист вносится сумма среднего заработка, а также размер исчисляемого пособия. Так, для перерасчета необходимо в документе исправить сразу 5 чисел.
3. На обратной стороне справки не хватит места для всех записей. Следовательно, в данном случае целесообразно провести перерасчет на новом листе, который в дальнейшем можно прикрепить к больничному листу, как в случае с первоначальным расчетом. Так, на бланке листа не вносятся какие-либо правки.

Если ошибка на лицевой стороне больничного

Эту часть, как уже указывалось, заполняют работники заведения здравоохранения.

Предписания по ее заполнению содержит Инструкция № 532*. В том числе в ней есть указания и по исправлению ошибок.

* Инструкция о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденная совместным приказом МОЗ, Минтруда, ФСС по ВПТ и ФНС от 03.11.2004 г. № 532/274/136-ос/1406.

Итак, право на ошибку у медиков есть (за некоторым исключением). Ее исправление должно проходить согласно требованиям п. 4.5 Инструкции № 532. Исправляют ошибки обычным корректурным способом: ошибочный текст зачеркивают (одной чертой) и над ним пишут правильный.

Недопустимо использовать корректор или аналогичное средство!

При этом исправление должно быть подтверждено записью «исправленному «…» на «…» верить» на полях больничного листа. Запись заверяется подписью лечащего врача и печатью заведения здравоохранения «Для листків непрацездатності».

Если возле исправленной записи нет подписи врача или печати, такое исправление является недействительным и для его подтверждения нужно снова обратиться в заведение здравоохранения, которое выдало листок нетрудоспособности.

Приведем пример. В больничном листе при исправлении ошибки проставлен оттиск печати врача вместо печати медучреждения — «Для листків непрацездатності». Ваши действия: вернуть больничный лист (через работника) для надлежащего оформления в медицинское учреждение.

Учтите: на лицевой стороне бланка листка нетрудоспособности может быть сделано не более двух исправлений.

Есть еще одна важная деталь: врачу можно исправлять записи в любых графах лицевой части больничного листа, кроме (!) пп. 2 и 4 графы «Причина непрацездатності». Согласно п. 3.3 Инструкции № 532записи в таких пунктах исправлению не подлежат.

Работник отказался «идти» исправлять?

Реакция комиссии по соцстрахованию должна быть следующей:

1) принять решение об отказе в назначении оплаты по такому больничному листу (оформить решение протоколом — раздел ІІ протокола) (пп. 2.2 и 3.1.1 Положения № 25**, ч. 3 ст. 30 Закона № 1105***);

** Положение о комиссии (уполномоченном) предприятия, учреждения, организации по общеобязательному государственному социальному страхованию в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, утвержденное постановлением правления ФСС по ВПТ от 23.06.2008 г. № 25.

*** Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.

2) в течение 5 дней после вынесения соответствующего решения сообщить работнику (в письменном виде) об отказе в назначении пособия с указанием причин отказа и порядка обжалования (ч. 1 ст. 32 Закона № 1105).

Подведем (промежуточный) итог: если на лицевой стороне больничного листа содержится одно или два исправления, они сделаны правильно, надлежащим образом удостоверены — такой больничный считается действительным и подлежит оплате.

А что делать, если ошибок больше чем две?

Такой документ принимать нельзя, поэтому сотруднику придется совершить еще один визит в медучреждение за правильным больничным — дубликатом (письмо ФСС по ВПТ от 19.05.2016 г. № 5.1-31-768).

Объясните работнику, что в больничном листе допускается только два исправления (на лицевой стороне бланка). Дайте ему сам больничный, справку о том, что по данному больничному листу выплата пособия по временной нетрудоспособности не осуществлялась, и отправляйте в медучреждение за дубликатом.

В верхнем углу листка нетрудоспособности — дубликата указывается слово «дубликат», в графе «Звільнення від роботи» одной строкой записывается весь период нетрудоспособности, подтверждается подписью и печатью лечащего врача и председателя врачебно-консультационной комиссии (п. 12 Инструкции № 532).

Имейте в виду: в дубликате тоже допускается не более двух исправлений (на лицевой стороне бланка).

Получив больничный лист-дубликат, комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию на его основании должна принять решение о назначении больничных (декретных) выплат.

Исправление электронного больничного 1с

В обязанности медицинского заведения и лечащего врача входит составление электронного экземпляра в единой информационной базе ФСС РФ. Чтобы документ имел силу, его заверяют цифровой защищенной подписью медицинской организации и персонала. Со своей стороны медицинский работник оформляет электронный больничный документ с согласия больного. Как только врач создает экземпляр в общей базе, больному предоставляется уникальный личный номер больничного, который послужит ключом к расчету и оплате бухгалтером пособия нетрудоспособности. Бухгалтер работодателя регистрирует личный кабинет на портале cabinets.fss.ru и там же получит доступ к базе листов нетрудоспособности, а также к их расчету.

Особенности проверки валидности полей и правильности заполнения

Существует две программы, требуемые для оформления ЭЛН и распространяемые ФСС бесплатно — для медицинской организации и для страхователя. Обе можно скачать на сайте https://cabinets.fss.ru/eln.html.

В «Кабинете страхователя» присутствует вкладка «Заполняется работодателем». Руководитель организации может вносить изменения — дополнять или убирать сведения — только в данном окне; окна «Листок нетрудоспособности» и «Медицинская организация» носят исключительно информативный характер.

В программе заранее установлено взаимодействие с информационной базой ФСС.

До введения в 2016 году системы электронных больничных, бухгалтеры и руководители организаций прекрасно понимали, как нужно действовать при необходимости внести изменения в больничный. Однако сейчас ситуация отличается от той, что была ранее — теперь даже опытные профессиональные бухгалтеры не всегда понимают, как правильно исправить ЭЛН.

Для того чтобы решить эту проблему, прочтите статью с инструкцией по правильной проверке и исправлению электронного больничного листа.

• Где и как можно проверить свой ЭЛН?
• Особенности проверки валидности полей и правильности заполнения
• Как исправить ошибку в ЭЛН и кто может это сделать?

Электронный больничный лист для работодателей | Больничный в электронном виде

С 1 июля 2017 года начал действовать обновлённый электронный лист нетрудоспособности. С этого момента проект перестал быть пилотным, а электронные больничные стало возможным оформлять во всех регионах и городах России.

Зачем ввели электронный больничный?

Изначально документ вводили, чтобы сократить количество бумажной волокиты и утомительных походов за подписями и печатями.

ФСС агитирует работодателей переходить на электронное взаимодействие в части формирования листка нетрудоспособности в электронном виде.

Преимущества для страхователей:

исключается необходимость хранения листков нетрудоспособности и предъявления их при проведении проверок ФСС;

снижается время на обработку бумажных бланков;

исключается риск оплаты неправильно оформленных и (или) поддельных листков нетрудоспособности.

Между тем не ошибается только тот, кто ничего не делает. Обмишуриться можно и при оплате электронных больничных

Именно такой случай произошел с читательницей нашего форума, которая недоглядела, не обратила внимание, что в базе электронный больничный сформирован медицинской организацией с ошибкой в фамилии сотрудника

Своей проблемой она поделилась с коллегами в теме «Больничный с ошибкой выдан и учтен в расходах».

Листок рассчитали, заполнили электронно и оплатили и только тогда обнаружили ошибку.

Теперь ФСС утверждает, что после оплаты больничного никакие исправления внести нельзя.

И если с бумажным листком еще есть варианты, то с электронным все печально в этом плане.

Мед учреждение выдало электронный больничный с ошибкой в фамилии. Бухгалтер по невнимательности начислила, выдала, заполнила в электронной системе и подтвердила, отправив в ФСС. Расходы были учтены, отчеты сданы с учетом этого больничного. Позже была замечена ошибка.

Можно ли вносить исправления в больничный лист

Действующее законодательство допускает внесение изменений в больничный лист, но при соблюдении некоторых правил и не во всех случаях. Исправления в бланке допускается делать исключительно работодателю, а не медработнику. При этом правки вносятся им только в тот раздел, за заполнение которого он ответственен.

Согласно разъяснениям ФСС, работодатель может не обращать внимания на наличие описок и технических погрешностей в документе, который был заполнен от руки. Но такие погрешности не должны препятствовать прочтению документа и пониманию его смысла.

Работодателю допускается вносить правки в больничный лист. Но к внесению исправлений стоит подходить максимально ответственно. Ведь больничный является бланком строгой отчетности и если внести исправления без учета действующих правил, работодателю могут отказать в компенсации больничного во внебюджетном фонде.

Согласно судебной практике, работодателям нередко удается отстаивать свою правоту и получать компенсацию от ФСС в случае отказа из-за неточностей в оформлении больничного.

Письмо ФСС №14-03-18/15-12956 от 2011 года содержит перечень недочетов, которые не допускается исправлять. Согласно определениям ФАС и ВАС, вынесенным ранее, некоторые ошибки не требуют внесения изменений в листок нетрудоспособности:

1. Если работодатель заполнил больничный прописными буквами, а не печатными.
2. При несущественных помарках, допущенных по невнимательности.
3. При замене арабских цифр на римские.
4. При синем цвете чернил вместо черного.
5. Если подпись уполномоченного лица сделана шариковой ручкой.

Некоторые ошибки, по мнению ФСС, также относятся к негрубым и техническим, и допускается передача больничного в фонд без их исправления. Это:

• лишний пробел в инициалах;
• в пустых ячейках нет прочерков, если они должны быть обозначены;
• адрес лечебного учреждения записан в неправильной последовательности;
• в бланке есть небольшие помарки или дополнительные отметки (например, галочки);
• наименование компании прописано с кавычками;
• печать организации проставлена в поле с данными (она должна стоять на пустом месте).

Если бланк листка нетрудоспособности был сложен, то это также не является грубым нарушением. Но если место сгиба нарушило целостность больничного или сведения невозможно прочитать из-за сильных помарок, то такой лист могут не принять в целях возмещения.

Исправления ошибки в больничном листе медицинским учреждением

Если ошибки, допущенные работодателем при заполнении больничного листа, могут быть исправлены с внесением верной информации на оборотной стороне бланка и соответствующей пометкой «исправленному верить» в больничном листе по образцу, то ошибки при внесении данных врачом исправлению не подлежат. Бланк с имеющимися исправлениями в тех графах, которые должен заполнять сотрудник медицинского учреждения, не будет принят в Фонде Социального Страхования. В итоге работодатель не получит компенсации и будет вынужден оплачивать отпуск работника самостоятельно.

Приказом Минздравсоцразвития «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н. ответственность за случившееся ложится на плечи работодателя, а не работника. Работник лично не заполняет бланки, а потому и ответственности за достоверность указанной информации, наличие всех необходимых подписей, печатей не несет. При отказе в ФСС работодателю удастся добиться компенсации и признания больничного действительным лишь через суд.

При выдаче больничного листа врачом лучше сразу внимательно его изучить и указать на недочеты в случае их обнаружения. Намного проще исправить ошибку сразу. Если же сотрудник уже покинул медицинское учреждение и предоставил документ работодателю, то последний должен внимательно ознакомиться с ним. В случае, когда обнаружены ошибки, нужно действовать следующим образом:

1. Если ошибка не фатальна, например, наименование организации написано с небольшой неточностью, но оно идентифицируется, а наличие сотрудника в штате можно уточнить, то никаких мер не требуется. Такой документ без проблем примут в ФСС.
2. Если какая-либо графа оставлена пустой, работник отправляется обратно в медицинское учреждение для полного заполнения документа. Недопустимо вносить данные самостоятельно, даже когда речь идет о небольших поправках.
3. Если выявлена грубая ошибка: неверно указаны сведения, личные данные лица, код причины – сотрудник отправляется обратно к врачу, выдавшему документ для получения дубликата.

Врач не имеет права вносить исправления на документе. Любые помарки или зачеркивания являются поводом для отказа в принятии больничного листа. Поэтому при выявлении факта ошибки работнику выдается дубликат, который оформляется согласно образцу. Старый же бланк утилизируется. Дубликат больничного листа при исправлении мед. организацией. оформляется тем же специалистом. В соответствующей графе проставляется пометка «дубликат». Это необходимо сделать в связи с тем, что бланки для больничных листов являются документацией, подлежащей отчету. Их количество строго ограничено – это необходимо для исключения факта незаконной выдачи больничных листов. Каждый бланк имеет защиту от подделывания, что исключает фальсификацию. Все эти нормы и требования, включая порядок оформления и предоставления, а также допущение возможных недочетов, которые не будут признаны ошибкой, препятствующей принятию документа к рассмотрению, регламентированы Приказом Минздравсоцразвития «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н. За исполнением приказа осуществляется строгий контроль.

\

Где и как можно проверить свой ЭЛН?

Для начала человеку, интересующемуся своим электронным больничным — работнику или работодателю необходимо зарегистрироваться в системе ФСС. Для этого нужно:

• Работникам необходимо передать органам ФСС составленное в письменной форме «Соглашение об обработке персональных данных». Работник может оформить его как в больнице или у работодателя (далее врачи или работодатели самостоятельно отправят документ в ФСС), так и лично в территориальном органе ФСС.Руководителям в свою очередь нужно передать органам Фонда «Соглашение об информационном взаимодействии».
• Зарегистрироваться на портале госуслуг. Для этого понадобится верифицировать свою электронную подпись.

Необходимо также наличие у работодателя доступа к электронному документообороту.

Порядок выдачи листка нетрудоспособности

Процедура предоставления электронного листа нетрудоспособности происходит в несколько этапов:

1. Застрахованное лицо пишет согласие на электронный больничный.
2. Сотрудник медицинского учреждения на основании письменного разрешения застрахованного лица вводит информацию в документ электронно, в соответствии с порядком выдачи листков нетрудоспособности №624 – Н.
3. Происходит заверение документа усиленной подписью медработника и медицинского учреждения.
4. После закрытия, автоматически документ направляется в ФСС, также его может увидеть в системе и работодатель. Последнему необходимо заполнить свою часть документа тоже электронно.
5. Застрахованному лицу на руки выдают только номер листка.

Сюда можно отнести:

• Внесение информации не в те ячейки, в которые положено;
• Заполнение ячеек, информация в которые вносится только в исключительных случаях, то есть они должны быть пустыми.
• Неправильно заполненный стаж работы, даже если при исправлении процент выплат не изменится;
• Неправильно высчитанные суммы заработной платы, либо опечатка в цифрах;
• Неправильно внесены прочие данные работника (ИНН/СНИЛС).

Во всех этих случаях работник кадров или бухгалтерии обязан произвести правку.

Имеет ли значение количество ошибок

В законодательстве четко сказано, что если в больничном листке имеется более чем два исправления, то такой бланк подлежит замене.

Но могут быть и исключения, вызванные не допущением ошибки, а вновь открывшимися фактами.

Так, например, законодательство разрешает пересчитать сумму пособия по болезни в течение 2 лет с момента ее окончания.

Это означает, что в больничном листе придется внести более чем две правки.

Поэтому ошибок по оформлению должно быть значительно меньше.

Как происходит оформление электронного больничного листа и работа с сайтом cabinets.fss.ru, подробно рассмотрено в данном видео:

Выводы

По теме электронные листы нетрудоспособности можно сделать несколько основных выводов:

1. Если работодатель имеет возможность электронно обрабатывать больничные листы, работник вправе самостоятельно решить бумажный документ ему получить или электронный.

2. Для выдачи застрахованное лицо пишет письменное согласие.

3. Для работы работодатель должен иметь доступ к ЕИИС и соответствующую подпись.

4. На руки застрахованному лицу выдается только номер документа, с ним он обращается к работодателю.

Но только в оговоренных в законодательстве случаях;

• Чтобы не пришлось его исправлять, его заполнению нужно уделить максимум внимания;
• Если обнаруженные ошибки являются значительными и допущены при заполнении в медицинском учреждении, такой бланк подлежит замене;
• Нельзя делать более двух исправлений;
• Для внесения исправлений существует строгий порядок, нарушать который нельзя.

Про ошибки в листках нетрудоспособности смотрите в следующем видеосюжете:

Требования к больничному листу

Листки временной нетрудоспособности с 2011 года выдаются по новой более защищенной форме с целью недопущения их подделок. Порядок заполнения больничных регулируется Минздравом. Для этих целей издан отдельный приказ от 29.06.2011 г. № 624н. Согласно приказу установлены общие правила заполнения листков временной нетрудоспособности:

1. Записи в больничном должны быть сделаны заглавными (а не строчными) печатными (а не прописными) буквами;
2. Записи можно делать от руки либо печатать. Кроме того, ФСС разъяснял, что допускается комбинировать, когда часть больничного заполняется вручную, а часть печатается.
3. Записи делаются чернилами черного цвета, при этом не допускается использование шариковой ручки. Допускается только гелевая или капиллярная или перьевая ручка.
4. Записи в больничном должны делаться в границах ячеек, для них установленных, и начинаться с первой ячейки.

Такие требования к заполнению больничного листа обусловлены тем, что после предъявления больничного в ФСС с него делается скан-копия и если больничный заполнен не в соответствии с этими правилами эта будет плохо читаться и не распознаваться. Поэтому, работодатель, предъявивший больничный, который не соответствует этим требования, рискует получить отказ ФСС в учете расходов по нему.

Однако стоит отметить, что имеется судебная практика, которая признает нарушение этих правил заполнения больничного несущественными, а решения ФСС об отказе незаконными.

Технические ошибки допускаются

Вместе с тем, как мы уже сказали, люди не роботы. Для того чтобы не добавлять дополнительных сложностей ни работникам, ни работодателям, ни медицинским учреждениям, ФСС дает некоторые послабления, допуская возность некоторых несущественных ошибок, так называемых «технических». Вот примерный перечень случаев,  когда Фонд соцстраха признает ошибки техническими и допускает их наличие в листке нетрудоспособности:

• пробелы между инициалами,
• печать попадает на поле ячейки,
• поля заполнены прописными (а не печатными) буквами,
• буквы попадают на границы ячеек,
• указание слов «лечащий врач», «врач».

Если такие и подобные им ошибки не приводят к том, что листок нетрудоспособности становится нечитабельным, то такой больничный переоформляться не должен и выплаты по нему должны производиться.

Вместе с тем, работодателю не всегда просто определить является ошибка существенной или технической. При наличии сомнений работодателю рекомендуется обращаться в территориальные органы ФСС.

Как внести исправления в больничный лист?

Не все ошибки являются техническими, и в больничный иногда необходимо вносить исправления. Но не всегда это можно делать.

Правила, установленные Приказом № 624н, запрещают исправления в больничном листе в части, которая заполняется врачом медицинского учреждения. Если в раздел, заполненный медицинским работником вносятся исправления, такой больничный становится недействительным.

По установленным правилам при наличии ошибок в заполненном врачом разделе листок нетрудоспособности считается испорченным, а медицинское учреждение должно выдать его дубликат.

Как исправить больничный лист, заполненный работодателем?

Помимо раздела, заполняемого врачами, в больничном листе есть поля, которые заполняют сотрудники работодателя. Как правило, кадровики или бухгалтерия. Там отражается информация о среднем заработке работника, размере пособия и иные сведения.

Внесение исправлений в этой части больничного листа правилами допускается.  Согласно п. 65 правил, установленных Приказом № 624н, работодатель должен сделать следующие действия:

• зачеркнуть неправильную запись
• сделать взамен исправленной правильную запись на оборотной стороне листка
• сделать запись «исправленному верить»
• проставить подпись и печать работодателя

Обратите внимание! Правила запрещают делать исправления с использованием корректирующих средств. Впрочем не все судебные органы с этим согласны

Однако во избежание споров с ФСС лучше эти правила соблюдать.

Что делать, если была внесена лишняя запись? Ответ на этот вопрос дал ФСС в следующем письме.

На практике возникает вопрос: сколько исправлений можно таким образом внести в больничный?

Ответ: ограничений по количеству исправлений действующие правила не содержат. Правило о том, что таких исправлений не может быть более 2-х, содержалось в утратившем силу приказе, по которому оформлялись листки нетрудоспособности по старой форме до 2011 года.

Требования к оформлению листа нетрудоспособности

Существуют общие рекомендации к заполнению листка временной нетрудоспособности от Фонда социального страхования, которые были оформлены в письме № 17-03-09/06-3841П в 2014 году:

Для внесения данных в листок нетрудоспособности желательно использовать гелевую, капиллярную или чернильную ручку черного цвета. Это позволит устройствам более качественно сканировать текст в процессе оцифровки данных.

Наименование организации, где работает сотрудник, а также медицинского учреждения, которое выдало листок временной нетрудоспособности лучше писать большими заглавными литерами. Это позволит другим людям легче понять написанное.

Начинать заполнения графы нужно с первой ячейки. Нельзя пропускать одну или большее количество ячеек, делать отступления.

Вся информация, которая содержится в графах листка временной нетрудоспособности пациента, должна быть внесена исключительно кириллицей. Использование латиницы, дополнительных символов или знаков не разрешается.

Название компании в листке временной нетрудоспособности должно совпадать с ее юридическим названием, которое используется в официальной корреспонденции.

Допускается использование общепринятых сокращений формы собственности предприятий. Например, ООО (Общество с ограниченной ответственностью), ПАО (публичное акционерное общество) или НАО (непубличное акционерное общество).

Имя пациента должно соответствовать паспортным данным. Поэтому врач при заполнении листка нетрудоспособности имеет право запросить документы, которые подтверждают личность человека

Важно правильно проводить расчет времени, когда сотрудник находится на больничном. Необходимо учитывать, как день открытия, так и день закрытия документа. В графе «Приступить к работе» указывается следующий календарный, а не рабочий день после закрытия листка временной нетрудоспособности

К примеру, если документ закрывается 14 июня в пятницу, то приступить к работе сотрудник должен в субботу 15 июня, а не в следующий понедельник

В графе «Приступить к работе» указывается следующий календарный, а не рабочий день после закрытия листка временной нетрудоспособности. К примеру, если документ закрывается 14 июня в пятницу, то приступить к работе сотрудник должен в субботу 15 июня, а не в следующий понедельник.

Если листок временной нетрудоспособности продлевается на срок более 10-14 дней, то в документе должна стоять подпись и печать заместителя главного врача по вопросам временной нетрудоспособности.

Нельзя выходить за пределы соответствующей графы больничного листа, где нужно вписать название компании-работодателя.

Также запрещено использовать для заполнения документа шариковую ручку черного цвета.

Если заполнение больничного листа проводилось с нарушением этих правил, то это является существенным поводом к аннулированию всего документа. При обнаружении ошибок документ часто возвращают, чтобы врач или сотрудник бухгалтерии их исправили или оформили новый документ.