Виды кадровых документов
По основным кадровым
процедурам различают следующие виды кадровых документов.
1. Документация по
приему на работу:
— заявление о приеме на
работу;
— контракт о назначении
на должность;
— приказ о приеме на
работу;
— протокол общего
собрания трудового коллектива о приеме на работу.
2. Документация по
переводу на другую работу:
— заявление о переводе
на другую работу;
— представление о
переводе на другую работу;
— приказ о переводе на
другую работу.
3. Документация по увольнению
с работы:
— заявление об
увольнении;
— приказ об увольнении;
— протокол общего
собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по
оформлению отпусков:
— график отпусков;
— заявление о
предоставлении отпуска;
— приказ о
предоставлении отпуска.
5. Документация по
оформлению поощрений:
— представление о
поощрении;
— приказ о поощрении;
— протокол общего
собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по
оформлению дисциплинарных взысканий:
— докладная записка о
нарушении трудовой дисциплины;
— объяснительная
записка о нарушении трудовой дисциплины;
— приказ о наложении
дисциплинарного взыскания;
— протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
Исходя из основных
управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в
виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и
различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов.
1. Организационно-правовая
документация:
— правила внутреннего
трудового распорядка;
— штатное расписание;
— положение о
структурном подразделении;
— график отпусков;
— должностные
инструкции.
2. Персональная
документация:
— трудовая книжка;
— личное дело;
— личная карточка
работника.
3. Договорная
документация:
— коллективный договор
(соглашение);
— трудовой договор.
4. Распорядительная
документация:
— приказы по личному
составу.
5. Учетная кадровая
документация:
— учетные формы (книги,
журналы и др.) кадровой документации;
— документация по учету
рабочего времени и расчетов с персоналом.
6.
Информационно-справочная документация.
Причем к локальным
нормативно-правовым актам относятся:
— правила внутреннего
трудового распорядка;
— коллективный договор;
— штатное расписание;
— положение о
должностной инструкции;
— положение о защите
персональных данных работников;
— положение по оплате
труда;
— положения о
структурных подразделениях и др.
Состав документов
кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими
сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую
документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной
документации.
Нормативная и
нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику
применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.
Задачи делопроизводства
Деятельность кадровой службы охватывает все процессы, которые относятся к составлению и обработке документации в соответствии с установленными правилами. Она осуществляется для решения ряда управленческих задач. К ним, в частности, относят:
- Перевод сотрудников на другую работу.
- Заключение трудовых договоров и зачисление в штат.
- Организацию профессиональной деятельности работников.
- Поощрение сотрудников.
- Предоставление служащим отпусков.
- Аттестацию работников.
- Учет использования времени для работы.
- Оформление штатного расписания.
- Привлечение сотрудников к деятельности в нерабочие праздничные и выходные дни.
- Оформление командировок.
- Увольнение с работы и расторжение договора.
- Наложение дисциплинарных взысканий.
Какие документы должны быть у работодателя
В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:
- Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
- Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
- Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
- Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
- График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
- Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
- Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
- Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
- Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
- Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
- Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
- Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.
Для кадровых документов можно использовать самостоятельно разработанные формы или унифицированные, утвержденные Госкомстатом. Есть исключения. Например, трудовую книжку всегда составляют по унифицированной форме.
Есть кадровые документы, которые не обязательны для всех работодателей, но могут понадобиться в конкретной ситуации:
- положение о коммерческой тайне — если работодатель хочет скрыть внутреннюю информацию от посторонних;
- положение о премировании — если ИП выплачивает работникам премии, но порядок и условия таких выплат не прописал в трудовых договорах;
- должностные инструкции, графики работы, положения о командировках, об оплате труда, о ненормированном рабочем дне, об аттестации — если такие подробности не прописаны в трудовом договоре;
- договоры о материальной ответственности — можно заключать только с работниками из специального перечня.
Такие документы обязательны только для конкретных работодателей и ситуаций.
Журналы регистрации кадровых документов
В отделах кадров ведется и учетная кадровая документация. Книги по регистрации документооборота в отделе кадров включают в себя систематизированный учет таких документов, как приказы, трудовые книжки, личные дела и др.
В случае правильно оформленной учетной кадровой документации (когда документ пронумерован, на нем проставлена дата его регистрации) работодателю не составит труда выиграть трудовой спор с сотрудником.
В первую очередь, это учет приказов о трудоустройстве сотрудников, об их переводах и увольнениях.
Также учет документооборота службы по кадрам включает в себя наличие регистрационных журналов по учету:
- локальных нормативно-правовых актов;
- трудовых договоров;
- составленных приказов об отпусках;
- приказов о командировках.
Также кадровое делопроизводство включает ведение журналов, систематизирующих данные о прохождении трудящимися медосмотров, учет больничных листов, сведения о выданных командировочных удостоверениях и др.
Также к этому виду кадровых документов следует отнести две книги учета трудовых книжек – в одной отражается их движение, а в другой их приход-расход.
Некоторые учетно-регистрационные книги и журналы имеют строго утвержденную форму, тогда как разработка других предусматривается индивидуально на каждом предприятии в зависимости от специфики его деятельности.
Продолжительность хранения
Для чего формируется номенклатура? Причина не только в удобстве, но и в обеспечении должных сроков хранения. Бумаги с одинаковым сроком помещаются в одну папку, однако если возникнет необходимость, вполне допустимо совместить их с документами с разными периодами хранения.
Каждому кадровику должны быть известны сроки хранения документов в соответствии с их степенью значимости. Все эти данные можно найти в перечне, который был утвержден Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Для удобства мы собрали эту информацию в таблицу.
Таблица №2. Сроки хранения кадровых документов.
| Документ | Период хранения (количество лет) |
|---|---|
| ПВТР | 1 |
| Графики отпусков | 3 |
Авансовые отчеты | 5 |
| Документы по несчастным случаям, которые произошли в организации | 45 |
| Личные дела Оригиналы документов работников, которые не были востребованы гражданином или его близкими Документы по личному составу Табели и журналы учета рабочего времени при опасных/вредных условиях труда | 50 или 75 лет в том случае, если кадровое делопроизводство прекратилось до 2003 года |
| Штатное расписание | Постоянное хранение |
| Оригиналы личных документов работников (аттестаты и дипломы, трудовые книжки, свидетельства и удостоверения и тому подобное) | До востребования |
Что подразумевает кадровый учёт
- Синонимы к кадровому учёту – это кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации.
- Кадровый учёт представляет собой регламентирование трудовых отношений между рабочим и самим работодателем. Все движения рабочих в какой-либо организации или же у ИП будут учитываться по Трудовому кодексу в России в основе первых кадровых деловых бумаг.
- К кадровому учёту относится:
- создание трудовых соглашений, специальных инструкций;
- фиксирование разных приказов (к примеру, приём рабочего на должность);
- оформление карточек, которые будут составлены для каждого рабочего;
- ведение, так называемых, регистров кадрового учёта;
- ведение табеля по учетному времени.
Ответы на распространенные вопросы про новые правила оформления кадровых документов
Вопрос №1: Следует ли в ближайшей перспективе ожидать каких-либо еще нововведений, касающихся оформления кадровых документов?
Ответ: Вероятно, да. Дмитрий Медведев недавно поручил упростить регистрацию компаний, а именно сократить уставы да 1-2 страниц.
Вопрос №2: Почему новый ГОСТ, разработанный в 2016 году, был введен в действие только 1 июля 2022 года?
Ответ: Изначально планировалось начать применять новый ГОСТ с 1 июля 2017 года, но в п. 3.3 стандарта упоминались проприетарные шрифты, которые разрешается использовать исключительно при условии приобретения лицензии (они относились к несвободному программному обеспечению).
Как выбрать и утвердить обязательные кадровые документы для ООО с нуля
Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей. Но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной. А на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета.
Сразу после открытия придется оформлять новых сотрудников, и сразу же понадобится форма приказа о приеме на работу. Конечно, можно воспользоваться унифицированными формами, предложенными Госкомстатом. Хоть они и потеряли обязательность, но продолжают носить рекомендательный характер и остаются приемлемыми в большинстве случаев. А уже в ходе работы, когда сотрудники отдела кадров соберут достаточную базу для анализа эффективности применения той или иной формы, можно будет вносить предложения по изменению действующих или разработке новых.
Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.
Итак, кадровая служба при постановке перед ней задачи внедрить формы кадровых документов, отличных от унифицированных, может пойти двумя путями:
- видоизменить унифицированные формы, скорректировав отдельные графы, удалив их или добавив новые;
- создать уникальные формы, существенно отличающиеся от унифицированных (достаточно редкое явление).
В любом случае в новых формах должны быть следующие реквизиты (их обязательность прописана в ст. 9 закона № 402-ФЗ):
- наименование формы;
- дата, когда документ составляется;
- наименование организации, использующей форму;
- содержание факта хозяйственной жизни, который отображается в форме;
- величина измерения факта хозяйственной жизни;
- указание сотрудника, совершившего факт, нуждающийся в закреплении, его должности;
- место для подписи уполномоченного лица.
Как будут размещены графы для этих данных, остается на усмотрение работодателя.
Новые правила оформления кадровых документов — адресация документа должностному лицу
Согласно старому ГОСТу, если документ был адресован физическому лицу, инициалы ставились после фамилии, если должностному лицу — перед фамилией. Новый ГОСТ предписывает ставить инициалы после фамилии, кому бы не был адресован документ. Кроме того, перед фамилией должностного лица теперь разрешается ставить обращение «г-ну» или «г-же» (господину и госпоже соответственно).
В реквизите «адресат» появился новый элемент — адрес электронной почты или номер телефона/факса, если письмо было отправлено без досылки по почте с использованием факсимильной связи или электронной почты.
Сколько хранить
Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.
В соответствии со статьей 22.1 , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).
Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2022 году (по нормам делопроизводства):
- на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
- каждый лист нумеруется;
- документы подшиваются в хронологическом порядке;
- сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
- максимальное количество листов в одном томе — 250;
- каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.
Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.
2021-09-01 10:34:07
а если сотрудник уволился и личное дело закрыли, а он вернулся через 2 месяца, можно личное дело продолжить?2021-09-01 11:19:18
ирина, смотрите что написано в ваших ЛНА по этому поводу, можно вернуть, можно заново начать
2021-09-08 07:42:43
Имев опыт работы кадрах и с личными делами, могу однозначно сказать, что копии этих документов нужны постоянно, то головной организации, то подрядчикам, то на обучение людей отправить, и везде нужны сканы документов. Мы постоянно их использовали в работе. Как себе Роструд представляет не хранить эти документы. Или завести отдельный шкаф для них, чтобы хранить тайно??2021-09-20 17:45:01
Нельзя держать копия военного билета… а для воинского учета мы обязаны держать копию военного билета… И что делать?2021-09-20 17:46:57
Дурдом, инфу из военного билета переписать в Т-2
2021-09-20 17:49:03
Стелла, роструд себе мало что представляет, да, это как вариант, сделать отдельное место, которое никому не показывать, выездные проверки выемку документов не делают, а когда делают, то вопрос персональных данных как правило не стоит
Документы кадрового учета по сотрудникам
Кадровый документооборот по учету сотрудников содержит индивидуальную информацию о работнике, занимаемой им должности, данных о поступлении на предприятие, результатах его труда и т.д.
В данный перечень включаются:
- Документы, касающиеся трудовых взаимоотношений между сотрудником и работодателем (этот вид документации носит распорядительный характер).
- Документация информационно-расчетного характера.
- Документация по учету и регистрации.
- Служебная внутренняя переписка официального характера.
Каждая из этих составляющих кадрового делопроизводства отличается своими особенностями, имеет различное назначение, порядок ведения и вступления в действие.
Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля
Прежде чем вы возьметесь за кадровую документацию, запаситесь специальными пособиями (можно воспользоваться порталами «Консультант +» или «Гарант»)
Там имеются актуальные нормативные акты.
Здесь нужно обратить внимание на учредительные деловые бумаги организации. Нужно будет начинать с приема на работу директора предприятия
Изучите Устав самой организации (здесь ведется порядок приема на должность директора, зарплата, срок трудовых книжек и др.)
Какие обязательные деловые бумаги нужны для работодателя?Правила по внутреннему трудовому распорядку, штатное расписание предприятия.
График всех отпусков, трудовые книжки, а также определенные трудовые договоры.
Книга по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в неё, а также специальная книга, где фиксируется доходы и расходы.
Табель учёта по рабочему времени, карточки рабочих (личные),форма расчетной бумаги, которая утверждена руководителем предприятия.
Деловые бумаги по обработке персональных данных рабочих, расчётные ведомости и все приказы, и др.
Процесс оформления директора. Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге. Потом конструируется трудовой договор.
Создание основных правил трудового распорядка в организации, а также штатное расписание и другие локальные акты (для этого воспользуйтесь определенным программой). Главное всё проверьте на наличие описок или ошибок!
Здесь идёт заполнение бланков по трудовому договору с рабочими и другая документация (уже должны быть сведения о должностях, зарплате и количестве времени на работу).
Рассмотреть нужно задачи о ведении самих трудовых книжек (кроме директора ещё никто не трудоустроен, следовательно, вся ответственность по ведению книжек лежит на нём).
Здесь уже идет процесс принятия новых рабочих на работу.
По какой форме должна составляться номенклатура дел?
Оформление документа должно происходит согласно специальной форме и содержит:
- Наименование организации (полное и сокращенное).
- Соответствующее название, к примеру «Номенклатура дел на 2021 год».
- Дата, когда составлен документ.
- Виза, которой документ утверждается руководителем компании (с датой утверждения).
- ФИО и должность сотрудника, составившего документ.
- Отдельные согласования (при необходимости).
Таблица №1. Содержательная часть номенклатуры дел.
№
Название
1
Индекс
Делопроизводственный индекс, в который включен код подразделения согласно папке его формирования с порядковым номером.
2
Заголовок
Все заголовки, которые располагаются внутри самого дела согласно важности тех или иных документов, которые в него входят: планово-отчетные, организационно-распорядительные, иные, согласно уменьшению или увеличению срока хранения.
3
Число единиц хранения
Количество папок и томов. Данная информация должна быть заполнена по окончанию года, так как именно в это время все дела были сформированы и точно известен их объем.
4
Срок хранения
Срок хранения документов со ссылкой на нормы закона.
5
Примечания
В данный раздел проставляются все необходимые отметки по делам, будь то их уничтожение или передача на хранение в архив.
Документы при приеме работника
Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа
Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии. Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых при заключении рабочих отношений, следующий:
- трудовой договор. Об оформлении контракта смотрите в материале «Трудовой договор: бланки и образец»;
- трудовая книжка. О правилах заполнения мы писали в статье «Правила оформления трудовой книжки»;
- медицинская книжка. Она необходима, если работа сотрудника связана с вредными или опасными условиями труда. О том, как сделать медкнижку и проверить предоставленный работником бланк на подлинность, вы узнаете, пройдя по ссылкам;.
- документы об образовании, чтобы определить, соответствует ли образование будущего сотрудника требованиям профстандартов. Также предлагаем вам ознакомиться с материалом о том, как внести запись об образовании в трудовую книжку;
- приказ о приеме на работу по форме Т-1;
- личная карточка работника (форма Т-2). Бланк данной формы можно найти в нашей статье «Личная карточка работника Т-2: образец заполнения».
Не забывайте, что каждого нового сотрудника следует под подпись ознакомить с должностной инструкцией и своевременно провести для него инструктажи по охране труда!
Виды
Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:
- Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
- Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
- Переписки по службе (внутренние).
- Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
- Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).
Помните! Учёт всей кадровой документации наблюдается отделом по кадрам в организации.
Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:
- Положение о структуре предприятия.
- Установленные стандарты в работе.
- Цель создания ООО.
- Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
- Указание о командировках.
- Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
- Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
- Инструкции по работе.
- Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
- Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).
Документация, регламентирующая трудовые отношения
Документы распорядительного характера включают распоряжения и приказы, подписанные главой предприятия. С их помощью руководство управляет предприятием. Эту группу условно можно разделить на две категории:
- Распоряжения, относящиеся к вопросам функционирования организации в целом (решение производственных вопросов, о штатном расписании и т.д.).
- Распоряжения, касающиеся сотрудников (приказы о трудоустройстве, увольнении работника, переводе на иную занимаемую должность и т.д.).
Среди документов, находящихся в ведении отдела кадров находятся те, которые подтверждают трудовую деятельность сотрудников. К таковым следует отнести трудовую книжку, справку о трудоустройстве, трудовой договор, а также приказы (копии), составленные при трудоустройстве и увольнении. Благодаря им сотрудник имеет возможность зафиксировать свой официальный стаж и подтвердить трудовую деятельность – они важны как для оформления пенсионных выплат в дальнейшем, так и для выплаты больничных пособий на текущем месте работы.
Благодаря наличию копий приказов, возможно восстановление трудовой книжки, оформление ее дубликата и внесение записей о работе по совместительству.
Оформляем акт приема-передачи документов
После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации. Такой акт оформляется произвольно.
В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления.
Примечание. Все обнаруженные недостатки кадрового документооборота должны быть отражены в акте приема-передачи.
Если новый кадровик еще не подобран, рекомендуем оформить акт приема-передачи, по которому прежний кадровый работник сдаст документы отдела кадров без проверки их качества и полноты, например главному бухгалтеру или иному уполномоченному руководителем лицу, по количеству. Впоследствии, когда придет новый работник отдела кадров, он примет по акту все сданные документы и начнет аудит документации. По результатам кадрового аудита новый сотрудник может составить на имя руководителя служебную или докладную записку о выявленных ошибках в оформлении и хранении документации и попросить создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.
Отдельным актом рекомендуем оформлять прием-передачу трудовых книжек. Такой акт должен содержать перечень всех трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Почему мы это рекомендуем? Потому что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Значит, придется издавать приказ, а без передачи поименного списка трудовых книжек как возложить ответственность? Никак. Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.
