Новые правила заполнения путевых листов: образцы и бланки

Заполняем документ

Путевой лист трактора состоит из двух страниц: лицевой и оборотной. Лицевая — для задания работнику, а оборотная содержит данные о выполнении работы.

Лицевая сторона

Сначала бригадиру нужно внести данные в шапку бланка:

• номер путевого листа (нумерацию нужно вести с 1 января до конца года);
• наименование организации, ее адрес, номер телефона, ОГРН; для ИП — ФИО ИП, адрес, номер телефона, ОГРНИП;
• коды ОКУД и ОКПО;
• дату заполнения листа;
• срок действия листа;
• сведения о перевозке (это новый реквизит 2021 года) — указывают вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и ст. 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ. Как заполнять этот реквизит, Минтранс рассказал в письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ. В нашем случае вид перевозки будет «перевозка грузов» (регулярная, пригородная)»;
• ФИО тракториста, его табельный номер;
• марку трактора — с 2021 года ее нужно указывать обязательно, ранее надо было отметить только тип и модель;
• регистрационный и инвентарный номера;
• наименование прицепа;
• его регистрационный и инвентарный номера;
• ФИО прицепщика и бригадира;
• номер бригады;
• показания одометра при выезде с парковки и при возвращении на нее (полные километры пробега).

Справа от шапки бригадир заполняет разрешение на выезд машины. Он ставит дату и подпись в подтверждение того, что выезд разрешен. Тракторист также указывает дату и расписывается в том, что машина в исправна. Оформляют этот блок при выдаче путевого листа водителю-трактористу.

Внимание! С 2021 года контролер технического состояния ТС должен перед отправкой транспорта на рейс поставить отметку «ТС технически исправно. Выпуск на линию разрешен», а также дату, время и подпись

Кроме того, изменились правила и для отметки медика. Он тоже должен поставить дату, время и подпись, а еще написать после предрейсового осмотра — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», по итогам послерейсового — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Далее в форме следует таблица с заданием водителю. Тут следует указать:

• в чье распоряжение вступает трактор;
• где надо взять груз;
• куда доставить груз;
• расстояние в км;
• наименование и класс груза;
• количество поездок;
• количество мест в штуках;
• вес груза в тоннах.

После таблицы располагается строка для отметки о случаях опоздания или простоя.

Справа от таблицы находится блок с информацией о выдаче горючего. Здесь заправщик пишет, сколько горючего было в баке при выезде, сколько выдано и сколько осталось при возвращении, и ставит свою подпись.

В самом низу лицевой страницы вносят время начала и конца работы, ставит свою подпись бригадир. Также в конце рабочего дня в специальной строке тракторист расписывается в том, что сдал трактор, а бригадир — в том, что принял.

Оборотная сторона

Здесь располагается таблица с данными о выполнении задания. Их вносит тракторист по ходу выполнения работы. Что необходимо заполнить:

• откуда и куда был перевезен груз;
• наименование груза и его класс;
• время отправки и прибытия;
• номер бригады-заказчика;
• коды бухучета работы;
• единицы измерения;
• сколько часов отработано;
• сколько перевезено груза;
• сколько тонно-километров сделано;
• норму выработки;
• расценку;
• данные об оплате труда, сумма;
• сколько нормо-смен завершено;
• условные гектары;
• данные о пробеге;
• данные о расходе горючего.

В конце таблицы подводят итоги по работе за день: сколько отработано часов и дней, машино-дней, машино-смен, расписываются тракторист и бригадир.

К сведению! Данные о выданных листах нужно вносить в журнал регистрации путевых листов. С 2021 года его разрешено вести и в электронной форме, но только нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью. Хранить путевые листы на предприятии необходимо не менее 5 лет.

Когда можно ездить без путевого листа

Возможность ездить без путевки зависит от формы собственности на автомобиль, вид ТС и цели поездки. Согласно нормативам при управлении собственником грузового автотранспорта путевка требуется при осуществлении рейса в любых случаях, так как, за рулем находится водитель, оформленный в этом качестве

Перевозит индивидуальный предприниматель мебель для себя или по заказу — неважно. П.л

заполняют со всеми необходимыми реквизитами, включая осмотр медиком и контролером техсостояния авто.

Если водитель легкового такси одновременно является владельцем автомобиля. Совершать поездки для собственных нужд, без оформления путевки, можно. При этом необходимо:

• снять опознавательный фонарь с крыши;
• передвигаться только в общем потоке;
• не осуществлять посадки/высадки пассажиров;
• при случае, доказать инспектору ДПС (МАДИ), что пассажиров не перевозите, авто используется для себя.

Если автомобиль-такси арендован, использовать его для личных целей запрещено, если отсутствует специальное разрешение автовладельца. Только перевозка пассажиров и поездка в гараж. Путевой лист водителю нужно иметь всегда с собой. Без путевки может везти себя сам директор или сотрудник, т. е., без пассажиров, не оформленный в качестве водителя. Но если ведется учет ГСМ, то документ оформлять нужно все равно.

Кто заполняет путевой лист?

1. На каждое из средств передвижения, допущенных к эксплуатации, заполняется индивидуальный путевой лист, действующий одну смену. Если выход в рейс связан с командировкой продолжительностью более одной рабочей смены, то выдается на более длительный срок.Производится это диспетчером или иным лицом, назначенным приказом по организации, как ответственным за составление и учет путевых документов. В случае эксплуатации автомобиля несколькими водителями рекомендуется на каждого из них оформить отдельный документ.
2. Перед выездом автомобиля с парковки и при возвращении на неё в конце рабочего времени ответственное лицо указывает в путевом листе точные сведения о дате, времени и показания прибора учета пробега (одометра).
3. Обязательными являются и отметки медработника, допустившего водителя в рейс по результатам предварительного и послерейсового осмотра.
4. Контролер отмечает в документе пункт о техническом состоянии транспортного средства перед началом эксплуатации.

Все подготовленные листы фиксируются в журнале учета и впоследствии хранятся в течение пяти лет.

Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля?

Заполнение ПЛ грузового автомобиля зависит от того, каким образом оплачивается работа водителя. Если труд водителя оплачивается по сдельным расценкам, за основу путевого листа берется форма № 4-С. Если же зарплата водителя рассчитывается по повременным расценкам — соответственно, форму № 4-П. В случае №4-П допускается одновременная перевозка грузов до двух заказчиков в течение одной смены водителя.

Вне зависимости от того, какую форму вы выбрали, оба бланка будут содержать в себе неполную информацию. Их нужно дополнить обязательными реквизитами, утвержденными Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368. Модернизированный образец бланка следует закрепить в учетной политике компании.

Итак, какие дополнительные данные нужно внести в унифицированную форму путевого листа? На этот вопрос исчерпывающе ответили на v2b.ru.

Согласно Приказу Минтранса РФ № 368, с 01.01.2021 в бланке ПЛ должны быть следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа и его номер.

2. Срок действия документаДата, в течение которой действует путевой лист. Как правило, путевой лист заполняется на один день, но если документ нужен в течение большего количества времени – необходимо указать даты начала и завершения периода применения ПЛ.

3. Собственник ТС.Если владелец автомобиля — юридическое лицо, то указывается его наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН. Если собственник – ИП, то его фамилия, имя и отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

4. Сведения о ТСК ним относятся тип, марка и модель автомобиля. Также сведения о прицепе или полуприцепе, если они идут “в комплекте”. Регистрационный номер автомобиля и прицепаПоказания пробега автомобиля (в полных км по одометру) при выезде с парковки и по возвращении из рейса, а также после завершения рабочей сменыДата и время осуществления предрейсового и предсменного контроля техсостояния ТСДата и время пуска транспорта на линию и его возврата.

Предрейсовый и предсменный контроль техсостояния авто осуществляет работник, ответственный за данный участок работы. В путевом листе он отражает:

• состояние ТС;
• дату и время выпуска и возвращения ТС на линию;
• результат осуществления предрейсового или предсменного контроля в виде отметки «Выпуск на линию разрешен» (п. 16 Порядка заполнения ПЛ).

Если за рулем одного и того же автомобиля работают несколько водителей, можно заполнить отдельный документ на каждого из них — п. 8 и 10 порядка заполнения ПЛ. Если на один грузовик оформлено несколько путевых листов для разных водителей, в документе необходимо указать:

• сведения о водителе, который выезжает со стоянки первым, дату и время, а также показания пробега;
• сведения о водителе, который заезжает на стоянку последним, дату и время и показания пробега на момент заезда.

5. Информация о водителе.Полные ФИО, дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра (если такая обязанность установлена законом).

Результаты предрейсового и послерейсового осмотра отмечаются специальными штампами: «Прошел предрейсовый медосмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «Прошел послерейсовый медосмотр» (согласно п. 15 порядка заполнения ПЛ, и п. 16 и 17 порядка проведения медосмотров, утвержденных Приказом Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н).

6. Сведения о перевозке. О том, как заполнить данные реквизиты, Минтранс объяснил в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Всего существует 4 вида сообщения:

• городское;
• пригородное;
• междугородное;
• международное.

Если же для осуществления перевозки затрагивается несколько видов сообщений, в соответствующей графе путового листа нужно будет указать все эти виды через запятую.

Что касается поля «Вид перевозки», здесь потребуется отразить один из следующих видов перевозок:

• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• перевозка грузов
• перевозка грузов для собственных нужд;
• организованная перевозка группы детей.

Правила выдачи путевого листа

Важно знать: для каждого транспортного средства в автопарке должен заполняться отдельный путевой лист. Если на одном и том же автомобиле работают несколько водителей, путевой лист рекомендуется оформить на каждого из них

После заполнения путевого листа диспетчером документ должен быть выдан под расписку водителю. Выписывать новый путевой лист можно только после сдачи предыдущего.

Нужно ли вести учет путевых листов?

Оборот на предприятии путевых листков должен находиться под строгим учетом руководителя и бухгалтерии. До 1997 года правила ведения журнала были унифицированы и оформлялись по форме №8, однако после 2013 года точное соответствие стало необязательным, но желательным.

ИП или юрлицо при желании могут спроектировать свой журнал или дополнить необходимой информацией типовую форму, но такая работа потребует затрат усилий и времени. В любом случае удалять обязательные пункты запрещено, а вносить дополнительные сведения – можно.

В журнал обязательно должны быть внесена следующая информация:

• дата выдачи путевого листа водителю;
• дата его получения от водителя;
• дата приема документа в бухгалтерию организации.

При регистрации следует соблюдать правила:

1. Должны регистрироваться все ранее выданные листки.
2. Следует придерживаться сквозной нумерации.
3. Новые пометки ставятся строго в хронологическом порядке.
4. Когда заканчиваются свободные страницы, журнал нужно прошить, а после заверить печатью с росписью руководителя.
5. Ведение должно поручаться на одного сотрудника (чаще всего бухгалтера), данная обязанность строго прописываться в трудовом договоре с сотрудником.

Руководитель предприятия имеет право передать обязанности ведения учета другому ИП или юрлицу. Чаще всего обязанности делегируются особой фирме, специализирующейся на ведении документации.

В случае невыполнения каких-либо требований по оформлению отчетности фирма-помощник обязана возместить контрагенту финансовый и материальный ущерб.

Как заполнить журнал регистрации?

С 1 января 2021 года новым приказом Министерства транспорта №60678 от 11.09.2020 был принят ряд нововведений в оформлении самих путевых листов и журналах их учета.

Так, с начала года было разрешено вести журнал регистрации листов в электронном формате, но при условии, что распечатанная форма будет сохранять исходную структуру. Если это условие не соблюдается, рекомендуется дублировать бумажный вариант.

Еще одно нововведение – в электронном формате применима только усиленная квалифицированная электронная подпись. Заверять информацию другими способами запрещено.

В общем виде журнал должен сохранять типовую структуру:

1. Вначале должен идти титульный лист с указанием наименования и юридического адреса организации, код по ОКПО, период ведения.
2. Далее следует табличная часть, в которой должны быть отражены сведения о номере регистрируемого документа, дате его выдачи, ФИО водителя и табельном номере, гаражном номере автомобиля, приемке путевого листа. Эти данные должны быть заверены личными подписями водителя, диспетчера и бухгалтера. Дополнительно выделяется место для примечаний.

Своеобразный итог подводится подписями директора предприятия и ответственного за ведение. Разрешено вносить дополнительные сведения, такие как маршрут, нормативный и фактический расход топлива, пробег и тип транспортируемого груза.

Журналы могут использоваться для предоставления отчетности в ФНС, поэтому электронная форма также должна находиться в базе как минимум 5 лет после заполнения. Как первичная документация, учетный документ требует грамотности и аккуратности при его ведении. При оформлении бумажной вариации исправление ошибок должно производиться по правилам.

Так, согласно действующим нормативом оформления документации, необходимо соблюсти алгоритм:

• неправильную надпись исправить одной чертой, при этом исправленная надпись должна свободно читаться;
• оставить пометку «исправлено» и рядом указать верные данные;
• привести дату внесения корректировки;
• ответственный за ведение должен заверить исправление личной подписью.

Делать исправления в электронном журнале намного проще, поэтому такой формат более удобен.

Форма путевого листа и законодательство

Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) “Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов”. Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.

Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:

• наименование и номер путевого листа;

• сведения о сроке действия путевого листа;

• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

• сведения о транспортном средстве;

• сведения о водителе.

При этом самостоятельно разработанную  форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

Ответственность за отсутствие путевого листа

Законодательством РФ регламентированы следующие размеры штрафов:

1. При отсутствии путевого бланка ТС у шофера, ему накладывается штраф, равный 500 рублей или выносится предупреждение.
2. При отсутствии путевого бланка ТС у должностного работника учреждения —штраф равняется 20-ти тысячам рублей.
3. Для учреждения такой штраф может накладываться до 100000 рублей.
4. В некоторых обстоятельствах могут накладываться все штрафы одновременно.
5. ИП полностью отвечает за данное нарушение, даже если он не является юр. лицом. Штраф за выезд без путевки для ИП может достигать до 100000 рублей.

vote

Article Rating

Какую форму использовать?

Законодательство не обязывает организации использовать какую-то строго установленную форму документа. Разрешено ее разработать индивидуально для своей компании и закрепить в учетной политике.

Основой же может послужить унифицированный бланк, представленный в приложении к Постановлению Госкомстата № 78 от 28.11.1997.

Новый бланк путевого листа легкого автомобиля по форме 3 с учетом всех требований изменившихся в 2021 году:

Важным является полнота необходимых реквизитов. Наличие обязательных пунктов, которые должны присутствовать в путевом листе, обусловлены требованиями:

• Приказа транспортного ведомства № 152 от 18.09.2008 г.;
• ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

А именно:

• наименование организации, которая составила лист;
• название документа;
• дата оформления;
• сведения о транспортном средстве, водителе, сроке действия документа;
• должности, подписи и расшифровка подписей ответственных лиц.

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля?

В путевой лист по форме 3 вносятся следующие сведения:

• Дата и номер составления документа
• Информация об организации: наименование, адрес, телефон, факс, коды по ОКУД и ОКПО.
• Информация об автомобиле: марка, модель, государственный регистрационный номер, гаражный номер.
• Информация о водителе: ФИО, табельный номер, номер воительского удостоверения, категория, тип лицензионной карточки.
• Задание водителю с указанием мест и времени отбытия и прибытия.
• Информация об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж с подписью механика.
• Информация о выдаче и расходе горючего с подписью механика.

Новые бланки

В новых бланках добавлена информация о предрейсовом контроле (точном времени и дате его проведения). Данную строку обязательно заполнять всем ТС, для которых такой контроль предусмотрен законодательством.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

14 днейБЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Образец заполнения формы 3 для путевого листа легкового автомобиля

Правильно оформить путевой лист легкового автомобиля по форме 3 2020 гг. вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

Изменения в сроках выдачи-заверения-внесения данных одометра с 2019 г.

Последние изменения связаны с Приказом Минтранса РФ от 21.12.2018 № 467, вступившим в силу 1 марта 2019 г. Теперь показания одометра необходимо вносить не только при выезде из гаража и возвращении в него, но и покидая любую парковку, выбранную для стоянки ТС после рейса, а также по завершению смены или рабочего дня водителя.

При этом показания заверяются только подписями ответственных лиц, без штампов.

Можно ли обойтись без бланка

Бланки путевых листов утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Но использовать типовые бланки необязательно. Владелец предприятия может сам выбрать бланк для путевого листа или взять готовую форму и дополнить ее нужными ему реквизитами. При этом обязательные реквизиты убирать нельзя.

Сколько хранить

Хранить путевые листы следует не менее 5 лет. Исключение составляют листы, служащие единственным доказательством работы сотрудника во вредных или опасных условиях, — они хранятся 75 лет.

По желанию руководства компании срок можно продлить. Кроме того, из приказа Росархива РФ от 20.12.2019 № 236 выходит, что при отсутствии проверки или ревизии контролирующим органом в течение 5 лет, срок хранения стоит продлить до проверки.

Как упростить работу

Процесс заполнения путевых листов можно автоматизировать с помощью специальных компьютерных программ. Это экономит время и помогает избегать ошибок.

Путевые листы легкового, грузового, международного транспорта

Для разных видов транспорта используют разные формы путевых листов.

• Для легковых авто: формы 3 и ПЛ-1 (для ИП).
• Для грузовых авто: формы 4-П, 4-С, ПГ-1 (для ИП) и 4-М (международные поездки).

Если вы часто оформляете путевые листы и выписываете другие документы, зарегистрируйтесь в сервисе КУБ. Он позволяет заполнять документацию в автоматическом режиме и отправлять ее контрагентам по e–mail.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

14 днейБЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Как правильно заполнить бланк путевого листа формы № 4-п

Бланк путевого листа данной формы несколько отличается от предыдущей формы № 4-с. Особенностями заполнения отличается раздел «Задание водителю». Этот раздел должен заполнять диспетчер согласно данным, поданным в заявке или разовом поручении клиента.

1. Графа № 18, отражающая в чье распоряжение поступает водитель с автотранспортным средством, должна включать данные о клиенте (наименование его организации и местонахождение пункта производства работ);
2. Строки №№ 19-20 отражают время прибытия автотранспортного средства для выполнения работ, а также время убытия;
3. Графа № 21 содержит данные (в часах) о приблизительном времени, отведенном на выполнение необходимых работ;
4. Строка № 22 содержит данные о необходимом количестве рейсов.

Отрывной талон бланка путевого листа заполняется только заказчиком. После этого он передается водителю, который сдает его вместе с путевым листом в бухгалтерию. На основании отрывного талона заказчику выставляется счет за фактически выполненные работы, который он должен оплатить. Заполнение отрывного талона тоже должно происходить в соответствии с правилами.

Водитель предъявляет заказчику путевой лист. Заказчик, на основании данных этого путевого листа вносит в определенные разделы отрывного талона номер путевого листа и дату его выдачи. Также сюда вписываются реквизиты компании-грузоперевозчика, марка и государственный регистрационный номер автотранспортного средства, прибывшего для выполнения работ.

Строка «Заказчик» должна содержать полное наименование организации-заказчика и данные должностного лица, уполномоченного руководить прибывшим автотранспортным средством. Также в отрывном талоне в соответствующих графах проставляется время прибытия автотранспортного средства и время его убытия. Заказчик заполняет графу «Приложенные товарно-транспортные документы», в которой проставляется фактическое количество и номера документов. Один экземпляр каждого ТТН обязательно должен прилагаться к бланку путевого листа.

Отрывной талон содержит сведения о фактически произведенных водителем рейсах, соответствующая графа при этом заполняется заказчиком. По окончании заполнения всех необходимых сведений заказчик (или его доверенное лицо), заверяет все внесенные данные своей подписью и печатью предприятия.

Формальная и фактическая ответственность за ошибки, допущенные при заполнении бланка путевого листа, ложится на руководителя предприятия (как грузоперевозчика, так и заказчика), или лиц, уполномоченных осуществлять данную работу. Сюда входит как технический персонал, отвечающий за эксплуатацию автотранспортных средств (механики ОТК или заправщики), так и лица, в чьи обязанности входит заполнение путевого листа (диспетчеры грузоперевозок).

Кто заполняет бланк путевого листа

На автопредприятиях для заполнения и выдачи п/л предусмотрена должность диспетчера. В крупных компаниях их несколько. В организациях с малым количеством автотехники этим занимается бухгалтер. ИП часто в одном лице совмещает несколько обязанностей: руководителя, механика, водителя и диспетчера.

Путевку готовят заранее. Водителю вручают только после сдачи предыдущего документа. Ответственный за внесение данных:

• ведет журнал учета (нумерации) п/л;
• оперирует данными расчета километража от пункта до пункта;
• расхода топлива определенным видом транспорта при нулевом пробеге и с грузом;
• прописывает задание для водителя;
• выдает заполненный документ работнику под роспись.

До выезда автотранспорта с места парковки водитель с путевкой проходит предрейсовый медосмотр. Получает допуск медика к управлению ТС. Вместе с контролером убеждается в исправности техники, о чем производится соответствующая отметка автомеханика. Расписывается в п/л о приеме автотранспортного средства и в журнале регистрации проведения техосмотра.

Важно: Кроме заверяющих подписей с расшифровкой фамилий + инициалов, медработник и контролер прописывает дату и время прохождения осмотра. Нужно следить, чтобы указанные временные периоды не совпадали

На проведение каждой процедуры требуется от 5 до 15 минут.

Срок действия

До 01.03.2019 выписать путевку можно было как на один день, так и на весь месяц, если машина совершает выезды не очень часто. С указанной даты путевка оформляется перед каждой сменой или рейсом. Водитель получает на руки документ перед выездом. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продления срока действия, поскольку в рейсе может возникнуть задержка, а движение без путевого листа является нарушением.

После окончания срока действия путевки ее следует вернуть под подпись уполномоченному лицу. Такой документ считается закрытым и должен быть передан на обработку в бухгалтерию.