Объекты аудита персонала
В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:
- Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
- планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
- система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
- вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
- аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
- система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
- социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
- Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
- Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.
Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?
Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?
Их несколько:
- Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
- Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
- Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
- Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.
Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.
Отличительные особенности кадрового аудита
Специалистов аудиторской компании привлекают для:
- Изучения бизнес-процессов внутри кадрового отдела.
- Экспертной и независимой оценки функциональных возможностей коллектива.
- Знакомства с персоналом, индивидуальный расчет их потенциальных возможностей.
- Определения коэффициента эффективности управления отделом кадров.
Это отличный инструмент для поиска проблемных зон, их скорейшей нейтрализации.
Среди явных преимуществ можно выделить следующие:
- управленец получает исчерпывающую информацию о функционировании системы распределения человеческих ресурсов;
- возможность оперативно устранить найденные нарушения, не усугубляя ситуацию в будущем;
- оценочные мероприятия лишены субъективности и предвзятости, дается характеристика общего функционала отдела кадров;
- мирное урегулирование взаимоотношений в коллективе, улучшается трудовая дисциплина сотрудников;
- персонал мотивирует ответственное отношение руководителя к оптимизации рабочего процесса.
Важно знать! Законодательно регулирование направлено на противодействие мошенничества сотрудников аудиторских структур. Уклонение собственников от подобных проверок – первый сигнал о возможных нарушениях отчетности и документооборота.
Цели и принципы аудита
Проверочные мероприятия предназначены исключительно для проверки достоверности отчетности, оптимизации бизнес-процессов внутри отдела кадров. Главное условие качественно проведенной проверки – независимость аудитора. Только так можно избежать искажения полученных данных, экспертной оценки.
Главные принципы аудиторской деятельности представлены ниже:
- Честность и открытость – выстраиваемые деловые отношения подчиняются справедливости. Если данные ложные, то проверяющий обязан избежать связи с недостоверной информацией, принять меры по устранению генерирующего звена.
- Объективность – аудитор обязан избежать конфликта интересов сторон, ситуаций и отношений, влияющих на непредвзятость окончательного вердикта.
- Компетентность – специалист повышает уровень квалификации, знаком с новыми положениями законодательства, стандартами аудиторской деятельности.
- Конфиденциальность – кроме случаем, регламентируемых законом, аудитор обязывается не разглашать информацию третьим лицам, полученную в процессе общения с клиентами.
- Профессиональное поведение – избегать поступков, порочащих репутацию и профессиональную честь индивидуального лица, профессии в целом. Этика поведения состоит в предотвращении конфликтных ситуаций, оскорбительных реплик в адрес сотрудников, собственника, коллег по работе.
Ключевые этапы кадрового аудита.
Что подлежит аудиторской проверке
Квалифицированные сотрудники привлекаются для объективной оценки следующих аспектов рабочего процесса:
- соблюдение правил архивирования и условий хранения данных. Проверка алгоритмов кадрового документооборота;
- требования к оформлению заявлений работников, принятии на работу, увольнении (например, заявление на увольнение по соглашению сторон), трудовых книг и договоров;
- проверяется доступность нормативных актов, учрежденных работодателем: внутренний распорядок труда, коллективный договор, программы по охране труда и безопасной трудовой деятельности.
Интересно знать! Договоренность с аудиторской компанией формируется посредством договора лизинга или аутсорсинга. Частная компания обязывается предоставить квалифицированных сотрудников для прописанного объема работ.
Этапы
Аудит персонала должен быть структурирован на несколько стадий
- Подготовительная стадия, на которой ставятся цели оценки сотрудников компании, отбираются конкретные сотрудники для проведения оценки, выпускаются локальные документы, устанавливаются конкретные сроки проведения проверки.
- Сбор информационной базы. Для того, чтобы было что анализировать, необходимо провести мониторинг персонала, проверить документы и отчетность, провести соответствующие наблюдения, создать опросник или анкету, провести с сотрудниками беседы, а также осуществить предварительную обработку данных статистики.
- Анализ и обработки информации. Полученная на втором этапе информация, должна быть формализована. Необходимо обеспечить ее наглядное отображение, после чего информация анализируется. Для того, чтобы провести анализ нужно сравнить полученную информацию, либо с показателями других компаний, либо с обоснованным эталоном, на который можно равняться.
- Заключительная стадия. На данном этапе составляется отчет о проведенной проверке, разрабатываются рекомендательные меры, формулируются итоговые выводы.
Для того, чтобы аудит персонала оказался эффективным, нужно подобрать методику оценки, которая подходит под конкретную организацию. Выбирается она обычно на базе сформированных руководством целей и задач проверки.
Сотрудники обязательно должны быть подготовлены к аудиту, так как подобное мероприятие может вызвать волнения и беспокойство в коллективе. Руководитель обязан предоставлять своим сотрудникам всю информацию касательно регламента оценочных мероприятий. Если руководитель намерен избежать стрессовых ситуаций, то целесообразно дать возможность персоналу заранее подготовиться к запланированным собеседованиям и тестам. Для этого не нужно давать конкретный список вопросов, а лишь уточнить основные моменты подобных мероприятий.
КОГДА НУЖЕН АУДИТ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Аудит делопроизводства – это исследование системы делопроизводства организации с последующим вынесением рекомендаций по ее оптимизации. Рассмотрим, в каких случаях руководство отдела ДОУ может справиться с аудитом самостоятельно, без привлечения внешних консультантов.
Случай 1. Аудит системы ДОУ необходим, если компания планирует изменить существующую технологию работы (например, перейти на систему электронного документооборота), внедрить новое программное обеспечение, которое имеет отношение к делопроизводственным процессам. Цель аудита: минимизировать осложнения, которые возникнут в делопроизводственных процессах при внедрении новой технологии или программного обеспечения, ускорить процесс обучения персонала работе в новых условиях.
Случай 2. Аудит системы делопроизводства проводят, если в отдел ДОУ приходит новый руководитель. Он первым делом должен исследовать процессы, за выполнение которых теперь отвечает. Аудит нужно провести, даже если нынешний руководитель «вырос» из работника этого же отдела: когда он увидит все особенности рабочих процессов «сверху», то поймет, что «картина» очень отличается от того, как он ее себе представлял ранее. Цель аудита: провести оптимизацию процессов, которые в этом нуждаются.
Случай 3. Аудит системы ДОУ необходим, если руководство понимает, что работники отдела ДОУ неэффективно расходуют свое рабочее время: в канцелярии не прекращаются чаепития и разговоры, а процессы делопроизводства выполняются не так качественно, как могли бы при таком количестве исполнителей. Цель аудита: оценить качество выполнения процессов и внедрить новые процессы, которые выведут ДОУ компании на новый уровень.
Случай 4. Обратная ситуация: из-за большого объема документов работники канцелярии вынуждены задерживаться после работы, а отпуск или больничный для них – непозволительная роскошь. Аудит системы делопроизводства поможет выявить, почему в структурном подразделении сложилась такая ситуация. Цель аудита: определить, нанять дополнительных специалистов или оптимизировать процессы, разгрузив нынешних работников.
В любом случае и независимо от целей результат аудита всегда одинаков – это подробный список «слабых мест» каждого из рабочих процессов системы делопроизводства и рекомендации по их исправлению.
Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?
Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.
Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:
- начальник отдела кадров;
- юрист;
- главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
- кадровый работник.
При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.
Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:
- При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
- При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
- При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
- При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
- При масштабном сокращении работников.
В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?
Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:
- Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
- Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
- Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
- Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
- Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.
Задачи аудита
Перед аудитом поставлены следующие задания. Прежде всего задачей проверки персонала является вывод о соответствии специалистов целям предприятия. При этом стоит удостовериться: выполняют ли сотрудники предписания, составленные для них нормативной базой предприятия, действуют ли они в пределах своих полномочий, не выходят ли за рамки своих обязанностей, насколько быстро кадры могут реагировать на сложившуюся ситуацию и принимать правильные решения. Главной задачей аудита является своевременное устранение проблем и пробелов в кадровой политике предприятия.
Предметом аудита является весь кадровый персонал, поскольку именно он и есть главное средство результативности предприятия и получения им прибыли от своей деятельности.
Аудит кадров является разновидностью менеджемента, а точнее – способом наблюдения за трудовым коллективом и управления им.
Как и любой процесс, аудит осуществляют, основываясь на определенных руководящих положениях. К одним из основных принципов аудита можно отнести профессионализм его исполнения.
Подбор и проверка кадров осуществляются специально обученными профессионалами на предмет соответствия работников занимаемым ими должностям. Более того, эксперты по аудиту должны обладать должной независимостью и не предъявлять к проверяемым ими кадрам предвзятости или снисходительности.
Проведение кадрового аудита основывается на принципах честности и открытости, никто не вправе влиять на принятие аудиторами решений о соответствии кадров занимаемым ими должностям.
Алгоритм аудита
Любая проверка имеет свои особенности. Как правило, аудит кадровой организации проводится в несколько шагов.
Первый из них – это подготовка. На данном этапе перед экспертами стоит задача сформулировать задания проверки, подобрать необходимых специалистов для ее проведения и оформить документы.
Далее происходит непосредственная проверка информации, во время которой аудиторы проводят сбор необходимых документов, организовывают встречи и беседы с работниками, делают опросы и т. д.
На третьем этапе проводится проверка собранных данных и сравнение полученных результатов с нормативными актами. На последнем этапе аудиторы подготавливают результаты проверки и делают на их основе выводы, которые направляются руководству организации.
Проведение аудита занимает две-три недели, реже – месяц. Длительность проверки может отличаться в зависимости от величины кадрового штата. После сбора и изучения необходимых документов на соответствие законодательной базе эти результаты отображаются в финальном отчете. Им посвящается отдельная глава.
После многократной проверки аудиторы составляют экземпляр итогового резюме. Такой способ документации результатов мониторинга исключает вероятность каких-либо погрешностей. Как правило, результаты излагаются на листах формата А-4. Для среднего предприятия объем будет около 50 листов.
Отчет подтверждает проведение аудита и содержит его результаты. В данном документе находится информация о состоянии кадровой политики на фирме, а также пути исправления пробелов и советы по улучшению ситуации на предприятии.
Как правило, отчет составляется на основе общепринятой схемы и содержит такие пункты:
- какие именно документы или отделы подвергались проверке;
- какие пробелы были обнаружены;
- экспертное мнение о способах исправления пробелов в документации;
- данные о выявленных несоответствиях действующему законодательству;
- насколько реальна угроза юридической ответственности при дальнейшем бездействии;
- информация о возможности восстановления утраченных данных или документов.
Все это поможет оптимизировать работу любого предприятия, а значит, и увеличить его прибыльность.
Методы кадрового аудита
Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:
- Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии. К основному пакету документации относят:
- должностные инструкции;
- заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
- сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
- данные об оплате труда;
- сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
- документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
- данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
- Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
- Экономический — основанный насравнении социальных/экономических показателейпредприятия с нормативными стандартами.При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.
Как провести аудит кадровой документации своими силами
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 5
КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ
В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.
Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.
С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.
Кроме того, целями аудита могут являться:
— возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;
— сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;
— обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;
— повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;
— ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д.
Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.
Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).
Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов
Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 18.07.2011, далее — Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).
Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов
Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?
Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.
Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:
- Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
- Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.
Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:
- Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
- Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
- Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
- Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
- Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.
Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.
Объект, задачи и источники информации для аудита персонала
Объект аудита персонала – персонал предприятия, а также его трудовая деятельности и система управления им
Задачами аудита персонала на предприятии являются:
— оценка кадрового потенциала на предприятии;
— анализ функций системы управления персоналом на предприятии;
— оценка организационной структуры;
— оценка функционального разделения труда на предприятии;
— анализ эффективности управления персоналом.
Источниками информации для аудита персонала выступают:
1. Документы по кадровому учету (управленческие документы).
— трудовые договоры;
— графики отпусков;
— Положения «О персонале»;
— Положения «Об оплате труда»;
— штатное расписание;
— трудовые книжки;
— табели учета использования рабочего времени;
— приказы по личному составу;
— личные дела сотрудников компании;
— сведения о среднесписочной численности работников.
2. Документы по бухгалтерскому учету:
— учетная политика;
— графики отпусков;
— табели учета использования рабочего времени;
— первичные документы по начислению заработной платы (ПКО, РСО, платежные ведомости, выписки со счетов);
— аналитические и синтетические регистры бухгалтерского учета заработной платы (оборотно-сальдовые ведомости по счетам);
— бухгалтерская отчетность.
Выделяют следующую периодичность проведения аудита персонала:
— текущий мониторинг – проверка осуществляется по заказу один раз и именно в тот период времени, который определит сама организация;
— постоянный мониторинг – так называемый график проведения аудиторской проверки организация устанавливает сама, как ей будет целесообразней – раз в полгода или ежемесячно;
— оперативный мониторинг – это срочная проверка, которая используется для того, чтобы максимально быстро найти ошибку в конкретном виде деятельности организации и определить способ, с помощью которого можно ее устранить;
— панельный мониторинг – исследование одних и тех же работников организации проводится с определенной периодичностью, при этом используются однотипные средства и методы в рамках стандартизированных, наработанных процедур.
Во время проведения оценки персонала больше всего внимания должно уделяться результативности работы отделов кадров, производства, склада и продаж, а также ТОП-менеджерам. Нужно опираться на то, как ведут себя сотрудники на рабочем месте, восприятие ими рабочего процесса, а также их функционал .
Таким образом, аудит персонала является неотъемлемым элементом оценки эффективности функционирования организации с точки зрения состояния и эффективности использования ее трудовых ресурсов.
Просмотров 1 438
Отчетность по аудиту
Для этого специально разрабатывается форма отчетности по проверке. Она может содержать информацию как по каждому сотруднику, так и по отделам или проверяемым документам. Чем точнее эта форма, тем быстрее и легче в дальнейшем устранить найденные ошибки.
Исправлению недочетов также следует уделить особое внимание. По окончании сроков, данных на устранение ошибок, необходимо проверить, было ли это выполнено, и насколько правильно
Это позволит убедиться в том, что распоряжения выполняются по плану, и сотрудники понимают, в чем допущены ошибки. Это, в свою очередь, позволит избежать их в дальнейшем.
Оценочные критерии деятельности отдела кадров
Для того чтобы осуществлять свой функционал в полном объеме, службе по подбору кадров необходимо качественно вести документооборот, знать основы законодательства, следить за поправками в нормативно-правовых актах, организовывать плодотворное взаимодействие между сотрудниками.
Анализ деятельности при аудиторской проверке происходит на основе определенных критериев качества, которые разработаны в данной организации или на региональном уровне. Ими можно считать:
- положительный результат по достижению поставленных целей;
- полный охват бюджетных средств относительно затрат на специалистов;
- стратегия организации успешно реализуется и приносит доход, выгоду;
- четкое соблюдение временных интервалов по отношению к заданным для выполнения функциям;
- положительное мнение специалистов об отделе кадров и его работе;
- отсутствие конфликтов между работниками;
- оперативность в обработке управленческих решений;
- удовлетворенность выполнением деятельности сотрудников кадровой службы;
- уровень сотруднических отношений с другими организациями.
Оценку качества может проводить как сторонняя организация, так и сам руководитель, который заинтересован в успешности компании.
Как провести внутренний аудит в отделе кадров
Кто должен проводить внутренний кадровый аудит? Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать.
Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3) Таблица 3 Сверка документов Документ есть Документ отсутствует Правила внутреннего трудового распорядка Положение о защите персональных данных Положение о премировании Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка Положение об оплате труда Положение о премировании Штатное расписание График отпусков … … Экспертиза документов После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства. Положение о защите персональных данных работников Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников. В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:
- При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение, перевод на другую должность/в другое подразделение.
- При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
- При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др.
Судебная практика Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата. Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание.
Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними. Как Провести Внутренний Аудит Кадровой Документации
Читайте на сайте «Россия-Украина»:
- Какие Документы Запросить у ИП при Заключении Договора
- Документы Прилагаемые при Жалобе на Административное Правонарушение в Суд
- Когда Работодатель Обязан Выдать Трудовую и Расчет
- Расстояния Установки Дорожных Знаков в Населенных Пунктах Лежачий Полицейский
- Могут ли Выписать Штраф за Парковку на Инвалидном Месте по Фотографиям
Внимание!
В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже.
