Уведомление об увольнении работника — как выглядит процесс?

Как правильно составить и оформить уведомление об увольнении

Уведомление о предстоящем увольнении должно содержать такие сведения:

• наименование работодателя (может использоваться его фирменный бланк, если он есть);
• Ф. И. О., должность увольняемого работника, структурное подразделение, в котором он числится;
• сведения об увольнении: дата, причина;
• дату составления уведомления;
• Ф. И. О., должность и подпись руководителя организации;
• печать организации, если есть;
• отметку сотрудника о вручении уведомления с датой и его личной подписью.

В уведомлении также могут быть указаны номер и дата заключения трудового договора увольняемого работника. Если же причиной увольнение стало сокращение штатов, есть смысл перечислить в тексте все должности с указанием зарплаты, которые фирма может предложить попадающему под сокращение. Если таких должностей нет, это надо отразить в документе. Ведь при сокращении закон требует предложить кандидатам на увольнение все имеющиеся вакантные должности, которых оптимизация штатного расписания не коснётся. В том числе и предполагающие более низкий, чем на текущей, уровень квалификации и/или зарплаты. Соглашаться на любую из них работник не обязан, а вот работодатель предложить ему их должен.

При сокращении штатов уведомление может содержать предложение об увольнении ранее двухмесячного срока, положенного по закону. Если работник на это согласен, работодатель обязан выплатить ему средний заработок за эти неотработанные месяцы в дополнение к выходному пособию и прочим положенным в этом случае компенсациям.

Уведомление составляется в двух экземплярах. Один из них вручается работнику, второй, с его подписью, остаётся у работодателя. Если уведомление направлено работнику по почте, ему высылаются оба экземпляра. Один он, подписав, должен вернуть работодателю любым удобным способом.

Сроки отправки документа

Работодатели обязаны заранее оповещать работников о планируемом расторжении трудового договора. Процесс выполняется в период от 3-х дней до 2-х месяцев.

Точный срок зависит от причины увольнения, поэтому учитываются следующие нюансы:

• если заканчивается срок срочного соглашения, то уведомление передается за 3 дня до указанной даты, а если работодатель не выполнит данное требование, то договор автоматически становится бессрочным;
• если закрывается фирма, то все сотрудники оповещаются о предстоящем увольнении за 60 дней, так как за этот период граждане смогут найти новую работу, получая оптимальный размер заработка.

Если гражданин информируется об увольнении за один день, то это считается нарушением его прав, поэтому он может принудительно восстановиться на месте работы через суд.

Считается ли день получения уведомления?

Например, гражданина проинформировали под роспись о предстоящем сокращении 20.12.2019. Период предупреждения насчитывает 2 месяца, отсчет начнется с 21.12.19. Официальная дата увольнения должна быть не ранее 21.02.2020.

При направлении уведомления почтой следует устанавливать дату увольнения с учетом периода доставки письма. Рассчитывать срок предупреждения нужно не со дня отправки, а с даты, следующей за днем вручения информирования адресату.

Например, уведомление о сокращении направлено работнику почтой 25.02.2020. Уведомление о вручении письма датировано 03.03.2020. Отсчет срока предупреждения начнется с 04.03.2020. Дата увольнения может быть не ранее 04.05.2020.

Когда нужно предупредить работников об увольнении в связи с ликвидацией организации?

Общее правило: работодатель при прекращении своей деятельности или ликвидации организации должен уведомить работника персонально и под роспись о прекращении трудовых правоотношений не менее чем за 2 месяца (п. 2 ст. 180 ТК РФ). Но есть и особенности. Предупредить об увольнении нужно: не менее чем за 3 календарных дня – работников, заключивших трудовой договор на срок до 2 месяцев; не менее чем за 7 календарных дней – работников, занятых на сезонных работах.

Расторгнуть трудовой договор можно и до истечения указанных сроков о предупреждении, но только в случае согласия работника и при выплате ему установленной законом компенсации. 

Кроме того, Роструд разъяснил несколько интересных ситуаций.

1. Как быть в случае, если после указанной в уведомлении об увольнении даты трудовой договор не был расторгнут, потому что работодатель желает продлить срок работы и уволить сотрудника позднее? Во-первых, Конституционный Суд РФ закрепил позицию, согласно которой работодатель не может произвольно продлить срок предупреждения работника о предстоящем увольнении3. Во-вторых, работодатель должен повторно предупредить работника об увольнении не менее чем за 2 месяца. В данном случае суды ориентируются на ч. 6 ст. 80 ТК РФ: если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие договора продолжается.

2. Подтвердилась правомерность уведомления о предстоящем увольнении отсутствующих работников. Так, если работник отсутствует на рабочем месте по причине болезни или нахождения в отпуске по беременности и родам, то при невозможности личного вручения работнику уведомления о предстоящем увольнении можно направить его надлежащим способом, например заказным письмом по почте с описью вложения и уведомлением о вручении. Сообщение считается доставленным даже в том случае, если оно поступило адресату, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним4.

3. Спорный вопрос о наступлении момента ликвидации организации и последующего увольнения. Организация считается ликвидированной после ее исключения из ЕГРЮЛ. Ориентируясь на порядок, установленный ГК РФ, работники могут быть уволены в любой момент после принятия решения о ликвидации (с учетом требований к сроку предупреждения об увольнении). Но на практике происходит иначе, что подтвердил и Верховный Суд РФ. Ликвидация не считается завершенной, пока арбитражный суд не вынес определение о завершении конкурсного производства. Увольнение до завершения конкурсного производства считается неправомерным5. 

В каких случаях необходимо готовить уведомление

Уведомлять о предстоящем прекращении контракта по закону следует:

• работников, с которыми заключены срочные контракты;
• непрошедших испытание при приеме на работу;
• при сокращениях и ликвидациях;
• внешних и внутренних совместителей, когда на работу принимается человек, для которого эта работа основная.

Сроки предупреждения в каждом случае разные:

• за три дня — когда договор срочный, результат испытания неудовлетворительный;
• за две недели — для совместителей;
• за два месяца — при сокращениях и ликвидациях.

Образец уведомления об увольнении совместителя

Обратите внимание, что течение двухнедельного срока предупреждения начинается не с даты получения предупреждения, а со следующего дня. Предложенный вариант информирования совместителя о расторжении договора применяют как для внешних, так и для внутренних совместителей

В перечисленных случаях у пенсионеров нет дополнительных льгот, поэтому не предусмотрен отдельный образец уведомления о расторжении ТД пенсионеру, так как возраст в документе не указывается, только фамилия, имя, отчество и должность. Предлагать уволиться сотруднику в связи с достижением им пенсионного возраста работодатель не вправе, дискриминация по любому признаку по ТК РФ запрещена ().

Проблемы увольнения сотрудников

Главным вопросом при сокращении работника является последовательность действий и правильное составление необходимых документальных актов.

Так как по решению суда из-за не правильного увольнения работодателю придется восстановить на прежнюю должность уволенного сотрудника.

При сокращении труженика существуют следующие проблемы:

1. Расторжение договора по причине не выполнения работником своих должностных обязанностей. В данном случае судебные учреждения не всегда рассматривают причину увольнения. Поэтому, если работник будет настаивать на незаконном его сокращении, то есть в интересах производства. То суд будет вправе провести личное расследование причины расторжения договора. В связи с этим руководитель должен как можно четче и подробнее расписать причины, по которым увольняется трудящийся;

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

2. Сокращение трудящихся из защищенной группы. Профессии такой категории не подлежат увольнению по инициативе главы фирмы даже при уменьшении численности на предприятии. Поэтому суд, основываясь на статье 261 «Трудового Законодательства» обязательно восстановит сокращенного работника. К таким категориям относятся:

• женщины в положении;
• матеря воспитывающие детей до трех лет;
• матеря одиночки или другие лица, на содержании которых находятся дети до четырнадцати лет, или дети инвалиды до восемнадцати лет;
• один родитель воспитывает ребенка до трех лет, или ребенка с ограниченными возможностями по достижению им совершеннолетнего возраста;
• родители, имеющие на воспитании трех и более детей возрастом до четырнадцати лет.

1. Увольнение касается высококвалифицированного работника. Статья 179 «Трудового Кодекса» предусматривает преимущества перед сокращением трудящимися с высокой производительностью и профессионализмом. Таким образом, работодатель должен создать специальную комиссию по сокращению штата, а также доказать не востребованность рассматриваемой должности или же определенного сотрудника на предприятии;
2. Сотрудники, не своевременно получившие или вообще не получившие уведомление о прекращении трудового договора. Поэтому глава предприятия должен четко руководствоваться статьей 180 «Трудового законодательства». В противном случае ему придется принять обратно уволенного работника, и выплатить предусмотренную денежную компенсацию;
3. Сотруднику не предложили иные вакансии. в связи с этим судебные организации, руководствуясь статье 81 «Трудового кодекса» вправе проверить штатное расписание подразделения, для выяснения все ли имеющиеся вакансии были предложены уволенному лицу;
4. Оплошности при формировании документов о сокращении. Здесь главное соблюдать предусмотренный порядок и наличие грамотно оформленных приказов и других документальных актов.

Таким образом, работодатель, выполняющий все требования действующего законодательства убережет себя от неприятного общения с работниками суда, а также предупредит себя от лишних затрат в виде выплат компенсаций.

Уведомление руководителя об увольнении

Увольнение руководителя организации всегда будет представлять собой серьезную процедуру, к которой ответственному лицу необходимо отнестись с максимальной внимательностью. Если речь идет о самом распространенном современном типе компаний, а именно ООО – следует отметить, что там назначение директора на должность, а также освобождение от нее осуществляется на основании решения акционеров.

Ранее заключенный с руководителем трудовой договор может быть расторгнут по различным основаниям, например: смена собственника организации, принятие руководителем необдуманного решения, результат которого имел негативное влияние на бюджет компании и т.д. Полный перечень оснований для увольнения руководителя в одностороннем порядке был установлен положениями действующего трудового законодательства.

Так как руководитель относится к особой категории сотрудников, в его отношении будут действовать несколько иные правила относительно процедуры увольнения. В частности, сам директор организации предварительно должен быть предупрежден о том, что в скором времени он будет уволен. Для этого ответственными лицам может быть подготовлено специальное уведомление. Бланк такого документа, как правило, составляется на общем собрании членов общества.

После подготовки составленное уведомление вручается руководителю организации для изучения и подписания документа. Если у директора компании не имеется никаких возражений относительно полученных новостей – он просто подписывает документ, проставляя рядом с подписью текущую дату.

Если же директор компании считает, что его увольняют абсолютно незаконно, у него будет иметься полноценное право на оспаривание такого решения уполномоченных лиц. Для этого он сможет обратиться в такую инстанцию, как, например, Трудовая инспекция или суд. Предварительно для этой инстанции заинтересованным лицом должны быть подготовлены все необходимые подтверждающие документы.

ШАГ 2. РЕГИСТРИРУЕМ ЗАЯВЛЕНИЕ РАБОТНИКА

Рекомендуем регистрировать заявление об увольнении, как любой входящий документ, в соответствующем журнале. Можно создать отдельный журнал для регистрации заявлений (Пример 7).

На заявлении стоит указать дату и номер входящего документа, это позволит избежать споров о дате поступления заявления.

Если ситуация потенциально конфликтная, то работник может потребовать проставить входящий номер и дату на копии заявления. Бессмысленно отказываться проставлять отметку о получении заявления на копии заявления, которая остается у работника, так как он сможет получить такое подтверждение, отправив свое заявление почтой. Отказ приведет лишь к ухудшению отношений с работником и конфликту.

Если работник отправил заявление почтой, заказным письмом с уведомлением о вручении, то датой его получения будет считаться дата уведомления о вручении письма. В этом случае срок предупреждения об увольнении отсчитывается со дня, следующего за датой получения письма с заявлением.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Срок предупреждения отсчитывается с момента подписания почтового уведомления. Даже если в организации корреспонденция проходит сложный путь (сначала регистрация, затем – распределение по отделам) и поступает исполнителю спустя несколько дней после получения по почте, срок предупреждения это не меняет.

Если же заявление было отправлено простым письмом, сроки будут зависеть от дат на почтовых штемпелях. Например, если письмо пришло на почту 15.05.2017, и почтовый штемпель отражает эту дату, то именно с этого момента отсчитывается срок предупреждения. При этом организация может получить письмо позже.

Иногда и сама процедура регистрации затягивается, что также увеличивает риски несвоевременного увольнения

Поэтому важно, чтобы секретарь регистрировал входящие документы сразу, как только они поступают в организацию. Журнал регистрации можно впоследствии предъявить как доказательство фактической даты получения документа

Сроки уведомления при разных основаниях для увольнения

С целью установления справедливых условий для всех участников трудовых правоотношений, законодательством были строго ограничены временные рамки исполнения различных обязательств сторонами по отношению друг к другу. Работодателю нужно учитывать следующие сроки при отправке оповещения работающему лицу:

• 3 дня – окончание действия срочного контракта или неудовлетворительное прохождение испытания;
• 30 суток – получение сведений о банкротстве предприятия;
• 90 дней – сокращение штата, ликвидация предприятия или реорганизация производства.

Администрация фирмы должна дополнительно сообщить о предстоящем расторжении договора профсоюзному органу. При этом будут считаться следующие сроки:

1. 60 дней – сокращение штата;
2. 3 месяца – массовое увольнение.

Со своей стороны трудящийся гражданин также должен подготовить письмо к руководству с выражением личного желания на прекращение рабочей деятельности

Лицу нужно принимать во внимание следующие временные ограничения:

• 3 дня – во время испытательного срока или же лицом, работающим сезонно;
• 14 дней – прекращение контракта в одностороннем порядке по собственному желанию;
• 1 месяц – увольняемый сотрудник одновременно выступает учредителем.

Если в установленные сроки предупреждение об увольнении не дошло до адресата или же трудящийся не оставил свою подпись об ознакомлении с содержанием уведомления, то прекращение трудовой деятельности может быть оспорено в трудовой комиссии или в суде.

Общие сведения ↑

Решение об увольнении сотрудника может принять только руководитель организации или другое исполнительное лицо.

Основаниями для увольнения за прогул могут являться – длительное отсутствие на работе, уход раньше времени без причины, отказ работника от отработки.

Чтобы доказать факт отсутствия на работе, создается акт, в котором указывается:

• дата, время и место его составления;
• данные сотрудника;
• данные свидетелей прогула;
• подписи лиц, которые составляли акт.

Закон не заставляет работодателя составлять уведомление об увольнении работника за прогул заранее.

Чтобы у работника не возникало претензий к работодателю, процесс увольнения необходимо подтвердить документами:

• распоряжение начальника предприятия;
• приказ;
• уведомление об увольнении;
• выписка из расписания штатов.

Работодатель может помочь сотруднику найти новое рабочее место или предложить другую вакансию в своей организации.

Что это такое

Увольнение	Прекращение трудовых отношений с сотрудником и расторжение трудового соглашения
Уведомление об увольнении	Документ (письмо), который работодатель направляет своему сотруднику, с которым хочет расторгнуть трудовое соглашение. Оформляется в письменной форме и содержит причину и дату увольнения. Ознакомить с извещением необходимо за 2 месяца до предполагаемой даты сокращения, обязательно под подпись работника

При получении документа работник делается отметку об ознакомлении, ставит подпись и дату.

Запись в трудовой книжке должна соответствовать Закону, обязательно указывается ссылка на него.

Назначение документа

Трудовое соглашение можно расторгнуть по истечению срока, в связи с закрытием предприятия или прочими причинами.

Чтобы проинформировать работника о дальнейшем прекращении трудовой деятельности, необходимо оформить уведомление.

Извещение необходимо в обязательном порядке. Оно поможет работодателю уволить сотрудника без возникновения проблем в дальнейшем.

К тому же Закон обязывает информировать работников. Наличие извещения дает возможность соблюсти формальности увольнения, нормы Законодательства, защитить интересы.

Уведомление необходимо в таких случаях:

При заключении договора на неопределенный срок	Если работодатель желает расторгнуть его досрочно, то извещение понадобится
Если одна из сторон отказывается исполнять обязанности	—

Нормативная база

В случае прогула работодатель должен руководствоваться следующими актами:

1. статьи 81, 192, 193 Трудового Кодекса;
2. Постановление Пленума Верховного Суда №2 от 2004 года.

В перечисленных Законах содержатся полагающиеся штрафы и порядок увольнения.

Уволить по какой-либо причине (кроме ликвидации организации) не допускается:

• беременную женщину;
• одинокую мать, имеющую ребенка до 14 лет;
• находящихся в декретном отпуске.

В этой же статье сказано, что уволить работника можно в том случае, если отсутствует возможность предложить ему иную вакансию.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать уведомление

Если извещение о надвигающемся увольнении передано работнику лично в руки, но при этом он отказался его подписать, необходимо составить об этом специальный акт. Данный документ в случае судебных разбирательств послужит доказательством со стороны работодателя в том, что все необходимые этапы увольнения были выполнены им надлежащим образом.

Точно также считается, что работодатель оповестил работника об увольнении в случае отправки уведомления по почте, даже если письмо вернется с пометкой «не получено» Единственное условие: об отказе адресата получать послание почтовый работник также должен написать акт.

Правила ознакомления сотрудника с приказом

После того как под приказом будет поставлена подпись руководителя организации, приказ должен быть продемонстрирован сотруднику. Ознакомившийся с приказом сотрудник оставляет на нём свою подпись, подтверждающую факт знакомства с документом. В случае если работники кадровой службы не имеют возможности ознакомить увольняющегося с приказом, например, по причине его отсутствия на рабочем месте в заключительный рабочий день либо по причине его нежелания знакомиться с документом, на приказе делается соответствующая отметка. ТК РФ не требует от нанимателя любой ценой ознакомить сотрудника с приказом, так что высылать приказ на домашний адрес отсутствующего на рабочем месте сотрудника нет никакой необходимости. Тем не менее увольняющийся имеет право затребовать заверенную копию приказа об увольнении на руки.

Личная практика автора данного материала показывает, что пренебрегать возможностью получить копию приказа о собственном увольнении на руки никогда не стоит. Автор собственными глазами наблюдал, как один из его коллег использовал в том числе и копии приказов об увольнении из различных компаний, чтобы подтвердить свой рабочий стаж и восстановить случайно утраченную трудовую книжку. Так что стоит позаботиться о том, чтобы получить копию приказа непосредственно при увольнении, ведь никто не знает, будет ли существовать эта организация в тот день, когда вам может понадобиться от неё этот либо какой-то другой документ, или будет ли эта организация для вас территориально доступна.

Порядок и срок хранения приказов о расторжении трудовых договоров

Приказы о расторжении трудовых контрактов относятся к числу распоряжений по личному составу и являются существенной составляющей кадрового делопроизводства. За хранение подобных документов на предприятиях отвечает кадровая служба, а статья 22.1 Закона об архивном деле определяет продолжительность их хранения. Согласно закону, заявления работников об увольнении, хранимые в их личных делах и законченные делопроизводством в срок до 1 января 2003 года должны храниться на предприятии не менее семидесяти пяти лет. Если же документы закончены делопроизводством после наступления 1 января 2003 года, их надлежит хранить не меньше пятидесяти лет.

Названные документы хранятся компанией в особым образом организованном архиве. Задачей организации является обеспечить условия для обеспечения сохранности архивных документов, позволяющие избежать их повреждения и сберечь целостность.

Видео: приказ об увольнении

Доскональное соблюдение требований трудового права при документальном оформлении расторжения трудового договора поможет нанимателю минимизировать риски возникновения конфликтов с увольняемым работником. Знание актуальных требований, которые предъявляет законодательство к выпуску и последующему хранению приказов об увольнении является непосредственной обязанностью работников отдела кадров, однако осведомлённость в этих вопросах может быть полезной и для самого увольняющегося сотрудника. Часто даже минимальная осведомлённость работника в вопросах трудового права позволяет не допустить злоупотреблений со стороны начальства и гарантировать гражданину соблюдение законности при увольнении.

Что делать, если работник отказывается подписывать уведомление об увольнении

Для вручения уведомления о предстоящем увольнении работника чаще всего приглашает к себе сотрудник, на которого в организации возложено ведение кадровой документации. Возможен и вариант, когда этот специалист сам приходит на рабочее место увольняемого, чтобы отдать ему документ.

Допускаются и другие сценарии: передать уведомление через секретаря, канцелярию, непосредственного руководителя или вызвать к первому лицу организации, которое вручит уведомление лично.

С дистанционными работниками всё зависит от того, где они живут. Если в том же городе, где находится офис работодателя или недалеко от него, например, живут в Подмосковье, а компания базируется в Москве, нет проблемы пригласить их в отдел кадров. При ином раскладе всё взаимодействие осуществляется по почте. При этом предварительное информирование работника может быть сделано по электронной почте, по телефону, через мессенджер. Но для лучшей доказуемости при проведении ключевых формальностей лучше пользоваться Почтой России.

На протяжении собственной карьеры мне не один раз приходилось получать судьбоносные кадровые документы, в том числе и касающиеся предстоящего увольнения. В крупных компаниях или небольших, но ведущих историю ещё с советских времён и верных заложенным в те годы традициям внутриведомственной бюрократии, для этого обычно приглашали в отдел кадров. В малом бизнесе, зародившемся уже в постсоветские времена, чаще всего ключевые кадровые вопросы решались в беседе с руководителем организации. А бухгалтерии или секретарю, на которых возлагалось делопроизводство, отводилась сугубо роль бумажного оформления принятых в кабинете шефа решений. В компании, где я работал в канун кризиса 2008 года, обязанности каждый день приходить в офис у меня не было. Но поскольку и я, и фирма находились в Москве, для решения ключевых вопросов нас приглашали в офис. Так было и при массовом сокращении штата: нас созвали на совещание, где сообщили новость, а после стали по одному приглашать в отдел кадров для подписания документов.

В акте надо отразить:

• дату, номер и наименование — акт;
• наименование работодателя;
• Ф. И. О., должность работника и структурное подразделение, за которым он числится;
• Ф. И. О. и должность лица, составившего акт;
• Ф. И. О. и должности свидетелей, в присутствии которых происходили отражаемые в акте события;
• дату, место и время события и его ключевые подробности — где, когда и кто пытался вручить увольняемому уведомление и чем это закончилось;
• подписи сотрудника, составившего акт, и свидетелей.

Свидетелей должно быть не менее двух. Акт надо зачитать работнику вслух в их присутствии. После этого увольняемый будет считаться ознакомленным с документом, невзирая на отсутствие подписи.

Если увольняемый не появляется на работе или трудится дистанционно и игнорирует приглашения отдела кадров или не может туда явиться по уважительным причинам, работодатель направляет уведомление на его домашний адрес по почте. После этого обязанность по предупреждению о предстоящем увольнении будет считаться исполненной, даже если работник не придёт за ним на почту или адрес, которым располагает компания, окажется неактуальным.